Sera zilizoandikwa na taratibu zinaonyesha miongozo ya shirika, sheria, umakini, na kanuni. Kwa ujumla, sera na taratibu zimejumuishwa katika miongozo iliyoundwa kwa wafanyikazi. Jinsi ya kuandika sera na taratibu za biashara inategemea malengo ya kampuni yenyewe.
Hatua
Sehemu ya 1 ya 5: Eleza Malengo ya Biashara
Hatua ya 1. Tengeneza orodha ya malengo
Kama meneja au mmiliki wa biashara, unajua malengo ya kampuni. Fikiria vitu kama malengo ya mauzo, malengo ya mfanyakazi na usimamizi, na nafasi ya biashara unayotarajia kuwa katika miaka michache ijayo.
- Jaribu kuweka malengo ambayo sio maalum tu, lakini pia yanaweza kufikiwa na yenye thamani ya kujitahidi. Kwa mfano, weka malengo ya kifedha ambayo yanaweza kufikiwa, na weka malengo ya utendaji wa wafanyikazi ambayo yanaweza kupatikana kwa kufuata sera na taratibu ambazo utaweka.
- Mara tu unapoweka malengo yako, hakikisha uko tayari kujitolea kama mmiliki wa biashara au meneja. Kuweka malengo ni hatua muhimu ya kwanza katika kukuza sera na taratibu. Basi, sio muhimu sana ni kufuata.
Hatua ya 2. Andika orodha ya kazi na taratibu
Fikiria juu ya hafla za kila siku na majukumu katika biashara yako. Andika kila kazi ambayo lazima ikamilishwe kila siku ili biashara iende sawa.
Fikiria yafuatayo: Ni kazi gani zinahitaji maelezo rasmi au mwelekeo? Ni taratibu gani lazima zifanyike kila wakati kwa njia ile ile? Badala ya kuzingatia kazi ya mikono ambayo haiitaji maagizo mengi, zingatia kazi kubwa
Hatua ya 3. Orodhesha shida na suluhisho zinazowezekana
Sera zinafanywa kuhakikisha kuwa kila kitu kinaenda sawa na kwamba wafanyikazi na mameneja wana viwango vya utendaji. Fikiria juu ya shida ambazo zinaweza kutokea kwa kukosekana kwa sera. Kwa njia hiyo, unaweza kufikiria sera unazohitaji.
Unapofikiria shida inayowezekana, angalia muhtasari wa haraka wa jinsi ya kutatua au kurekebisha shida. Fikiria juu ya maswala karibu na shughuli za kila siku za biashara, kama vile fedha, maingiliano kati ya wafanyikazi na wateja, tabia na tabia za wafanyikazi
Sehemu ya 2 ya 5: Kuandika Sera za Biashara
Hatua ya 1. Orodhesha makundi ya sera
Baada ya kuzingatia maswala anuwai ambayo yanahitaji kutatuliwa na sera, fikiria juu ya kategoria za kila moja. Kwa mfano, tumia kategoria kama usalama, ratiba, tabia, malipo, faida, likizo au likizo, na ubaguzi.
Baadaye wakati wa kuandaa mwongozo, sera ambazo tayari zimetengwa katika vikundi zitakusaidia kupanga mwongozo na sehemu zake. Jamii pia hukusaidia kuamua ni muhimu zaidi, na inaweza kuzivunja kwa undani zaidi
Hatua ya 2. Tumia muundo wa muhtasari kuvunja sera anuwai chini ya kila kategoria
Kiolezo kinakuruhusu kuchimba zaidi katika nyanja za kila sera au kitengo, na uongeze sheria na maelezo unapoendelea. Tumia nambari kupanga kila sehemu au kitengo.
