Hati ya ajira (au barua ya uthibitishaji wa ajira) ni barua rasmi ambayo kawaida huandikwa na mwajiri kwa chama kinachoomba, kwa lengo la kuidhinisha historia ya kazi ya mfanyakazi. Hati ya ajira kawaida huhitajika kuomba mkopo, kukodisha mali, kuomba kazi mpya, au kwa sababu zingine za kudhibitisha historia ya kazi. Wakati wa kuandika cheti cha ajira, eleza wewe ni nani, toa muhtasari wa uaminifu wa majukumu ya mfanyakazi, na uthibitishe kazi hiyo. Cheti hiki lazima kitumie barua ya taaluma na itoe habari ya mawasiliano na saini. Soma maagizo hapa chini ili kujua jinsi ya kufanya cheti kamili na sahihi cha ajira.
Hatua
Sehemu ya 1 ya 2: Kujiandaa Kuandika Cheti cha Ajira
Hatua ya 1. Fikiria kwanini unaandika cheti cha ajira
Yaliyomo na sauti ya lugha ya barua hutegemea mpokeaji. Kwa taasisi za kifedha, tumia sauti ya kitaalam ya lugha na ujumuishe habari za kifedha (mfano mishahara, tume, kuongeza, na bonasi). Kwa upande mwingine, ikiwa unaandika cheti cha ajira kwa mfanyakazi anayeomba kazi mpya, sauti ya lugha hiyo inaweza kuwa isiyo rasmi na hautajumuisha habari za kifedha.
Kwa kuelewa madhumuni na upeo wake, unaweza kuandika barua inayofaa mahitaji ya mpokeaji
Hatua ya 2. Fikiria ni nani anayepaswa kuiandika
Kawaida, cheti cha ajira huandikwa na msimamizi. Katika hali hii, mfanyakazi atakuuliza kama mwajiri kuandika barua ya ajira kwa madhumuni maalum. Kwa upande mwingine, wafanyikazi wanaweza kujiandikia barua ya cheti cha ajira. Katika hali hii, wewe kama mfanyakazi utaiandika mwenyewe na kisha muulize bosi atie saini au abadilishe inahitajika. Wakati wowote inapowezekana, mwajiri anapaswa kuiandika kwa niaba ya mfanyakazi, sio vinginevyo.
- Ikiwa wewe ndiye bosi anayeandika barua kwa wafanyikazi, unaweza kuwaunda kulingana na uainishaji wako mwenyewe na kudhibiti ujumbe ulio ndani yao. Kwa kuongezea, kama mwajiri, barua unayoandika inachukuliwa kuwa ya kweli na ya uaminifu. Walakini, kikwazo kuu ni wakati unachukua. Kama bosi, kwa kweli, una ratiba yenye shughuli nyingi, wakati utayarishaji wa barua hii utachukua muda. Kwa sababu ya hii, vyeti vya ajira kawaida ni fupi na fupi kwa hivyo usipoteze muda mwingi, haswa ikiwa tayari umefanya hivyo.
- Ikiwa wewe ni mfanyakazi anayejiandika mwenyewe, unaweza kuamua ni habari gani ya kupitisha kwa wapokeaji na sio lazima upate muda wa kushiriki maoni na bosi wako. Kwa kuongezea, bosi pia hana mzigo kwa wakati ambao lazima utolewe kuiandika (ikiwa unaiandika mwenyewe, bosi anaweza kufurahi kwa sababu sio lazima aifanye mwenyewe). Walakini, bosi lazima asaini kila wakati na kuna uwezekano kwamba atasita kufanya hivyo baada ya kusoma yaliyomo kwenye barua yako. Ikiwa ndivyo ilivyo, unapaswa kuiandika tena au kumshawishi akuandikie mwenyewe.
Hatua ya 3. Kusanya habari muhimu
Mara tu unapojua mpokeaji na ni nani atakayeandika barua hiyo, lazima ukusanya habari inayohitajika kwenye barua hiyo.
- Ikiwa wewe ni bosi, zungumza na mfanyakazi ili uone kile anataka kujumuisha. Jadili ni nani mpokeaji, ni nini kusudi la barua hiyo, ni vipimo vipi vinahitaji kuingizwa, na ni wakati gani inapaswa kutumwa.
