Mwongozo wa mtumiaji ni mwongozo katika muundo wa karatasi au elektroniki (PDF au XPS) ambayo hutoa maagizo juu ya utaratibu au matumizi ya kitu. Ingawa "miongozo ya watumiaji" mara nyingi huhusishwa na miongozo ya matumizi ya kompyuta, miongozo ya watumiaji pia hutolewa na kompyuta na vifaa vingine vya elektroniki kama televisheni, redio, mifumo ya simu, vifaa vya MP3, na vifaa vya nyumbani na bustani. Mwongozo mzuri wa mtumiaji huelimisha watumiaji juu ya huduma za bidhaa wakati unawafundisha jinsi ya kutumia huduma hizo vizuri. Mwongozo wa mtumiaji umeundwa kwa njia ambayo ni rahisi kusoma na kurejelea. Hapa kuna hatua kadhaa ambazo unahitaji kuzingatia wakati wa kuunda yaliyomo madhubuti na kubuni mipangilio ya mwongozo wa mtumiaji.
Hatua
Sehemu ya 1 ya 3: Kuunda Mwongozo wa Mtumiaji Unaofaa
Hatua ya 1. Amua ni nani atatumia mwongozo
Kuandika mwongozo mzuri wa mtumiaji, unahitaji kukuza wasifu wa mtumiaji, ama kwa njia rasmi kwa kuunda wasifu ulioandikwa au isiyo rasmi kwa kuchukua muda wa kufanya mawazo mazuri juu ya sifa za mtumiaji. Profaili kama hizo ni muhimu wakati wewe ni sehemu ya timu ya uandishi wa mwongozo wa watumiaji na unapofanya kazi kwa bidhaa iliyokusudiwa kutoka kwa dhana hadi fomu ya mwisho. Fikiria mambo yafuatayo wakati wa kuunda wasifu wa mtumiaji:
- Eneo la mtumiaji litatumia mwongozo, kwa mfano nyumbani, ofisini, mahali pa kazi pa mbali, au kwenye gari. Sababu hii huamua sio tu yaliyomo, bali pia mtindo wa uandishi ambao mwongozo utachukua.
- Jinsi mtumiaji atatumia mwongozo. Ikiwa hawatumii mara chache au wanahitaji tu kupata habari, ni bora ikiwa mwongozo umetengenezwa kwa njia ya hati ya kumbukumbu. Kwa upande mwingine, ikiwa mtumiaji ataitumia mara kwa mara mwanzoni, sehemu ya kumbukumbu inapaswa kuambatana na sehemu ya "Jinsi ya Kuanza" na maagizo juu ya kazi za kawaida ambazo bidhaa itafanya.
- Mtumiaji ana uzoefu gani na bidhaa au bidhaa sawa. Ikiwa bidhaa ni mpya au tofauti sana na bidhaa zinazofanana, lazima ujumuishe maelezo ya jinsi inavyotofautiana na wengine na maagizo ya jinsi ya kuitumia. Ikiwa bidhaa inashughulika na kitu ambacho mara nyingi watumiaji huona kuwa ngumu, kama programu ya kompyuta, lazima utoe habari na maelezo yanayofaa kwa njia inayoeleweka.
Hatua ya 2. Unda mwongozo unaofaa mahitaji ya mtumiaji kwa njia ambayo wanaweza kuelewa
Ikiwa watumiaji sio watu wenye ujuzi wa kitaalam, labda ni bora kuepuka lugha ya kiufundi na kutoa maelezo wazi na rahisi. Maandishi yanapaswa pia kupangwa kwa njia inayofanana na jinsi mtumiaji anafikiria. Kuorodhesha vipengee vya bidhaa vilivyopangwa na kazi mara nyingi hufanya akili zaidi kuliko kwa huduma zinazotumiwa mara nyingi.
