Je! Umewahi kuandika barua rasmi ya maombi hapo awali? Barua rasmi za maombi kawaida hufanywa kwa sababu anuwai, kama vile kukusanya deni, kuomba msaada, au kuuliza mtu mwingine afanye jambo maalum. Kwa kweli, barua ya maombi haipaswi kuwa zaidi ya ukurasa mmoja kwa muda mrefu. Kwa maneno mengine, ombi lako lazima lipelekwe kwa njia ya moja kwa moja, wazi, ya ujasiri, na ya moja kwa moja, kuishia na sentensi sahihi. Kwa hivyo, ni ipi hukumu sahihi ya kufunga barua ya maombi? Kwa ujumla, sentensi ya kufunga barua hiyo inategemea sana kusudi la barua na utambulisho wa mpokeaji wa barua hiyo. Kwa mfano, ikiwa barua imeelekezwa kwa mtu unayemjua kibinafsi, jisikie huru kuimaliza kwa sauti ya kawaida. Wakati huo huo, ikiwa barua imeandikwa kwa kusudi la biashara, hakikisha unaimaliza kwa sauti rasmi zaidi.
Hatua
Njia 1 ya 2: Kumaliza Matumizi ya Kibinafsi
Hatua ya 1. Tumia mtindo wa lugha ya heshima
Katika barua ya maombi ya kibinafsi, kwa ujumla ni muhimu kwa mwandishi wa barua kutoa kwanza sababu za maombi yao, kisha kufikisha maombi kwa njia ya moja kwa moja, wazi, na maalum. Usisahau kutumia chaguo lenye heshima na lisilohitaji sana jiji, kama vile "Je! Ungependa" au "Je! Ungependa" ili mpokeaji wa barua asijisikie kuzidiwa na ombi lako.
Kwa mfano, unaweza kuandika, "Je! Ungependa kuandamana na dada yangu kwenye hafla ya kutoa msaada ili asiende peke yake?"
Hatua ya 2. Wasilisha ombi lako la ufuatiliaji katika aya mpya
Ikiwa unahitaji kupokea jibu kwa wakati fulani, au ikiwa mpokeaji anahitaji kufanya kitu kingine kinachohusiana na ombi, tafadhali lijumuishe katika aya tofauti. Kwa hivyo, mpokeaji wa barua hiyo atajua kuwa programu ya ufuatiliaji ni ya pili, lakini bado inahusiana na programu kuu.
Bado na mfano huo huo, unaweza kujumuisha ombi la kufuatilia kama, "Tutathamini sana ikiwa utamchukua nyumbani kwenda kwenye hafla ya kutoa misaada na kumtoa baadaye."
Hatua ya 3. Asante mpokeaji kwa kuzingatia ombi
Baada ya ombi lako kuwasilishwa, jumuisha taarifa fupi ya kumshukuru mpokeaji wa barua hiyo. Ikiwa unataka, pia onyesha jinsi msaada wao ni muhimu na wa maana kwako.
Kwa mfano, unaweza kujumuisha kitu kama, "Asante sana kwa kuwa tayari kutusaidia. Msaada wako utakuwa muhimu sana kwa dada yangu ambaye anatamani kuhudhuria hafla hiyo ya hisani."
Hatua ya 4. Jumuisha habari yoyote ya ziada ambayo mpokeaji anaweza kuhitaji kujua
Ikiwa ombi lako linahitaji kufanywa kwa njia maalum, au kwa tarehe na wakati maalum, tafadhali lijumuishe baada ya kukushukuru. Kwa kuongeza, unaweza pia kujumuisha habari ya mawasiliano, ikiwa tu mpokeaji wa barua anataka kuwasiliana nawe kwanza.
Kwa mfano, unaweza kuandika, "Kwa habari yako, dada yangu anahitaji kukutana na waandaaji kabla ya hafla kuanza. Ndiyo sababu, anahitaji kufika katika eneo la tukio angalau saa moja mapema."
Kidokezo:
Baada ya kujumuisha habari ya ziada, usisahau kusema asante tena. Kwa kufanya hivyo, mpokeaji wa barua hiyo hatasikia mzigo wa ombi, au hata kuhisi fadhili zake zinachukuliwa na wewe.
