Memos kawaida hutumiwa kufikisha habari fulani kwa kikundi cha watu, kwa mfano kuhusu shughuli, sera au rasilimali zilizopo, na kuwauliza wachukue hatua. Neno "memorandum" linamaanisha kitu ambacho kinapaswa kukumbukwa au kuzingatiwa. Unaweza kuandika memo nzuri, rahisi kuelewa kwa kusoma vidokezo hivi.
Hatua
Sehemu ya 1 ya 4: Kuandika Vichwa vya Kumbukumbu
Hatua ya 1. Andika "MEMORRANDUM" juu ya karatasi kuandika kumbukumbu
Kwanza, eleza kuwa hati hii ni hati ya makubaliano. Andika neno "MEMORDUM" 3 cm kutoka makali ya juu ya karatasi kwa herufi nzito kama mstari wa kwanza. Neno hili linaweza kuwekwa katikati au kushoto kwa herufi kubwa.
Ruka mistari miwili tupu kabla ya kuandika mstari unaofuata
Hatua ya 2. Andika jina la mpokeaji wa memo hiyo kwa usahihi
Kwa kuwa kumbukumbu ni njia rasmi ya mawasiliano ya biashara, mpokeaji lazima pia aorodheshwe rasmi. Andika jina kamili na kichwa cha mpokeaji wa memo hiyo.
Ikiwa kumbukumbu hii imeelekezwa kwa wafanyikazi wote, andika: "Kwa: Wafanyakazi Wote"
Hatua ya 3. Pia andika wapokeaji wengine kwenye laini ya "CC"
Mstari wa "CC" (ambao unasimama kwa Hisani ya Nakala) hutumiwa kuandika jina la mtu au watu ambao watapokea nakala ya kumbukumbu hiyo, sio yule atakayetumwa kwa memo hiyo. Jina lililoorodheshwa kwenye mstari wa "CC" ni chama ambacho kinahitaji kujulishwa juu ya sera au suala lililoelezewa kwenye kumbukumbu.
Hatua ya 4. Andika jina lako kwenye mstari "Kutoka"
Jina la mwandishi na mtumaji wa memo lazima liwe kwenye kichwa cha memo. Andika jina lako kamili na kichwa kwenye mstari huu.
Hatua ya 5. Ingiza tarehe
Andika tarehe ya utayarishaji wa kumbukumbu kamili na tarehe ya muundo, mwezi, mwaka. Kwa mfano: "Tarehe: 9 Desemba 2015" au "9/12/2015".
Hatua ya 6. Tambua mada ya kumbukumbu na uiandike kama mstari tofauti na kichwa "Kuhusu"
Mada ya memo itakupa wazo la kile kinachojadiliwa kwenye memo. Chagua mada maalum, lakini fupi.
Kwa mfano, badala ya kuandika "Mchwa" kama mada, chagua kitu maalum zaidi, kwa mfano: "Tatizo la Mchwa Ofisini"
Hatua ya 7. Jua umbizo la kichwa cha memo vizuri
Kichwa cha memo kinapaswa kuwa juu ya upande wa kushoto. Unaweza kutumia herufi kubwa au ndogo kwa maneno "Kwa:", "Kutoka:", "Tarehe:", na "Kuhusu:".
-
Kichwa cha memo kitaonekana kama mfano ufuatao:
Kwa: Jina na jina la mpokeaji
Kutoka: Jina lako na jina
Tarehe: Tarehe ya kuandika memo
Mada: Masomo yaliyofunikwa kwenye kumbukumbu (tumia herufi au rangi fulani kwa vitu unavyofikiria ni muhimu).
- Wakati wa kuandika kichwa cha kumbukumbu, weka nafasi baada ya koloni ili ionekane nadhifu.
- Unapomaliza kuandika kichwa cha memo, ruka mstari kabla ya kuendelea kuandika memo kutenganisha kichwa cha memo na mwili wa memo.
Sehemu ya 2 ya 4: Kuandika Mwili wa Kumbukumbu
Hatua ya 1. Fikiria hadhira ambayo itapokea memo
Ili kuandika kumbukumbu inayowavutia watu kusoma na kujibu, lazima uamue mtindo, urefu, na utaratibu wa ufafanuzi wako katika mwili wa kumbukumbu kulingana na hadhira ambayo itakuwa ikisoma. Kwa hilo, lazima ujue ni nani atakayepokea na kusoma kumbukumbu hii.
