Kama umaarufu wa barua pepe unavyoongezeka kama njia rahisi, ya bei rahisi, na ya haraka kwa jukumu la barua, ndivyo idadi ya mialiko ya harusi, sherehe za siku ya kuzaliwa, na hata mikusanyiko ya kijamii inayotumwa kupitia media hizi za mkondoni. Kwa ujumla, waalikwa watatuma barua pepe na mfumo wa RSVP kupima idadi ya wageni wanaoweza kuhudhuria hafla hiyo. Lakini kwa bahati mbaya, mfumo wa RSVP sio maarufu sana nchini Indonesia, kwa hivyo kuna uwezekano, utapata ugumu kujibu. Usijali! Nakala hii ina vidokezo anuwai juu ya kuamua njia sahihi na wakati wa kujibu, kuunda jibu sahihi, na kuthibitisha ikiwa jibu lako limepokelewa au la.
Hatua
Sehemu ya 1 ya 3: Kuamua Njia sahihi na Wakati wa Kujibu
Hatua ya 1. Fanya uamuzi
Hatua ya kwanza unayohitaji kuchukua ni kufanya uamuzi wa kuhudhuria au kutokuhudhuria hafla iliyoorodheshwa kwenye mwaliko. Fikiria juu ya hii mara tu utakapopokea barua pepe ya RSVP.
- Fikiria juu ya eneo la tukio na fikiria ikiwa unahitaji kusafiri nje ya mji au la. Kwa mfano, kuhudhuria hafla iliyofanyika nje ya jiji, kwa kweli lazima utumie zaidi kununua tikiti ya ndege, sivyo?
- Hakikisha sio lazima uhudhurie hafla nyingine wakati wa hafla hiyo.
- Hakikisha mpenzi wako na ndugu wa karibu wanaweza pia kuhudhuria. Kumbuka, kupatikana kwa watu wako wa karibu pia kutaathiri mchakato wako wa kufanya uamuzi.
Hatua ya 2. Tambua hali ya tukio hilo
Hakika, hali ya hafla tofauti itahitaji tani tofauti za majibu na viwango vya utaratibu. Kwa hivyo, unahitaji kwanza kuelewa hali ya tukio kabla ya kutuma jibu kuzuia makosa yasiyotakikana kutokea.
- Ikiwa hafla hiyo ni isiyo rasmi, kama vile mwaliko kwa barbeque katika nyumba ya jirani, utahitaji kutoa majibu yasiyo rasmi. Kwa kuongezea, wakati una kutuma jibu huwa mfupi.
- Ikiwa hafla hiyo ni rasmi, kama mwaliko wa harusi, sherehe ya siku ya kuzaliwa, au sherehe nyingine muhimu, kwa ujumla unahitaji kutoa jibu ambalo pia ni rasmi.
Hatua ya 3. Toa jibu linalofaa
Baada ya kusoma maelezo ya hafla hiyo na kufanya uamuzi, toa majibu mara moja. Kwa maneno mengine, kupitia majibu unayotoa, thibitisha ikiwa utatii mwaliko au la.
- Soma tarehe ya RSVP iliyoorodheshwa na mwalikwaji. Kumbuka, unahitajika kujibu kabla ya tarehe ya mwisho!
- Jibu haraka iwezekanavyo. Hata kama mwalikwa atakupa mwezi mmoja au mbili kujibu, hiyo haimaanishi unapaswa kuchukua fursa ya kukwama kwa jibu! Badala yake, jibu mara tu baada ya kufanya uamuzi wa kukubali au kukataa mwaliko.
Sehemu ya 2 ya 3: Majibu ya Uundaji
Hatua ya 1. Taja mada ya barua pepe
Baada ya kuamua jinsi na wakati wa kujibu, panga ujumbe wako. Ili kuanza, jumuisha mada kwenye barua pepe inayoonyesha majibu yako na inafaa kwa hali ya tukio.
- Kwa mialiko rasmi, tumia sentensi ambazo pia ni rasmi. Kwa mfano, andika, "Roger na Anna Wakata Mialiko ya Mpira na Chakula cha jioni mnamo Mei 11."
- Kwa mialiko isiyo rasmi, kama vile mialiko iliyogandishwa kwa majirani zako tata, andika tu, "Siwezi Kuja kwenye Barbeque ya 11."
Hatua ya 2. Jumuisha salamu
Ni muhimu kufungua barua pepe na salamu inayofaa kwa sababu ni salamu ambayo itaweka sauti kwa majibu yako. Kwa kuongeza, salamu sahihi pia itasisitiza hisia zako na mtazamo wako kwa mwalikwa.
- Mifano kadhaa ya salamu zinazofaa ni "Kwa," "Kwa rafiki yangu wa karibu," au salamu rahisi kama "Habari za asubuhi / alasiri / jioni / jioni,"
- Kwa hafla zisizo rasmi, sema salamu fupi na rahisi kama vile, "Kwa John na Marcy,".
Hatua ya 3. Tunga ujumbe katika mwili wa barua pepe
Ujumbe ulioandikwa kwenye mwili wa barua pepe inaweza kuwa sehemu muhimu zaidi ya majibu yako, haswa kwani yote yatamaliza muhtasari wako na kuonyesha hali ya tukio. Mifano kadhaa ya sentensi ambazo unaweza kutumia kukubali au kukataa mwaliko:
- Toa majibu yasiyo rasmi kwa mwaliko kama huo. Kwa mfano, "Asante kwa mwaliko wa barbeque, Tom. Samahani, hatukuweza kuhudhuria kwa sababu ilibidi tuwe nje ya mji siku hiyo.”