Anza na muhtasari mfupi. Kisha, baada ya kuandika mawazo yote ya awali, unaweza kurudi kwenye muhtasari na kuongeza au kupanua unapo badilika
Hatua ya 3. Fikiria matokeo yanayofaa kwa ukiukaji wa sera
Sera zinawezesha biashara kufanya kazi vizuri, na pia hutumika kama viwango ambavyo wafanyikazi na usimamizi lazima wazingatie. Sera pia hutumika kama hati zilizoandikwa zinazoelezea jinsi ya kushughulikia maswala ya sera au ukiukaji. Hii ni muhimu wakati na ikiwa hatua inahitajika ili kutatua suala hilo.
Wakati zinaandikwa katika hati rasmi, sera zinaweza kufunika haki na wajibu wa kisheria wa wafanyikazi na kampuni. Sera hiyo inajumuisha habari juu ya haki za ajira kwa watu wenye ulemavu, ushuru, na makatazo juu ya ubaguzi na unyanyasaji mahali pa kazi. Hakikisha unaingiza habari kulingana na sheria inayotumika
Hatua ya 4. Anzisha sera wazi juu ya kufukuzwa kazi
Ikiwa lazima umfukuze mfanyakazi kwa kukiuka sera, ni sera hii iliyoandikwa ambayo itatumika kama ushahidi ikiwa mfanyakazi anaamini alifutwa kazi isivyo haki. Hakikisha unatoa sehemu ya kujadili sheria za kufutwa kazi.
Unapaswa pia kuunda sera ya kukodisha. Kwa mfano, ukaguzi wa nyuma kabla ya mgombea kuajiriwa, au kipindi cha majaribio baada ya kuajiriwa na kabla ya kuwa mfanyakazi wa kudumu. Hakikisha unaunda na kuelezea masharti wazi
Hatua ya 5. Tumia lugha wazi ya kazi
Andika sera zote wazi kwa njia ambayo hazitafsiriwa vibaya au kueleweka vibaya. Ikiwa kuna tafsiri nyingine, fikiria kuiandika tena katika lugha nyingine.
Kwa mfano, usiandike, "Likizo ya ziada ya ugonjwa inaweza kutolewa chini ya hali fulani." Badala yake, andika "Likizo ya ziada ya ugonjwa inakubaliwa tu kwa idhini ya wazi ya meneja wa kazini."
Sehemu ya 3 ya 5: Taratibu za Kuandika
Hatua ya 1. Tambua ni kazi zipi zinahitaji taratibu za kina
Sio kazi zote au matukio yanahitaji maagizo ya kina. Kipa kipaumbele kazi au taratibu ambazo zinahitajika kufanywa kila wakati, kama malipo ya mshahara au upangaji ratiba.
Wakati wa kuamua ni taratibu gani zinahitaji undani, fikiria maswali yafuatayo: Je! Utaratibu ulikuwa mrefu au mgumu? Je! Ni nini matokeo ikiwa kuna hitilafu katika utekelezaji? Je! Kuna mabadiliko yoyote ya hivi karibuni yametekelezwa? Je! Utaratibu huu unahitaji nyaraka muhimu au pana? Je! Wafanyikazi mara nyingi wanachanganyikiwa na utaratibu?
Hatua ya 2. Kukusanya habari inayohitajika kwa kila utaratibu
Kabla ya kuelezea utaratibu, unahitaji kujua hatua zote na mambo yao. Fikiria maswali ya wafanyikazi ambayo yamekuja, na shida zozote ambazo unaweza kuwa umewahi kukumbana nazo.
Hata ikiwa unayo habari yote, utahitaji bado kushikamana na misingi ya utaratibu yenyewe. Fikiria juu ya kile wasomaji au wafanyikazi wanahitaji kuelewa na kutekeleza utaratibu
Hatua ya 3. Tumia habari zote kuandika utaratibu wazi
Tumia lugha inayotumika. Jaribu kuepuka maneno marefu na yasiyofaa. Hakikisha hutumii lugha ambayo ni ngumu kuelewa, pamoja na jargon ambayo wafanyikazi hawajui.
Kwa mfano, badala ya kuandika, "Stakabadhi za mishahara zilizogawanywa na Wafanyakazi lazima zihifadhiwe kwenye faili ya kifedha," tumia lugha ifuatayo, "Kuweka risiti za mishahara iliyochanwa katika faili ya kifedha."
