Kuandika barua pepe ni rahisi sana, lakini kuna muundo wa jumla ambao unapaswa kuzingatia. Pia, ujue tofauti kati ya barua pepe rasmi na zisizo rasmi. Hapa kuna vitu unapaswa kujua.
Hatua
Njia 1 ya 5: Hatua za Msingi za Kutuma Barua pepe
Hatua ya 1. Unda anwani ya barua pepe
Ikiwa bado hauna anwani ya barua pepe, utahitaji kujiandikisha na mtoa huduma wa barua pepe kabla ya kuendelea. Kwa bahati nzuri, huduma nyingi za barua pepe zinazotegemea wavuti hukuruhusu kupata anwani ya barua pepe bila kutumia pesa yoyote. Baadhi ya huduma maarufu za barua pepe za wavuti ni pamoja na:
- Gmail
- Hotmail
- Mtandao wa Yahoo
Hatua ya 2. Bonyeza "Tunga" au "Mpya
"Kabla ya kutunga barua pepe, utahitaji kufungua sanduku mpya la barua, tupu kutunga. Njia ya kufungua sanduku la barua inatofautiana kulingana na huduma unayotumia, lakini kwa kawaida kutakuwa na kitufe karibu na sehemu ya juu ya ukurasa na lebo kama "Tunga," "Mpya," au "Ujumbe Mpya."
Ikiwa haujui jinsi ya kuunda ujumbe mpya, angalia ukurasa wako wa huduma ya barua pepe ili ujifunze jinsi ya kuifanya kwa undani
Hatua ya 3. Andika anwani ya barua pepe ya mpokeaji
Huna haja ya kuandika anwani yako ya barua pepe, lakini unapaswa kuandika anwani ya barua pepe ya mtu ambaye atapokea barua pepe yako.
- Kawaida, unaweza kutumia tu nafasi kutenganisha anwani nyingi za barua pepe, lakini huduma zingine zinahitaji utenganishe anwani nyingi za barua pepe na koma au alama nyingine ya uandishi. Ikiwa huduma unayotumia inahitaji matumizi ya alama hizi, mtoa huduma anapaswa kutoa mwongozo.
- Ingiza anwani ya barua pepe ya mpokeaji wa msingi katika uwanja wa "Kwa:". Mpokeaji wa kawaida kawaida ni mtu ambaye ujumbe unakusudiwa, au unaorejelewa katika mwili wa barua pepe.
- Andika anwani nyingine ya barua pepe kwenye uwanja wa "CC:". Safu hii ni safu "nakala". Wapokeaji kawaida huingizwa kwenye uwanja wa nakala ikiwa barua pepe haielekezwi kwa mpokeaji wa nakala, lakini ina mambo ambayo anapaswa kujua.
- Tumia uwanja wa "BCC:" kuficha anwani za barua pepe. Ikiwa hautaki wapokeaji kuona ni nani anayetumiwa barua pepe, andika anwani ya mpokeaji kwenye uwanja wa "nakala kipofu".
Hatua ya 4. Andika kichwa chenye taarifa
Kila huduma ya barua pepe hukuruhusu kuandika kichwa / mada ya barua pepe yako kwenye sanduku la "Somo".
-
Kichwa cha barua pepe yako kinapaswa kuwa kifupi, lakini mpe mpokeaji wazo la yaliyomo kwenye barua pepe hiyo.
- Kwa mfano.
- Maswali kwa wahadhiri au wakuu yanaweza pia kupewa jina "Maswali kuhusu …", halafu ikifuatiwa na lebo fupi iliyo na ufafanuzi wa mada unayouliza.
- Kumbuka kuwa barua pepe ambazo hazina kichwa zitaonekana katika visanduku vya wapokeaji vilivyoandikwa "(hakuna mada)."
Hatua ya 5. Andika mwili wa barua pepe yako
Mwili wa barua pepe unapaswa kuandikwa kwenye kisanduku kikubwa cha maandishi chini ya uwanja wa kichwa.
- Barua pepe inapaswa kuwa na salamu, ujumbe, na kufunga.
- Kwa kuwa barua pepe imekusudiwa mawasiliano ya haraka, kwa jumla unapaswa kuhakikisha kuwa barua pepe yako sio ndefu sana.
