Je! Unahitaji kuandika barua nzuri, isiyo na kasoro ya kitaalam? Barua nyingi za biashara hufuata fomati ya kudumu, rahisi kusoma ambayo unaweza kutumia kwa aina yoyote ya yaliyomo. Barua za biashara zinapaswa kuwa na tarehe, mtumaji na habari ya mpokeaji kila wakati, na aya chache za mwili. Fuata hatua zifuatazo na ufanye marekebisho kulingana na viwango vya kampuni yako.
Hatua
Sehemu ya 1 ya 4: Kuanzisha Barua
Hatua ya 1. Jua umbizo
Yoyote yaliyomo kwenye barua yako, kuna maonyesho ya kawaida ya barua ya biashara ya kufuata. Barua za biashara zinapaswa kuchapishwa na kuandikwa kwa fonti ya kawaida, kama vile Arial au Times New Roman. Tumia aya za kuzuia. Hiyo ni, unaanza aya mpya kwa kubonyeza Ingiza mara mbili. Katika aya za kuzuia, usifanye ujazo wa mstari wa kwanza.
- Tumia pembeni ya cm 2.54 pande zote.
- Barua za biashara zilizotumwa kwa barua pepe zinapaswa pia kuchapishwa kwa fonti ya kawaida. Usitumie maandishi au rangi isipokuwa nyeusi na nyeupe kwenye barua pepe za biashara.
Hatua ya 2. Chagua aina sahihi ya karatasi
Barua lazima zichapishwe kwenye karatasi ya A4 yenye urefu wa 21 x 29.7 cm au A4s yenye urefu wa 21.5 x 29.7 cm. Barua au mikataba mirefu inaweza kuchapishwa kwenye karatasi ya F4 au 21 x 33 cm Folio.
Ikiwa barua itatumwa kwa barua, fikiria kuichapisha kwenye barua ya kampuni. Matumizi ya kichwa cha barua itaimarisha maoni ya kitaalam na kutoa nembo ya kampuni na habari ya mawasiliano
Hatua ya 3. Jumuisha habari kuhusu kampuni yako
Andika jina na anwani ya kampuni, na utumie laini mpya kuashiria kila sehemu ya anwani. Ikiwa umejiajiri au mkandarasi huru, weka jina lako badala ya jina la kampuni, au juu ya jina la kampuni yako
- Ikiwa kampuni yako tayari ina barua ya barua, unaweza kuitumia badala ya kulazimika kuandika jina la kampuni na anwani.
- Ikiwa anwani inahitaji kuchapwa, inapaswa kupangiliwa kulia au kushoto kwa juu ya ukurasa, kulingana na upendeleo wako na ule wa kampuni.
- Ikiwa barua hiyo imetumwa nje ya nchi, andika jina la nchi yako kwa herufi kubwa.
Hatua ya 4. Ingiza tarehe
Kuandika tarehe kamili ni chaguo la kitaalam zaidi. Kwa mfano, andika "Aprili 1, 2012". Tarehe inapaswa kushoto iliyokaa, mistari michache juu ya habari ya mpokeaji.
Ikiwa unaandika barua hiyo kwa siku kadhaa, tumia tarehe uliyoikamilisha
Hatua ya 5. Ongeza habari ya mpokeaji
Andika habari ya mpokeaji kwa mpangilio ufuatao: jina kamili, jina (ikiwa lipo), jina la kampuni, na anwani. Tumia laini mpya kwa kila kipande cha habari. Ikiwa ni lazima, ingiza nambari ya kumbukumbu. Maelezo ya mpokeaji yanapaswa kushoto yakiwa yamepangwa, mistari michache chini ya tarehe.
Tunapendekeza uwandikie barua hiyo kwa mtu maalum. Kwa njia hii, mtu anayehusika ataweza kujibu barua yako. Ikiwa haujui jina la mtu unayeshughulikia, fanya utafiti kidogo. Piga nambari ya simu ya kampuni ya mpokeaji kwa jina na jina lao
Hatua ya 6. Chagua salamu
Salamu ni kiashiria muhimu cha heshima, na salamu unayotumia itategemea ni nani anayeipokea, iwe unamjua mpokeaji vizuri, na pia jinsi uhusiano wako nao ni rasmi. Fikiria chaguzi zifuatazo:
- Tumia "Kwa nani inaweza kumjali", ikiwa tu haujui ni nani unayemzungumzia.
- Ikiwa haujui mpokeaji, "Mheshimiwa / Madam" ni chaguo salama.