Sehemu ya 4 ya 5: Kuelewa Uhalali
Hatua ya 1. Ingiza sehemu juu ya sera ya kupambana na ubaguzi
Wamiliki wote wa biashara lazima wazingatie sera za kupinga ubaguzi ambazo zimewekwa na serikali. Hakikisha umejumuisha habari kuhusu sera hiyo pamoja na matarajio ambayo wafanyikazi wote wanazingatia.
Habari juu ya fursa sawa za ajira inapaswa pia kujumuishwa katika sera, na pia sheria juu ya haki ya kufanya kazi kwa watu wenye ulemavu na sera juu ya unyanyasaji
Hatua ya 2. Hakikisha sera yako ni halali
Lazima uhakikishe kuwa sera zote zilizoandaliwa ni za haki na kwa mujibu wa sheria. Kuna rasilimali nyingi ambazo unaweza kutumia kujua ikiwa sera yako inaambatana na sheria inayotumika.
Unaweza pia kuuliza ushauri wa kisheria kusoma sera ulizoandaa kabla ya kuzitumia kwa wafanyikazi. Kama mmiliki wa biashara, kuwa na mshauri wa kisheria unaweza kushauriana mara kwa mara ni faida sana
Hatua ya 3. Waombe wafanyikazi watie saini sera na taratibu
Wafanyakazi wapya wanapaswa kuulizwa kukubali na kusaini hati za sera na utaratibu, na wapewe nakala ya kumbukumbu. Kwa kuongeza, mabadiliko yoyote lazima yasainiwe tena na wafanyikazi wote. Hii ni kuhakikisha kuwa wote wamefungwa na sera endapo kutakuwa na hatua yoyote ya kisheria itakayochukuliwa na pande zote mbili baadaye.
Watoto hawawezi kuingia mikataba kisheria. Ukiajiri wafanyikazi walio chini ya umri wa miaka 18, hakikisha wameandika ruhusa kutoka kwa mlezi kuingia mkataba kwani mzazi au mlezi anaweza kufuta mkataba kisheria
Sehemu ya 5 ya 5: Kuunda Mwongozo
Hatua ya 1. Panga habari kwa mpangilio wa kimantiki
Anza na vidokezo vikubwa, halafu fuata na ndogo. Kwa mfano, badala ya kuanza na kitengo cha fidia, anza mwongozo na mchakato wa kukodisha au kitengo cha ustahiki.
- Fikiria kufungua mwongozo na maelezo ya malengo ya kampuni kama ulivyoelezea hapo awali. Andika aya wazi au umoja ambayo inafupisha mwongozo, ni nini wafanyikazi wanaweza kutarajia kutoka kwa kampuni, na kile kampuni inatarajia kutoka kwa wafanyikazi.
- Tumia muhtasari kuunda tanzu katika mwongozo. Tengeneza jedwali la yaliyomo ukimaliza ili kila habari ipatikane.
Hatua ya 2. Tumia picha, chati, au mchoro
Kuna watu ambao wanaonekana zaidi kwa hivyo michoro, chati, au picha kwenye mwongozo zinaweza kusaidia aina tofauti za wafanyikazi kuelewa dhana. Picha zinaweza kurahisisha taratibu na sera.
Kwa mfano, unaweza kuunda chati au meza inayoorodhesha majina anuwai na majukumu yao. Unaweza pia kutumia meza ya maswali na majibu ambayo wafanyikazi wanaweza kutumia kama kumbukumbu ikiwa inahitajika
Hatua ya 3. Kutoa miongozo kwa wafanyikazi wote kupata urahisi
Kwa kweli, wafanyikazi wapya hupokea nakala ya mwongozo wakati wa kuajiriwa, na wafanyikazi wa zamani hupokea nakala mpya wakati kuna marekebisho. Fikiria kuwa waajiriwa wote watie saini kandarasi inayosema kwamba wanaelewa vidokezo vyote vilivyoainishwa katika mwongozo, na kuukubali.
