Mchakato wa biashara ni mfumo ambao kampuni hutumia kufikia malengo yake. Mchakato huu pia unaweza kutafsirika kama hatua zilizochukuliwa ili kuzalisha thamani kwa wateja. Wasimamizi wanachambua michakato ya biashara kutathmini jinsi wanavyoendesha vizuri. Meneja kwanza anachambua michakato inayoendesha sasa. Baada ya hapo, usimamizi unaweza kuamua mabadiliko ili kuboresha michakato iliyopo. Uboreshaji wa mchakato unaweza kusaidia kampuni kuokoa muda, kupunguza gharama, au kuunda bidhaa zinazofaa zaidi kwa wateja.
Hatua
Sehemu ya 1 ya 2: Kuamua Jinsi Mchakato wa Biashara Unavyoundwa
Hatua ya 1. Fafanua michakato ya biashara
Michakato ya biashara hurejelea shughuli ambazo wafanyikazi hufanya kila siku kufikia malengo ya shirika. Utaratibu huu unaonyesha vitendo vya kampuni kufikia malengo fulani. Mchakato wa biashara lazima ujumuishe tofauti zote au tofauti kwenye mchakato. Ili kuelewa jinsi ya kuchambua mchakato wa biashara, lazima uzingatie jinsi mchakato wa biashara umeundwa.
- Fikiria upeo wa kazi. Kwa mfano, unasasisha mchakato uliotumiwa kutuma ankara kwa wateja. Upeo wa kazi inahusu jinsi upeo wa kazi utakavyokuwa pana. Katika kesi hii, fikiria wigo ni ankara zote zimetumwa kwa mteja. Unaamua kuwa kwa mwezi, wastani wa ankara 200 zinatumwa kwa wateja..
- Taja matokeo unayotaka. Fikiria juu ya nini mchakato huu unajaribu kutimiza. Katika kesi hii, unataka ankara zitumwe kwa usahihi kwa kila mteja mara tu bidhaa inaposafirishwa. Utatuma nakala halisi ya ankara wakati wa kuwasilisha agizo. Pia utatumia barua pepe kwa kila mteja ankara ya elektroniki.
- Orodhesha michakato ndogo ambayo iko katika mchakato. Mchakato maalum zaidi ni, ni rahisi kuchambua na kuboresha.
- Hati michakato ya biashara. Unaweza kuweka kumbukumbu ya mchakato kama orodha ya hatua na fikiria kuzionyesha kwenye chati ya mtiririko. Michakato mara nyingi huvuka idara nyingi katika mashirika makubwa. Mchakato wa uundaji wa ankara, kwa mfano, ungehusisha idara za bili na uhasibu.
- Fafanua idara anuwai au kazi za chombo katika mchakato pamoja na pembejeo na matokeo. Kwa mfano, kutengeneza malipo ya malipo kunahitaji maoni kutoka kwa idara ya uzalishaji ili kujua idadi na masaa ya wafanyikazi waliofanya kazi, idara ya HR kupata viwango na kupunguzwa kwa mshahara, n.k.
- Orodhesha tofauti zote kwenye mchakato. Karibu taratibu zote za biashara zitakuwa na ubaguzi na tofauti. Kwa mfano, unaweza kuwa na wateja fulani wanapokea punguzo kubwa. Mteja huyu anaagiza bidhaa kwa idadi kubwa. Kutoa punguzo kubwa hufanya wafanyikazi wa bili watoe kiasi cha punguzo kilichohesabiwa katika programu ya ankara. Punguzo kubwa lazima liingizwe kwa mikono ili kuunda ankara sahihi.
Hatua ya 2. Andika hati ya mchakato wa biashara na fikiria ni aina gani ya mchakato wa biashara wa kuunda
Kutenganisha michakato kadhaa ya biashara na aina itasaidia uchambuzi wa mchakato wa biashara na uboreshaji wa mchakato. Ikiwa michakato miwili ni ya aina moja, maboresho ya mchakato yanaweza kuwa sawa. Mchakato fulani unaweza kuwa mchakato wa utendaji, msaada au usimamizi.
- Michakato ya kiutendaji inahusu kazi za kila siku za kupeleka bidhaa kwa wateja. Mchakato wa kuunda ankara kwa wateja inaweza kujumuishwa katika mchakato wa utendaji. Ni muhimu sana kutuma ankara sahihi kwa wateja ili malipo yaweze kukusanywa haraka iwezekanavyo.
- Michakato ya msaada inarejelea shughuli za usaidizi wa kampuni yako. Idara ya Rasilimali watu ni mfano wa eneo la msaada wa kampuni. Idara hii inasaidia mameneja wa idara katika kuhoji na kuajiri wafanyikazi wapya. Ingawa Rasilimali watu hawahusiki moja kwa moja na wateja, wanaunga mkono idara ya shughuli.
- Kila shirika linahitaji usimamizi ili kuendesha mwelekeo wa jumla wa biashara wa kampuni. Mchakato wa kupanga na kutekeleza bajeti ni mchakato wa usimamizi. Kampuni zote zinapaswa kuwa na mchakato rasmi wa bajeti. Utaratibu huu unapaswa kuhusisha usimamizi kujadili bajeti ya kampuni na meneja wa kifedha.
