Kama jina linamaanisha, barua ya kujibu ni barua iliyotolewa kujibu swali au ombi la mtu, ambayo kwa ujumla pia hutolewa kwa maandishi na barua, na hutumiwa kawaida kama njia ya kubadilishana habari katika ulimwengu wa biashara. Ili kutoa barua kamili ya majibu, jambo la kwanza kufanya ni kukagua yaliyomo kwenye barua hiyo iliyo na swali au ombi ulilopokea. Kisha, angalia habari yoyote ya ziada inayohitajika kujibu barua hiyo. Baada ya kufanya yote mawili, anza kuandika barua ya kujibu na sentensi ambazo ni adabu, moja kwa moja, wazi, na kuweza kujibu maswali yote au maombi yaliyoorodheshwa kwenye barua asili. Kwa kuongezea, hakikisha sauti ya sentensi yako pia ni ya urafiki na inaarifu kuhakikisha barua hiyo inaweza kufikia kuridhika kwa mpokeaji.
Hatua
Njia ya 1 ya 3: Kupitia Yaliyomo ya Barua ya Asili
Hatua ya 1. Tambua habari iliyoombwa au kuulizwa na mtumaji wa barua hiyo
Kwa sababu barua za majibu zipo ili kutoa kila kitu mtumaji anahitaji kujua, kila wakati chukua wakati wa kukagua kwa uangalifu yaliyomo kwenye barua hiyo. Hasa, elewa hitaji la mtumaji barua kujua ni habari gani unaweza kumpatia.
- Wakati mwingine, kuamua maana ya barua sio rahisi kama kugeuza kiganja cha mkono, haswa ikiwa mtindo wa uandishi wa mwandishi wa barua haueleweki. Kwa hivyo, kila wakati chukua muda kuelewa mahitaji ya mtumaji barua kabla ya kuandaa barua ya majibu.
- Ikiwa ni lazima, angalia baadhi ya mambo muhimu unayopata katika barua ili kuelewa vizuri dhamira ya mtumaji. Hasa, muhtasari kile mtumaji aliuliza na ubuni majibu yako kwa kila swali au ombi.
Hatua ya 2. Jifunze zaidi juu ya habari iliyoombwa na mtumaji wa barua hiyo
Ikiwa mtumaji wa barua anauliza habari juu ya jambo fulani, uwezekano ni kwamba tayari unaijua na unaweza kuijibu mara moja, au kinyume chake. Ikiwa hauelewi habari iliyoombwa, chukua muda mwingi iwezekanavyo kukusanya habari kabla ya kujibu barua hiyo.
Kwa mfano, mtumaji wa barua anaweza kutaka kudhibitisha hali ya ombi lake la kazi katika kampuni yako. Ikiwa kuajiri mfanyakazi mpya sio eneo lako la utaalam, tafadhali wasiliana na mfanyakazi kutoka idara ya Utumishi kusaidia kuangalia hali ya ombi la mtumaji kabla ya kuwasilisha majibu
Hatua ya 3. Tuma barua kwa mtu mwingine ambaye ana uwezo zaidi wa kujibu swali aliloulizwa
Hasa katika ulimwengu wa biashara, wakati mwingine wateja watatuma barua kwa anwani ya kampuni au nambari ya mawasiliano ya kampuni ambayo hupata kwenye wavuti. Kwa hivyo, ikiwa unapokea barua lakini unahisi kuwa hustahiki kujibu maswali yaliyomo, tafadhali peleka kwa mtu anayefaa. Fanya hivyo ili kuhakikisha mtumaji wa barua anaweza kupokea jibu sahihi zaidi na la kusaidia.
Ikiwa mtu huyo anachukua muda mrefu kujibu, jaribu kumjulisha mtumaji kuwa umepeleka barua kwa mtu aliye na uwezo zaidi wa kujibu maswali yake. Angalau, mtumaji wa barua hiyo anajua kuwa barua aliyotuma imepokelewa na kusindika
Njia 2 ya 3: Kuandika Majibu
Hatua ya 1. Shughulikia barua kwa mtu anayeuliza habari au kuuliza maswali katika barua asili
Daima anza barua kwa salamu nzuri, kama "Mpendwa," ikifuatiwa na jina la mpokeaji wa barua hiyo, badala ya kutumia sentensi ya ufunguzi wa jumla, kama vile, "Kwa mpokeaji wa barua hii." Mbali na sauti isiyo ya kibinadamu, sentensi hiyo inawasilisha maoni kwamba barua ya majibu iliandikwa na kompyuta. Kwa hivyo, kila wakati msalimie mpokeaji kwa jina kuonyesha kwamba barua yako ya majibu iliandikwa kwa uangalifu mkubwa na shukrani.
