Ajenda ya kila siku inakusaidia kutekeleza shughuli kwa ratiba, kwa mfano, kutimiza miadi muhimu, kukamilisha majukumu, kufanya shughuli za kufurahisha, na kumaliza kazi kwa muda uliopangwa. Walakini, kuunda tabia ya kutumia ajenda kila siku sio rahisi kwa sababu lazima uchukue maelezo na kuibeba kila mahali. Soma maagizo yafuatayo ili kuzoea kutumia ajenda kama sehemu ya utaratibu wako wa kila siku kwa njia rahisi na nzuri.
Hatua
Sehemu ya 1 ya 2: Kuchagua Ajenda Sahihi
Hatua ya 1. Fikiria ni nini unatumia ajenda
Kuna ajenda anuwai kulingana na taaluma na haiba ya mtumiaji. Wakati wa kuchagua ajenda, unaweza kutumia daftari iliyopangwa au ajenda iliyochapishwa ambayo hutoa meza za kurekodi kazi anuwai. Fikiria mapema kwanini unataka kutumia ajenda na kwa nini. Ikiwa ajenda itakuwa njia pekee ya kupanga shughuli za kila siku, tumia ajenda moja tu. Kutumia ajenda zaidi ya moja huwa kunachanganya na sio muhimu. Kuamua ajenda inayofaa zaidi, fikiria yafuatayo:
- Je! Ninahitaji kuweka nambari ya simu kwenye ajenda?
- Je! Nitatumia ajenda tu kurekodi ratiba ya mkutano?
- Je! Ninahitaji ajenda ambayo hudumu zaidi ya mwaka?
- Je! Ajenda inaweza kuchukua nafasi ya noti ambazo mimi hutumia kawaida, kwa mfano: ratiba ya kazi ya kila siku?
- Je! Nitatumia daftari la kawaida au ajenda anuwai ya mada?
- Je! Ninahitaji ajenda ndogo inayofaa mfukoni mwangu au ajenda kubwa ya kutosha kuweka wimbo wa dakika za mkutano?
- Je! Nitaandika ratiba kila siku au ni kwa shughuli za wikendi tu?
Hatua ya 2. Chagua ajenda inavyohitajika
Tafuta ajenda kwenye duka linalouza vifaa vya ofisi, vifaa vya kuandika, kalenda, au mkondoni. Bei ya ajenda ni anuwai sana. Mbali na kuzingatia hali ya urembo, kipa kipaumbele usambazaji wa vitabu na fomati za meza kwenye ajenda. Chagua ajenda ambayo unapenda kulingana na mtindo wako wa maisha na shughuli za kila siku.
Hatua ya 3. Fikiria hali ya urembo
Mbali na kutanguliza kazi, ajenda ya kupendeza na ya kupendeza hukufanya uwe na furaha zaidi kutumia ajenda. Unaweza kuchagua ajenda rahisi na bima nyeusi wazi au kifuniko chenye rangi na picha na miundo ya kuvutia. Kipengele cha urembo kitakuwa na faida ikiwa ni sawa na maadili ya kazi yaliyopo katika kampuni.
Pia zingatia urembo wa ajenda, sio nje tu. Watu wengi wanapendelea ajenda zilizo na kurasa wazi juu ya kurasa zilizopangwa. Wengine wanahitaji meza za ulinganifu au mpangilio rahisi wa kurekebisha. Wewe mwenyewe unaweza kuhitaji ajenda tofauti na sura fulani. Chagua ajenda yenye kifuniko chenye muonekano mzuri na mambo ya ndani ili kukufanya ufurahi kutumia ajenda yako kila siku
Hatua ya 4. Andaa kalamu na penseli
Ajenda itakuwa muhimu zaidi ikiwa inatumiwa kwa kuchukua maelezo. Kuwa na penseli na kalamu tayari ambapo utaandika au kuweka ajenda yako, kwa mfano:
- Katika mkoba wako au mkoba wa laptop
- Katika mkoba
- Kwenye dawati ofisini
- Kwenye dawati nyumbani
- Karibu na simu
- Ikiwa mara nyingi hupoteza vyombo vyako vya kuandika, weka penseli katika ajenda yako ikiwa tu au tumia mratibu aliye na kalamu ya penseli.
Sehemu ya 2 ya 2: Kutumia Ajenda vizuri
Hatua ya 1. Nia ya kutumia ajenda kila siku
Watu ambao wamejitolea sana huwa na uwezo bora wa kutekeleza ahadi. Tabia za kubadilisha sio rahisi, lakini unaweza kuunda tabia mpya kwa kujiambia kuwa unakusudia kufanya vitu vidogo kwa njia mpya.
Kumbuka kwamba tabia nzuri ni rahisi kuunda ikiwa unazingatia tabia moja kwa wakati. Usitengeneze tabia mpya zinazokushinda. Kwa sasa, zingatia kuunda tabia ya kutumia ajenda
Hatua ya 2. Mwambie rafiki kwamba unataka kutumia ajenda
Watu huwa na tabia mpya kwa urahisi katika jamii zinazojua maazimio yao na kusaidiana. Shiriki nia yako na rafiki au mfanyakazi mwenzako. Ikiwa marafiki wako wanataka kuunda tabia nzuri sawa, mnaweza kukumbushana kuandika mara kwa mara.