Wakati mwingine kutumia maneno ya kiufundi hakuepukiki, kwa mfano kwa matumizi ya chati ambayo ni pamoja na chati za Fibonacci pamoja na chati za pai na chati za kawaida za baa. Katika kesi kama hii, itakuwa bora ikiwa unafafanua masharti na kutoa habari, kwa mfano maelezo ya chati ya Fibonacci ni nini na jinsi inatumiwa katika uchambuzi wa kifedha
Hatua ya 3. Eleza shida ambayo mtumiaji anajaribu kutatua, kisha toa suluhisho la shida hiyo
Kutoa huduma kama suluhisho la shida za kawaida ni sawa wakati wa kutangaza bidhaa, lakini mara mteja anapomiliki bidhaa hiyo, anahitaji kuelewa jinsi ya kuitumia. Tambua shida ambayo mtumiaji atakutana nayo, eleza katika mwongozo wa mtumiaji, ikifuatiwa na maagizo ya kuitatua.
Ikiwa shida ni ngumu, igawanye vipande vidogo. Andika kila sehemu na maagizo ya jinsi ya kuyasuluhisha au kuyashughulikia, halafu fuatana kwa utaratibu. Kuvunja habari kwa njia hii inajulikana kama njia ya kugawanya au kugawanya
Sehemu ya 2 ya 3: Vipengele vya Mwongozo wa Mtumiaji
Hatua ya 1. Unda ukurasa unaofaa wa kifuniko na kichwa
Utahitaji kifuniko kwa mwongozo wowote wa mtumiaji ambao ni zaidi ya kadi ya kumbukumbu na ukurasa wa kichwa kwa mwongozo ambao unajumuisha zaidi ya karatasi iliyokunjwa (kurasa 4 au zaidi kwa urefu).
- Ikiwa mwongozo unalindwa na hakimiliki, ilani ya hakimiliki lazima ijumuishwe kwenye vifuniko vya mbele na nyuma, na pia kwenye ukurasa wa kichwa.
- Ikiwa kuna sheria na masharti ya kutumia mwongozo na bidhaa zinazohusiana nayo, tafadhali zijumuishe ndani ya kifuniko cha mbele.
Hatua ya 2. Weka kumbukumbu ya hati inayohusiana katika utangulizi
Ikiwa kuna mwongozo zaidi ya mmoja wa watumiaji, tafadhali rejelea hati nyingine, pamoja na nambari sahihi ya toleo, hapa. Utangulizi pia ni mahali pa kuweka sehemu ya "Jinsi ya Kutumia Mwongozo huu" ikiwa kuna moja.
Hatua ya 3. Jumuisha jedwali la yaliyomo ikiwa mwongozo ni mrefu zaidi ya kurasa 10
Hatua ya 4. Weka maagizo / taratibu na vifaa vya kumbukumbu kwenye mwili wa mwongozo
Katika hali nyingi, utaratibu na nyenzo za rejeleo zinapaswa kuwa na sehemu yake. Walakini, unaweza kuwaambia watumiaji kurejelea yaliyomo katika sehemu moja na kuitofautisha na sehemu zingine. Kwa njia hii, mtumiaji anaweza kupata haraka habari anayotafuta.
- Taratibu zinapaswa kuandikwa kwa muundo thabiti wakati wote wa maagizo katika mwongozo. Anza na muhtasari wa utendaji wa bidhaa, kisha ueleze ni nini mtumiaji anapaswa kufanya na ni matokeo gani atapata au kuona. Hatua zinapaswa kuhesabiwa na kuanza na kitenzi cha kitendo, kama vile hatua hizo zimeandikwa katika kila sehemu ya nakala hii.
- Vifaa vya marejeleo vinaweza kujumuisha orodha za ukaguzi, vidokezo vya utatuzi, na maswali yanayoulizwa mara kwa mara. Kamusi na faharisi inaweza kuongezwa mwishoni mwa mwongozo, ingawa faharasa ya maneno yanayotumiwa mara nyingi inaweza kutolewa mwanzoni. Fahirisi inaweza kutengwa ikiwa mwongozo una kurasa chini ya 20.
