Wakati wa kufanya biashara na kampuni, wakati mwingine tunahisi hitaji la kuwasilisha barua ya malalamiko kwa sababu bidhaa au huduma iliyotolewa hairidhishi. Katika nakala hii, wikiHow inaelezea jinsi ya kuandika barua.
Hatua
Njia ya 1 ya 3: Kuandika Barua ya Malalamiko
Hatua ya 1. Tuma barua ya malalamiko kwa idara ya huduma kwa wateja
Kwa njia hii, una uwezekano mkubwa wa kupata majibu kutoka kwa kampuni kwa sababu idara ya huduma kwa wateja inasimamia kujibu malalamiko ili barua yako ifanyiwe kazi kwa ufanisi na kwa ufanisi.
- Tafuta jina la meneja wa huduma kwa wateja au mkurugenzi wa kampuni na madhumuni ya barua kwake kibinafsi. Anza barua kwa kuandika, "Mpendwa Mheshimiwa / Madam" ikifuatiwa na jina lako kamili. Ikiwa haujui jina lake, andika tu, "Mpendwa Meneja wa Huduma ya Wateja".
- Kawaida, anwani ya idara ya huduma kwa wateja inaweza kupatikana kwenye wavuti ya kampuni, vipeperushi, matangazo, au ufungaji wa bidhaa.
Hatua ya 2. Endelea kuandika kiini cha barua
Tumia sentensi ya kwanza kuelezea sababu ya kuandika barua hiyo na kutoa malalamiko. Toa ukweli mwingi unaoweza kusaidia, kama vile tarehe, saa na mahali ambapo ulipokea huduma au ulinunua bidhaa pamoja na data inayofaa, kama vile nambari ya serial na mfano wa bidhaa.
- Hakikisha msomaji anaweza kuelewa kiini cha barua hiyo chini ya sekunde 5. Kwa hivyo hauitaji kuandika utangulizi wenye upepo mrefu.
- Baada ya kuandika salamu yako, toa maelezo ya kina kuelezea shida uliyonayo, lakini hakikisha kwamba sentensi ya kwanza inavuta msomaji kwa malalamiko yako.
- Mfano wa sentensi ya kwanza: "Kupitia barua hii, ningependa kuwasilisha malalamiko kwa sababu ya chapa ya nywele iliyoharibiwa _. Bidhaa hii ilinunuliwa mnamo _ katika duka la _ lililopo Jalan _, Jakarta".
Hatua ya 3. Sema wazi suluhisho au suluhisho unalotaka
Ikiwa unaomba uingizwaji wa bidhaa, urejeshewe pesa, ukarabati wa bidhaa, au fidia kwa njia nyingine yoyote, sema hii katika aya ya pili. Kwa hivyo, msomaji lazima atoe suluhisho, badala ya kutuma barua ya kujibu au kutoa jibu la maandishi.
- Eleza malalamiko yako kwa maneno mazuri ambayo yanaonyesha kuwa unatarajia suluhisho bora na kubaki mteja mwaminifu. Ikiwa unauliza kurudishiwa pesa au aina nyingine ya fidia halafu unasema kuwa utapitisha jambo hilo kwa mtu mwingine, kuna uwezekano kwamba msomaji wa barua hiyo havutii kutoa suluhisho.
- Ikiwa unatarajia kampuni kushughulikia maswala anuwai, tafadhali waandikie. Walakini, wasomaji kawaida huhitaji muda zaidi kujibu maswala kama haya.
- Usitishe kushtaki katika barua ya kwanza. Hii inaweza kuwa suluhisho bora unayotaka, lakini wakati huu, unaweza tu kufungua malalamiko na subiri jibu.
Hatua ya 4. Ambatisha nakala za nyaraka zinazounga mkono
Hakikisha umekamilisha barua na nakala za hati zinazounga mkono, kama risiti za malipo, ankara za ununuzi, kadi za dhamana, hundi au uthibitisho wa uhamisho, na picha au video ikiwa inahitajika. Jumuisha nyaraka zinazofaa kama viambatisho kwenye barua hiyo.
- Hakikisha unatuma nakala hati iliyoambatanishwa, badala ya ile ya asili. Kwa njia hiyo, huna hatari ya kupoteza habari muhimu au nyaraka ikiwa zinahitaji kuonyeshwa kwa wengine.
- Jumuisha nyaraka zilizoambatanishwa katika barua hiyo. Kwa mfano: "Pamoja na barua hii, ninaunganisha nakala ya risiti ya malipo, kadi ya udhamini wa nywele, na picha ya nambari ya bidhaa."
Hatua ya 5. Weka tarehe ya mwisho ya kutatua shida
Unahitaji kujumuisha tarehe maalum kama tarehe ya mwisho ya kuwasilisha suluhisho kwa mpokeaji wa barua hiyo. Hatua hii inakufanya ujisikie mtulivu na shida inatatuliwa haraka.
- Kuwa na kikomo cha wakati kunapunguza hatari ya barua kupotea au kupuuzwa, kwani hii inaweza kusababisha usumbufu na kero.