- Ikiwa humjui anayetuma barua hiyo kibinafsi, tafadhali tumia salamu ya Bwana au Bibi ikifuatiwa na jina lake la mwisho. Walakini, ikiwa mtumaji wa barua hiyo ana kichwa maalum, tumia jina hilo badala ya Bw au Bi.
- Ikiwa humjui mtumaji wa barua hiyo au haujui jinsia, tumia tu jina lake la kwanza.
- Kwa ujumla, unaweza kutumia jina la mtumaji lililoorodheshwa kwenye barua asili. Kwa mfano, ikiwa mtumaji wa barua hiyo anaorodhesha jina "Dk. Johnson”katika barua yake, tafadhali fungua barua yako ya majibu na salamu," Mpendwa. Dk. Johnson."
Hatua ya 2. Eleza kwamba barua hii iliandikwa kujibu barua asili aliyotuma
Mwanzoni mwa barua, usisahau kufikisha madhumuni ya barua yako kwa msomaji, ambayo ni kujibu barua hiyo. Kwa njia hii, mpokeaji wa barua hiyo atajua kuwa barua hiyo imesomwa na kusindika, na pia nia ya barua uliyotuma.
- Sentensi rahisi, "Barua hii ni kujibu barua uliyotuma mnamo Juni 13" ni kamili kwa kufungua barua ya majibu.
- Ikiwa wewe sio mpokeaji wa barua ya kwanza, toa kitambulisho cha mtu aliyekupa barua hiyo. Kwa mfano, unaweza kuandika, "Mmoja wa wafanyikazi wetu wa huduma kwa wateja, Michelle Harris, ametuma barua uliyonitumia."
Hatua ya 3. Mara moja jibu maswali ya mtumaji
Baada ya kuandika salamu, songa mara moja kwenye moyo wa barua. Kiini cha barua, jibu maswali yoyote na / au malalamiko yaliyoorodheshwa kwenye barua ya asili kabisa. Hakikisha hakuna kinachokosekana ili mpokeaji wa barua ahisi kuridhika wakati wa kuisoma.
- Katika jibu lako, nukuu kwa kifupi yaliyomo kwenye barua asili. Kwa mfano, unaweza kusema, "Kwa kujibu swali lako kuhusu wafanyikazi wa kampuni yetu ambao wana mawasiliano ya moja kwa moja na vyombo vya habari, tungependa kukujulisha kuwa jina la wafanyikazi ni Janet Walters. Hapa kuna anwani yake ya barua pepe na nambari ya simu."
- Kujibu maswali marefu, tumia mfumo wa nambari kujibu kila swali haswa. Licha ya kuwa rahisi kusoma, njia hii itamfanya msomaji aridhike zaidi kwa sababu wanahisi kuwa maswali yote yamejibiwa kwa kina.
- Toa habari kamili iwezekanavyo katika sentensi ambazo sio ndefu sana. Kwa ujumla, kujibu swali moja kwa sentensi fupi fupi kunaweza kusemwa kuwa jibu zuri.
Hatua ya 4. Kuwa mkweli juu ya maombi yoyote ambayo huwezi kutimiza
Wakati mwingine, kuna maswali ambayo huwezi kujibu au maombi ambayo huwezi kutimiza. Unapokabiliwa na hali kama hiyo, kila wakati toa majibu ya uaminifu. Kwa maneno mengine, usitumie sentensi zenye kutatanisha tu kukandamiza maoni hasi ya mtumaji wa barua hiyo. Niniamini, mtumaji wa barua hiyo atathamini zaidi jibu la moja kwa moja na wazi. Jambo muhimu zaidi, hakikisha habari hiyo huwasilishwa kwa adabu na ikitanguliwa na msamaha ili mtumaji wa barua asijisikie kukerwa.
- Tumia kila wakati sauti thabiti, lakini inayoelewa, wakati unakataa ombi kutoka kwa mtumaji wa barua hiyo. Kwa mfano, unaweza kusema, "Kwa bahati mbaya, hatuwezi kutoa ombi lako. Kwa wakati huu, hatuna habari unayohitaji na hatuwezi kukuambia itapatikana lini."