Hatua ya 5. Tumia picha za picha kama inahitajika kusaidia maandishi
Picha za picha, au viwambo vya skrini, vinaweza kuonyesha vyema vidokezo kadhaa kwenye mwongozo kuliko maandishi, haswa katika taratibu ngumu ambapo watumiaji wanahitaji uthibitisho wa kuona kuhakikisha wanafuata hatua kwa usahihi. Michoro ya picha inaweza kuundwa kwa kutumia uandishi wa msaada wa kompyuta (CAD) au programu za kuhariri picha, kamera za dijiti na programu za usindikaji picha, au ikiwa unataka kutumia viwambo vya skrini, tumia picha za skrini zilizojengwa kwenye kompyuta yako au programu ya picha iliyo na uwezo wa kukamata skrini.
- Mara tu unapounda picha ya picha, ihifadhi katika muundo uliobanwa ili uweze kuitumia katika usindikaji wa neno au programu ya kuchapisha desktop. Unahitaji pia kupunguza saizi ya picha ili iweze kutoshea ukurasa, lakini bado utoe maelezo kamili kwa mtumiaji. (Ikiwa ni lazima, unaweza kupangua picha ya asili katika sehemu na kuonyesha sehemu zinazofaa pamoja na maandishi yanayounga mkono).
- Ikiwa unatumia picha nyingi za picha katika utaratibu, hakikisha picha zinaundwa kwa saizi thabiti, iwe kwa urefu sawa na vipimo vya upana au kulingana na saizi ya picha ya asili. Kwa njia hiyo, picha itaonekana kuvutia zaidi kwa watumiaji. Vivyo hivyo ni kweli wakati wa kuchukua picha za skrini kutoka kwa kompyuta; hakikisha kompyuta inaonyesha muundo wa kawaida wa rangi wakati unapiga picha vinginevyo mchawi ataonyesha picha ya skrini ya rangi.
- Wakati programu za uhariri wa picha kama Photoshop na Duka la Rangi Pro zina uwezo mzuri wa kukamata picha, programu zilizojitolea kuchukua picha za skrini kama Snagit pia hutoa uwezo wa kurekebisha kwa urahisi, katalogi na kufafanua viwambo vya skrini.
Sehemu ya 3 ya 3: Kubuni Mwongozo wa Mtumiaji Rahisi Kutumia
Hatua ya 1. Chagua fonti rahisi kusoma
Ingawa kompyuta inaweza kusaidia fonti kadhaa, kusudi la kuunda mwongozo wa mtumiaji ni rahisi kusoma. Kuchagua fonti nyingi zinazolingana ndiyo njia bora ya kufikia lengo hilo. Fonti zinaweza kugawanywa katika aina mbili: serif na sans serif.
- Fonti za Serif zina mistari ndogo ya mapambo mwishoni mwa mistari kuu ambayo hufanya herufi. Fonti za serif ni pamoja na Times New Roman, Baskerville, na Kitabu Antiqua. Fonti za Serif ni kamili kwa maandishi mengi yaliyoonyeshwa kwa saizi ya 10-12 katika mwili kuu kwa miongozo ya kuchapisha.
- Fonti za serif zisizo na waya zinaangazia tu mistari inayounda herufi, bila mapambo. Fonti ambazo ni za kikundi kisicho na serif ni pamoja na Arial, Calibri, na Century Gothic. Fonti za serif zinaweza kutumiwa kwa saizi nyingi za maandishi 8 hadi 10 katika faili za PDF au miongozo ya mkondoni, ingawa kutopambwa hufanya sentensi zilizoonyeshwa kwenye fonti 12 au ngumu zaidi kusoma. Walakini, fonti zinaweza kutumiwa vyema kwa saizi kubwa kuonyesha vichwa na vichwa, na kwa saizi ndogo ni kamili kwa maandishi ya chini na nambari kwenye safu na meza.
- Kwa ujumla, ni bora kuchagua fonti rahisi kama Arial au Times New Roman kwa mwongozo wako, ingawa unaweza kutumia fonti ya mapambo kwa nukuu au vichwa ikiwa unaandika mwongozo wa mchezo wa video uliowekwa katika mandhari ya hadithi ya uwongo au sayansi.. (Katika kesi ya nukuu, unaweza kutumia fonti rahisi na kuonyesha nukuu kamili kwa italiki).
