Barua za uthibitisho zinaweza kufanywa kwa aina anuwai, ambayo kila moja ina muundo tofauti. Barua ya uthibitisho ili kufikisha maelezo ya matokeo ya mkutano, shughuli, au hafla nyingine kawaida huwa fupi na ya moja kwa moja. Barua ya uthibitisho wa kukubali mfanyakazi kwa ujumla ni ndefu kwa sababu inajumuisha sheria na masharti ambayo lazima yatimizwe. Ikiwa unataka kuandika barua kwa mtu atakayepokea Sakramenti ya Kipaimara, andika barua kwa mtindo wa kibinafsi zaidi.
Hatua
Njia ya 1 ya 3: Kuandika Barua kwa Wagombea wa Uthibitisho
Hatua ya 1. Anza barua kwa kusema umuhimu wa kuimarisha imani
Sakramenti ya Kipaimara ni uthibitisho wa baraka iliyopokelewa wakati wa ubatizo ili kuimarisha uhusiano kati ya mpokeaji wa sakramenti na Kanisa. Hongera mgombea kwa sakramenti binafsi kwa sababu yuko tayari na ameamua wanataka kupokea Sakramenti ya Kipaimara.
- Kwa mfano, sema katika barua, "Kwa kuunga mkono nia yako ya kupokea Sakramenti ya Kipaimara, nina fahari kupata nafasi ya kukutumikia katika kufanya uamuzi huu muhimu wa kuimarisha uhusiano wako wa kibinafsi na Yesu Kristo na Kanisa."
- Tumia maneno na vishazi katika Katekisimu Katoliki kusisitiza umuhimu wa uamuzi huu katika safari ya imani ya mtahiniwa.
Hatua ya 2. Jadili uhusiano wako naye
Shiriki kumbukumbu na hafla ambazo umeshiriki naye kuhamasisha na kuimarisha nia yake. Saidia uwasilishaji wako kwa kifungu cha Biblia au nukuu kutoka kwa chanzo kingine. Simulia hadithi ya zamani au tukio ambalo linaonyesha kuwa unampenda na unaunga mkono safari yake ya imani.
- Kwa mfano, simulia hadithi kuhusu wakati alipobatizwa. Vitu ambavyo amekuuliza juu ya mafundisho ya kanisa au imani yako vinaweza kutumiwa kama nyenzo ya kutafakari ya kuvutia mwanzoni mwa barua.
- Huna haja ya kuandika barua ndefu au ya kina sana. Barua fupi bado ni muhimu.
Vidokezo:
Kabla ya kuandika barua, andaa muhtasari na utengeneze rasimu kadhaa kuunda maandishi bora ya barua.
Hatua ya 3. Orodhesha aya ya Maandiko ambayo inahamasisha au kuhamasisha
Tumia nukuu kuelezea maana ya Sakramenti ya Kipaimara na mafundisho ya Kanisa. Tumia tovuti au Concordance ya Biblia kupata mistari ya Maandiko yenye msukumo.
- Kwa mfano, ni pamoja na aya hiyo: "Jina la BWANA ni mnara wenye nguvu, ambao mwenye haki hukimbilia kwake na anaokolewa." (Mithali 18:10).
- Mfano mwingine wa aya ya kunukuu: "Kwa maana najua ni mipango gani ninayo kwa ajili yenu, asema BWANA, mipango ya amani na sio mipango ya maafa, kukupa wakati ujao uliojaa matumaini." (Yeremia 29:11).
- Jumuisha pia aya hiyo: "Ninaweza kufanya mambo yote kwa njia yake Yeye anipaye nguvu". (Wafilipi 4:13).
Hatua ya 4. Jaribu kumshawishi mpokeaji kuwa uko tayari kutoa msaada
Maliza barua kwa kuelezea kuwa utaendelea kumuunga mkono na kumuombea. Sema asante kwa sababu upendo na uwepo wake hukufanya ushukuru na ujisikie furaha.
Kwa mfano, andika barua, "Uamuzi wako unanifanya nijisikie fahari sana na kubarikiwa. Nimeheshimiwa kuwa shahidi unapopokea Sakramenti ya Kipaimara. Ninaomba uendelee kukua katika imani, matumaini, na upendo."
Kama tofauti:
Ikiwa unajua jina la mpokeaji wa barua hiyo, andika sala kwa mtakatifu mlinzi mwishoni mwa barua.
Hatua ya 5. Andaa barua iliyoandikwa kwa mkono kuifanya iwe ya kibinafsi zaidi
Tofauti na barua rasmi ambazo kawaida hupewa chapa, barua za uthibitisho zilizoandikwa kwa mkono hujisikia kuwa za kibinafsi na za kweli kana kwamba zimetajwa moja kwa moja kutoka moyoni, na hivyo kutoa mguso wa maana sana.
