Kuandaa mkutano mzuri kunahitajika kusaidia uendeshaji mzuri wa shughuli za kampuni au shirika. Mikutano ni fursa ya kuratibu kazi, kushiriki habari, kuboresha kazi ya pamoja, na kufikia malengo kwa ufanisi. Mikutano inayofaa inahitaji maandalizi mazuri, uongozi, na kukabidhi majukumu. Wakati wa mkutano, jaribu kuongeza motisha ya washiriki na ushirikishe timu nzima.
Hatua
Sehemu ya 1 ya 3: Kufanya Mikutano
Hatua ya 1. Jitayarishe kwa mkutano kwa kadri uwezavyo
Kwanza kabisa, andaa ajenda ya mkutano iliyo na ratiba na mada ambazo zitajadiliwa na amua mambo muhimu ambayo yanahitaji kuthibitishwa kabla ya mkutano kumalizika.
- Njoo kwenye chumba cha mkutano kwa wakati kwa sababu mahali unafanya kazi kutaathiri jinsi watu wengine wanavyokuona. Kusubiri kwenye chumba cha mkutano dakika 15 mapema hufanya watu wengine wafikiri wewe hauna tija au unataka kuacha kazi nyingine na kisingizio cha kwenda kwenye mkutano.
- Andaa nakala ya ajenda. Ingawa unaweza kuunda ajenda ya dijiti, pia andaa nakala ya ajenda ili iwe rahisi kuitumia.
Hatua ya 2. Kiongozi mkutano
Unapoongoza mkutano, hakikisha unashughulikia mada zote kwenye ajenda na usikilize kile washiriki wote wanasema kwa njia zifuatazo:
- Sambaza orodha ya mahudhurio. Mkutano ni njia ya kusambaza habari ndani ya timu na inakuwa nafasi ya majadiliano ili kila mtu ajue majukumu yao ili waweze kutoa utendaji wa kazi unaotarajiwa. Kwa kuzunguka orodha ya mahudhurio, unajua ni nani hajafika ili waweze kuwasiliana na kujiunga na mkutano. Inaonyesha pia kuwa habari utakayoshiriki katika mkutano ni muhimu.
- Tumia ajenda kama mwongozo ili iwe rahisi kwa kila mshiriki wa mkutano kuzingatia na kujua anachohitaji kufanya. Washiriki wa mkutano wanaweza kuja kwa zamu. Kwa hivyo, kuandaa ajenda kabla ya mkutano hukufanya uzingatie zaidi wakati wa kuongoza mkutano.
Hatua ya 3. Tengeneza mpango wa kazi
Mpango wa kazi ni muhtasari wa mwisho unaothibitisha kazi inayofanyika baada ya mkutano na ni mpango unaoendelea ambao unaathiri washiriki wote wa mkutano. Fanya mpango wa kazi kulingana na maagizo yafuatayo:
- Chagua mtu kama mtu anayesimamia lengo fulani. Mtu aliyechaguliwa sio lazima afikie lengo mwenyewe kwa sababu atakuwa msimamizi wa mradi anayesimamia kuunganisha washiriki wa timu ambao wanahitaji kushiriki na kuandaa rasilimali zinazohitajika.
- Uliza ripoti za maendeleo rasmi na isiyo rasmi ili wafanyikazi walioteuliwa waripoti kazi ambayo imefanikiwa kwa muda fulani.
Hatua ya 4. Zingatia mada kulingana na ajenda ya mkutano
Baada ya kujadili mada moja kwenye ajenda na kufanya majadiliano muhimu, toa muhtasari wa matokeo ya majadiliano, toa nafasi ya kuuliza maswali, kisha uendeleze mkutano kwa kujadili mada inayofuata.
Hatua ya 5. Tambua ratiba ya mkutano ujao
Tangaza ratiba ya mkutano ujao wakati kila mtu amekusanyika ili iwe rahisi kwao kupanga ratiba. Kwa njia hiyo, umejulisha ratiba ya mkutano kabla ya muda ili kuzuia ratiba za kugongana.