- Baada ya kuamua ni fonti zipi utumie, tengeneza kurasa za sampuli ili uthibitishe kuwa zinaonekana nzuri kwenye karatasi. Unapaswa pia kuonyesha ukurasa huu wa mfano kwa mtu anayehusika kutoa idhini ya kuonyesha mwongozo kabla ya kuendelea na mchakato wa uandishi.
Hatua ya 2. Fikiria juu ya mpangilio
Mara tu ukichagua font kwa mwongozo, utahitaji kuamua jinsi ya kupanga yaliyomo juu ya ukurasa.
- Kwa ujumla, labda unapaswa kuweka kichwa cha hati au kichwa cha sura kwenye kichwa au kichwa, labda ukitumia vichwa vya mwongozo upande wa kushoto wa ukurasa na vichwa vya sura upande wa kulia wa ukurasa. Lazima uweke nambari ya ukurasa kwenye kichwa au kichwa, iwe nje (kichwa au kichwa) au katikati (tu kwa miguu). Unaweza pia kuhitaji kutofautisha ukurasa wa kwanza wa kila sehemu au sura kutoka kwa kurasa zingine kwa kuweka nambari ya ukurasa katikati ya kijachini na ukurasa unaofuata kwenye kona ya nje ya kichwa.
- Unaweza kuhitaji kufanya maandishi ya kuingiza ndani ya sanduku lenye rangi au sanduku la kuzuia ili kuitofautisha na maandishi yote. Hakikisha unachagua rangi au kiwango cha kuzuia ili isifanye maandishi kuwa magumu kusoma.
- Acha margin pana kwa pande zote, na nafasi ya ziada pembeni itafungwa.
Hatua ya 3. Fikiria aina ya sauti kwa mwongozo wa mtumiaji
Ikiwa mwongozo ni mrefu zaidi ya kurasa 4, kurasa hizo lazima zifungwe kwa njia fulani. Ingawa nyaraka za ndani zinaweza kushikamana na stapler kwenye kona ya ukurasa, mwongozo wa mtumiaji wa nje aliyesafirishwa na bidhaa kawaida hufungwa na mojawapo ya njia 3 zifuatazo:
- Njia ya kushikilia upande (iliyofungwa pande za ukurasa na stapler) kwa miongozo iliyochapishwa kwenye cm 21 x 27.5, 21 x 35 cm, au karatasi iliyokunjwa ya 27.5 x 42.5 cm. Miongozo mingi isiyo na gharama kubwa ya kurasa 48 au chache imefungwa kwa njia hii.
- Njia ya kushona tandiko (iliyoshonwa upande wa ukurasa) hutumiwa mara nyingi kwa miongozo ya rejea ya mtu wa tatu kuliko miongozo iliyojumuishwa na bidhaa zingine isipokuwa magari, ingawa miongozo mirefu imefungwa kwa njia hii. (Mwongozo wa Duka la Pro ya Rangi hapo awali ulijumuisha mwongozo wa kushona tandiko wakati bado unazalishwa na Programu ya JASC).
- Kufungwa kwa ond kunafaa zaidi kwa miongozo inayotumiwa katika mazingira magumu, kama nje ya nyumba (kwa hali hiyo njia za kushona upande na sanda hazina nguvu ya kutosha kusababisha kurasa kuteleza). Miongozo mingine iliyofungwa inaweza pia kuwa na kurasa ambazo zimepakwa plastiki na kuwazuia kuharibika wakati wa mvua au wazi kwa matope.
Hatua ya 4. Unda hati ya templeti kwa mwongozo
Matumizi mengi ya usindikaji wa maneno na kuchapisha eneo-kazi hutoa fursa ya kuunda hati za templeti kwa miongozo ya watumiaji. Kwa hivyo, unapoandika, maandishi yataonekana kiatomati na fonti uliyochagua kwa sehemu ya mchawi unayofanya kazi. (Kwa kweli, nakala hii awali iliandikwa kwa kutumia templeti ya Microsoft Word). Zaidi ya programu hizi pia zinajumuisha seti ya kawaida ya templeti ambazo unaweza kurekebisha kama inahitajika kwa hivyo sio lazima uunda mwenyewe kutoka mwanzoni.
