Kushughulika na wakaguzi inaweza kuwa ngumu sana kwa sababu mkaguzi ana kazi nyingi ngumu. Inaweza kuonekana kuwa ya haki, lakini ukweli ni kwamba kazi ya mkaguzi sio chini. Tofauti ni kwamba, mkaguzi ana utafiti mwingi wa kabla ya ajira na mkaguzi hupewa majukumu mengi wakati wa mchakato wa ukaguzi. Mkaguzi ni kazi nzuri sana, ingawa mchakato ni ule ule, kazi hubadilika kila wakati ili kila siku kuna kitu kipya na tofauti kila wakati. Kwa kweli, lazima ujue jinsi ya kukagua kabla ya kuwa mkaguzi. Walakini, mara tu misingi inapojifunza, ukaguzi ni kazi rahisi na yenye malipo.
Hatua
Sehemu ya 1 ya 4: Kupanga Ukaguzi
Hatua ya 1. Hakikisha unastahiki ukaguzi
Wakaguzi wote wanahitajika kuwa na malengo katika tathmini yao. Kwa hivyo, mkaguzi lazima ajitegemee kabisa kutoka kwa kampuni. Hii inamaanisha kuwa mkaguzi lazima asiwe na uhusiano wowote na kampuni nje ya ukaguzi, pamoja na:
- Haina maslahi katika kampuni (haina hisa za kampuni zilizokaguliwa au vifungo).
- Haiajiriwi na kampuni kwa uwezo mwingine wowote.
- Ilizungushwa kila wakati katika mchakato wa ukaguzi ili kupata maoni mapya juu ya nyenzo zinazotathminiwa.
Hatua ya 2. Tathmini saizi ya ukaguzi
Kabla ya kuingia kwenye mchakato wa ukaguzi, mkaguzi au timu ya ukaguzi lazima ichambue na kukagua wigo wa kazi inayotakiwa kufanywa. Hii ni pamoja na kukadiria ni washiriki wangapi wa timu wanaotumiwa na urefu wa kazi. Kwa kuongezea, tathmini ya uchunguzi wote maalum au unaofaa kufanya kazi unapaswa kufanywa wakati wa ukaguzi. Tathmini hizi zote za wigo zitasaidia mkaguzi kujenga timu (ikiwa inahitajika) na kutoa muda uliopangwa kwa kampuni inayokaguliwa.
Hatua ya 3. Pata makosa yanayowezekana
Kabla ya kuanza ukaguzi, mkaguzi anatakiwa kutumia uzoefu na maarifa ya tasnia hiyo kutabiri maeneo ambayo taarifa za kifedha za kampuni hiyo zimepotoshwa. Hii inahitaji ujuzi wa kina wa mazingira ya sasa ya kampuni. Kwa kweli, tathmini hii ni ya busara sana. Kwa hivyo, mkaguzi lazima atategemea uamuzi wake mwenyewe.
Hatua ya 4. Andaa mkakati wa ukaguzi
Mara tu tathmini ya awali imefanywa, utahitaji kupanga ukaguzi. Andaa aina zote za vitendo vinavyohitajika kufanywa, pamoja na maeneo ambayo yanaweza kuwa na umuhimu mkubwa. Kabidhi kila mshiriki wa timu kwa kila kazi, ikiwezekana. Kisha, tengeneza ratiba ya kila hatua ambayo inahitaji kukamilika. Kumbuka kuwa ratiba hii inaweza kubadilika sana wakati wa mchakato wa ukaguzi kwa sababu ya habari mpya.
Sehemu ya 2 ya 4: Kufanya Ukaguzi
Hatua ya 1. Toa barua ya arifa
Unahitaji kuruhusu wakati wa kutosha kwa kampuni kukaguliwa kuandaa habari zake zote za kampuni. Onyesha kipindi cha ukaguzi (kwa mfano mwaka wa fedha), na orodha ya nyaraka ambazo zinahitaji kutayarishwa kwa ukaguzi, pamoja na:
- Taarifa za benki kwa mwaka zilizokaguliwa.
- Ripoti ya upatanisho wa akaunti ya benki. Hapa ndipo taarifa za benki zitalinganishwa na risiti za pesa taslimu na hati za malipo.
- Angalia rejista kwa kipindi kinachokaguliwa.
- Hundi zilizofutwa.
- Orodha ya shughuli zilizorekodiwa katika jarida la jumla (iwe kwa mikono au mfumo wa mkondoni ambao unafuatilia shughuli za kampuni, pamoja na mapato na faida).
- Maombi ya hundi na fomu za kurudisha, pamoja na risiti na risiti za matumizi yote.
- Stakabadhi ya Amana.
- Bajeti ya kila mwaka na ripoti za mweka hazina wa kila mwezi.
Hatua ya 2. Thibitisha kuwa hundi zote zilizotolewa zimesainiwa vizuri, zimerekodiwa na kuchapishwa kwa akaunti sahihi
Ni bora ikiwa inaweza kuthibitika. Walakini, kama mkaguzi wa nje, hii ni zaidi ya upeo wako. Unahitaji tu kuhakikisha kuwa kila shughuli imechapishwa kwenye akaunti inayofaa.
Kwa mfano, kunaweza kuwa na Akaunti mbili tofauti zinazolipwa, moja ya malighafi, na moja ya vifaa vya ofisi
Hatua ya 3. Hakikisha amana zote zimechapishwa kwa usahihi
Hiyo ni, amana imeingia kwenye akaunti inayofaa na laini kwenye leja ya jumla. Katika kiwango cha msingi zaidi, akaunti hii ni akaunti inayoweza kupokelewa, lakini inaweza kutolewa zaidi kwa akaunti maalum zinazoweza kupokelewa, kulingana na ugumu wa kampuni.