- Tafuta vipaumbele na wasiwasi wa mpokeaji wa memo ni nini.
- Jaribu kutarajia maswali ambayo wasomaji wa memo watauliza. Saidia ufafanuzi wako kwa kutoa mifano, ushahidi, au habari zingine ambazo zinaweza kushawishi msomaji.
- Kwa kuzingatia hadhira ambayo itakuwa ikisoma memo hiyo, unaweza kuwasilisha habari sahihi au maoni katika memo.
Hatua ya 2. Usitoe salamu rasmi
Mkumbusho hauitaji kuanza na salamu kama "Ndugu Bwana Anwar". Badala yake, andika tu sentensi ya kufungua kuelezea mada unayotaka kusoma.
Hatua ya 3. Eleza shida au suala kwenye aya ya kwanza
Eleza kifupi historia ya hatua unayotaka kuchukua. Kama ilivyo kwa kuwasilisha taarifa ya thesis, eleza mada na utoe sababu kwa nini hatua hii ni muhimu. Unaweza kutumia sentensi hii ya utangulizi kama muhtasari wa muhtasari au kumbukumbu.
Kama mwongozo wa jumla, sehemu ya ufunguzi inapaswa kuandikwa katika aya moja
Hatua ya 4. Kwa mfano, mwanzoni mwa memo unaweza kuandika:
Kuanzia Januari 1, 2016, PT XYZ itatekeleza sera mpya juu ya ulinzi wa afya. Wafanyakazi wote na wanafamilia wao watapata faida ya afya ya darasa la 1 la BPJS kila mwezi”.
Hatua ya 5. Eleza muktadha wa suala ulilouliza kwenye kumbukumbu
Wasomaji wanaweza kuhitaji habari juu ya msingi wa suala unalowasilisha. Eleza kifupi muktadha na sema tu ambayo ni muhimu.
Ikiwa inafaa, endelea kuandika memo kuelezea ni kwanini unataka sera hii itumike. Kwa mfano, andika: "Serikali imetoa kanuni kwamba kila kampuni inahitajika kusajili wafanyikazi na wanafamilia wao kama washiriki wa BPJS Kesehatan"
Hatua ya 6. Saidia mpango wako kwa kutoa ufafanuzi katika sehemu ya majadiliano
Eleza kwa kifupi hatua utakayochukua. Toa ushahidi na sababu za kimantiki kuunga mkono pendekezo lako. Anza kwa kuwasilisha habari muhimu zaidi, kisha toa ukweli maalum au unaounga mkono. Sema ni faida gani msomaji atapata kutoka kwa hatua yako iliyopendekezwa au madhara yatakayotokea ikiwa hatua hii haitachukuliwa.
- Ikiwa unataka kuunda memo ndefu, pia toa grafu, orodha, au chati zinazofaa na za kushawishi.
- Kwa memos ndefu, unaweza kutoa kichwa kifupi kinachoelezea yaliyomo katika kila sehemu. Kwa mfano, badala ya kuunda jina "Sera", andika "Sera mpya ya Wafanyakazi Wote". Fanya kichwa kiwe maalum na kifupi ili vitu muhimu katika kumbukumbu vijulikane mara moja na msomaji.
Hatua ya 7. Pendekeza hatua za kuchukuliwa na msomaji
Kupitia kumbukumbu, unawauliza wengine kuchukua hatua juu ya suala maalum, iwe ni tangazo juu ya bidhaa mpya, sera mpya juu ya kuripoti gharama, au taarifa kuhusu jinsi kampuni inavyotatua shida. Eleza ni hatua gani inapaswa kuchukuliwa katika aya ya kumaliza au sentensi.
- Kwa mfano, andika: "Wafanyakazi wote lazima watumie mfumo mpya wa uhasibu kuanzia Machi 1, 2016".
- Pia toa ushahidi unaounga mkono wa pendekezo lako.
