Biashara zote, kubwa au ndogo, zinahitaji kufuatilia miamala yao yote. Kuna mifumo mingi rahisi ya programu ya kifedha inayouzwa, lakini bado unahitaji kuwa na uelewa wazi wa jinsi shughuli za uhasibu zinavyofanya kazi. Utaingiza shughuli zote za biashara, kama vile kupokea mapato au kulipa bili, kwenye jarida la uhasibu sawa na leja. Hapa, unahitajika kukusanya vikundi anuwai vinavyoitwa akaunti, na utarekodi kwenye deni au mkopo (kulingana na kuongezeka au kupungua). Mifano itapewa baadaye. Watunga programu za uhasibu pia hufuata fomula hii katika kuunda programu zao, lakini mchakato umefanywa rahisi kwa watumiaji wa kawaida.
Hatua
Sehemu ya 1 ya 3: Kuingiza Shughuli
Hatua ya 1. Kusanya nyaraka zote kuhusu shughuli za biashara
Hati hizi kawaida hujumuisha risiti za wasambazaji, bili za matumizi (kama maji na umeme), memos za mkopo zinazotolewa kwa wateja, taarifa za ushuru, hundi iliyotolewa, na habari ya malipo. Angalia kila ankara na malipo yaliyopokelewa kuwa sahihi na kuthibitishwa kabla ya kurekodi jarida la uhasibu. Hakikisha kila kitu kimetambuliwa na msimamizi au mmiliki wa biashara kabla ya kuingiza shughuli kwenye mfumo.
Hatua ya 2. Weka akaunti tofauti au kategoria kwa kila aina ya shughuli
Akaunti ambazo zimerekodiwa kwa mfano Fedha, Hesabu, Gharama, na kadhalika. Fikiria akaunti hizi kama kurasa tofauti kwenye daftari au safu ya vitu vilivyoorodheshwa kwenye bajeti ya kibinafsi. Sanidi aina zifuatazo za akaunti:
- Mauzo, au mapato, akaunti hurekodi mauzo yote kwa wateja.
- Akaunti ya gharama inarekodi pesa zote ambazo biashara hutumia, kwa mfano kuendesha kituo cha biashara, kutengeneza bidhaa, na kuuza bidhaa.
- Kwa kuongezea, wafanyabiashara pia wanahitajika kurekodi mali zao, kama pesa taslimu, mapato (mauzo yasiyolipwa), na mali, mmea na vifaa kama majengo na vifaa.
- Akaunti ya dhima inarekodi pesa zote ambazo biashara inakopa kutoka kwa washirika wa nje, kama vile mikopo ya benki, biashara inayolipwa (km kwa wasambazaji), na mishahara inayolipwa (mishahara ambayo tayari imepewa wafanyikazi lakini haijalipwa).
- Aina hizi kubwa kawaida hugawanywa katika akaunti ndogo, maalum.
Hatua ya 3. Tambua ikiwa akaunti imeondolewa au imepewa sifa
Ni muhimu kukumbuka kuwa kila shughuli inajumuisha akaunti za malipo na mkopo na jumla ya deni na mikopo lazima iwe sawa. Kwa mfano, unapopokea malipo kutoka kwa mteja, ungerekodi Fedha kama malipo na Akaunti zinazopokelewa kama mkopo. Unapolipa matangazo, utarekodi Gharama za Matangazo kwenye deni na Fedha kwa mkopo.
- Rekodi ongezeko lolote la matumizi, mali (kama pesa taslimu na vifaa), na akaunti za gawio kama deni na rekodi hupungua kama mikopo. Katika akaunti zingine, kama deni na mapato, ongezeko linarekodiwa kama mikopo na kupungua kunarekodiwa kama deni. Mfumo huu wa uhasibu una mantiki yake mwenyewe na anza kukumbuka wakati unatumia mantiki yako kujua sababu za "kuongezeka" na "kupungua" kwenye akaunti.
