Kuna aina mbili za mipango ya usimamizi wa mabadiliko. Aina ya kwanza ya mpango inashughulikia athari za mabadiliko kwa shirika, ambayo hurahisisha mabadiliko. Aina ya pili ya mpango inafuatilia mabadiliko maalum ya mradi, ambayo husababisha rekodi wazi ya mabadiliko kwa upeo wa mradi. Mipango yote inakusudia kuwasiliana wazi na kwa usahihi kile kinachohitajika kufanywa.
Hatua
Njia ya 1 ya 2: Kuandika Mpango wa Kusimamia Mabadiliko ya Shirika
Hatua ya 1. Onyesha sababu ya mabadiliko
Orodhesha mambo ambayo yalisababisha uamuzi kubadilika, kama utendaji duni, teknolojia mpya, au mabadiliko katika dhamira ya shirika.
Njia moja ambayo inaweza kutumika ni kuelezea hali ya sasa na hali ya baadaye ambayo shirika linataka kuunda
Hatua ya 2. Fafanua aina na upeo wa mabadiliko
Eleza kwa ufupi hali ya mradi wa mabadiliko. Tambua ikiwa mabadiliko haya yataathiri jina la kazi, michakato ya biashara, mabadiliko ya sera, na / au muundo wa shirika. Orodhesha idara, vikundi vya kazi, mifumo, au vifaa vingine ambavyo vitabadilika.
Hatua ya 3. Eleza msaada wa wadau
Orodhesha vyama vyote ambavyo vitaathiriwa na mabadiliko yaliyopendekezwa, kwa mfano, usimamizi wa juu, mameneja wa miradi, wafadhili wa miradi, watumiaji wa mwisho na / au wafanyikazi. Kwa kila chama, andika ikiwa chama kinaunga mkono mabadiliko.
- Fikiria kuunda mchoro wa kuwasiliana hii wazi na kwa ufupi. Mfano mmoja ni kuorodhesha Uhamasishaji, Kiwango cha Usaidizi, na Ushawishi wa kila chama kilichowekwa nafasi kwa kutumia kiwango cha Juu / cha Kati / cha Chini.
- Ikiwezekana, fanya mahojiano ya kibinafsi ili kupima msaada.
Hatua ya 4. Unda timu ya usimamizi wa mabadiliko
Timu hii inawajibika kutoa habari kwa wahusika wote, kusikiliza kero, na kuhakikisha mchakato wa mabadiliko ni laini iwezekanavyo. Chagua watu ambao wana uaminifu ndani ya shirika na ujuzi mzuri wa mawasiliano.
Timu hii inapaswa pia kuwa na wanachama kutoka ngazi ya juu ya watendaji. Sisitiza kuwa wanawajibika kukuza mabadiliko, sio tu kutoa idhini
Hatua ya 5. Tengeneza njia ya usimamizi
Msaada kamili kutoka kwa watu muhimu katika shirika ni muhimu sana kwa mafanikio ya mabadiliko. Wape wafanyikazi wakubwa nafasi ya kutoa maoni na kufanya kazi nao kuunda jukumu muhimu katika kuonyesha na kuongoza mabadiliko.
Hatua ya 6. Unda mpango wa kila mtu anayevutiwa
Tathmini hatari na wasiwasi wa pande zote, pamoja na wale wanaounga mkono mabadiliko. Wape timu ya usimamizi kushughulikia shida.
Hatua ya 7. Unda mpango wa mawasiliano
Mawasiliano ni sehemu muhimu zaidi katika usimamizi wa mabadiliko. Wasiliana mara kwa mara na watu walioathiriwa na mabadiliko. Sisitiza sababu za mabadiliko hayo na faida zitakazopatikana kutokana na mabadiliko hayo.
- Wahusika wanapenda kukubali mawasiliano ya kibinafsi ya pande mbili. Mikutano ya ana kwa ana au ana kwa ana ni muhimu sana.
- Mawasiliano inapaswa kutoka kwa mdhamini wa kiwango cha juu wa mabadiliko, kutoka kwa msimamizi wako wa karibu, na kutoka kwa wengine wanaoaminiwa na watu wanaovutiwa. Mawasiliano yote lazima yapeleke ujumbe thabiti.
Hatua ya 8. Fuatilia mechi
Daima kuna wale wanaopinga mabadiliko. Mechi hii iko kwenye kiwango cha mtu binafsi. Kwa hivyo, wasiliana na mtu huyo kuelewa maoni yao. Fuatilia malalamiko ili timu ya usimamizi wa mabadiliko iweze kuyashughulikia. Sababu za kawaida za kupinga ni pamoja na:
- Hakuna motisha ya kubadilisha, hakuna hisia ya uharaka
- Hauna uelewa wa hali ya jumla au kwanini mabadiliko yanahitajika
- Ukosefu wa pembejeo katika mchakato
- Kutokuwa na uhakika juu ya usalama wa kazi, majukumu ya siku za usoni, au mahitaji na ujuzi unaohitajika kufanya kazi za baadaye.