Hatua ya 5. Jumuisha salamu ya kufunga kabla ya kuandika jina lako mwisho wa barua
Salamu rahisi ya kufunga kama "Salam" inafaa kujumuisha mwishoni mwa barua ya maombi ya kibinafsi. Ikiwa wewe na mpokeaji wa barua uko karibu au karibu, tafadhali tumia sauti ya joto ya salamu za kufunga, kama vile "Salamu" au "Penda kila wakati."
Ongeza koma baada ya salamu ya kufunga, kisha acha mistari miwili tupu kwa saini yako. Baada ya mistari hii miwili tupu, jumuisha jina lako kamili
Njia 2 ya 2: Kukomesha Maombi ya Biashara
Hatua ya 1. Taja maombi yako katika mwili wa barua
Unapoandika barua rasmi ya ombi la biashara, taaluma, na masomo, kumbuka kujumuisha kusudi la barua hiyo tangu mwanzo. Ikiwezekana, fanya ombi lako haswa katika sentensi ya kwanza ya barua, badala ya mwisho.
Kwa kuwa ombi lako lilielezewa mwanzoni mwa barua, hakuna haja ya kurudia mwisho wa barua
Hatua ya 2. Asante mpokeaji kwa muda na umakini
Katika aya mpya, andika sentensi fupi kumshukuru mpokeaji kwa kuchukua wakati wao muhimu kusoma na kuzingatia ombi lako. Hakikisha anajua kuwa unathamini utayari wake.
Kwa mfano, unaweza kujumuisha kitu kama, "Asante kwa kuchukua muda kuzingatia ombi langu. Ninathamini sana."
Kidokezo:
Baada ya kumshukuru mpokeaji kwa muda na umakini, unaweza pia kuongeza msamaha kama vile, "Samahani kwa usumbufu uliosababishwa," ikiwa ni lazima.
Hatua ya 3. Toa tarehe ya mwisho ambayo mpokeaji anahitaji kujua
Ikiwa unahitaji kupokea jibu kwa barua hiyo kwa wakati fulani, usisahau kumpa mpokeaji tarehe na wakati. Katika visa vingine, unaweza kuhitaji kutoa sababu fupi juu ya umuhimu wa kuweka tarehe ya mwisho.
Kwa mfano, unaweza kujumuisha kitu kama, "Samahani kwa ghafla, lakini ninahitaji jibu lako kabla ya Jumatatu, Aprili 22, kwa sababu tayari nilikuwa nimekata tikiti yangu ya ndege siku hiyo, na nitarudi tu (jina la jiji lako) wiki 2. baada ya hapo."
Hatua ya 4. Toa habari ya mawasiliano ili wapokeaji waweze kuwasiliana nawe ikiwa wana maswali
Saidia mpokeaji wa barua kuwasiliana nawe kwa urahisi na haraka, haswa ikiwa unahitaji jibu katika siku za usoni. Ujanja, ni pamoja na habari ya mawasiliano ambayo anaweza kuwasiliana nayo kwa urahisi wakati wa saa za kazi.
Kwa mfano, unaweza kuandika, "Ikiwa una maswali yoyote, tafadhali nipigie simu kwa nambari ya ofisi: 222-123-4567."
Hatua ya 5. Maliza barua kwa salamu ya kufunga rasmi na adabu
Baadhi ya mifano ya salamu za kufunga ambazo unaweza kujumuisha katika barua rasmi ya maombi ya biashara ni "Waaminifu" au "Salamu". Baada ya salamu ya kufunga, usisahau kuongeza koma, kisha acha laini mbili tupu kwa saini yako. Baada ya mistari hii miwili tupu, jumuisha jina lako kamili.
Ikiwa unahitaji habari ya ziada, kama jina maalum la kazi au nambari ya kitambulisho, tafadhali ongeza chini ya jina lako kamili
Vidokezo
- Usisahau kuhariri barua kabla ya kuchapisha na kusaini. Kumbuka, kosa kidogo linaweza kuharibu uaminifu wako na kuhatarisha ombi lako kutotimizwa na mpokeaji wa barua hiyo.
- Weka nakala ya barua hiyo kwenye faili yako ya kibinafsi, angalau hadi maombi yako yatimizwe.
- Ikiwa unapanga kutuma barua kupitia mtandao badala ya huduma ya posta, muundo uliotumiwa ni sawa. Mwisho wa barua, acha nafasi kwa saini hata kama itaachiliwa baadaye, isipokuwa uwe na saini ya dijiti ambayo unaweza kuambatisha.