- Kumbuka kwamba nambari ambazo zimeorodheshwa kwenye deni na deni zinaweza kuwa hazifanani, lakini jumla lazima iwe sawa. Kwa mfano, ikiwa mteja analipa bidhaa kwa sehemu na pesa taslimu na sehemu nyingine kwa mkopo, akaunti mbili zinaandikwa kwenye deni, ambazo ni Fedha na Akaunti Zinazopokelewa. Wakati akaunti ambayo imeandikwa kwa mkopo ni moja tu, ambayo ni Mauzo.
- Mifumo yote ya programu ya kompyuta itafanya majarida ya uhasibu ya kurekodi iwe rahisi kwa kuingiza akaunti zote katika maeneo yao sahihi kwenye Jarida.
- Unaweza kulazimika kuunda jina jipya la akaunti kwenye jarida ikiwa una shughuli isiyo ya kawaida kama uuzaji wa hisa au ununuzi wa ardhi.
Hatua ya 4. Angalia shughuli zote za uhasibu zilizoingizwa kwenye jarida angalau mara mbili
Kila shughuli itaonekana katika kategoria yake mwenyewe: kwa mfano, kutoa kwa upande mmoja wa jarida, na kiasi lazima kilingane sawa na kiwango kinachoonekana kwenye upande wa mkopo wa jarida.
Kwa mfano, utarekodi shughuli ya malipo ya bili ya umeme kwa kuingiza Akaunti zinazolipwa kwa upande wa utozaji wa Rp. 500,000 na Fedha ya Rp. 500,000 kwenye mkopo. hakikisha kuingiza nambari ya risiti na maelezo mafupi katika sehemu ya maelezo
Hatua ya 5. Hamisha akaunti kwenye jarida kwa kitabu cha jumla mara kwa mara
Kitabu cha jumla ni mkusanyiko wa akaunti zako zote. Kwa mfano, kuna kurasa za kila kategoria ya pesa, zinazopokewa, zinazolipwa, matumizi, na kadhalika katika kitabu chako cha jumla. Kisha, utaweza kuona jumla ya jumla kwa kila akaunti kwa kipindi cha muda.
- Kitabu cha jumla hurekodi habari kwa akaunti, tofauti na jarida ambalo linarekodi shughuli. Kwa maneno mengine, shughuli moja ambayo inahamishiwa kwenye leja ya jumla itakuwa angalau sehemu mbili (akaunti) kwenye leja.
- Kwa mfano, risiti za pesa kutoka kwa wateja kwenye mauzo zingerekodiwa kwenye jarida kama shughuli moja na kutambuliwa pesa kwenye deni na mapato kwa mkopo. zinapohamishiwa kwa kitabu cha jumla, maingizo haya yamerekodiwa katika maeneo tofauti: akaunti za pesa na mapato. Kwa njia hiyo, unaweza kuona jinsi shughuli zinaathiri kila akaunti ya mtu binafsi.
- Rekodi katika kitabu cha jumla lazima ziwe na tarehe ili chanzo cha manunuzi kitambulike. Wahasibu wengine pia hujumuisha nambari ya kumbukumbu, kwa mfano kwa njia ya nambari ya serial, ili shughuli ziweze kufuatiliwa tena kwenye jarida kwa urahisi.
Sehemu ya 2 ya 3: Kusawazisha Shughuli za Uhasibu
Hatua ya 1. Usawazisha leja ya jumla kabla ya kufunga kila wakati unapoingia manunuzi ya uhasibu
Andaa mizani ya majaribio na ripoti zingine ili kuhakikisha kuwa nambari na akaunti zilizorekodiwa kwa kila shughuli ni sahihi. Haijalishi ni shughuli ngapi zimerekodiwa, jumla ya deni lazima lilingane na jumla ya mikopo.
Ikiwa unachukua daftari kwa mikono au na programu ya kompyuta, nambari zote kwenye deni na mikopo zitaongezwa, bila kujali jamii. Jumla ya deni na mikopo lazima iwe sawa
Hatua ya 2. Angalia makosa katika Mizani ya Jaribio
Ikiwa deni hazilingani na deni, utalazimika kupata makosa katika maandishi yako ya jarida. Kwa kweli, makosa bado yanaweza kutokea hata kama deni na kiwango cha mkopo ni sawa, kwa mfano kwa sababu ya kurekodi mara mbili au shughuli zilizoingia kwenye akaunti isiyofaa.