- Ikiwa unajisikia kutoa maelezo ya kina zaidi, jaribu kusema, “Kabla ya kujibu swali lako, kuna mambo kadhaa ninahitaji kuthibitisha kwanza. Ikiwa wakati unaruhusiwa, tafadhali toa tarehe ya kuwasilisha ombi lako, pamoja na jina la afisa uliyewasiliana naye. Baada ya mchakato wa uthibitisho kufanywa, nitawasiliana nawe mara moja.”
Hatua ya 5. Asante kwa barua iliyotumwa
Bila kujali kama una uwezo wa kutoa ombi au kujibu swali la barua, kila wakati onyesha shukrani yako kwa kumshukuru. Wape maoni kwamba unathamini umakini wao na unataka kudumisha uhusiano mzuri nao.
Watu wengine wanapendelea kufungua barua yao na asante. Uwekaji wa hotuba sio muhimu sana. Jambo muhimu zaidi, hakikisha unaitamka wakati mmoja
Hatua ya 6. Maliza barua kwa kuandika jina lako kamili na kichwa
Funga barua kwa salamu rasmi ya kufunga kama vile, "Waaminifu," ikifuatiwa na jina lako kamili. Ikiwa barua hiyo imekusudiwa madhumuni ya biashara, piaorodhesha msimamo wako chini ya jina lako kamili.
Iwe kwa barua iliyochapwa au iliyoandikwa kwa mikono, kila mara acha nafasi ya saini yako baada ya kujumuisha jina lako kamili. Walakini, ikiwa barua hiyo imetumwa kwa barua pepe, kwa ujumla inatosha kuingiza jina lako kamili bila saini
Hatua ya 7. Soma tena mwili wa barua yako ya majibu ili kuhakikisha maswali yote yamejibiwa
Kumbuka, mpokeaji wa barua anaweza kukasirika au kufadhaika ikiwa atapata jibu ambalo halijibu swali lake. Pamoja, kutoridhika kuna hatari ya kumtumia barua ya kufuatilia na kuishia kuongeza kazi yako! Ili kuhakikisha kuridhika kwa msomaji, hakikisha umejibu maswali yote au maombi kabisa iwezekanavyo. Kabla ya kutuma, soma tena barua yako ili uhakikishe kuwa hakuna maombi au maswali ambayo yamekosa.
Ikiwa ni lazima, omba msaada wa rafiki au mfanyakazi mwenzako kusoma barua hiyo. Hasa, waulize wajiweke katika viatu vya mpokeaji na wapime kuridhika kwao baada ya kusoma barua yako
Njia 3 ya 3: Kutumia Toni ya Utaalam
Hatua ya 1. Tumia fomati ya kawaida ya barua ya biashara
Kuelewa aina tofauti za barua za majibu ambazo hutumiwa kama njia ya mawasiliano ya biashara. Kisha, fuata aina yoyote unayofikiria inafaa zaidi kwa kuandika barua ya majibu ya mtaalamu.
- Kona ya juu kushoto ya barua hiyo, orodhesha jina lako, jina, jina la kampuni (ikiwa inafaa), na anwani ya kampuni yako. Chini ya hayo, jumuisha tarehe ambayo barua iliandikwa ikifuatiwa na jina kamili na anwani ya mpokeaji wa barua hiyo.
- Ikiwa unataka kuandika barua ya kujibu, tumia kila wakati pembeni ya cm 2.5 kila upande wa karatasi. Pia hakikisha barua imeandikwa na nafasi 1 kati ya mistari na nafasi 2 kati ya aya.
- Ikiwa barua ya majibu imechapishwa badala ya kuandikwa kwa mikono, kila wakati tumia fonti ya kawaida ya 12-pt na fomati ya uandishi. Walakini, ikiwa barua imeandikwa kwa mikono, hakikisha maandishi yaliyotumiwa ni nadhifu na rahisi kusoma.
Hatua ya 2. Toa maoni kwamba ombi au swali lililotumwa linakufurahisha
Njia hii ni lazima hasa kwa wafanyabiashara au watoa huduma wanaotegemea wateja. Kumbuka, mteja ni mfalme. Hii inamaanisha kuwa lazima uonyeshe shukrani kwa wakati na ukafikiria waliandika barua. Kwa hivyo, usisahau kuwashukuru kwa maombi yao au maswali, na kila wakati tumia sentensi za joto na za urafiki kwenye barua za majibu.
- Sentensi rahisi kama, “Asante kwa kuwasiliana nasi. Tunashukuru sana maoni yako, "inaweza kubadilisha sauti ya barua kwa mwelekeo mzuri zaidi! Kwa hivyo, jaribu kuifanya iwe tabia ya kujumuisha misemo kama hiyo kwenye barua zako za majibu.
