Barua pepe, gumzo la moja kwa moja, vikao vya Maswali na Majibu ya mtandao na media ya kijamii zina nafasi yake, lakini simu bado ni zana ya mawasiliano ya chaguo kwa watu wengi kuhusu maswala ya biashara. Ni mara ngapi umezungumza na mtu kwenye simu na kufikiria jinsi hawana taaluma? Hakikisha watu wengine hawasemi sawa juu yako. Hapa kuna kila kitu unahitaji kujua juu ya kushughulikia simu yako kitaalam.
Hatua
Sehemu ya 1 ya 3: Kujibu Simu
Hatua ya 1. Kuwa na kalamu na karatasi karibu
Rekodi simu kwa kuandika jina la mpigaji, wakati na sababu ya kupiga simu. Ni bora kuandika habari hiyo kwenye kumbukumbu ya simu iliyofunikwa na kaboni. Hii itaweka orodha ya simu katika sehemu moja na ikiwa sio yako, unaweza kutoa nakala kwa mpokeaji aliyekusudiwa.
Hatua ya 2. Jibu simu haraka iwezekanavyo
Hakuna mtu anayetaka kulazimishwa kungojea. Kujibu haraka kunaweza kuonyesha wapiga simu, ambao wana uwezekano wa kuwa wateja watarajiwa, kwamba kampuni yako ina ufanisi. Pia inamruhusu mtumiaji kujua kwamba simu yake ni muhimu.
Hatua ya 3. Eleza utambulisho wako na wa kampuni hiyo
Kwa mfano, sema "Asante kwa kupiga simu Astra Sunter. Je! Unaweza kusaidia na Rani?" Vivyo hivyo, uliza utambulisho wa mpigaji na wapi anapiga simu ikiwa hawasemi hivyo, haswa ikiwa kampuni yako ina sera kali juu ya simu zisizohitajika.
Hatua ya 4. Uliza maswali sahihi
Pata habari nyingi iwezekanavyo. Hii inaweza kusaidia kutambua simu zisizohitajika. Unapouliza, unaweza sauti ya kulaumu, haswa ikiwa itabidi uulize maswali kadhaa. Hakika hautaki kusikia kama kuhojiwa. Kwa hivyo, weka dansi yako kwa kutumia sauti ya utulivu ambayo sio kubwa sana.
- Mpigaji simu: "Je! Ninaweza kuzungumza na Doni?"
- Jibu: "Samahani, unaitwa nani?"
- Mpigaji simu: "Tommy."
- Jibu: "Uliita wapi?"
- Mpigaji simu: "Surabaya."
- Jibu: "Jina la kampuni yako?"
- Mpigaji simu: "Hii ni simu ya faragha."
- Jibu: "Je! Bwana Doni alijua kuwa utapiga simu?"
- Mpigaji simu: "Hapana."
- Jibu: "Sawa, nitajaribu kuungana na laini yake."
Hatua ya 5. Fikiria kuwa mtu katika kampuni yako anasikiliza mazungumzo
Kampuni zinazofuatilia simu zinazoingia kwa ujumla husema hivyo mwanzoni mwa kurekodi sauti. Ikiwa sio hata wakati huo, kuijua inaweza kukusaidia kutumia sauti yako ya kitaalam zaidi. Ikiwa ndivyo, unaweza kuwa na nafasi ya kusikia sauti yako mwenyewe kwenye simu na ukarabati, ikiwa ni lazima.
Sehemu ya 2 ya 3: Kuhamisha simu
Hatua ya 1. Uliza kabla ya kumwuliza mtu asubiri kuona jibu
Shida kubwa kwa kampuni nyingi ni kwamba mara nyingi huwaacha wapigaji wakisubiri kwa muda mrefu sana. Isipokuwa wewe ni bwana wa Zen, watu wengi hawapendi kuulizwa kusubiri. Pia kuna tabia ya kufikiria wanaombwa kusubiri mara mbili kwa muda mrefu. Kurudi kuzungumza nao haraka iwezekanavyo kunaweza kupunguza idadi ya wapigaji hasira!
Hatua ya 2. Hakikisha mpokeaji aliyekusudiwa yuko tayari kupiga simu
Ikiwa mpigaji anauliza mtu fulani, mwambie "utajaribu kuungana na laini ya mtu huyo" kabla ya kuwauliza wasubiri. Kisha tafuta ikiwa mpokeaji ni a) inapatikana na b) tayari kuzungumza na anayepiga simu. Ikiwa sio hivyo, hakikisha kuandika ujumbe huo kwa undani.
Hatua ya 3. Tumia sarufi sahihi
Daima tumia viwakilishi "wewe" na "mimi" kwa mhusika wako badala ya "wewe" au "mimi". Usiache neno "ndiyo" likiwa limetundikwa mwisho wa sentensi. Kwa mfano, "Sijui iko wapi" ni sentensi isiyofaa. Kwa ujumla, unaweza kuondoa neno "ndio" kutoka kwa sentensi kabisa. "Sijui anwani iko wapi" ni jibu linalofaa zaidi.