- Toa jibu rasmi kwa mwaliko wa aina hii. Kwa mfano, "The Higginsons walipokea mwaliko wa kuhudhuria harusi ya Josh na Belinda mnamo Novemba 5, 2019." Mfano mwingine ni, "John na Sarah Appleby wanafurahi kukubali mwaliko wako kwenye sherehe ya kuzaliwa ya Marta Rodriguez."
- Mfano wa hukumu rasmi ya kukataliwa itakuwa: "Familia ya Parker haikuweza kuhudhuria harusi ya Josh na Belinda mnamo Novemba 5, 2019."
Hatua ya 4. Andika salamu ya kufunga na ujumuishe jina lako
Baada ya kuandika ujumbe, maliza majibu kwa salamu inayofaa ya kufunga. Kwa kweli, kuandika salamu ya kufunga sio tu utaratibu, lakini wakati huo huo inaweza kuwakilisha aina ya uhusiano ulio nao na mtu huyo na jinsi unavyohisi juu yao.
- Chagua salamu rasmi za kufunga kama vile, "Salamu" au "Asante".
- Chagua salamu za kufunga zisizo rasmi kama vile "Salamu" au "Salamu".
- Onyesha salamu ya kufunga na jibu lako. Kwa mfano, andika "Kwa masikitiko makubwa," ikiwa utakataa mwaliko, au "Asante," ikiwa unakubali mwaliko.
- Andika jina lako mwishoni mwa barua pepe. Kwa hafla zisizo rasmi, andika jina lako la utani na la watu wengine walioalikwa. Walakini, kwa hafla rasmi, ni wazo nzuri kuandika jina lako kamili na la wageni wengine walioalikwa. Ikiwa wewe na mwalikwa mna uhusiano wa karibu sana, andika tu "Smith Family".
Sehemu ya 3 ya 3: Kukabiliana na Barua pepe zinazojiendesha na Kusuluhisha Shida zinazowezekana
Hatua ya 1. Bonyeza "kataa" au "kubali", ikiwa kuna kitufe cha moja kwa moja kwenye barua pepe
Leo, watu wengi wanavutiwa zaidi kutumia huduma ya RSVP ya kiotomatiki ambayo hutumwa kwa njia ya barua pepe kwa mialiko rasmi. Uwezekano mkubwa zaidi, barua pepe ya RSVP ya kiotomatiki ilipelekwa kupitia mtu wa tatu, na ina kitufe kilicho na chaguo la "kukataa" au kukubali "ndani yake.
- Ukipokea barua pepe kama hiyo, hauitaji kutuma barua pepe ya faragha kwa mwalikwa.
- Mara tu mwaliko utakapokubaliwa au kukataliwa, jibu litatumwa kwa mtu wa tatu na kupelekwa kwa mwalikwa.
- Huduma za barua pepe moja kwa moja hutumiwa mara kwa mara kama hafla rasmi kama sherehe za siku ya kuzaliwa, kukutana tena, mikusanyiko ya kijamii, n.k.
Hatua ya 2. Bonyeza chaguo la "kurudi risiti" katika mwili wa barua pepe
Fanya hivi ili mtoa huduma wako wa barua pepe akutumie barua pepe inayothibitisha ikiwa mtu anayehusika amepokea au kufungua jibu lako. Kwa njia hiyo, utajua ikiwa ujumbe umetumwa.
- Jihadharini kuwa watoaji wa barua pepe tofauti wanaweza pia kuwa na sera tofauti kuhusu chaguo la "risiti ya kurudi".
- Watoa huduma wengine wa barua pepe haitoi hata chaguo hili.
Hatua ya 3. Tuma barua pepe ya ufuatiliaji ikiwa mipango yako itabadilika
Kwa kweli, mabadiliko ya mipango ni uwezekano usioweza kuepukika. Ikiwa unahitaji kukataa mwaliko ambao ulikubaliwa hapo awali au kinyume chake, hakikisha unafikisha mabadiliko kwa kujibu moja kwa moja kwa mwaliko.
- Ikiwa kwa bahati mbaya ulibonyeza chaguo la "Kubali" kwenye barua pepe ya kiotomatiki, fafanua kosa kupitia barua pepe ya kibinafsi kwa mtu anayehusika.
- Ikiwa unataka kukataa mwaliko ambao ulipokea hapo awali, fikisha kukataliwa moja kwa moja kwa mwaliko. Kwa mfano, tuma barua pepe na mada "Mabadiliko ya RSVP" ambayo inasema "Samahani, kwa sababu moja au nyingine, mimi na Sarah hatukuweza kuhudhuria maadhimisho ya miaka 20 ya harusi yako tarehe 14. Tunatumahi kuwa tunaweza kukutana tena katika siku za usoni, sawa!”
- Ikiwa ungependa kukubali mwaliko ambao ulikataa hapo awali, pia wasilisha mabadiliko moja kwa moja kwa mwaliko. Kwa mfano, tuma barua pepe na mada "Mabadiliko ya RSVP" ambayo inasema "Hujambo! Ikiwa idadi ya mwaliko bado inapatikana, nitafurahi kuhudhuria hafla yako."
- Mabadiliko katika jibu yanapaswa kutolewa haraka iwezekanavyo. Ikiwa hafla inayokuja ni isiyo rasmi au isiyo rasmi, una uwezekano mkubwa wa kuwa umebadilisha majibu yako muda mapema. Walakini, ikiwa hafla hiyo ni rasmi (kwa mfano, harusi), mabadiliko katika jibu yanapaswa kufanywa mapema, angalau mwezi mmoja mapema.