Wakati wa kuandika barua kwa mkono, usikimbilie. Andika vizuri iwezekanavyo na uhakikishe kuwa hakuna makosa. Ili kurahisisha, andika kwanza kisha unakili
Njia 2 ya 3: Kuwasilisha Uthibitisho wa Ajira
Hatua ya 1. Andika barua rasmi ya kufanya biashara kwa kutumia barua ya kampuni
Barua rasmi kwa madhumuni ya biashara iliyochapishwa kwenye barua ya kampuni ni muhimu kwa kuwasilisha ujumbe vizuri na kuwakilisha barua kama njia rasmi ya mawasiliano ya biashara. Andika barua na fonti za kawaida na pembezoni. Chapa herufi ukitumia fomati iliyokaa-kushoto, nafasi 1 ya mstari, na nafasi mbili za mstari.
- Usifupishe anwani wakati wa kuandika barua rasmi ya biashara. Kwa mfano, badala ya kuandika "Jl. Utama Raya 123", andika "Jalan Utama Raya 123".
- Huna haja ya kuchapa anwani ya kampuni ikiwa kichwa cha barua tayari kinajumuisha anwani ya kampuni.
Vidokezo:
Barua ya wakala wa serikali na kampuni zinaweza kupakuliwa na wafanyikazi walioidhinishwa na inajumuisha mambo yote ya kisheria ambayo lazima yatimizwe ili kuwasilisha uthibitisho wa kukubalika kwa mfanyakazi.
Hatua ya 2. Orodhesha kichwa cha kazi, mshahara, na tarehe ya kuanza
Anza barua hiyo na neno la kufungua la shauku wakati wa kuwasilisha pongezi kwa kujiunga kama mfanyakazi mpya. Unaweza kuwasilisha maelezo mafupi ya kazi, isipokuwa kama msimamo umeelezea hii.
Kwa mfano, sema katika barua: "Kwa niaba ya usimamizi wa PT XYZ, kupitia barua hii ninawasilisha kwamba umekubaliwa kufanya kazi kama katibu wa bodi ya wakurugenzi na mshahara wa Rp. 10,000,000 kwa mwezi na anza kufanya kazi Machi 1, 2019."
Hatua ya 3. Toa muhtasari wa sheria na masharti ambayo lazima yatimizwe
Sema wazi ikiwa kuna masharti ambayo lazima yatimizwe na mpokeaji wa barua hiyo. Vivyo hivyo, ikiwa utaomba masharti, hii lazima ifikishwe katika barua hiyo.
- Kwa mfano, mpokeaji wa barua lazima apitishe hundi ya biodata au apitishe mtihani bila dawa.
- Pia fikisha katika barua hiyo ikiwa mfanyakazi mpya atasaini makubaliano, kama mkataba wa ajira au mkataba mwingine.
- Ikiwa unawasilisha mahitaji, toa kikomo cha muda kwa mpokeaji kuweza kutimiza kabla ya tarehe ya mwisho. Ikiwa kuna nyaraka ambazo anahitaji kusaini, basi ajue kwamba hii inaweza kufanywa siku ya kwanza ya kazi.
Hatua ya 4. Eleza faida zinazotolewa na kampuni kwa undani
Ikiwa kampuni inatoa faida ya bima ya afya, mafao ya kustaafu, mafao ya elimu, malipo ya likizo, au faida zingine, zijumuishe kwenye barua. Eleza mahitaji ambayo yanapaswa kutimizwa na jinsi ya kupata habari zaidi juu ya hii ili wafanyikazi wapya wanastahili kupata faida.
Kampuni zingine hutoa faida kutoka wakati mfanyakazi anaanza kufanya kazi, lakini kwa ujumla, wafanyikazi wana haki ya kupata faida baada ya kufanya kazi kwa siku zisizozidi 60
Vidokezo:
Barua ya uthibitisho wa kukubalika kwa mfanyakazi inaweza kuwa zaidi ya ukurasa 1, lakini sio zaidi ya kurasa 2. Usijumuishe habari ya kina ambayo inaweza kusomwa na mpokeaji wa barua hiyo kupitia hati zingine zilizotumwa na barua hiyo.
Hatua ya 5. Maliza barua kwa kusema asante
Sema asante kwa sababu anataka kufanya kazi kwa kampuni yako na unafurahiya kufanya kazi naye. Onyesha msisimko wako au shauku yako kwa mfanyakazi mpya anayejiunga na timu.