Hatua ya 3. Weka ajenda mahali pamoja kila siku
Tumia ajenda kama kalenda pekee nyumbani na kazini kwa sababu utapata ugumu kupanga ratiba ikiwa unatumia ajenda mbili. Walakini, hii pia inahitaji uthabiti kwa sababu lazima urekodi shughuli zote nyumbani na kazini. Ili sio lazima utafute kote, chagua sehemu moja ofisini na nyingine nyumbani kuweka ajenda yako. Usawa ndio sababu inayoamua kuunda tabia hii, kwa hivyo usiweke ajenda yako mahali pengine.
- Sehemu nzuri ya kuweka ajenda yako nyumbani iko karibu na simu yako, kwenye mkoba wako, karibu na simu yako au funguo za gari.
- Mahali sahihi pa kuweka ajenda yako ofisini ni kwenye dawati lako, kwenye droo kuu ya dawati lako, karibu na simu yako, au kwenye mkoba wako.
Hatua ya 4. Andika maandishi kukukumbushe kila wakati kubeba ajenda wakati wa kwenda na kutoka kazini
Inawezekana kwamba uliacha ajenda yako nyumbani au kazini wakati ulipoanza kuitumia. Ili kuzuia hili, andika vikumbusho na uziweke mahali paonekana nyumbani kwako na ofisini. Kulingana na utafiti, njia moja nzuri ya kuunda tabia zingine ni kutumia vikumbusho vilivyoandikwa kwenye vipande vidogo vya karatasi. Fanya vivyo hivyo kwako mwenyewe kwa kuweka ukumbusho: "Je! Umeleta ajenda yako?" kwa mahali paonekana, kwa mfano:
- Kwenye kompyuta ndogo
- Juu ya meza
- Karibu na simu
- Mlangoni
- Juu ya meza ya jikoni
- Katika kioo katika bafuni
- Toa vikumbusho ikiwa umeshazoea kubeba ajenda yako kwenda na kutoka kazini.
Hatua ya 5. Weka habari zote kwenye ajenda
Mara tu unapokuwa na ajenda, lazima urekodi habari nyingi, kwa mfano: mikutano iliyopangwa, majukumu ambayo hayajakamilika, na shughuli zingine ambazo zilipangwa mapema. Tenga masaa 1-2 kurekodi habari hii yote. Njia hii pia inakufanya kuzoea kutumia ajenda kwa usahihi na kuweza kutengeneza ratiba nzuri. Vitu vya kuzingatia kwenye ajenda, kwa mfano:
- Maelezo ya mawasiliano ya wanafamilia, marafiki, wenzako na wateja
- Ratiba ya mkutano ofisini
- Ratiba ya somo
- Tarehe za mwisho za kazi ya ofisi au kazi ya shule
- Ratiba ya kazi (ikiwa masaa ya kazi hubadilika mara kwa mara)
- Miadi na mtaalamu wa jumla au daktari wa meno
- Siku za kuzaliwa za wapendwa
- Shughuli muhimu ofisini
- Hafla maalum ya kibinafsi
- Tarehe muhimu za shughuli za kupendeza au za ziada, kwa mfano: tarehe ya kumbukumbu ya piano au ratiba ya mazoezi ya yoga
Hatua ya 6. Soma ajenda kila asubuhi
Kila asubuhi kabla ya kwenda kazini, chukua muda kusoma ajenda kuamua ratiba ya mikutano, mikutano, na majukumu ambayo lazima umalize. Tenga wakati wa kukumbuka ikiwa kuna kazi zozote unazohitaji kuongeza kwenye ratiba yako, zimekamilika, au zinahitaji kupangwa tena. Angalia ratiba yako kila asubuhi ili uweze kutumia wakati wako wa kufanya kazi mara tu utakapofika ofisini.
Hatua ya 7. Soma ajenda kabla ya kuacha kazi
Hakikisha umekamilisha shughuli zote za kila siku kama ilivyopangwa kwa kusoma ajenda mara nyingine tena kabla ya kutoka kazini. Fikiria ikiwa kuna kitu chochote unachohitaji kuandika kwa wiki ijayo. Kuwa na tabia ya kusasisha madokezo katika ajenda yako ili iwe rahisi kwako kutimiza majukumu yako ya kazi.
Hatua ya 8. Tumia uimarishaji mzuri ili kujihamasisha mwenyewe
Fikiria ajenda kama kitu kizuri katika maisha ya kila siku, sio mzigo au wajibu. Tumia ajenda kujipatia zawadi baada ya kumaliza kazi. Mwishowe, utajaribu kumaliza kazi kwa sababu unataka kuhisi jinsi ilivyo nzuri kuvuka ratiba ya kazi iliyokamilishwa. Fanya zingine zifuatazo kama uimarishaji mzuri:
- Vuka kazi na mikutano iliyokamilishwa. Ikiwa haujisikii vizuri, soma tena shughuli zote ulizomaliza na ujivunie kile ulichofanya.