Hatua ya 6. Bonyeza kitufe cha "Tuma"
Baada ya kumaliza kutunga barua pepe, soma tena barua pepe hiyo ili uhakikishe kuwa haujafanya makosa yoyote ya kisarufi au tahajia, na kwamba ujumbe unaleta mada unayotaka kufunika. Wakati barua pepe yako iko tayari kutumwa, bonyeza "Tuma" kwenye kisanduku cha ujumbe kutuma barua pepe kwa mpokeaji.
Njia 2 ya 5: Kuandika Barua pepe Isiyo Rasmi
Hatua ya 1. Jua wakati wa kutuma barua pepe zisizo rasmi
Barua pepe zisizo rasmi zinapaswa kushughulikiwa kwa watu unaowajali, pamoja na marafiki, familia, na wenzi. Ikiwa barua pepe yako sio rasmi na unaituma kwa mtu unayemjua vizuri, unaweza kutuma barua pepe isiyo rasmi.
Wakati mzuri tu wa kutuma barua pepe rasmi kwa marafiki au familia ni wakati unatuma ujumbe wa kikundi na sauti rasmi, kama ombi la michango au tangazo. Kwa kuwa barua pepe hiyo pia itatumwa kwa watu ambao sio karibu sana na wewe, utahitaji kurekebisha sauti ili kufurahisha watu hao
Hatua ya 2. Andika kichwa kisicho rasmi
Sio lazima uandike kichwa, lakini unapaswa kuipa barua pepe yako kichwa. Andika kichwa kifupi, kifupi na cha urafiki.
- Kwa mfano, ikiwa unaandika barua pepe kwa rafiki wa zamani, unaweza kutumia kichwa kinachokufanya ucheke, au kichwa rahisi kama "Long time no see!".
- Ikiwa unaandika barua pepe na kusudi maalum, andika kusudi lako. Kwa mfano, ikiwa unaandika barua pepe juu ya kukusanyika, weka barua pepe yako na kichwa kinachotaja tukio hilo.
Hatua ya 3. Fikiria kutaja jina la mpokeaji kwenye barua pepe
Kwa barua pepe zisizo rasmi, hii sio lazima sana, lakini bado inaweza kuwa njia nzuri ya kuanza ujumbe.
-
Salamu yako inaweza kuwa rahisi kama jina la mpokeaji:
Bob,
-
Unaweza pia kujumuisha salamu ya urafiki:
- "Halo, Bob!"
- "Bwana Bob,"
- "Asubuhi, Bob!"
Hatua ya 4. Andika barua pepe wazi, lakini tumia mtindo wa lugha isiyo rasmi
Yaliyomo kwenye barua pepe yako yanapaswa kuwa rahisi kueleweka, lakini kwa sauti isiyo ya kawaida ya mazungumzo.
- Soma barua pepe na ujiulize, je! Barua pepe hii ni sawa na kile ningesema ikiwa ningezungumza kwa ana? Ikiwa jibu ni ndio, umepata toni inayofaa kwa barua pepe zisizo rasmi.
- Tumia vifupisho. Vifupisho sio sehemu ya maandishi rasmi. lakini hutumiwa kawaida katika mazungumzo ya kila siku. Kwa hivyo, kifupisho kinafaa kwa barua pepe zisizo rasmi.
- Tumia misimu ikiwa inataka. Unaweza kutumia misimu ya mtandao, kama vile: "thx" kwa "asante." "Titi DJ" ya "kuwa mwangalifu barabarani", "s7" kwa "kubali", n.k.
- Tumia pia hisia ikiwa inahitajika:).
Hatua ya 5. Fikiria kuandika jina lako mwishoni mwa barua pepe
Kama salamu, kufunga au saini sio muhimu sana kwa barua pepe zisizo rasmi, zinaweza kuwa njia nzuri ya kufunga ujumbe.
-
Kufunga barua pepe yako inaweza kuwa jina tu:
- "Jen"
- "-Jen"
-
Unaweza pia kupata ubunifu kidogo na kufungwa kwa barua pepe:
- "Hiyo ni muda mrefu uliopita! Jen."