Waulize washiriki wa timu kupendekeza kupitia barua pepe ni mada zipi zinahitaji kuwa kwenye ajenda. Baada ya mkutano kumalizika, wajulishe kuwa utatumia ajenda sawa kwa mkutano ujao na uwaulize washiriki wa mkutano kuwasilisha maoni ya mada ambayo inasaidia kufanikiwa kwa malengo ya kampuni / shirika
Sehemu ya 2 ya 3: Kujiandaa kwa Mkutano
Hatua ya 1. Amua ni nani atakayeongoza mkutano huo
Jukumu hili kawaida hupewa meneja, lakini unaweza kuwapa washiriki wa timu nafasi ya kuongoza mikutano ya idara ili baadaye waweze kuongoza mikutano katika kiwango cha juu.
Hatua ya 2. Alika wasemaji
Spika ni mtu ambaye amealikwa kuhudhuria mkutano kwa sababu maalum kwa sababu ana uzoefu katika kusimamia rasilimali watu na rasilimali zingine ili washiriki wa timu waweze kufikia utendaji bora, pamoja na kuelezea michakato ya kazi na matokeo vizuri. Kwa kuongezea, anaweza pia kutoa ushauri wa kutarajia hali zisizotarajiwa na kuongeza rasilimali inavyohitajika.
Hatua ya 3. Tambua ratiba ya mkutano unaofaa
Wakati wa kuweka ratiba, fikiria upatikanaji wa wakati na mapungufu ya washiriki. Kwa mfano: washiriki wote wanaweza kuhudhuria mkutano wa Ijumaa alasiri, lakini sio wakati mzuri wa kujadili maswala makubwa.
- Ili washiriki wote wa timu waweze kuhudhuria mkutano ujao, kwanza muulize mtu wa mradi anayesimamia ratiba na kisha uwaombe washiriki wote kupanga ratiba zao kulingana na mpango.
- Amua ni nani atachukua dakika na uhakikishe kuwa habari juu ya matokeo ya mkutano pia hutumwa kwa washiriki ambao hawako.
Hatua ya 4. Andaa ajenda za mkutano
Ajenda ya mkutano inapaswa angalau kuwa na orodha ya mada ambazo zitajadiliwa, ujumbe wa kazi za uwasilishaji, na mgao wa muda wa kujadili kila mada. Unaweza kupanga ajenda ya mkutano kulingana na maoni yafuatayo:
- Tafuta maoni kutoka kwa washiriki wote wa mkutano kwa kutuma barua pepe angalau siku 2 kabla ya mkutano. Barua pepe ni zana bora kwa hii kwa sababu utapokea maombi kwa maandishi.
- Fanya ajenda ya mkutano wa meza kurekodi mada zote zitakazojadiliwa, spika, na muda uliotengwa. Ikiwa kuna ombi la mada ambayo inatoka kwenye mada ya jumla, wasiliana na mtu anayehusika na umwombe afanye ombi maalum la kujadiliwa kwenye mkutano ujao.
- Fanya ratiba ya kweli. Maelezo na majadiliano ambayo huchukua dakika 30 hayapaswi kulazimishwa kumaliza kwa dakika 15. Tengeneza ratiba inavyohitajika na maliza mkutano mapema wakati mada zote zimejadiliwa.
Hatua ya 5. Pendekeza sheria za mkutano
Huna haja ya kuweka sheria rasmi au kuweka vikwazo, lakini kutekeleza sheria kunafanya mkutano uende vizuri na kila mtu anaweza kutoa maoni yake vizuri.
Sema kanuni wakati mkutano unafunguliwa kwa kusema: “Ili kuokoa muda, washiriki wanaweza kuuliza maswali na kujibu baada ya spika kumaliza kuwasilisha. Ikiwa bado una maoni baada ya muda wa majadiliano kuisha, tafadhali nitumie barua pepe ili tuweze kuijadili zaidi."