Hatua ya 8. Funga kumbukumbu kwa kutoa muhtasari mzuri na wa kuunga mkono
Kifungu cha mwisho kinapaswa kuelezea hatua inayofuata inayoweza kutatua shida. Pia fikisha ujumbe wa msaada kuhusu mshikamano wa shirika.
- Unaweza kusema, "Niko tayari kuzungumzia pendekezo hili zaidi na kutekeleza uamuzi ambao tulikubaliana".
- Au, unaweza kufunga kumbukumbu kwa kuandika, "Tunafurahi sana juu ya mpango wa kuongeza laini ya utengenezaji. Tunaamini mpango huu utaendeleza kampuni na kuhakikisha mwendelezo wa biashara yetu”.
- Funga kumbukumbu na sentensi moja au mbili tu.
Sehemu ya 3 ya 4: Kumaliza Kumbukumbu
Hatua ya 1. Jua umbizo la memo vizuri
Tumia fomati ya memo ya kawaida kwa usomaji rahisi. Chapa kumbukumbu katika fonti ya Times New Roman au Arial, saizi ya 12 na 3 cm kushoto, kulia, na pembezoni za chini.
Tumia fomati ya aya iliyokaa-kushoto. Ruka mistari miwili tupu mwishoni mwa aya na hauitaji kuacha nafasi mwanzoni mwa aya
Hatua ya 2. Angalia memo yako
Soma tena na uhariri memo ili kuhakikisha kuwa ni sahihi, wazi, fupi, na inashawishi. Hakikisha unatumia mtindo sahihi wa kuandika. Ondoa maneno ya kisayansi yasiyo ya lazima au jargon.
- Angalia tena ili uone ikiwa bado kuna makosa ya tahajia, sarufi, na majadiliano. Makini na kuandika majina, tarehe, na nambari.
- Hakikisha memo yako ni fupi ya kutosha na uondoe habari isiyohitajika.
Hatua ya 3. Anzisha karibu na jina lako
Mkumbusho hauitaji kusainiwa, lakini unahitaji kuiweka kwa kalamu ya mpira kwenye kichwa cha kumbukumbu karibu na jina lako. Waanzilishi wanaonyesha kuwa umeidhinisha kumbukumbu hii.
Hatua ya 4. Tumia karatasi yenye kichwa cha barua
Kuna karatasi za barua ambazo zimechapishwa na kichwa cha barua iliyoundwa mahsusi kwa memos au tumia tu barua ya kawaida ya barua.
Ikiwa uliunda memo kwenye kompyuta (na kuituma kwa barua pepe), tengeneza barua yako mwenyewe ukitumia programu ya Neno na nembo ya kampuni na habari ya mawasiliano iliyoonyeshwa. Tumia kiolezo hiki cha kumbukumbu kwa uwasilishaji wa memo ya baadaye
Hatua ya 5. Amua jinsi ya kutuma memo
Chagua njia bora ya kusambaza kumbukumbu. Unaweza kuchapisha na kushiriki au kutuma kupitia barua pepe.
Kwa kutuma memos kupitia barua pepe, unaweza kubadilisha memo kutoka hati ya Neno kwenda HTML au kwa PDF na kuituma kama kiambatisho cha barua pepe
Sehemu ya 4 ya 4: Kutumia Violezo vya Kumbukumbu
Hatua ya 1. Tafuta kiolezo cha memo
Memos zinaweza kuundwa kwa kutumia templeti, badala ya kuzijenga kutoka mwanzo. Kwa hilo, tafuta templeti nzuri za memo kwenye wavuti, kwa mfano katika Microsoft Word. Fomati zinazotumiwa kawaida huwa sawa, lakini saizi ya fonti, urefu, na muundo inaweza kutofautiana.
- Pakua templeti inayofaa mahitaji yako.
- Hakikisha unasoma sheria kabla ya kutumia templeti kutoka kwa wavuti yoyote.
Hatua ya 2. Fungua kiolezo umepakua kwenye kompyuta yako
Baada ya kubofya kitufe cha kupakua, templeti itapakuliwa moja kwa moja kwenye kompyuta yako au kuna hatua kadhaa unazopaswa kufanya. Ikiwa matokeo ni faili iliyofungwa, lazima kwanza ufungue faili hii kisha uifungue kwenye Microsoft Word.