- Unaweza pia kutumia jina kamili na jina la mpokeaji, kwa mfano, "Mpendwa Dk. Dewi Sari".
- Ikiwa unamjua mpokeaji vizuri na una uhusiano usio rasmi na mpokeaji, unaweza kufikiria kutumia jina la kwanza, kwa mfano, "Ndugu Susan."
- Ikiwa haujui ni nini jinsia ya mpokeaji ni, andika tu jina kamili, kwa mfano, "Mpendwa Kris Damanik"
- Usisahau kuweka koma baada ya salamu au semicolon ikiwa unatumia "Kwa nani inaweza kumjali".
Sehemu ya 2 ya 4: Kutunga Mwili wa Barua
Hatua ya 1. Tumia mtindo sahihi wa kuandika
Kulingana na methali, wakati ni pesa, na wafanyabiashara wengi hawapendi kupoteza wakati. Kwa hivyo, mtindo wako wa uandishi wa barua unapaswa kuwa mfupi na wa kitaalam. Panga barua yako ili iweze kusomwa haraka, moja kwa moja kwa uhakika na inajumuisha tu maoni mafupi ya kibinafsi katika aya ya kwanza. Kwa mfano, unaweza kuanza na "Kwa …" na kuendelea kutoka hapo.
- Usifikirie sana juu ya mabadiliko mazuri, maneno magumu, au sentensi ndefu, zenye mateso. Madhumuni ya barua yako ni kuwasiliana kile kinachohitajika kusema haraka na wazi iwezekanavyo.
- Tumia sauti ya kushawishi. Uwezekano mkubwa wa kusudi la barua yako ni kumshawishi msomaji afanye kitu, kama vile kubadilisha mawazo yao, kurekebisha shida, kutuma pesa, au kuchukua hatua. Kwa hivyo, fikisha ombi lako na sababu kwa sauti inayofaa.
Hatua ya 2. Tumia viwakilishi vya kibinafsi
Kutumia viwakilishi "mimi", "sisi", na "wewe" katika barua za biashara inakubalika kabisa. Jieleze kama "mimi" na msomaji kama "wewe".
Kuwa mwangalifu ikiwa unaandika barua kwa niaba ya shirika. Ikiwa unajaribu kufikisha maoni ya kampuni, unapaswa kutumia "sisi" ili wasomaji wajue kuwa kampuni iko nyuma ya taarifa yako. Ikiwa unaelezea maoni ya kibinafsi, tumia "I"
Hatua ya 3. Andika wazi na kwa ufupi
Hakikisha msomaji anaelewa kweli kile unachoandika. Wasomaji watajibu tu haraka ikiwa dhamira ya barua yako iko wazi. Hasa, ikiwa kuna matokeo au hatua ungependa msomaji achukue wakati wa kupokea barua, iwe wazi. Eleza msimamo wako kwa maneno machache iwezekanavyo.
Hatua ya 4. Tumia sentensi zinazotumika
Wakati wa kuelezea hali au kufanya ombi, hakikisha unachagua sauti inayotumika, sio sauti ya kimya. Sauti ya kupita itafanya maandishi yako kuwa ya kushangaza au ya jumla. Kwa kuongezea, sentensi zinazotumika zina ufanisi zaidi na moja kwa moja kwa moyo wa shida. Kwa mfano:
- Passive: Miwani ya miwani haijatengenezwa au kutengenezwa na uimara katika akili.
- Inayotumika: Kampuni yako inabuni na kutengeneza miwani bila kujali uimara wao,
Hatua ya 5. Tumia lugha ya mazungumzo ikiwa inahisi inafaa
Barua zimeandikwa na kwa wanadamu. Epuka kunakili barua kila inapowezekana. Huwezi kujenga uhusiano kwa kunakili herufi wastani. Walakini, usitumie lugha isiyo ya kawaida au misimu, kama vile "unajua," "Namaanisha," au "unataka." Tumia mtindo wa kuandika barua ya biashara, lakini andika maneno ambayo ni ya urafiki na adabu.
- Ikiwa unamjua mpokeaji vizuri, unaweza kuongeza salamu ya mjengo mmoja.
- Tumia intuition yako kuhukumu ni kiasi gani cha barua italeta. Wakati mwingine ucheshi kidogo unaweza kusaidia katika kiwango cha biashara, lakini fikiria kwa uangalifu kabla ya kuitumia.
Hatua ya 6. Kaa adabu
Hata ukituma barua ya malalamiko au malalamiko, bado unaweza kuwa na adabu. Fikiria msimamo wa mpokeaji na utoe msaada mwingi kadiri uwezavyo kukidhi hali hiyo.
