Labda unahitaji kuandika ripoti ya hafla kutathmini mafanikio ya hafla kwa kulinganisha matokeo na malengo yake. Ripoti hii inahitajika na kampuni au mtu anayeshikilia hafla hiyo kuamua ikiwa mabadiliko yanahitajika kufanywa. Kuna njia kadhaa za kuhakikisha ripoti ya mafanikio ya tukio imeandikwa vizuri. Utahitaji ikiwa unakaribisha hafla nyingine!
Hatua
Sehemu ya 1 ya 3: Kuandika Ripoti za Tukio
Hatua ya 1. Tambua mtindo na uwasilishaji wa kila hadhira
Ripoti za hafla zinaweza kushonwa, zimefungwa, kwa njia ya faili za PDF, mawasilisho ya PowerPoint, na kadhalika.
- Hakikisha ripoti ya tukio imepangwa katika sehemu wazi. Lazima uamua jinsi ya kulinganisha matokeo ya hafla hiyo na malengo yake. Fupisha matokeo makuu ya hafla zilizofanyika.
- Badilisha ripoti za hafla kwa mahitaji na masilahi ya kila mfadhili na hadhira. Fikiria malengo ya wafadhili. Kwa kiwango fulani, wafadhili ndio hadhira kuu ya ripoti za hafla. Wanataka kutathmini ustahiki wa hafla iliyofadhiliwa. Kwa hivyo hakikisha unajua wanachotaka na kinachowavutia zaidi.
- Geuza kukufaa ripoti za hafla ili kukidhi mahitaji maalum kuhusu hafla za kipekee na wafadhili. Usiandike ripoti kana kwamba ililenga aina moja ya watazamaji. Watendaji wakuu na mameneja wa kifedha pia ni hadhira nyingine kwa ripoti yako ya hafla.
Hatua ya 2. Unda mchakato wa kufuatilia habari inayohitajika wakati wote wa hafla
Huwezi kutegemea kumbukumbu tu.
- Fuatilia habari muhimu kabla, wakati, na baada ya hafla ili kuunda maalum zaidi na juu ya yote, ripoti bora zaidi. Njia hii pia hukuruhusu kukusanya ripoti kulingana na ratiba ya nyakati.
- Fikiria kufanya ukusanyaji wa data unaoendelea kwa msaada wa watu anuwai, ikiwa inahitajika (pamoja na wafanyikazi). Kwa asili, kuripoti haipaswi kusubiri kukamilika kwa hafla hiyo.
Hatua ya 3. Fanya muhtasari wa ripoti hiyo kwa mambo makuu
Moja ya shida na ripoti za hafla ni kwamba huwa hawajadili ajenda kidogo au huzingatia taarifa tamu. Usifanye hivyo. Ni wazo nzuri kuonyesha alama za msingi wazi na kiuchambuzi.
- Chagua sehemu muhimu za tukio hilo kujadiliwa kwa undani zaidi. Pata mambo matatu yaliyotokea kwa mafanikio zaidi, na vidokezo vitatu ambavyo vilishangaza zaidi.
- Usijaze ripoti kwa maelezo yasiyo ya maana, kama vile menyu ya chakula cha mchana au muhtasari wa kina wa mada yote muhimu. Unahitaji kujumuisha vitu ambavyo ni muhimu.
Sehemu ya 2 ya 3: Kuweka Yaliyomo Sawa kwenye Ripoti
Hatua ya 1. Andika muhtasari wa mtendaji
Ripoti ya tukio lazima ijumuishe muhtasari ambao ni toleo lililofupishwa la ripoti kamili. Fikiria muhtasari wa mtendaji kama utangulizi wa ripoti ya hafla hiyo.
- Unaweza kuunda ripoti mbili, muhtasari mmoja wa mtendaji ulioundwa kwa watu wanaopenda matokeo ya hafla hiyo, na ripoti ya kina zaidi kwa watu wanaohusika katika kuandaa, kutekeleza, na kudhamini hafla hiyo.
- Katika muhtasari mtendaji, unapaswa kujadili na kuzingatia vitu muhimu na matokeo. Muhtasari wa mtendaji unapaswa kuwa mfupi, ukurasa tu au mbili. Ripoti inapaswa kufupisha mambo muhimu ya hafla hiyo, na kujumuisha tafsiri fupi ya data
Hatua ya 2. Jumuisha vifaa vya kuona vya kina katika ripoti zako
Mara nyingi ripoti zinafaa zaidi wakati zinajumuisha grafu zinazoonyesha mwenendo wa takwimu, badala ya kuripoti tu idadi ya idadi kwa msomaji.