- Kwa mfano, unapopokea malipo kutoka kwa mteja, unaweza kuwa umerekodi Fedha lakini umesahau kurekodi Akaunti zinazopokelewa kwa hivyo jarida linaonekana kama zinazopokelewa bado hazijalipwa. Kwa hivyo, kiwango cha deni kitakuwa tofauti na mkopo.
- Katika hali nyingine, unaweza kuhitajika kufuatilia rekodi hadi kuingia kwa kwanza kwenye jarida ili kupata makosa. Hii ndio sababu tarehe ya manunuzi na / au nambari ya kumbukumbu inahitaji kurekodiwa kwenye jarida ili ufuatiliaji uwe rahisi.
Hatua ya 3. Tuma ripoti za taarifa ya mapato, mizania na ripoti ya mabadiliko ya mtaji
Ripoti hizi za kifedha zinaweza kufanywa kwa mikono au na mfumo wa programu ya uhasibu. Ni kutoka kwa ripoti hizi ndio unapata picha kamili ya biashara yako.
- Kwa mfano, taarifa ya mapato itaondoa mapato yaliyopatikana na gharama zilizopatikana wakati fulani, na kutoka kwa ripoti hii unajua kampuni imepata faida au hasara.
- Karatasi ya usawa inaonyesha mali na deni zote za kampuni. Mali ya kampuni ni pamoja na fedha, vifaa, ardhi, na akaunti zinazopokelewa. Madeni ni pamoja na akaunti zinazolipwa na noti zinazolipwa.
- Ikiwa umelipa gawio (thawabu) kwa wanahisa katika vipindi vilivyopita, utahitaji pia taarifa ya mabadiliko katika usawa. Ripoti hii inaonyesha kiwango cha faida inayopatikana (sio mapato halisi) ikitoa gawio lililolipwa. Mapato yaliyosalia yanawakilisha mapato ambayo yamerejeshwa tena katika kampuni.
Sehemu ya 3 ya 3: Kuweka Kumbukumbu za Kina za Miamala ya Uhasibu
Hatua ya 1. Jumuisha maelezo mafupi ya kila shughuli iliyoingizwa kwenye jarida
Kwa mfano, "malipo ya matangazo ya runinga, Februari, 2016." Kwa hivyo, kiasi, sababu, na mchakato wa kurekodi kila shughuli itakuwa wazi.
Hatua ya 2. Weka nakala rudufu ya jarida lako la manunuzi
Hifadhi zinahitajika kufanywa ikiwa kuna makosa au maswali ya baadaye. Nyaraka za rekodi zote zinaweza kuwasilishwa kwa kuingiza rekodi kadhaa na tarehe ya jarida kwenye kifurushi kimoja. Kila mtu anapaswa kuwa na uwezo wa kutafuta viingilio vya jarida kwenye leja ya jumla na kisha apate nyaraka za kuhifadhi nakala kwa urahisi
Hatua ya 3. Weka nakala za karatasi za nyaraka zote kwa angalau mwaka
Hii ni pamoja na viingilio vya jarida na vitabu vya barua, pamoja na ankara zote na hati zingine za manunuzi. Nyaraka hizi zote zinahitajika kwa sababu za ukaguzi na ushuru.
Hatua ya 4. Weka nyaraka za elektroniki kwa angalau miaka saba
Changanua nyaraka zako za karatasi, nyuma na nje, na uzihifadhi katika visa viwili vya elektroniki: moja ya kuhifadhi kwenye ofisi na moja mahali pengine kwa matumizi ya dharura. Daima kuna uwezekano kwamba ushuru wa kampuni utakaguliwa kwa miaka michache iliyopita kwa hivyo nyaraka hizi zinahitaji kutunzwa.
Vidokezo
- Usawazisha jarida lako kila siku. Fuatilia makosa yote na urekebishe mara moja. Hii ni muhimu sana kwamba inakuwa moja ya masomo ya kwanza kwa wanafunzi wa uhasibu.
- Kutoa wafanyikazi wa mafunzo ya msalaba ili uelewa wa mfumo wa uhasibu na jinsi ya kuingiza miamala inaweza kujulikana kwa wafanyikazi zaidi ya mmoja.