- Ikiwa wewe ni mfanyakazi na unaandika barua mwenyewe, habari zote zinahitajika tayari zipo, lakini unapaswa kuzungumza na bosi wako kwanza na uulize ni aina gani ya barua anayotarajia. Hii inahakikisha unaandika barua inayofanana na maelezo ya mwajiri na kupata saini yake.
Sehemu ya 2 ya 2: Cheti cha Kuandika Ajira
Hatua ya 1. Tumia barua ya kampuni
Andika cheti cha ajira kwenye barua rasmi ya kampuni. Ikiwa wewe ni bosi, karatasi hii ni huru kutumia. Ikiwa wewe ni mfanyakazi, uliza kwanza ikiwa unaweza kuzitumia. Barua ya barua rasmi ya kampuni itathibitisha barua yako na kumfanya mpokeaji aamini yaliyomo.
Ikiwa huna barua rasmi, unaweza kutumia kompyuta kuunda vichwa vya barua. Kichwa kinapaswa kuwa na jina la kampuni, anwani, nambari ya simu, na anwani ya barua pepe. Pia toa habari juu ya mwandishi wa barua (na kichwa) na tarehe barua hiyo iliandikwa
Hatua ya 2. Wasiliana na barua kwa mpokeaji haswa iwezekanavyo
Ikiwa unajua jina la mpokeaji, lielekeze moja kwa moja kwa mtu anayehusika. Ikiwa haujui ni nani atakayeisoma, ishughulikie kwa shirika, na laini ya mada inayoelezea yaliyomo kwenye barua hiyo.
- Kwa mfano, ikiwa unajua anwani na jina la mpokeaji, andika chini ya kichwa. Fuata kwa salamu inayofaa, kama vile "Mpendwa [Bwana Sudirman]."
- Ikiwa haujui ni nani aliyeandikiwa barua, tuma kwa idara inayofaa na laini ya mada inayoelezea yaliyomo kwenye barua hiyo. Kwa mfano, kwa barua kwa taasisi ya kifedha kwa lengo la kupata mkopo, unaweza kutuma barua kwa tawi lako na kusoma kwa mstari, "Maelezo ya Mfanyikazi wa Maombi ya Mkopo." Fuata salamu kama vile "Nani Unayejali."
Hatua ya 3. Eleza wewe ni nani
Katika aya ya mwili wa kwanza, eleza wewe ni nani na kusudi la kuandika barua hiyo. Eleza msimamo wako, urefu wa huduma, na muda gani umemjua mfanyakazi aliyeomba cheti. Ikiwa wewe ni mfanyakazi anayejiandika mwenyewe, endelea kuandika kana kwamba barua hiyo ilitoka kwa bosi wako kwa sababu ndiye atakayesaini.
Kwa mfano, "Jina langu ni Budi Jatmiko na mimi ni Naibu Mkuu wa Masoko na Mauzo huko PT. ABC. Nimefanya kazi kwa PT. ABC kwa miaka 12 na nimemfahamu mfanyakazi huyu kwa miaka saba. Kwa miaka mitatu iliyopita nina kuwa msimamizi wa moja kwa moja wa mfanyakazi."
Hatua ya 4. Toa uthibitisho
Kifungu kifuatacho cha yaliyomo kinatoa muhtasari wa kazi ya mfanyakazi, pamoja na tarehe ya kuanza kwa kazi, jina, ikiwa kazi ni ya muda au ya kudumu, na ikiwa mfanyakazi bado anafanya kazi huko. Kifungu hiki kinatoa maelezo ya kifedha ya mfanyakazi ikiwa inahitajika.
- Kwa mfano, "Barua hii ni uthibitisho kwamba mfanyakazi anafanya kazi hapa. Amefanya kazi kwa PT. ABC kwa miaka saba, tangu Septemba 7, 2003. Anashikilia nafasi ya naibu mkurugenzi wa mauzo, ambayo ni nafasi ya kudumu katika PT. ABC. Hadi Januari 7, 2011, bado anafanya kazi na nafasi hiyo huko PT. ABC."
- Mfano mwingine: "Barua hii inathibitisha kuwa mfanyakazi alifanya kazi kwa PT. ABC kwa miaka saba. Mtu anayehusika alifanya kazi kwa PT. ABC kutoka Septemba 7, 2003 hadi Januari 7, 2011. Alishikilia nafasi ya naibu mkurugenzi wa mauzo huko PT. ABC "Alifanya kazi kama mfanyakazi wa kudumu kwa miaka saba huko PT ABC na mshahara wa IDR milioni 35 kwa mwezi."