- Ikiwa hafla hiyo inajumuisha bidhaa mpya, tunapendekeza ujumuishe picha ya bidhaa hiyo. Picha ambazo zinaonyesha wakati wa hafla zinaweza kusaidia msomaji wa ripoti hiyo kupata maoni juu ya hafla inayofanyika. Jaribu kuchukua picha zinazoonyesha ushiriki wa mdhamini katika hafla hiyo kuandikwa katika ripoti hiyo. Tena, kazi hii haiwezi kusubiri kukamilika kwa hafla hiyo.
- Unaweza pia kujumuisha sampuli, kuzaa tena, na mifano mingine inayotokea kwenye wavuti. Ripoti idadi ya watu waliopokea kuponi zilizofadhiliwa, nk. Andika hati ya mfiduo wa wavuti na ya nje ya tovuti iliyotokana na hafla hiyo, kwenye media, kwa watazamaji, kwa wafadhili.
Hatua ya 3. Andika hati zote za mfiduo wa matangazo na media
Tunapendekeza kwamba utathmini kulinganisha kwa media inayosababishwa na malengo yaliyotajwa ya hafla hiyo.
- Zingatia matangazo ya kuchapisha na nakala ambazo zinajumuisha jina na tangazo la mdhamini, pamoja na idadi ya usambazaji wa magazeti ya kila siku na ukadiriaji wa matangazo.
- Hati matangazo ya televisheni, matangazo ya umma, kadi ya kiwango na maadili ya kadi, na utangazaji wa habari.
- Usisahau nyaraka za redio, kiwango cha matangazo ya kadi, alama za matangazo na matangazo, ripoti zilizokaguliwa, na kadhalika.
Hatua ya 4. Jumuisha taarifa ya kusudi la hafla hiyo
Utahitaji kuhusisha malengo ya hafla hiyo na matokeo, kwa hivyo hakikisha umejumuisha ukumbusho wa dhamira na malengo ya awali ya hafla hiyo.
- Unaweza kujumuisha orodha ya programu. Unapaswa pia kujadili ni nani watakuwa washiriki muhimu wakati wa hafla hiyo. Walakini, fanya iwe fupi.
- Hakikisha unatumia muda mwingi kusajili na kujadili matokeo maalum ya hafla hiyo na kuilinganisha na matokeo ambayo yamesajiliwa. Kuwa wa kweli, na usipendeze mambo ambayo hayafanyi kazi ipasavyo.
Hatua ya 5. Jumuisha habari ya kifedha kutoka kwa ripoti ya hafla
Unapaswa kutoa majadiliano ya kina ya bajeti inayoendeshwa na hafla na gharama halisi. Hakikisha unajumuisha kulinganisha bajeti yako na matumizi halisi, na pia kuangazia baadhi ya mambo ambayo yameenda vizuri na maeneo ambayo yanahitaji kuboreshwa
- Unapaswa pia kuorodhesha gharama zozote, pamoja na gharama za uuzaji na shughuli za uendelezaji, gharama za wafanyikazi, na gharama za udhamini. Tunapendekeza uunda bajeti ya kina. Wasimamizi wa fedha na watendaji wakuu watataka kuona ushahidi kuunga mkono hitimisho lako la matumizi.
- Jumuisha mahesabu ya mapato, kwa mfano kutoka tikiti, wafadhili, na maonyesho. Walakini, hakikisha unalinganisha mapato halisi na utabiri.
Hatua ya 6. Jumuisha takwimu ambazo zinafaa msomaji
Usiruhusu ripoti yako ijazwe na habari tamu. Idadi ya watu waliohudhuria hafla hiyo ni moja wapo ya data unayohitaji kujumuisha. Tunapendekeza utoe data inayoweza kupimika katika ripoti.
- Takwimu na data zingine zinazohusiana ambazo zinaweza kujumuishwa kama idadi ya mauzo na idadi ya wageni kwenye kibanda fulani. Ripoti ya hafla hiyo itaaminika zaidi ikiwa data iliyotolewa imekamilika. Jumuisha habari kuhusu washiriki / wageni. Jumuisha idadi ya watu, idadi ya wageni, na matokeo ya utafiti wa wageni (mfano tabia ya ununuzi).