- Kwa mfano, sema katika barua, "Asante kwa msaada wako katika kutambua dhamira ya PT XYZ. Usimamizi unakaribisha uwepo wako kwenye timu na unasubiri mchango wako kwa maendeleo ya kampuni."
- Jumuisha salamu rasmi ya kufunga juu tu ya saini, kama vile "Waaminifu" au "Salamu".
Hatua ya 6. Andika kichwa chako chini ya jina lako
Kulingana na kiolezo cha barua ya biashara, andaa nafasi 4 za saini chini ya salamu ya kufunga. Chini ya mahali pa saini, jumuisha jina lako kamili. Chini ya jina,orodhesha jina lako na jina la kampuni.
Kwa mfano, andika jina lako na jina la kampuni: "Mkurugenzi wa Uendeshaji wa PT XYZ"
Hatua ya 7. Chunguza barua kwa uangalifu
Hakikisha barua imeandikwa kwa kuandika sahihi na sarufi. Kuwa na mtu kutoka idara ya wafanyikazi asome barua ili kuhakikisha kuwa uhariri ni sahihi.
Kipa kipaumbele kuangalia mara mbili nambari zilizoorodheshwa kwenye barua. Makosa ya hesabu mara nyingi hufanyika bila kukusudia na hii inaweza kusababisha kutokuelewana, wakati mwingine hata matokeo ya kisheria
Hatua ya 8. Chapisha barua hiyo na uisaini kabla ya kuituma
Barua zilizochapishwa kwa kutumia karatasi bora zinaonekana kuwa za kitaalam zaidi. Hata kama unatuma barua kwa kutumia barua pepe, tuma barua iliyosainiwa, rasmi. Tumia kalamu ya mpira na wino wa samawati au mweusi kusaini barua. Jumuisha kichwa, kwa mfano "S. Kom." au "M. Si." ikiwa inahitajika.
Tuma barua haraka iwezekanavyo ili wafanyikazi wapya wapate barua kabla ya tarehe iliyopangwa kama siku ya kwanza ya kazi
Vidokezo:
Anwani iliyochapishwa kwenye bahasha inafanya barua hiyo ionekane kuwa ya kitaalam zaidi. Programu za kuandika barua hutoa templeti zinazokusaidia kuchapisha anwani katika nafasi sahihi kwenye kifuniko cha barua.
Njia ya 3 ya 3: Kuandaa Barua nyingine ya Uthibitisho rasmi
Hatua ya 1. Andika barua katika muundo wa barua rasmi ya biashara
Barua hii inaonyesha unyofu na huwasilisha ujumbe kwa maneno sahihi. Programu nyingi za kuandika barua hutoa templeti za barua za biashara kwa kuunda barua za uthibitisho. Tumia fonti ya kawaida, kama vile Times New Roman au Arial.
- Kwa halali, barua ya uthibitisho inaweza kutumika kama rekodi ya makubaliano ya mdomo. Barua ya biashara inakubaliwa kama ushahidi kortini kwa sababu inatumia muundo rasmi wa barua.
- Barua za uthibitisho kawaida ni fupi sana na hazizidi ukurasa 1. Wakati mwingine, barua ya uthibitisho ina aya 1 tu.
Hatua ya 2. Toa salamu inayofaa
Kwa ujumla, barua za uthibitisho zinaanza na salamu, kama vile "Mpendwa." ikifuatiwa na "Baba" au "Mama" na jina kamili la mpokeaji wa barua hiyo. Ikiwa ana udaktari, ni pamoja na "Dk." mbele ya jina la mpokeaji. Weka koma baada ya kuandika jina la mpokeaji wa barua hiyo.
- Ikiwa haujui jinsia ya mpokeaji, andika jina kamili.
- Usitumie kifupi "Bibi" isipokuwa uweze kudhibitisha kuwa mpokeaji ni mwanamke aliyeolewa.
Hatua ya 3. Thibitisha mpango huo haswa
Barua za uthibitisho haziitaji kuanza na utangulizi mrefu au kupendeza. Sema wazi shughuli iliyopangwa au makubaliano ambayo unataka kuthibitisha, kama tarehe, muda na eneo la mkutano.
- Kwa mfano, anza barua kwa kuandika, "Kama uthibitisho," au "Ninathibitisha hiyo" ikifuatiwa na habari unayotaka kuthibitisha.
- Kukujulisha kuwa umepokea kitu, anza barua kwa kuandika, "Kupitia barua hii, nimepokea" ikifuatiwa na jina la kitu ulichopokea.