- Toa kikomo cha wakati halisi. Kawaida, wiki 1-2 ni ya kutosha, lakini unahitaji kuzingatia shida iliyopo na suluhisho linalotarajiwa.
Hatua ya 6. Maliza barua kwa heshima
Sema asante kwa msaada uliopewa. Ili kusaidia pande zote mbili kuhisi kusaidia, shiriki jinsi wasomaji wako wanaweza kukuambia ili mawasiliano iwe bora zaidi.
Andika "Wasalam" kama salamu ya kufunga ikiwa unajua jina la mpokeaji wa barua hiyo. Ikiwa sivyo, maliza barua kwa kuandika, "Waaminifu." Usimalize barua ya malalamiko kwa salamu ya kufunga isiyo rasmi, kwa mfano, "Ndio hivyo" au "Asante."
Njia 2 ya 3: Kutumia Mtindo na Muundo sahihi
Hatua ya 1. Andika barua kwa mtindo wa heshima
Unaweza kuwa na hasira na kuhisi kukosewa, lakini msomaji wa barua hiyo atajisikia kukasirika ikiwa unatumia maneno ya kukera. Andika barua hiyo kwa heshima na usitoe maoni ambayo ni ya kutisha, hasira, au kejeli. Kumbuka kuwa msomaji wa barua sio lazima ahusike na shida zinazotokea na anapendelea kuhudumia wateja wenye urafiki na adabu, badala ya kukasirika na kulaumu wengine.
- Kumbuka kwamba kampuni ambayo barua hiyo imetumwa haina nia ya kukufanya mambo kuwa magumu kwako. Kwa ujumla, kampuni inasisitiza sana kuridhika kwa wateja.
- Una nafasi kubwa ya kupata suluhisho ikiwa unamchukulia msomaji wa barua yako kama mtu aliye tayari kusaidia, badala ya kudhani ana nia mbaya.
- Usiandike barua wakati umekasirika. Subiri hadi utakapo utulivu. Ikiwa bado unataka kuandika barua, ihifadhi kwa siku 1-2 kisha uisome tena kabla ya kuituma. Labda uliandika barua mpya kwa mtindo wa urafiki zaidi.
Hatua ya 2. Andika barua moja kwa moja
Wafanyikazi wa huduma ya wateja wanaweza kupokea mamia ya barua kila siku. Kwa hivyo, hakikisha unaandika barua wazi ili aweze kufikia hatua anapoanza kusoma. Barua ambazo ni ndefu sana au za kina huwa zinafanya msomaji atake kufupisha yaliyomo ili wasielewe unapata nini na unataka nini.
- Usitoe habari zenye upepo mrefu au tumia maneno makali ambayo huwakwaza wengine.
- Hakikisha unaandika barua ya malalamiko upeo wa ukurasa 1 au maneno 200.
Hatua ya 3. Tumia mtindo wa mamlaka wa lugha
Hatua hii inakusaidia kuandaa barua na sentensi zenye ufanisi ili msomaji aelewe kuwa malalamiko yako yanapaswa kuchukuliwa kwa uzito. Lugha ya mamlaka ina jukumu muhimu wakati wa kufanya malalamiko makubwa, kwa mfano ya kifedha.
- Mtindo wa lugha yenye mamlaka una mambo anuwai, kama vile uwezo wa kuchagua maneno sahihi, ujuzi wa haki za watumiaji na majukumu ya kampuni, na ustadi wa uandishi wa barua.
- Kipengele hiki kinaongeza uaminifu wako kwa hivyo kuna uwezekano wa kupata majibu mazuri.
Hatua ya 4. Andika barua na tahajia na uundaji sahihi
Kama ilivyoonyeshwa hapo juu, barua iliyobuniwa kitaalam inaathiri jinsi wasomaji wanavyojibu malalamiko yako. Ingiza tarehe ya barua kwenye kona ya juu kulia. Ruka mstari mmoja na andika jina kamili au kichwa cha mpokeaji upande wa kushoto. Andika anwani ya kampuni kwenye mstari unaofuata. Ruka mstari mmoja na kisha andika salamu.
- Andika herufi kwa kutumia kompyuta ili uandishi uwe nadhifu na rahisi kusoma. Ikiwa lazima uandike kwa mkono, hakikisha uandishi wako nadhifu, hauna michirizi au smudges za wino, na inasomeka.
- Kwa saini, andaa mistari michache tupu chini ya "Waaminifu" au "Waaminifu". Jumuisha jina lako kamili kwa maandishi wazi chini ya saini kwa usomaji rahisi.
- Andika herufi nadhifu, zilizo na nafasi nzuri, na aya zote zina urefu sawa.
Hatua ya 5. Angalia herufi na sarufi
Malalamiko yako yanaweza kupuuzwa ikiwa kuna makosa ya tahajia na kisarufi. Wakati wa kuangalia tahajia ukitumia kompyuta kabla ya barua kuchapishwa. Mwambie huyo mtu mwingine asome barua hiyo kabla ya kuituma.