Hatua ya 5. Fupisha majukumu ya mfanyakazi
Kifungu hiki kinaelezea majukumu ya mfanyakazi, ambayo yanahitajika sana katika cheti cha ajira kwa wafanyikazi ambao wanaomba kazi zingine. Ingawa cheti cha ajira sio barua ya mapendekezo, hakuna chochote kibaya ikiwa ni pamoja na tathmini nzuri ya mfanyakazi. Habari hii ya ziada itaongeza sifa yako kama mwajiri na kusaidia wafanyikazi kupata kazi mpya, mali, au mikopo.
Kwa mfano, "Majukumu ya mfanyakazi katika PT. ABC ni kama ifuatavyo: Anawajibika kwa mauzo ya radiator katika eneo la Bogor na mazingira yake. Anashikilia nafasi ya usimamizi na ana jukumu la kuhamasisha timu ya watu saba hadi tisa. Lazima ahakikishe kuridhika kwa wateja, kutatua malalamiko ya wateja, na kuripoti maendeleo ya mauzo kila baada ya miezi mitatu kwa ofisi kuu."
Hatua ya 6. Epuka habari nyeti au haramu kuhusu wafanyikazi
Kuna vifungu juu ya kile kinachoweza kujumuishwa katika marejeleo ya ajira na taarifa zingine kwa waajiri. Kuna masharti kwamba unaweza kujumuisha tu habari ya mfanyakazi na idhini husika. Pia kuna sheria kwamba unaweza kufunua habari yoyote juu ya mfanyakazi anayehusika maadamu ni waaminifu na kwa nia njema. Kabla ya kutoa habari nyeti, hakikisha unakagua kile kinachokubalika na kinachofaa kujumuisha, kulingana na usawa wa kijamii na sheria inayotumika.
Hatua ya 7. Toa maelezo yako ya mawasiliano
Aya ya mwisho inapaswa kujumuisha (mwajiri) habari yako ya mawasiliano. Habari hii inahitajika ikiwa mpokeaji ana maswali yoyote. Hakikisha unasema kuwa mpokeaji anaweza kuwasiliana nawe.
Kwa mfano, "Ikiwa una maswali yoyote au unahitaji habari zaidi, jisikie huru kuwasiliana nami kwa (021) 21215555 au kwa [email protected]."
Hatua ya 8. Saini na uwasilishe
Mara tu barua imeandikwa, malizia kwa salamu ya kufunga, saini, na mpe mfanyakazi aliyeiomba au upeleke kwa mpokeaji mwenyewe.
- Funga barua na salamu "Dhati".
- Weka saini yako, pamoja na jina lako kamili na msimamo.
- Ongeza stempu rasmi au uthibitishaji ambayo kawaida hutumiwa na kampuni kwa aina hii ya barua.
Vidokezo
- Michakato mingine ya matumizi ya visa inakuhitaji uandike nafasi ambayo mfanyakazi atashikilia, ikiwa visa imepewa. Unaweza kulazimika kuelezea umuhimu wa kazi ya mfanyakazi anayeomba visa.
- Waajiri wengine humwuliza mfanyakazi kuandaa barua, ambayo atasaini. Ikiwa unauliza wafanyikazi waandike yao wenyewe, hakikisha uwasome vizuri kabla ya kusaini.
- Kampuni zingine zina mtu maalum aliyepewa uhakiki wa kazi, na pia kuna kampuni ambazo zina templeti maalum. Ikiwa una shaka, wasiliana na idara ya rasilimali watu.
Onyo
- Ingiza habari za kifedha tu wakati mfanyakazi anaiomba. Ikiwa wewe ni mfanyakazi na unaandika barua hiyo mwenyewe, unaweza kuingiza habari nyingi kadri inavyohitajika.
- Usiingize maelezo ya kibinafsi juu ya wafanyikazi isipokuwa wanayaruhusu.
- Ikiwa mfanyakazi aliyeomba cheti cha ajira hatumiki tena na wewe, usipe sababu za kuondoka hata kama hakuna kesi au shida.