Hatua ya 3. Changanua michakato ya biashara ili kupata dalili za kutofaulu kwa mchakato
Michakato ya biashara inajumuisha pembejeo (pembejeo) na matokeo (matokeo). Kazi, nishati, vifaa, na vifaa vya mtaji huzingatiwa kama pembejeo. Pembejeo ni mali ambayo hutumiwa kutengeneza mapato na faida. Kwa upande mwingine, pato ni bidhaa halisi au huduma. Pembejeo huingia kwenye mchakato na kutoa matokeo. Utahitaji kufanya uchambuzi ili kuangalia uzembe wa mchakato huu.
- Mchakato wako lazima utumie pembejeo vizuri ili kutoa matokeo. Kwa mfano, unasimamia tawi la duka la kutengeneza. Ingizo lako ni kazi, vifaa na sehemu. Pato lako ni huduma za kukarabati gari za wateja.
- Muda mrefu wa kukarabati au mrundiko wa kazi ni dalili ya kutofaulu kwa mchakato. Tatizo linaweza kuwa kutokana na ratiba ya ukarabati wa wateja wengine kuwa karibu sana.
- Dalili za uzembe wa mchakato pia zinaweza kuonekana ikiwa gharama ya kubadilisha sehemu inazidi bajeti. Katika kesi hii, shida inaweza kuwa maalum kwa idara ya ununuzi, au sehemu kutoka kwa muuzaji.
- Tambua ni michakato ipi inayohitaji kuboreshwa kulingana na shida zilizoainishwa. Lazima upe kipaumbele michakato kadhaa ya biashara. Chagua mchakato ambao una athari kubwa kwenye biashara yako. Kwa mfano, unaweza kutaka kurekebisha wakati wa kukimbia kwanza. Wakati mrefu wa usindikaji utasababisha kampuni kupoteza wateja. Kipa kipaumbele kuboresha mchakato.
Sehemu ya 2 ya 2: Kuchambua Mchakato wa Biashara
Hatua ya 1. Ongea na watu muhimu kuhusu michakato ndani ya kampuni
Mara tu unapoamua mchakato kuboreshwa, jadili mchakato huo na watu wanaohusika na utekelezaji wake. Chukua muda wa kuhoji washiriki muhimu, na uombe maboresho ambayo yanaweza kufanywa.
- Uliza juu ya vitendo vya wafanyikazi na kwanini.
- Tambua pembejeo inayohitajika kutekeleza kila kazi na wapi unapata kila pembejeo. Ikiwa kampuni inazalisha jeans ya denim, unahitaji kujua ni nani muuzaji wa denim na ni mara ngapi malighafi hupelekwa kwa kampuni.
- Tambua matokeo ya kila kazi na ni nani atakayepokea. Ikiwa unasimamia semina, wafanyikazi wa semina hiyo wanapaswa kuandika kazi zao. Wafanyakazi wa ukarabati lazima wapitishe habari kwa idara ya malipo, ambayo inazalisha ankara kwa mteja.
- Uliza maoni juu ya jinsi ya kushughulikia uzembe wa mchakato ambao wafanyikazi wako hupata.
Hatua ya 2. Unda chati ya biashara kwa kila mchakato
Mchakato wa mtiririko unaweza kukusaidia kuelezea michakato ya biashara. Unaweza kutumia nyaraka kutoka kwa majadiliano ya mchakato wako kuunda chati. Chati hii ya mtiririko inapaswa kuwa na hatua zote zinazohitajika kukamilisha mchakato fulani wa biashara.
- Ni muhimu kutambua kwamba chati ya mchakato wa biashara inapaswa tu kuwa na taratibu zilizoainishwa ambazo wafanyikazi wanapaswa kufuata.
- Flowcharts zinaweza kuchorwa kwa mikono au na programu. Programu na lahajedwali zilizo na vifaa vya ramani zinaweza kutumika kuunda mtiririko. Unaweza pia kupata programu maalum ya kuunda chati za mtiririko.
- Flowcharts ni zana muhimu sana ili kuona wazi michakato ya biashara mbele yako. Chombo hiki kitafanya kubaini na kurekebisha ufanisi kuwa rahisi zaidi.
- Mara tu mabadiliko yamefanywa kwa mchakato, kagua matokeo tena na uone ikiwa mchakato umeboresha kwa matarajio yako. Ikiwa sivyo, kurudia mchakato wa uchambuzi na jaribu kutambua maeneo ambayo yanahitaji kuboreshwa. Uchambuzi wa mchakato wa biashara ni shughuli inayoendelea katika biashara yako.
Hatua ya 3. Fanya kikao cha mawazo ili kupata maboresho ya mchakato
Michakato mingi inahusisha zaidi ya idara moja ndani ya biashara yako. Vikao vya vikundi vitatambua kutofaulu kwa mchakato ambao unaathiri zaidi ya idara moja. Vipindi hivi pia vinaweza kuhalalisha habari iliyotolewa wakati wa mahojiano ya kibinafsi na washiriki.
- Fupisha habari uliyopokea na ushiriki na washiriki wa mchakato. Hii itajumuisha washiriki ambao wamehojiwa na hawajawahi kuhojiwa hapo awali. Uliza maoni kutoka kwa kila mtu. Maoni haya yatatoa mwongozo wa ziada kwa uchambuzi wako.
- Habari iliyopokelewa kutoka kwa washiriki katika mchakato inapaswa kukupa wazo wazi la jinsi mchakato unavyofanya kazi, na shida ni nini.
- Majadiliano ya kibinafsi huwa msingi wa kufanya mabadiliko kwenye mchakato. Mabadiliko yanaweza kuwa kupunguza gharama, kupunguzwa kwa wakati wa mchakato, kurahisisha mchakato, au kuboreshwa kwa huduma kwa wateja.