Njia ya 3 ya 3: Kufuatilia Barua
Hatua ya 1. Subiri hadi kikomo cha muda kilichoainishwa kiishe muda
Kuwa na subira na usichukue hatua yoyote mpaka kikomo cha muda maalum. Ikiwa hakuna jibu, unaweza kupiga simu au barua pepe kuuliza ikiwa barua yako ilipokelewa au la. Usiwe na chuki dhidi ya mpokeaji wa barua hiyo.
Ikiwa haujapokea jibu kwa barua hiyo au majibu hayaridhishi, mpe malalamiko kwa mtu aliye katika nafasi ya juu
Hatua ya 2. Tuma barua kwa afisa wa juu
Ikiwa hautapata suluhisho baada ya kuwasiliana na mkurugenzi wa huduma kwa wateja, tafuta mtu aliye katika nafasi ya juu na umwandikie. Wakati wowote unapowasilisha barua kwa afisa wa ngazi ya juu, iwe kutoka kwa wafanyikazi hadi kwa msimamizi hadi mkurugenzi hadi naibu mkurugenzi kwa mkurugenzi, ambatanisha barua ya hivi karibuni. Kwa hivyo, mtu anayepokea barua anapata habari kamili na hali ya hivi karibuni na anatarajiwa kuweza kutoa suluhisho bora kwa muda mfupi.
- Kama hatua ya kwanza, ni wazo nzuri kuwasilisha malalamiko kwa idara ya huduma kwa wateja, badala ya kwenda moja kwa moja kwa rais. Wafanyikazi wa huduma ya wateja wana uelewa mzuri wa jinsi ya kushughulikia malalamiko na barua zilizoelekezwa kwa mkurugenzi kawaida hurudishwa kwa idara hii.
- Ikiwa unapita idara ya huduma kwa wateja, malalamiko yako hayawezi kushughulikiwa.
- Ikiwa unatoa malalamiko kwa mkurugenzi au mtendaji mkuu, hakikisha unaandika barua na habari wazi kabisa, fupi na ya kimfumo kwa sababu hajui nini kilitokea kabla.
Hatua ya 3. Angalia wakili ikiwa unataka kuchukua hatua za kisheria
Mawakili wanaelewa jinsi ya kufungua kesi kupitia korti. Kumbuka, njia hii inapaswa kuwa chaguo la mwisho. Barua ya malalamiko inayojadili moja kwa moja njia za kisheria inafanya yaliyomo kwenye barua hiyo kuwa isiyo na huruma na ombi lako la fidia limekataliwa. Inaweza kuwa, hatua hii ni kujishinda ikiwa tishio lako litajibiwa.
Vidokezo
- Hakikisha umejumuisha jina lako, anwani ya nyumbani, anwani ya barua pepe, na nambari ya simu (nyumbani, kazini, simu ya rununu). Kwa kuongezea, muulize msomaji wa barua hiyo atoe habari ya mawasiliano ili pande zote mbili ziendelee kuwasiliana juu ya maendeleo ya azimio la malalamiko.
- Soma barua hiyo tena kabla ya kuituma na uwe mzuri kwa kutoa habari sahihi na inayoweza kuthibitishwa.
- Kuongeza malalamiko kwa barua ni athari zaidi kuliko kwa barua pepe, faksi, au kuandika kwenye blogi / wavuti ya kampuni. Kampuni nyingi zinapeana kipaumbele malalamiko yaliyowasilishwa kupitia barua rasmi.
- Weka nakala za mawasiliano yote na kumbuka tarehe ambayo barua ilitumwa.
- Kabla ya kuandika barua, chukua muda kutafakari juu ya kile kilichotokea. Baada ya kuifikiria, uko tayari kuandika barua wakati unajua ni suluhisho gani unalotaka na jinsi ya kufanya ombi.
- Ikiwa unataka kulalamika juu ya mtu, zungumza juu ya tabia yao ya kukatisha tamaa. Usikosoe kampuni kabisa. Ikiwa unapinga sera ya kampuni, usikosoa msomaji wa barua au usimamizi. Eleza shida na suluhisho unalotaka.
- Tumia faida ya wavuti ambazo zinafungua fursa kwa watumiaji kuwasilisha malalamiko na kujua ikiwa kuna wanunuzi ambao wamekuwa na shida na kampuni fulani. Tunapendekeza uweke faili ya malalamiko ya watumiaji yaliyowasilishwa kupitia wavuti hii.
- Usitume barua kutoka kwa mashahidi ambao wamehalalishwa. Ikiwa unataka kumaliza shauri kortini, hakikisha unatunza taarifa na jina la shahidi. Kumbuka kwamba ada ya korti kawaida huwa kubwa sana. Tunapendekeza ufanye makubaliano yasiyo rasmi au kupitia usuluhishi.
- Usikosoe kampuni. Kumbuka kwamba unataka kupata fidia au suluhisho. Hii haifanyiki ikiwa unamshambulia msomaji wa barua hiyo. Ikiwa unataka kuandika barua kwa sauti zaidi, epuka sauti ya kimya, tumia mtindo wa moja kwa moja na wa kuelezea wa lugha. Kwa mfano, sema kwamba "umepotea" au "ugumu" kama matokeo ya shida hii, badala ya "kujisikia umekata tamaa."