Makosa katika hali ya utaratibu: barua ya kuthibitisha makubaliano ya kibinafsi na mtu unayemjua vizuri ni sawa kwa mtindo wa kawaida, lakini hakikisha barua yako inasikika rasmi na ya kitaalam.
Hatua ya 4. Toa habari nyingine muhimu
Jumuisha habari ya kina, kama jina na jina la kila mtu anayehusika, majukumu yao, ratiba ya shughuli, au makubaliano ya kifedha. Sisitiza masharti au masharti ambayo ni sehemu ya makubaliano ili kufafanua matarajio.
Kwa mfano, ikiwa unaandika barua inayothibitisha kuwa mpokeaji atajitolea kwa shirika lisilo la faida, ni pamoja na tarehe, saa, eneo la tukio, na majukumu anayopaswa kufanya kama kujitolea
Hatua ya 5. Uliza maoni ikiwa inahitajika
Kabla ya kufunga barua, fikisha kwamba unauliza mpokeaji wa barua kuwasiliana na wewe na kutoa habari unayohitaji. Ikiwa unatuma barua kufanya ombi au kupeana mgawo, muulize akujulishe kama makubaliano ya masharti yako.
Hata ikiwa hautauliza mpokeaji wa barua kuwasiliana nawe, ni wazo nzuri kumjulisha kwamba anaweza kuwasiliana nawe kwa kutumia njia fulani za mawasiliano ikiwa kuna vitu anataka kuuliza. Kwa mfano, "Ikiwa unahitaji habari zaidi, tafadhali wasiliana nami kwa simu (007) 123-4567."
Hatua ya 6. Asante mpokeaji wa barua hiyo
Tengeneza kifungu kipya cha kusema asante kwa sababu yuko tayari kujiunga na shughuli hiyo au kukubali masharti unayoweka kulingana na barua hiyo.
- Kwa mfano, kudhibitisha idhini ya mtu aliye tayari kujitolea kwa shirika lisilo la faida, andika katika barua, "Asante sana kwa kujitolea kwako kushiriki katika utume wa shughuli hii. Ninashukuru sana msaada wako."
- Onyesha shauku inapohitajika. Kwa mfano, ikiwa unataka kudhibitisha ratiba ya mahojiano, sema kwa barua, "Ninashukuru fursa iliyopewa _" au "Natarajia kujadili na wewe wakati wa mahojiano."
Hatua ya 7. Angalia na usahihishe barua kabla ya kuchapa
Barua za uthibitisho hazitachukuliwa kwa uzito ikiwa kuna typos au makosa ya kisarufi. Mbali na kuchunguzwa, hakikisha unaandika barua wazi na ya moja kwa moja.
- Soma barua kwa sauti ili uweze kuamua ni sentensi zipi zinahitaji kurejeshwa tena au kufupishwa wakati wa kusahihisha makosa yoyote.
- Epuka maneno ya biashara au jargon. Sema mambo ambayo unataka kuthibitishwa wazi na moja kwa moja.
Hatua ya 8. Tumia karatasi ya hali ya juu kuchapisha barua
Mara baada ya barua kukaguliwa na hakuna makosa, ichapishe kwa kutumia vifaa vya kulipia. Nunua vifaa vya kutosha kwenye duka la vifaa vya habari au mkondoni.
- Ikiwa unataka kutuma barua kwa uwezo wa mwajiriwa au mwakilishi wa kampuni au shirika, tumia barua ya kampuni au shirika. Walakini, ikiwa unataka kudhibitisha maswala ya kibinafsi, usitumie barua ya kampuni hata ikiwa wewe ndiye mmiliki.
- Programu za kuandika barua hutoa templeti ambazo unaweza kutumia kuunda kichwa cha barua cha kibinafsi ili kuifanya barua yako ionekane tayari kama iwezekanavyo.
Hatua ya 9. Saini barua ukitumia wino wa bluu au mweusi
Barua hiyo ikishachapishwa, ingia sahihi katika nafasi iliyotolewa hapo juu ya jina lako. Hakikisha saini yako ni ya kitaalam na halali, badala ya kujaribu kusikika maridadi.
Saini barua hiyo kwa kuandika jina lako kamili au kulingana na saini yako kwenye kitambulisho chako. Kwa ujumla, barua za uthibitisho hazipaswi kutumia majina ya kwanza, herufi za kwanza, au herufi za kwanza
Hatua ya 10. Tuma barua hiyo kwa anwani ya mpokeaji haraka iwezekanavyo
Baada ya kutiwa saini kwa barua hiyo, tuma mara moja siku hiyo hiyo. Hauunda maoni mazuri ikiwa tarehe ya kuingizwa kwa barua ni siku chache baada ya tarehe ya barua.