Tunapendekeza utumie toleo la hivi karibuni la programu ya Microsoft Word ili usipate shida na templeti hii itakufanyia kazi vizuri. Ikiwa bado unatumia toleo la mapema la programu ya Microsoft Word, isasishe kabla ya kupakua faili zozote
Hatua ya 3. Fafanua kichwa chako cha barua
Violezo vyote vinaweza kubadilishwa. Kila sehemu ya templeti ya memo unaweza kubadilisha mahitaji yako. Kwa mfano, ongeza nembo na alama ya usajili wa chapa ya biashara kwenye templeti katika sehemu ya barua. Bonyeza sehemu ya kichwa cha barua kuandika habari ya kampuni.
Hatua ya 4. Jaza sehemu za kiolezo kwenye kichwa cha memo
Lazima ujaze sehemu za "Kwa", "Kutoka", "CC", na "Karibu". Kuwa mwangalifu wakati wa kujaza kila uwanja ili usichanganyike, ukose, au uandikwe vibaya katika sehemu hii.
Hatua ya 5. Andika ujumbe wako
Andika utangulizi, muktadha, majadiliano, na muhtasari katika mwili wa kumbukumbu. Unaweza kuandika memos katika fomu ya orodha kutoa habari kwa hatua.
- Tumia fomati ile ile ya templeti kuweka aya zote kwenye kumbukumbu zikiwa zimepangwa vizuri na kingo sahihi na saizi za fonti.
- Unaweza kutumia templeti ya memo kuonyesha jedwali, ikiwa ni lazima. Hii inaweza kuwa na msaada zaidi, haswa ikiwa memo iliyoandaliwa kwenye orodha au muundo mwingine inaonekana dhaifu au ngumu kusoma.
- Usisahau kufuta maneno tayari kwenye templeti. Angalia tena kwa uangalifu kabla ya kutuma.
Hatua ya 6. Pia angalia miguu chakavu
Mguu wa memo uko chini ya memo ambayo kawaida hutumiwa kutoa habari ya ziada, kwa mfano kuandika habari ya kampuni yako au nambari ya simu. Angalia kwa uangalifu kwamba habari hii yote imeandikwa kwa usahihi. Kwa kweli, unataka kutuma kumbukumbu nzuri bila habari sahihi ya mawasiliano au habari iliyokosekana.
Hatua ya 7. Rekebisha onyesho
Moja ya faida ambazo unaweza kupata kutoka kwa templeti ni fursa ya kubadilisha rangi ya waraka. Uonyesho wa memo unaweza kubadilishwa kwa utu na kuifanya ionekane inavutia zaidi. Kwa kuongeza, unaweza kuchagua rangi inayofaa hali ya sasa ili kuifanya iwe ya kuvutia zaidi, lakini bado ni mtaalamu.
Hatua ya 8. Hifadhi kumbukumbu kama hati mpya
Hakikisha unaweka nakala ya faili hii ya kumbukumbu ili kuwe na chelezo cha dijiti kama ushahidi wa mawasiliano yoyote ya biashara uliyokuwa nayo.
Hatua ya 9. Hifadhi kiolezo hiki ili uweze kukitumia tena
Wakati wowote unahitaji kuunda kumbukumbu na mada tofauti kidogo, badilisha habari ndani yake na mada ya memo unayotaka kutuma. Kwa kuongeza wakati wa kuokoa, unaweza kuunda memos katika muundo thabiti ili waonekane wa kitaalam. Kwa njia hiyo, wasomaji watazingatia zaidi na kusoma kwa uangalifu kumbukumbu unayotuma.
Vidokezo
- Usitoe sababu nyingi sana. Unahitaji kuelezea ni kwanini hatua kadhaa lazima zichukuliwe, lakini usizidishe.
- Maelezo / habari iliyoandikwa kwenye kumbukumbu inapaswa kuwasilishwa kwa ufupi.
Nakala inayohusiana
- Jinsi ya Kuandika Memo ya Biashara
- Jinsi ya Kuandika Barua
- Jinsi ya kuwasiliana kwa ufanisi
- Jinsi ya Kuandika Barua ya Msomaji
