Barua pepe ni moja ya aina ya mawasiliano ya kawaida katika ulimwengu wa kisasa. Kujua jinsi ya kujitambulisha kwa wengine kupitia barua pepe kunaweza kuboresha taaluma yako na mtandao. Kuandika barua pepe fupi na ya utangulizi itaongeza uwezekano wa barua pepe kusomwa na msomaji kushiriki nawe. Epuka makosa kadhaa ya kawaida ili kuhakikisha kuwa barua pepe yako inasimama kutoka kwa zingine.
Hatua
Njia 1 ya 3: Kuanzisha Barua pepe sana
Hatua ya 1. Hakikisha mada ya barua pepe iko wazi
Wapokeaji wanahitaji kujua muhtasari wa barua pepe kabla hata hawajaifungua. Hakikisha ni fupi; kwa sababu mambo marefu yanaweza kuwa magumu. Kwa barua pepe ya utangulizi, unaweza kuandika "Utangulizi - Jina Lako".
- Hakikisha unaandika mada hiyo kwanza! Makosa ambayo mara nyingi hufanyika ni kusahau kuandika juu ya barua pepe.
- Vifaa vya rununu kawaida huonyesha tu herufi 25-30 kwenye somo, kwa hivyo hakikisha kuiweka fupi.
Hatua ya 2. Fungua na salamu ya biashara
Usianze na "Hello" au "Hi". Salamu kama hii ikiwa tu unamjua mtu huyo. Anza na salamu sahihi za biashara. Epuka kutumia jina la kwanza la mpokeaji.
- "Kumiss / Sir / Madam" - Ikiwa haujui kabisa juu ya hali ya ndoa ya mpokeaji wa kike, kila wakati tumia Miss kuwa na adabu zaidi.
- "Kwa watu wanaopenda" - Salamu hii inapaswa kutumiwa tu ikiwa huna uhakika ni nani atapokea ujumbe.
Hatua ya 3. Jitambulishe
Sentensi ya kwanza inapaswa kujitambulisha kwa mpokeaji. Hii inawaruhusu kuhusisha jina na ujumbe wote wa barua pepe.
- "Mimi …"
- Toa jina ikiwa inapatikana. Ikiwa una digrii nyingi, chagua tu muhimu zaidi au inayohusika.
Njia 2 ya 3: Kutunza barua pepe kwa ufupi
Hatua ya 1. Eleza jinsi unaweza kupata anwani ya barua pepe ya mpokeaji
Waambie wapokeaji jinsi ulivyopata habari zao za mawasiliano. Hii inasaidia kuonyesha kuwa unafuata njia sahihi ya kuwafikia.
- "Meneja wa ofisi yako alinipa anwani hii ya barua pepe"
- "Nimepata anwani hii ya barua pepe kwenye wavuti yako"
- "Nani-na-na-na-alisema nikupigie"
Hatua ya 2. Ongea juu ya mara ya mwisho kuonana (ikiwa ipo)
Kuamsha kumbukumbu ya mtu kutaunda ushiriki zaidi.
- "Tulizungumza kwa kifupi katika mkutano huo wiki iliyopita"
- "Tuliongea na simu jana"
- "Niliona uwasilishaji wako kwenye …"
Hatua ya 3. Shiriki masilahi ya kawaida
Hii inakusaidia kuwasiliana na wapokeaji wako, na hufanya barua pepe yako ya biashara kupunguzwa. Kuamua maslahi ya kawaida, unaweza kufanya utafiti kidogo juu ya mpokeaji wa barua pepe. Pia angalia Facebook, Twitter, na LinkedIn.
- Hakikisha umesema ni wapi umepata masilahi haya ya kawaida, vinginevyo unaweza kuonekana kama mwindaji.
- Ikiwezekana, weka yaliyomo kwenye barua pepe inayohusiana na biashara inayohusiana na masilahi ya kawaida, kama vile kitu kwenye uwanja wako au shauku ya kitaalam inayoshirikiwa unayotaka kushiriki.
Hatua ya 4. Toa sababu ambazo unataka kuungana
Usisubiri kwa muda mrefu sana kufikia kiini cha barua pepe. Hakuna mtu atakayesoma barua pepe aya chache zaidi kabla ya kufikia hatua ya barua pepe yako. Eleza wazi na kwa ufupi ni nini unataka na kwa nini unawasiliana na mtu huyo. Ikiwa unauliza ushauri au unatoa ombi lingine, hakikisha ombi linasimamiwa vizuri, haswa ikiwa hii ni anwani yako ya kwanza.
- "Nina nia ya kujifunza zaidi kuhusu…"
- "Ningependa kukutana na wewe kujadili …"
- "Nataka maoni yako juu ya …"
Hatua ya 5. Hakikisha barua pepe yako inazingatia somo moja
Barua pepe iliyopotoka itamfanya mpokeaji apoteze hamu au asahau kwanini umetuma barua pepe hiyo. Weka barua pepe yako ya utangulizi rahisi na muulize mpokeaji jambo moja tu.
Njia 3 ya 3: Kumaliza Barua pepe
Hatua ya 1. Asante mpokeaji kwa wakati wao
Kusoma barua pepe nzima kunachukua umakini, kwa hivyo hakikisha kumshukuru mpokeaji kwa kuchukua muda kuisoma. Heshima hii rahisi itaboresha sana hali ya mpokeaji na kuongeza nafasi zako za kupata majibu.
- "Ninakushukuru kuchukua muda kusoma barua pepe hii."
- "Asante kwa kuchukua muda nje ya ratiba yako kusoma hii."
Hatua ya 2. Andaa wito wa kuchukua hatua
Uliza mpokeaji ajibu barua pepe, piga simu, fikiria juu ya pendekezo lako, au kitu kingine chochote kumshirikisha. Njia nyingine ya kuongeza dhamana ni kuuliza maswali.
- "Nipigie simu wakati una muda wa bure"
- "Tukutane kwa chakula cha mchana wakati mwingine hivi karibuni"
- "Unafikiri nini kuhusu…?"
- "Natarajia jibu lako"
Hatua ya 3. Maliza barua pepe
Unapomaliza barua pepe ya kitaalam, hakikisha kusema asante kwa njia fupi. Salamu rahisi ya mwisho itamfanya mtaalamu wa barua pepe lakini bado atoe shukrani yako.
- "Salamu",
- "Asante",
- "Kwa heri",
- Epuka kusema "Salamu na habari njema", "Wako wa dhati", "Shangwe!", "Salamu za amani", "Asante kwa kuzingatia kwako".
Hatua ya 4. Jumuisha saini
Ikiwa haujasanidi huduma yako ya barua pepe kujumuisha saini, hakikisha kumaliza barua pepe na jina lako, kichwa chako, na habari ya mawasiliano. Usizidi sehemu hii na nambari tano za simu, anwani mbili za barua pepe na wavuti tatu. Weka rahisi ili mpokeaji ajue njia bora ya kuungana tena na wewe. Epuka kujumuisha nukuu kwenye saini yako.
-
-
- Joe Smith
- [email protected]
- (555)555-1234
- www.joesmithswebsite.com
-
Hatua ya 5. Angalia herufi ya barua pepe
Kabla ya kubofya kitufe cha "Tuma", chukua muda kusoma barua pepe yako mara chache na urekebishe makosa yoyote unayopata. Barua pepe hii inaweza kuwa mawasiliano yako ya kwanza na mpokeaji, kwa hivyo hakikisha unaacha maoni bora. Spelling na makosa ya kisarufi mara moja zitafanya barua pepe zako zionekane kuwa za kitaalam sana.