Mfano wa malalamiko yasiyo na adabu: "Nadhani miwani yako inanyonya na sitawahi kununua bidhaa yako tena". Mfano wa malalamiko ya heshima itakuwa: "Nimesikitishwa na ujenzi wa miwani yako ya jua, katika siku zijazo napanga kununua chapa nyingine ya miwani"
Hatua ya 7. Tumia barua ya "pili" kwa kurasa za nyongeza
Barua nyingi za biashara ni mafupi ya kutosha kutoshea kwenye ukurasa mmoja. Walakini, ikiwa lazima uandike barua ndefu, kama mkataba au uamuzi wa kisheria, kurasa za ziada zinaweza kuhitajika. Tumia barua ya "pili", ambayo kawaida huwa na anwani fupi na imetengenezwa na karatasi ya aina ile ile kama barua kuu.
Jumuisha nambari ya ukurasa kwenye ukurasa wa pili na unaofuata, juu ya ukurasa. Utahitaji pia kujumuisha jina na tarehe ya mpokeaji
Hatua ya 8. Maliza barua yako
Katika aya ya mwisho, fupisha muhtasari wa hoja zako na upigie mstari hatua utakayochukua au kile unachotarajia kutoka kwa mpokeaji. Kumbuka kwamba mpokeaji anaweza kuwasiliana nawe kwa maswali au wasiwasi kuhusu barua hiyo, kisha asante kwa umakini wao kwa barua uliyotuma.
Sehemu ya 3 ya 4: Kufunga Barua
Hatua ya 1. Chagua salamu ya kufunga
Salamu ya kufunga, kama salamu ya kufungua, ni kiashiria cha heshima na utaratibu. "Waaminifu" au "Waaminifu" ni salamu za kufunga salama. Unaweza pia kuzingatia "Kwaheri", au "Salamu". Salamu ambazo sio rasmi sana lakini bado zina sauti ya kitaalam ni "Salamu za mafanikio", "Salamu", na "Asante". Tumia koma baada ya salamu ya kufunga.
Hatua ya 2. Weka saini yako
Acha mistari minne tupu kwa saini yako. Saini baada ya barua kuchapishwa, au ikiwa uliituma kupitia barua pepe, changanua picha ya saini yako na ibandike kwenye sehemu ya saini. Chaguo la wino kwa saini ni bluu au nyeusi.
Ikiwa unasaini barua kwa niaba ya mtu, andika "pp:" kabla ya saini yako. "pp" inasimama kwa kila utaratibu, ambayo inamaanisha "mwakilishi" au "kwa niaba ya"
Hatua ya 3. Ingiza jina lako na habari ya mawasiliano kwa kuandika
Chini ya saini yako, jumuisha habari yako ikiwa ni pamoja na jina lako, kichwa, nambari ya simu, anwani ya barua pepe, na njia zingine zinazofaa za mawasiliano. Tumia laini mpya kwa kila aina ya habari.
Hatua ya 4. Ongeza herufi za kuandika za mwandishi
Ikiwa mtu anayeandika barua na mwandishi ni mtu tofauti, lazima uongeze herufi za mwandishi chini ya kizuizi cha saini. Wakati mwingine, herufi za kwanza za mwandishi wa barua pia zinajumuishwa. Kwa hivyo, ni nani aliyefanya kazi kwenye barua hiyo itakuwa wazi.
- Ikiwa unajumuisha herufi za kuandika tu, ziandike kwa herufi ndogo, kwa mfano, mj.
- Ikiwa unajumuisha pia herufi za mwandishi, ziandike kwa herufi kubwa na herufi za mwandishi wa maandishi kwa herufi ndogo, kwa mfano, RW: mj. Mitindo mingine inaongeza ukata kati ya waanzilishi, kama vile, RW / mj.
Hatua ya 5. Jumuisha habari ya kiambatisho
Ikiwa unaunganisha nyaraka za ziada kwa ukaguzi wa mpokeaji, andika mistari michache chini ya habari ya mawasiliano inayosema idadi na aina ya hati zilizoambatanishwa. Kwa mfano, andika: "Kiambatisho (2): endelea, brosha." Au, kwa mtindo wa jadi, andika maelezo ya kiambatisho juu ya barua, chini ya tarehe.
Unaweza pia kufupisha "Kiambatisho" na "Taa."