- Jilipe mwenyewe kwa kumaliza kazi kadhaa. Kwa mfano: furahiya kahawa yako unayoipenda au tembea kwa kupumzika baada ya kumaliza kazi 5 au kufikia lengo fulani. Hii itakufanya uwe na ari zaidi ya kutumia ajenda yako na kumaliza kazi kadri uwezavyo.
- Fanya kitu cha kufurahisha wakati wa kusoma ajenda. Badala ya kuhisi kuzidiwa wakati wa kuangalia ajenda, tumia ajenda kama zana inayounga mkono uzalishaji wa kazi. Jizoee kusoma ajenda wakati wa kufanya shughuli za kufurahisha ili ujisikie mzuri na uondoe hisia hasi. Kwa mfano: kila wakati unasoma ajenda yako asubuhi au kabla ya kurudi nyumbani kutoka kazini, furahiya kikombe cha kahawa, chokoleti, au usikilize wimbo uupendao. Njia hii hufanya ubongo uunganishe ajenda na kitu kinachokuza hisia nzuri.
- Toa tuzo maalum ikiwa utaweza kutumia ajenda mara kwa mara kwa wiki moja. Watu ambao wanaanza tu kutumia ajenda kawaida wanahitaji motisha ya ziada kuzoea kubeba ajenda na kuandika maelezo kila siku. Ikiwa unaweza kufanya hivyo kwa wiki moja, jipe zawadi maalum, kwa mfano: kufurahiya barafu, kutazama sinema, au kunywa kahawa na rafiki. Baada ya wiki chache, utazoea kubeba na kutumia ajenda.
- Andika vitu vyema kama kuandika maelezo juu ya kazi muhimu. Ili kurahisisha tabia mpya, tumia ajenda kukukumbusha mipango ya shughuli za kufurahisha (chakula cha mchana na marafiki, kwa mfano) na shughuli zisizo za kufurahisha (kwa mfano: kushauriana na daktari wa meno).
Hatua ya 9. Kuwa na tabia ya kusasisha madaftari ya kufanya kama inahitajika
Wakati wa kuangalia ajenda asubuhi na jioni, zingatia habari zote mpya, kwa mfano: majukumu yanayokamilishwa, ratiba za mkutano, miadi, na muda uliopangwa. Pia andika maelezo kila wakati kuna kazi mpya. Kusasisha ajenda yako mara kwa mara kutafanya iwe rahisi kwako kudhibiti wakati wako na kuhisi utulivu. Kwa kuongeza, sio lazima ukumbuke kazi ambazo zimerekodiwa ili uwe huru kutoka kwa wasiwasi na shaka.
Ikiwa kuna majukumu ambayo ni ya mzigo sana, fanya ratiba tofauti ili uweze kuikamilisha kulingana na uwezo wako. Usiruhusu motisha yako ipotee kwa sababu unafikiria kazi ambazo hazijakamilika wakati wa kufanya kawaida yako ya siku ya kazi
Hatua ya 10. Kuwa mvumilivu
Itakuchukua miezi 1-2 kwa tabia mpya kuendesha kozi yake. Kuwa mvumilivu na ujisamehe ikiwa utaacha ajenda yako nyumbani au unasahau kurekodi ratiba yako kwa sababu tabia mpya zitaundwa baada ya muda fulani. Kumbuka kwamba upungufu mdogo haupunguzi uwezo wako wa kuunda tabia mpya.
Andaa mpango mbadala endapo utasahau kuleta ajenda yako, kwa mfano kwa kuandika ratiba ya mkutano kwenye karatasi ndogo na kuibandika kwenye dawati lako ofisini. Ili kujikumbusha shughuli muhimu na tarehe za mwisho, tumia programu ya kukumbusha mkondoni kwenye simu yako au kompyuta ndogo ili uhakikishe kuwa unasasisha kila wakati, hata ikiwa umerudi nyuma kwenye ajenda yako
Vidokezo
- Angalia ajenda kama chombo muhimu, badala ya mzigo. Utapata rahisi kupanga shughuli zako za kila siku ikiwa unatumia ajenda. Kwa muda mrefu, unaweza kuokoa masaa machache kwa kuokoa dakika chache kila siku.
- Uthabiti unaoungwa mkono na uimarishaji mzuri una jukumu muhimu katika kuunda tabia mpya. Ili kudumisha motisha, tumia ajenda mara kwa mara, zingatia vitu vyema unavyopata kutokana na kutumia ajenda, na ujipatie ikiwa inahitajika.
- Chagua ajenda ambayo unapenda na kulingana na mahitaji yako. Nunua ajenda ambayo hutoa muundo wa kichupo ili uweze kuandika habari zote muhimu na kupanga shughuli zako za kila siku.