- "Barua pepe hii itafutwa kiatomati. 3… 2… 1…"
Njia 3 ya 5: Kuandika Barua pepe Rasmi
Hatua ya 1. Jua ni wakati gani wa kutuma barua pepe rasmi
Unapaswa kutumia barua pepe rasmi unapoandika ujumbe kwa watu ambao hawajui vizuri, kama wakubwa, wafanyikazi wenzako, wateja na wateja, wakufunzi, na viongozi wa jamii / kisiasa.
-
Kumbuka kwamba unaweza kuhisi kuwa barua pepe rasmi sio lazima wakati unaandika barua pepe kwa watu hapo juu, mara tu unapokuwa na uhusiano na mtu huyo. Wakati barua pepe rasmi inahisi kuwa ngumu sana, andika "nusu rasmi" barua pepe.
- Katika barua pepe zisizo rasmi, mtindo wako unaweza kuwa na utulivu zaidi, lakini bado hairuhusiwi kutumia mtandao wa slang.
- Bado unapaswa kujumuisha saini kwenye barua pepe zisizo rasmi, lakini hauitaji kutoa maelezo yako yote ya mawasiliano chini ya jina lako.
Hatua ya 2. Andika kichwa chenye taarifa
Kichwa chako cha barua pepe kinapaswa kuwa kifupi lakini sahihi. Nenda moja kwa moja kwa suala unalouliza.
-
Kwa mfano:
- Unapomtumia profesa wako barua pepe kuhusu kazi ya insha, andika "Maswali ya insha."
- Unapoomba kazi unayojua kutoka kwa tangazo, andika "Maombi ya Nafasi ya Usimamizi (Kutoka kwa Tangazo)".
- Ikiwa unaandika barua pepe ukiuliza huduma kwa wateja au kuripoti shida ya kiufundi, andika "Tatizo na Sehemu # 000000".
Hatua ya 3. Andika salamu rasmi
Salamu rasmi lazima ijumuishe "Mpendwa / Mpendwa," ikifuatiwa na jina la mpokeaji. Tumia jina la mwisho la mpokeaji na kichwa kinachofaa, kisha maliza salamu na muda.
-
Kwa mfano:
- "Mpendwa Bwana Smith"
- "Mpendwa Bibi Jones"
- "Ndugu Dr Evans"
Hatua ya 4. Hakikisha yaliyomo kwenye barua pepe yanalenga na ni sahihi
Hakikisha sio zaidi ya aya chache kwa muda mrefu, na kwamba yaliyomo yanalenga kufunika mada ya barua pepe. Tumia lugha rasmi, na hakikisha tahajia na sarufi yako ni sahihi.
- Epuka kutumia vifupisho.
- Usitumie misimu ya mtandao au hisia.
Hatua ya 5. Tumia salamu inayofaa ya kufunga
Salamu ya kawaida ya kufunga ni "Salamu," lakini kuna salamu zingine kadhaa za kufunga ambazo unaweza kutumia pia. Tumia salamu ya kufunga ya heshima na kumaliza na koma.
-
Salamu zingine za kufunga ambazo unaweza kutumia ni pamoja na:
- Kila la heri,
- Asante,
- Kila la heri,
Hatua ya 6. Toa habari ya mawasiliano katika saini yako ikiwa inahitajika
Jumuisha jina lako kamili chini ya salamu ya kufunga barua pepe. Chini ya jina lako, unaweza kutaka kuingiza kichwa chako na habari ya mawasiliano ambayo inaweza kuhitajika.
- Msimamo wako, ikiwa upo, lazima ujumuishe msimamo na jina la kampuni / taasisi unayofanya kazi.
- Jumuisha angalau nambari ya simu, nambari ya faksi, na anwani ya barua pepe. Unaweza pia kutaka kuingiza anwani ya barua na tovuti.
Njia ya 4 kati ya 5: Aina za Barua pepe Isiyo rasmi
Hatua ya 1. Andika barua pepe kwa rafiki aliyehamia nyumba
Ikiwa marafiki wako, familia, au mwenzi wako wamehamia nyumba hivi karibuni, andika barua pepe kuuliza juu ya hali yao. Uliza jinsi mchakato wao wa uhamiaji unaendelea, mazingira yao mapya ni vipi, na kadhalika.