Hatua ya 6. Jumuisha nakala ya habari
Ikiwa unatuma nakala ya barua hiyo kwa mtu mwingine, lazima ujumuishe hii kwenye barua. Hii inasemwa kwa kuandika "cc:" au "Nakili" chini ya mstari wa "Kiambatisho", pamoja na jina na jina la mpokeaji wa nakala hiyo ("cc" inasimama kwa nakala ya adabu, lakini zamani ilimaanisha nakala ya kaboni wakati barua zilikuwa bado zikichapwa kwenye mashine ya kuandika na kunakiliwa na karatasi ya kaboni).
- Kwa mfano, andika: "cc: Mari Santi, Naibu Mkurugenzi wa Masoko"
- Ikiwa unaongeza zaidi ya jina moja, panga jina la pili chini ya jina la kwanza, lakini bila "cc:"
Sehemu ya 4 ya 4: Kukamilisha Barua
Hatua ya 1. Fanya mabadiliko
Uwasilishaji ni jambo muhimu katika taaluma. Hakikisha kwamba mpokeaji anaweza kukuona kwa urahisi kama mtu anayeweza na anayewajibika kwa kuhariri barua yako na kuangalia makosa. Tumia kihakiki cha tahajia katika programu yako ya kusindika neno, lakini usisahau kuisoma kwa uangalifu kabla ya kuwasilisha.
- Jiulize, je barua hiyo iko wazi na fupi? Je! Kuna aya ndefu zaidi ya sentensi 3-4? Ikiwa ndivyo, amua ikiwa unaweza kuondoa taarifa zisizo za lazima.
- Ikiwa barua ni muhimu sana, unaweza kuhitaji rafiki au mfanyakazi mwenzako aisome. Wakati mwingine watu wengine wanaweza kusaidia kuona makosa ya lugha au machachari ambayo huenda usijue.
Hatua ya 2. Usishike kurasa pamoja na stapler
Ikiwa barua yako ina kurasa kadhaa, stapler haipaswi kutumiwa. Ikiwa unataka kuhakikisha kurasa ziko sawa, zibandike pamoja na kipande cha karatasi kwenye kona ya juu kushoto.
Hatua ya 3. Wasilisha
Ikiwa unatuma barua hiyo kwa barua, tumia bahasha ya biashara. Ikiwa inapatikana, tumia bahasha na nembo ya kampuni yako. Andika anwani ya kurudi na anwani ya mpokeaji vizuri. Pindisha barua hiyo kwa theluthi ili mpokeaji afungue juu kwanza kabla ya kufungua chini. Hakikisha unashika stempu za kutosha, kisha tuma.
- Ikiwa unajisikia kuwa mwandiko wako sio mzuri na hailingani na mtaalamu wako, andika anwani kwenye prosesa yako ya neno na uichapishe kwenye bahasha.
- Ikiwa barua ni ya haraka na / au inakimbizwa, fikiria kuituma kupitia barua.
- Ikiwa unataka kuituma kupitia barua pepe, ibadilishe kwanza iwe HTML au uihifadhi kama PDF ili muundo usibadilike. Walakini, itakuwa nzuri ikiwa barua hiyo ilitumwa kwa mwili.
Vidokezo
- Tumia kalamu ya ubora kusaini barua.
- Jibu barua haraka. Ikiwa huwezi kujibu ndani ya wiki moja, mpe mpokeaji na umwambie ni lini anaweza kusubiri jibu lako.
- Sisitiza upande mzuri. Ongea juu ya kile unaweza kufanya, sio kile huwezi. Kwa mfano, ikiwa bidhaa haipo, usimwambie mteja kuwa huwezi kutekeleza agizo lake. Badala yake, sema kwamba bidhaa hiyo ni maarufu sana na imeuza. Kisha waambie ni lini unaweza kutimiza agizo lao.
-
Ikiwa unaandika barua ngumu, andika muhtasari kwanza.
- Andika mada yoyote unayotaka kufunika, hakuna haja ya kufikiria juu ya agizo.
- Kwa kila mada, fanya orodha ya maneno, mifano, hoja, na ukweli.
- Kumbuka umuhimu wa kila mada kwenye orodha kwa madhumuni na mpokeaji wa barua hiyo.
- Tupa sehemu ambazo hazihitajiki.
- Panga habari kwa mpangilio mzuri kwa msomaji.
Onyo
- Usitumie lugha ya kubembeleza. Sifa ya dhati inakubalika, lakini sifa nyingi inamaanisha kuwa kazini, unategemea sifa, sio umahiri.
- Usitumie lugha butu au ya kushinikiza. Kumbuka, unajaribu kutengeneza au kuanzisha uhusiano wa kibiashara kupitia barua hii.