Kwa mfano, mapato kutoka kwa mauzo ya bidhaa yatajumuishwa kwenye akaunti zinazopokewa, wakati gawio litajumuishwa katika mapato yaliyosalia
Sehemu ya 3 ya 4: Ukaguzi wa Ripoti za Fedha na Ripoti
Hatua ya 1. Pitia taarifa zote za kifedha
Pitia taarifa ya msimamo wa kifedha na taarifa ya mapato kwa kipindi kilichokaguliwa. Hakikisha shughuli zote zimehesabiwa vizuri na kurekodiwa katika kitabu cha jumla. Amana zote za kawaida au uondoaji zinapaswa kurekodiwa na kuthibitishwa. Angalia ikiwa akaunti zote zimepatanishwa kila mwezi.
- Amana isiyo ya kawaida inaweza kuwa kubwa au kutoka kwa kitengo cha biashara kilicho nje ya nchi. Uondoaji usio wa kawaida ni pamoja na kuhamisha pesa nyingi kwa mtu mmoja au kitengo cha biashara kwa muda mrefu.
- Upatanisho unamaanisha kulinganisha ripoti mbili tofauti au nyaraka. Kwa mfano, fedha na uwekezaji hulinganishwa kwenye taarifa za benki na kampuni za udalali. Kwa kuongezea, akaunti zinazopokelewa na akaunti zinazolipwa lazima zilinganishwe dhidi ya risiti za wateja na malipo. Kwa hesabu, hesabu za mwili na hesabu hufanywa kwa kipindi cha angalau mwaka ili kuhakikisha kuwa akaunti katika kitabu cha jumla ni sahihi.
- Kwa upatanisho, mkaguzi haitaji kukagua shughuli zote moja kwa moja. Kuchukua sampuli ya takwimu ya jumla ya miamala yote (yaani kuchambua idadi ndogo na kisha kupeana kosa kwa asilimia kwa shughuli yote) inaweza kutoa matokeo sawa katika kipindi kifupi.
Hatua ya 2. Hakikisha uzingatiaji wa kampuni kwa sheria na kanuni za nchi
Ikiwa unakagua kampuni ya faida, thibitisha hali ya ushuru ya kampuni na uhalali wa kujaza fomu. Hakikisha kampuni inatii mahitaji yote na inajaza fomu zote zinazothibitisha kuwa kampuni inapata msamaha wa ushuru kutoka kwa serikali.
Hatua ya 3. Pitia ripoti zote za mweka hazina
Hakikisha ripoti zote zimerekodiwa na takwimu kutoka kwa ripoti kwenda kwa kitabu cha jumla ni sawa kabisa. Angalia kuona kuwa ripoti ya kila mwaka ya mweka hazina imeandaliwa na kuwasilishwa.
Sehemu ya 4 ya 4: Kukamilisha Ukaguzi na Maoni
Hatua ya 1. Kamilisha karatasi za kufanya kazi za ukaguzi wa kifedha
Jarida hili ni muhtasari wa shughuli zote katika kipindi kinachokaguliwa (kawaida kila mwaka, lakini wakati mwingine kila robo mwaka). Kati yao:
- Usawa wa fedha mwanzoni mwa kipindi
- Stakabadhi zote katika kipindi kilichokaguliwa
- Malipo yote katika kipindi cha ukaguzi
- Fedha mwishoni mwa kipindi
Hatua ya 2. Pendekeza maboresho kwa idara ya udhibiti wa ndani
Hakikisha unaona tofauti yoyote. Ikiwa imehamasishwa, pima utendaji wa kampuni dhidi ya bajeti au metriki zingine.
Kwa mfano, unaweza kutaka kupendekeza kwamba inachukua watu wawili kusaini hundi zote, sio moja tu. Kunaweza kuwa na nyaraka ambazo bado zinapaswa kuwekwa kwa sababu za ushuru lakini hutupwa mwishoni mwa mwaka. Arifu kwamba asilia inapaswa kuhifadhiwa, sio nakala. Eleza kipindi cha muda ambacho barua pepe zote zinapaswa kuwekwa, kawaida miaka 7
Hatua ya 3. Tambua maoni yako ya ukaguzi
Mwishoni mwa ukaguzi, mkaguzi lazima atoe maoni. Hati hii inasema ikiwa habari ya kifedha iliyotolewa na kampuni haina makosa na imeripotiwa vizuri kulingana na Taarifa ya Viwango vya Uhasibu wa Fedha (PSAK). Ikiwa taarifa za kifedha za kampuni zinakidhi vigezo au la inategemea uamuzi wa mkaguzi. Ikiwa taarifa za kifedha zimeripotiwa kwa usahihi na hazina makosa, mkaguzi hutoa maoni yasiyostahili, maoni yasiyostahiliwa na aya inayoelezea, au maoni yasiyostahili. Vinginevyo, mkaguzi hutoa maoni mabaya au hakubali maoni. Maoni haya pia yanatumika ikiwa mkaguzi anahisi hawezi kuendelea na ukaguzi (kwa sababu yoyote).
Hatua ya 4. Tuma hati ya matokeo ya ukaguzi ambayo umesaini
Hii ni taarifa kwamba umekamilisha ukaguzi na ripoti kwamba taarifa zote za kifedha ni sahihi au zina shida ikiwa kuna tofauti yoyote. Ikiwa unapata shida, kama vile kukosa hundi (bila maelezo) au hesabu potofu, tafadhali zifunue zote katika ripoti hii. Inasaidia kujumuisha habari zote ambazo unahisi zinaweza kurekebisha shida au kuzuia kutokea tena kwa kipindi kijacho cha ukaguzi.