Hatua ya 2. Tuma barua pepe kwa rafiki ambaye hakuwahi kukupa anwani ya barua pepe
Ikiwa unapata anwani ya barua pepe ya rafiki kutoka kwa mtu mwingine, ni muhimu sana kuandika barua pepe na uhakikishe kuwa barua pepe ya rafiki yako ni sahihi. Usisahau pia kuelezea wewe ni nani.
Hatua ya 3. Jifunze kuandika barua pepe kwa wanaume
Ikiwa wewe ni mwanamke na ni mara yako ya kwanza kuandika barua pepe kwa mvulana, unaweza kuhisi wasiwasi, haswa ikiwa mvulana ni mvulana unayependa. Jaribu kuandika barua pepe inayoonekana kupumzika lakini bado ni nzuri na imetulia.
Hata ikiwa inaonekana kuwa hatari, unaweza kuandika barua pepe kuelezea upendo wako
Hatua ya 4. Jifunze kuandika barua pepe kwa wanawake
Ikiwa wewe ni mtu anayemtumia barua pepe mwanamke kwa mara ya kwanza, unaweza kupata mchakato kuwa mgumu sana. Tulia na uandike ujumbe ambao unaonekana wa kawaida lakini nadhifu.
Hatua ya 5. Andika barua pepe ya kuomba
Ikiwa unataka kuonekana mcheshi kwa mpokeaji wa barua pepe, tumia lugha sawa na lugha ya kudanganya unayotumia mbele ya mpokeaji. Unaweza pia kutumia hisia au maneno kama "kukumbatiana na busu."
Unaweza pia kuandika barua pepe za udanganyifu kwa watu unaowajua kwenye tovuti za kuchumbiana. Ikiwa unaandika barua pepe hii, unahitaji kuonekana mwenye kudanganya na mwenye habari, ili ajue wewe ni nani
Hatua ya 6. Andika barua pepe ya upendo
Katika enzi hii ya dijiti, barua pepe za upendo ni muhimu tu kama barua za upendo. Ikiwa mpenzi wako yuko nje na unataka kuonyesha upendo wako, njia ya haraka zaidi ya kufanya hivyo ni kwa barua pepe.
Njia ya 5 kati ya 5: Aina za Barua pepe Rasmi
Hatua ya 1. Tuma ombi lako la kazi kupitia barua pepe
Unapotuma ombi lako kwa barua pepe na kuanza tena, unapaswa kuelezea ni nafasi gani unayoomba, kwanini unataka kazi hiyo, na ni sifa zipi unazo ambazo zinaweza kukufanya uwe mzuri kwa kazi hiyo. Unapaswa pia kujumuisha wasifu wako kama kiambatisho.
- Unaweza pia kuandika barua pepe kuomba tarajali. Eleza ni aina gani ya mafunzo ambayo unataka na jinsi inaweza kukusaidia kufikia malengo yako ya kazi. Jumuisha pia sababu kwa nini unapaswa kuchaguliwa kwa mafunzo.
- Tuma barua pepe ya ufuatiliaji ikiwa hautapata jibu kuhusu nafasi unayoomba.
Hatua ya 2. Jua jinsi ya kuwatumia wahadhiri barua pepe
Kutumia barua pepe kunaweza kutisha, lakini bado ni ngumu kama kutuma barua pepe nyingine yoyote rasmi. Profesa wako anaweza kuwa mtu mwenye shughuli nyingi, kwa hivyo fanya maswali iwe wazi iwezekanavyo.
Ikiwa unajulikana na mhadhiri, unaweza pia kumtumia barua ombi la barua ya mapendekezo
Hatua ya 3. Tuma barua pepe ya "swala"
Barua pepe hii ni uchunguzi wa barua pepe kwa mhariri kwa kukubali kazi ya kuchapishwa. Lazima ueleze kazi yako ili mhariri wako aelewe kazi.
Hatua ya 4. Tumia barua pepe kuwasiliana na wafanyikazi
Ikiwa unahisi kuna kitu kibaya na HR ya kampuni yako, njia ya haraka ya kusuluhisha ni kumtumia barua pepe mtu anayefaa kwa wafanyikazi. Hakikisha barua pepe yako inaelezea shida vizuri.
Onyo
Usitoe nywila, majina ya watumiaji, au maelezo ya kibinafsi kama vile nambari za kadi ya mkopo na TIN katika barua pepe.