- Usipe maoni kwamba ombi lake au swali linakukera na kukuudhi. Niniamini, ni bora kuwa na urafiki kupita kiasi kuliko kumfanya mpokeaji afikirie kuwa umekasirika au umekasirika naye.
Hatua ya 3. Hakuna haja ya kuandika barua ambayo ni ndefu sana ili mpokeaji wa barua aweze kuisoma haraka
Thamini wakati wa bure! Usitumie barua ya kurasa 3 ikiwa kwa kweli, swali au ombi linaweza kujibiwa katika aya 1. Kwa hivyo, toa majibu ya kutosha, kisha tuma barua hiyo mara moja. Usiongeze habari nyingine ambayo haitaji kujua.
- Njia hii ni muhimu kutekeleza, haswa ikiwa barua ya kujibu imekusudiwa kujibu maswali kutoka kwa wateja wako au washirika wa biashara. Kwa kweli, hutaki kukatisha tamaa mteja kwa kutumia masaa kusoma jibu ambalo linapaswa kukatwa kwa nusu, sawa?
- Kwa upande mwingine, usiandike kifupi sana kwamba hautaweza kujibu ombi au swali lililoorodheshwa kwenye barua asili. Ikiwa swali linahitaji kujibiwa na maelezo marefu, jisikie huru kulitoa. Jambo muhimu zaidi, hakikisha kwamba habari yote iliyotolewa ni muhimu sana kwa wasomaji kujua.
Hatua ya 4. Andika wazi iwezekanavyo ili mpokeaji wa barua aweze kuelewa majibu yako
Usitumie sentensi ambazo ni ndefu sana au ngumu! Badala yake, andika kwa kutumia diction ambayo ni ya moja kwa moja, wazi, na haina uwezo wa kumchanganya msomaji. Ufupi na mnene uandishi wako, matokeo yako ni bora zaidi.
Fikiria mpokeaji wa barua hana wakati wa kutosha kusoma yaliyomo kwenye barua yako kwa undani. Hata kama angekagua tu yaliyomo kwenye barua hiyo, je! Angeweza kuelewa unamaanisha nini? Ikiwa sivyo, sahihisha diction unayotumia kufanya hoja yako iwe wazi
Hatua ya 5. Epuka kutumia maneno na maneno ya kiufundi ambayo ni ngumu kwa wasomaji kuelewa
Kipengele hiki lazima kitimizwe ili kuongeza kiwango cha usomaji na uwazi wa yaliyomo kwenye barua yako. Kwa hivyo, ikiwa mpokeaji wa barua sio mtaalamu anayeweza kuelewa maneno ya kiufundi, usiitumie. Badala yake, jaribu kubadilisha jargon au maneno ya kiufundi na diction nyingine ambayo hata watu wanaweza kuelewa.
Ili kuhariri barua, uliza swali lifuatalo: "Je! Mtu ambaye haelewi kazi yangu anaweza kuelewa barua yangu inahusu nini?" Ikiwa sivyo, badilisha lugha iliyotumiwa katika barua ili watu wengi waweze kuielewa. Kwa kweli, ni njia nzuri ya kupunguza matumizi ya jargon ya kiufundi katika barua zako
Hatua ya 6. Soma tena mwili wa barua yako
Ili kuepuka makosa ya kuandika ambayo yanaweza kufanya barua yako ionekane kuwa ya kitaalam, usisahau kusoma tena barua na kusahihisha tahajia, sarufi, fomati, na makosa ya mtiririko. Niniamini, kuchukua tu dakika chache kukagua yaliyomo kwenye barua hiyo inaweza kwenda mbali katika kuifanya barua ionekane kuwa ya kitaalam zaidi.
- Usitegemee tu programu ya kompyuta kuangalia makosa katika barua yako. Kwa ujumla, programu kama hizo zina uwezo tu wa kugundua makosa ya tahajia na uakifishaji, sio makosa ya kisarufi. Kwa hivyo, soma tena kila neno lililoandikwa kwenye barua yako ili upate makosa ambayo kompyuta haiwezi kugundua.
- Ikiwa yaliyomo kwenye barua yako ni muhimu sana, kama vile wakati barua imeelekezwa kwa mshirika wa biashara, uliza mtu mwingine asome pia. Wakati mwingine, watu wengine wanaweza kupata makosa ambayo hukujua hapo awali.