Hatua ya 6. Tambua mgawanyiko wa wakati
Weka ajenda ya mkutano kwa kuamua kila msemaji atahitaji na kujadili kila mada.
- Eleza mgawanyo wa muda kabla mkutano haujaanza ili washiriki wote wajue ni lini wanaweza kuchangia na kuzuia majadiliano ya nasibu au yaliyopotoka.
- Kama mwongozo, ruhusu angalau dakika 10 kujadili baada ya mada kadhaa kujadiliwa.
Hatua ya 7. Wasilisha ajenda ya mkutano
Siku moja kabla ya mkutano, tuma ajenda ya mkutano kwa washiriki wote ili kila mtu awe na nakala ya ratiba na ajue kusudi la mkutano. Kwa kuongeza, wanaweza pia kukujulisha ikiwa kuna habari isiyo sahihi kwenye ajenda.
Hatua ya 8. Tuma ukumbusho
Kabla ya kuanza mkutano wa mara ya kwanza au isiyo ya kawaida, tuma ukumbusho saa moja mapema ili wahudhuriaji wote wawe kwa wakati.
Sehemu ya 3 ya 3: Kuwa Kiongozi Bora wa Mkutano
Hatua ya 1. Kuwa kiongozi mzuri wa mkutano
Jaribu kuwasiliana na washiriki wote wakati wa mkutano ili malengo ya mkutano yatimie. Kabidhi jukumu la kuongoza mikutano kwa spika zilizoalikwa kujadili mada maalum. Wewe mwenyewe lazima ushiriki kikamilifu wakati wa majadiliano.
Hatua ya 2. Eleza malengo ya kazi ambayo yamekuwa na hayajafikiwa
Ikiwa lengo la mkutano ni kujadili malengo kadhaa, wajulishe maendeleo ambayo yamepatikana na ni nani anayehusika na mafanikio hayo.
- Ikiwa kuna mpango wa kazi ambao haujaendelea tangu mkutano uliopita, uliza kwanini.
- Ikiwa hii ni kwa sababu ya ukosefu wa wakati au rasilimali zingine, jadili suluhisho na mtu aliyeteuliwa kusimamia mradi huo au jadili suala hilo kwa undani nje ya mkutano.
Hatua ya 3. Zingatia ikiwa majadiliano yatatoka kwenye mada
Wakati mwingine, majadiliano hupoteza njia yake kwa sababu ya shauku au tamaa ya washiriki. Zingatia umakini na uelekeze majadiliano yaliyopotoka kwa kufanya njia zifuatazo:
- Fikiria mkutano huo kama ujumbe wa kukusanya ukweli. Mpe kila mshiriki nafasi ya kuzungumza ili uweze kukusanya habari nyingi iwezekanavyo. Njia hii pia hufanya washiriki wa mkutano wazungumze kwa zamu, pamoja na wale wanaopenda kutawala mkutano.
- Tumia Mtandaoni, mpango wa mawasiliano wa kielektroniki ili kushiriki maoni kwenye vikundi na inaweza kutumika kwa mikutano isiyo rasmi. Njia hii inazuia ushindani kati ya washiriki wa timu kwa kutaka kusikilizwa kwa sababu kila mtu katika kikundi anaweza kuona maoni kutoka kwa washiriki wengine.
- Kuwa upande wowote ikiwa mtu katika mkutano anajadili mada kutoka kwa ajenda, kwa mfano kwa kusema: "Wazo la kupendeza, Bob! Tunaweza kuizungumzia baadaye.” Watu wengi hawatambui wanajadili vitu ambavyo vinatoka kwenye ajenda ya mkutano, lakini watakuja kwako kujadili ikiwa suala ni muhimu sana.