- Kushindwa kwa Menejimenti kufikia matarajio kuhusu utekelezaji wa mabadiliko au mawasiliano
Hatua ya 9. Shinda vizuizi
Malalamiko mengi yanapaswa kutatuliwa kwa kuboresha mawasiliano au kubadilisha mikakati ya mawasiliano kushughulikia maswala maalum. Malalamiko mengine yanahitaji njia ya ziada ambayo unaweza kujumuisha kama sehemu ya mpango au unaweza kukabidhi kwa timu ya usimamizi ili waweze kufanya kile kinachohitajika. Fikiria ni hatua zipi zinafaa katika shirika lako:
- Kwa kubadilisha majukumu au michakato ya kazi, pata kipaumbele kwa mafunzo ya wafanyikazi.
- Ikiwa unatabiri ari ya chini au kipindi cha mpito cha kusumbua, shughulikia hafla za kampuni au faida ya mfanyakazi.
- Ikiwa vyama vinavutiwa havihimizwi kubadilika, hamasisha.
- Ikiwa wahusika hajisikii kushiriki katika mchakato wa mabadiliko, itisha mkutano kukusanya maoni na kufikiria kubadilisha mipango.
Njia 2 ya 2: Ufuatiliaji Mabadiliko ya Mradi
Hatua ya 1. Fafanua jukumu la usimamizi wa mabadiliko
Tengeneza orodha ya nafasi za kuteuliwa kwa mradi huu. Eleza majukumu na ujuzi unaohitajika kwa kila nafasi. Kwa kiwango cha chini, ni pamoja na msimamizi wa mradi kufanya mabadiliko ya kila siku na mdhamini wa mradi kufuatilia maendeleo ya jumla na kufanya maamuzi makubwa ya mabadiliko.
Kwa mradi mpana katika shirika kubwa, gawanya jukumu la usimamizi wa mradi kwa watu kadhaa wenye ujuzi maalum
Hatua ya 2. Fikiria kuunda bodi ya kudhibiti mabadiliko
Miradi ya maendeleo ya programu kwa ujumla ina Bodi ya Udhibiti wa Mabadiliko iliyojumuisha wawakilishi kutoka kwa kila moja ya vikundi vinavyovutiwa. Ni bodi hii ambayo inakubali maombi ya mabadiliko, sio msimamizi wa mradi na inawasilisha maamuzi kwa wahusika. Njia hii inafanya kazi vizuri kwa miradi inayohusisha vikundi na miradi anuwai ambayo kiwango cha chini na malengo mara nyingi huhitaji kutathminiwa tena.
Hatua ya 3. Unda mchakato wa kutambua maombi ya mabadiliko
Mara tu mtu kwenye timu ya mabadiliko amegundua hatua inayofuata, unawezaje kubadilisha wazo kuwa ukweli? Eleza mchakato huu na makubaliano ya timu. Mfano:
- Wanachama wa timu hujaza fomu ya Ombi la Mabadiliko na kuipeleka kwa msimamizi wa mradi.
- Meneja wa mradi huingiza fomu kwenye Rekodi ya Ombi la Mabadiliko na hurekebisha rekodi hii wakati mabadiliko yanatekelezwa au kukataliwa.
- Meneja anauliza washiriki wa timu kuandika mpango maalum na kukadiria ni juhudi ngapi itahitajika.
- Meneja wa mradi hutuma mpango kwa mdhamini wa mradi kwa idhini au kukataliwa.
- Tekeleza mabadiliko. Vyama vinavyovutiwa hujulishwa mara kwa mara juu ya maendeleo.
Hatua ya 4. Unda fomu ya ombi la mabadiliko
Takwimu zilizo chini zinapaswa kujumuishwa kila wakati ombi la mabadiliko linafanywa na kuingia kwenye kumbukumbu ya mabadiliko:
- Badilisha tarehe ya ombi
- Badilisha nambari ya ombi iliyopewa na msimamizi wa mradi
- Kichwa na maelezo
- Jina la mwombaji, anwani ya barua pepe na nambari ya simu
- Kipaumbele (Juu, Kati, au Chini). Mipango ya usimamizi wa mabadiliko ya dharura inaweza kuhitaji muda maalum.
- Bidhaa na nambari ya toleo (kwa miradi ya programu)
Hatua ya 5. Ingiza habari ya ziada kwenye maelezo ya mabadiliko
Badilisha rekodi zinapaswa kurekodi maamuzi na utekelezaji. Mbali na habari iliyonakiliwa kutoka kwa fomu ya ombi la mabadiliko, lazima uandae mahali pa kuandika zifuatazo:
- Ishara ya idhini au kukataliwa
- Saini ya mtu anayekubali au kukataa ombi
- Badilisha tarehe ya mwisho ya utekelezaji
- Badilisha tarehe ya kukamilika
Hatua ya 6. Fuatilia maamuzi muhimu
Mbali na maelezo ya kila siku, kuweka wimbo wa maamuzi muhimu kutakuwa na faida kwa mradi huo. Rekodi hizi zitakufanya iwe rahisi kwako kufuatilia miradi ya muda mrefu au miradi ambayo inabadilika katika uongozi. Rekodi hizi pia zinaweza kuongoza mawasiliano na wateja au usimamizi mwandamizi. Kwa mabadiliko yoyote kwa tarehe za mwisho, wigo wa mradi au mahitaji, kiwango cha kipaumbele, au mkakati, ni pamoja na habari ifuatayo:
- Watu ambao hufanya maamuzi
- Tarehe ya uamuzi
- Muhtasari wa sababu zilizo nyuma ya uamuzi na mchakato wa kufanya uamuzi. Jumuisha hati zinazohusiana na mchakato huu.