- Ripoti idadi ya watu walioitikia kampeni zilizofadhiliwa, pamoja na michango kwa mashirika yasiyo ya faida. Andika hati ya athari za kiuchumi na ushiriki wa wafanyikazi.
Hatua ya 7. Jumuisha vipengee vya ubora ambavyo vinaweka data kwa muktadha
Ripoti yako inapaswa kujumuisha takwimu, lakini utahitaji pia nukuu za watu ili kutoa maoni yanayohusiana na muktadha.
- Kukusanya maoni na maoni kutoka kwa waliohudhuria na washiriki wa timu ya hafla ili tathmini ya mafanikio ya hafla isije tu kutoka kwa waandishi wa ripoti ya hafla. Hii inafanya ripoti yako kuaminika zaidi.
- Pia fikiria pamoja na utafiti wa mtu wa tatu. Kuweka thamani kwenye mfiduo wa media ni mfano mmoja wa watu wa tatu wanaoweza kutafiti.
- Thamani ya nafasi na maandalizi ya hafla. Unapaswa kuchukua muda kutathmini ufanisi wa tovuti na maandalizi kutoka kwa maoni ya mtu mwingine. Jadili jinsi ya kutumia nafasi kwa mikutano, hafla, n.k.
Sehemu ya 3 ya 3: Kukamilisha Ripoti ya Tukio
Hatua ya 1. Fanya ripoti ya tukio kwa wakati
Jaribu kuandika na kuchapisha ripoti haraka iwezekanavyo baada ya tukio hilo. Hakikisha umepanga hii kwenye kalenda yako ili kuhakikisha iko kwa wakati. Watu wengine wanapendekeza kuchapisha ripoti hiyo siku 30 baada ya hafla hiyo, lakini wengine wanasema kwamba ripoti hiyo inapaswa kuchapishwa siku chache tu baada ya tukio hilo.
- Wakati wowote tarehe ya mwisho ni, hakikisha usiikose. Labda, unaandika ripoti ya hafla kwa wakala ambaye anaombwa na mteja fulani. Makini na maombi yote.
- Kwa asili, wasikilizaji wako wanatarajia ripoti kamili na ya wakati unaofaa. Kwa hivyo, tengeneza ripoti ambazo zinaishi kulingana na matarajio na hazisubiri kwa muda mrefu kupata stale.
Hatua ya 2. Pitia ripoti yako ya hafla
Hakikisha ripoti ya hafla hiyo inatumia sarufi nzuri na haina manukuta ya kukosea, uakifishaji, na makosa mengine.
- Hakikisha majibu yako hayana kina. Kama kanuni ya jumla, unapaswa kutumia mbinu ya uandishi ya "onyesha, usiseme". Hii inamaanisha kuwa unapaswa kutoa mifano maalum kuunga mkono hoja za jumla zilizotolewa kwenye ripoti hiyo.
- Usisahau wasikilizaji wako, na hakikisha uandishi wa ripoti hiyo unaonekana rasmi na wa kitaalam. Ripoti za hafla sio hati zisizo rasmi; waraka huu ni muhimu kuamua uwezekano wa kupata hafla hiyo kwa hivyo lazima iwe sauti ya mamlaka.
Vidokezo
- Piga picha zaidi ya unahitaji. Chaguo zaidi, ni bora zaidi.
- Unapokusanya nukuu kutoka kwa viongozi na wapangaji, usiwaendee moja kwa moja. Ni watu ambao bado wako karibu muda mrefu baada ya tukio kumalizika. Ni bora kwanza uwaulize watu kwenye umati swali lako kwani watakuwa wa kwanza kuondoka. Pia, usisumbue spika au kiongozi wa hafla ikiwa ana shughuli nyingi. Wataweza kuulizwa baadaye.
- Wakati wa kukusanya nukuu, weka mazungumzo kawaida na uendelee kuuliza maswali kawaida hadi mtu mwingine awe tayari kusema mawazo yake.
- Kukusanya nukuu zaidi ya unahitaji. Zaidi, ni bora zaidi.
- Picha nzuri inaweza kuonyesha jinsi hafla hiyo ilikwenda au jinsi watu walivyoitikia hafla hiyo.
- Jaribu kuchukua picha zinazoonyesha picha kubwa ya hafla hiyo kwa ujumla, pamoja na picha za umati na spika katika picha moja kuonyesha wasomaji ukubwa wa tukio.