Hatua ya 4. Zingatia sauti yako
Ni kupitia sauti yako ya sauti kwamba mpigaji anaweza kusikia kile unamaanisha kweli. Kwenye simu au ana kwa ana, hii inawasilisha zaidi ya maneno yanayotoka kinywani mwako. Ufunguo wa kuongea na simu kwa weledi ni kutabasamu ndani!
Jambo hili la tabasamu lilikuwa na athari kubwa kwa wasimamizi katika kituo cha kupiga simu kwamba aliweka kioo kidogo kwenye kila madawati ya mawakala wake ambayo yalisomeka: "Unachoona ndicho wanachosikia!"
Hatua ya 5. Tumia jina la mpigaji, kila inapowezekana
Hii inaweza kukupa mguso wa kibinafsi na kuonyesha kuwa unasikiliza. "Samahani, Bwana Joni, ni aibu Bwana Marko hayupo. Je! Ninaweza kusaidia mtu mwingine au kuandika ujumbe?"
Hatua ya 6. Eleza utambulisho wako kwanza unapompigia mtu mwingine simu
Kwa mfano, sema, "Mimi ni Magda, ninamwita Bi Martha Tilaar." Lakini usiwe na maneno mengi. Kwa maneno mengine, nenda moja kwa moja bila kufunua maelezo yasiyo ya lazima.
Hatua ya 7. Maliza mazungumzo kwa weledi
Ukiwa na ukweli katika sauti yako, sema, "Asante kwa kupiga simu. Mchana mzuri!"
Sehemu ya 3 ya 3: Kushughulikia Simu ngumu
Hatua ya 1. Jizoeze ustadi wa kusikiliza kwa bidii
Usibishane au ukate mpigaji. Hata kama mtu huyo alikuwa amekosea au unajua watakachosema baadaye. Acha mtu huyo aachie sauti zao nje. Kusikiliza vizuri kunaweza kujenga uhusiano na kwenda mbali katika kuzima wapigaji "moto".
Hatua ya 2. Punguza sauti na ongea kwa sauti hata ya sauti
Ikiwa sauti ya mpigaji inazidi kuwa kubwa, anza kuongea polepole zaidi kwa sauti thabiti. Tabia ya utulivu (badala ya kuwa na woga au kufurahi kupita kiasi) inaweza kusaidia sana kumtuliza mtu. Kubaki bila kuathiriwa na sauti au sauti ya sauti ya mpigaji inaweza kusaidia mtu mwenye hasira atulie.
Hatua ya 3. Jenga uhusiano kupitia uelewa
Jiweke mahali pa mpigaji. Acha mpigaji ajue kuwa unasikia kuchanganyikiwa kwake na malalamiko. Kufanya hivi tu kunaweza kusaidia kumtuliza mtu. Neno ni "kunung'unika kwa maneno" na hii inaweza kusaidia kumfanya mpigaji ahisi kueleweka.
Hatua ya 4. Epuka kukasirika au kukasirika
Ikiwa mpigaji anakutukana au hata anaapa, pumua pumzi na uendelee kuongea kana kwamba haukusikia alichokuwa akisema. Kujibu kwa njia ile ile hakutasuluhisha shida na inaweza hata kufanya hali kuwa mbaya zaidi. Badala yake, kumbusha mpigaji kwamba unataka kusaidia kutatua shida - mara nyingi, taarifa hii inaweza kutuliza hali hiyo.
Hatua ya 5. Usichukue moyoni
Kaa umezingatia shida iliyopo na usichukue kibinafsi, hata ikiwa mpigaji atafanya hivyo. Kumbuka kwamba mpigaji hajui wewe, na wanaonyesha tu kuchanganyikiwa kwako kama mwakilishi. Rudisha mazungumzo nyuma kwa shida na nia yako ya kusuluhisha, na jaribu kupuuza maoni ya kibinafsi.
Hatua ya 6. Kumbuka kwamba unashirikiana na mwanadamu
Sote tumekuwa na siku mbaya. Labda mpigaji ana malumbano na mwenzi wake, amepata tu tiketi ya mwendo kasi, au ana bahati mbaya. Wakati fulani, sisi sote tumepata uzoefu. Jaribu kuiboresha siku yao kwa kukaa tulivu na bila usumbufu - itafanya moyo wako ujisikie vizuri pia!
Vidokezo
- Usitafune fizi, kula au kunywa unapokuwa kwenye simu.
- Epuka kutumia maneno "ah," "mmm," "jina lake ni nani," na maneno au sauti zingine za "kujaza".
- Usitumie kitufe cha bubu; zinapaswa kutumiwa tu ikiwa msaada wa ziada unahitajika kutoka kwa msimamizi au mkufunzi.
Onyo
- Kumbuka kwamba sio kila mtu anayeweza kuelewa sheria za taaluma. Kuwa na adabu hata ikiwa hautapata majibu sawa.
- Wafanyikazi wa huduma ya wateja wanapaswa kuchukua mapumziko ya dakika 5 au 10 baada ya kushughulikia simu ngumu.
- Baada ya kushughulikia shida, kumbuka kuwa mpigaji atakayekuja atakuwa mtu tofauti. Achana na mhemko wowote ambao bado unaweza kukutetemesha kutoka kwa mpigaji simu uliopita.