- Dhibiti mwelekeo wa majadiliano. Mbali na washiriki ambao huzungumza kwa muda mrefu sana, shida katika mkutano zinaweza kutokea kwa sababu mtu anaendelea kujadili mada ambazo ziko kwenye ajenda. Ili kushinda hili, kwanza sikiliza anachosema na kisha upendekeze kwamba suala hilo lijadiliwe zaidi katika mkutano ujao. Sisitiza kwamba mkutano utaendelea kujadili mada zilizoorodheshwa kwenye ajenda.
- Fanya mazungumzo ya faragha na mtu anayetawala mkutano na uliza kwanini. Onyesha kujali, badala ya kukasirika. Zingatia kile ulichoona wakati wa mkutano na umruhusu aeleze tabia yake. Jitolee kumsaidia aache kutawala mkutano.
Hatua ya 4. Nenda kwenye mada inayofuata kwa ratiba
Jizoeze usimamizi wa wakati kwa kuwa mwenye msimamo, usiwe mkorofi. Kuweka muda vizuri hufanya kila mshiriki kujua kwamba mkutano bado unaendelea na majadiliano ambayo hayahusiani na mkutano yanaweza kuendelea baada ya mkutano kumalizika.
Usiwe na haraka. Hata ikiwa utalazimika kudhibiti hali hiyo, mkutano hautakuwa na faida ikiwa mjadala utafupishwa. Kabla ya mkutano kuanza tena, wape washiriki nafasi ya kuuliza maswali au kutoa maoni. Hakikisha washiriki wote wa timu wanahisi kujumuishwa, badala ya kuhisi kupuuzwa
Hatua ya 5. Sisitiza mada muhimu
Sisitiza malengo makuu yatakayofikiwa na uhusiano wao na malengo mengine yanayounga mkono kufanikiwa kwa malengo makuu.
Eleza kukutana na washiriki ili waelewe upeo wa mradi wanaofanya kazi na majukumu yao kama sehemu muhimu ya kitengo
Hatua ya 6. Ikiwa ni lazima, saidia kwa kuchukua maandishi
Kabla ya mkutano kuanza, amua ni nani atachukua dakika. Ikiwa amezidiwa, toa msaada au andika mwenyewe.
Hatua ya 7. Fafanua ikiwa kutokuelewana
Baada ya mada zote kujadiliwa, kiongozi wa mkutano atafanya muhtasari ili washiriki wajue matokeo ya mkutano na waulize maswali ikiwa bado kuna mambo ambayo hayaeleweki.
Kama kiongozi wa mkutano, toa maelezo ya kina ili washiriki wote waelewe matokeo ya mkutano
Hatua ya 8. Kabla ya kufunga mkutano, toa muhtasari kamili
Viongozi ambao ni thabiti katika kufanya maamuzi watazuia kusimama na uamuzi, kufanya wafanyikazi kufanya kazi kwa bidii na motisha, kuwajibika kwa mabadiliko na habari mpya. Hii inaweza kuonekana kutoka kwa sifa zifuatazo:
- Kuwa na malengo wazi ya kuhakikisha kuna usawa kati ya maamuzi na malengo ya kampuni / shirika na maadili.
- Kujali kwa kuonyesha mfano katika maisha ya kuishi na kufuata maadili ya kazi kama msingi wa kufanya maamuzi bora na bora.
- Onyesha uwazi, ambayo ni ubinafsi kwa kudhibitisha kuwa maamuzi ambayo ni ya faida kwa kampuni humpa kila mtu fursa ya kujiendeleza.
- Kuona kutofaulu kama fursa ya kujifunza ambayo itakuwa jiwe la kupitishia kuweza kufanya maamuzi bora. Wakati kitu kinakwenda vibaya, kiongozi anayeamua anaweza kuelewa hali hiyo.
- Kuwasiliana kwa uwazi na kwa ufanisi kulingana na utamaduni wa ushirika / shirika kuzuia kutofautiana au kupingana wakati wa kuwasiliana na wasaidizi au wakubwa.
