Kupanga shughuli zako za kila siku kutakusaidia kudhibiti wakati wako vizuri zaidi. Unaweza kumaliza zaidi, sahau juu ya kazi mara chache au ujaribiwe kufanya vitu ambavyo havijalishi sana. Wakati mwanzoni unaweza kufikiria unaweza kumaliza kazi uliyonayo, unaweza kuishia kuhisi kuzidiwa, kuchanganyikiwa, na kusahau kila kitu. Kufanya na kushikamana na ratiba kunachukua kuzoea, lakini hakuna wakati utashukuru kwa hiyo. Ratiba itasaidia kupunguza mafadhaiko na pia kukufanya ujisikie kudhibiti maisha yako. Kupanga shughuli za kila siku pia hukuruhusu kudhibiti na kufuatilia tabia yako mwenyewe kwa kuweka wimbo wa nini unapaswa kufanya na kile umefanya.
Hatua
Sehemu ya 1 ya 2: Kutengeneza Ratiba
Hatua ya 1. Nunua kalenda au ajenda
Hakikisha kuna nafasi katika kalenda ambayo inaweza kujazwa na orodha yako ya mambo ya kufanya. Kalenda zingine huja na ajenda za kila wiki, kila siku, au hata saa. Unaweza pia kutumia daftari. Chagua inayofaa zaidi mahitaji yako na matakwa yako. Chochote unachochagua, tumia zaidi. Usitumie kitabu cha ajenda 1 kazini, 1 kwa shughuli za shule, n.k. Rekodi shughuli zako zote katika sehemu moja.
- Kalenda ya dijiti pia inapatikana kwa matumizi kwenye kompyuta ndogo au simu ya rununu. Kalenda hii inaweza pia kusawazishwa na vifaa vyote vya elektroniki ulivyo navyo ili kalenda yako ya hafla iweze kupatikana kutoka mahali popote. Pia kuna programu kadhaa ambazo zinaweza kukusaidia kupanga shughuli zinazokuja na vikumbusho na vipima muda
- Kalenda za karatasi au kalenda za dijiti zinazokuruhusu kuweka maelezo kwenye ratiba yako zinaweza kufanya kazi vizuri zaidi. Kalenda kama hii haiwezi kufuatilia tu kile umefanya, lakini pia jinsi umeifanya na / au jinsi unavyohisi. Kwa mfano, labda kwa kuongeza kuashiria ratiba ya "nenda kwenye mazoezi" kwenye kalenda yako, chini unaweza kuongeza dokezo "inayoendesha 1.5km zaidi leo na ilikuwa ya kufurahisha!" ili tabia yako iweze kufuatiliwa vizuri.
- Ikiwa unabadilika kutoka kalenda ya karatasi kwenda kwenye kalenda ya dijiti, siku 1 au 2 za kwanza zinaweza kuhisi kuwa ngumu sana maadamu bado unazoea mfumo mpya. Leta kalenda zote mbili kwa siku chache za kwanza na angalia kuhakikisha kuwa hakuna shughuli zilizopangwa zimekosa au kuandikwa tena na tena.
Hatua ya 2. Panga majukumu yako
Kalenda za elektroniki hukuruhusu kuweka alama kwa kazi tofauti na rangi tofauti pia. Kwa mfano, unaweza kuweka alama katika kazi ya ofisi nyekundu, kazi ya shule kwa rangi ya samawati, kazi ya nyumbani kwa kijani kibichi, likizo katika rangi ya machungwa, na michezo kwa rangi ya waridi. Unaweza pia kufanya hivi kwa urahisi na kalenda ya karatasi au kitabu cha ajenda, tumia tu kalamu yenye rangi au mwangaza ili kuiweka alama. Baada ya kuashiria kazi anuwai na rangi tofauti, unaweza kuamua mpangilio wa kipaumbele.
Kuandaa na kuashiria kazi na rangi tofauti pia kukusaidia kuibua na kuelewa ni muda gani unaotumiwa. Kwa mfano, unaweza kugundua kuwa kuna nyekundu (kazi) na kijani kibichi (kazi ya nyumbani), lakini nyekundu sana (michezo) katika ratiba yako. Kutambua ukosefu wa mazoezi kunaweza kusaidia kukuchochea kuongeza ratiba yako ya mazoezi
Hatua ya 3. Weka vipaumbele
Kuamua kazi muhimu zaidi na lazima ifanyike kwanza na ni kazi zipi zinaweza kuahirishwa ni muhimu sana. Ifuatayo ni mfano kukusaidia kuelewa mipangilio ya kipaumbele. Wacha tuseme kuna mitihani 2, ripoti 1 ya mazoezi, na insha 1 na mgawo wa uwasilishaji kukamilika kwa wiki 1. Ouch!
- Jiulize kuamua ni nini kinapaswa kufanywa kwanza na itachukua muda gani kukamilisha: ni kazi zipi zinapaswa kuwasilishwa kwanza? ni kazi zipi ni muhimu zaidi, kulingana na darasa lako? Kwa mfano, je! Mitihani, ripoti za maabara, insha, na mawasilisho zina kiasi gani kwenye daraja lako la mwisho? Je! Ni kazi gani ambayo ni ngumu kumaliza?
- Mwishowe, ni juu yako kuamua tarehe ya mwisho ya kukamilika, wakati unahitaji, au thamani ya jamaa ya majukumu yaliyopangwa katika vipaumbele vyako. Kwa hilo, lazima ujitambue na uwezo wako bora. Unda mfumo wa kipaumbele unaofaa kwako.
Hatua ya 4. Tia alama majukumu unayotanguliza
Baada ya kuamua jinsi ya kutanguliza kazi, ziweke alama kwenye ratiba. Unaweza kufungua ratiba yako ya kila siku na uandike barua "A" karibu na kazi ambazo ni muhimu na lazima zikamilishwe kwanza, herufi "B" karibu na kazi ambazo lazima zikamilishwe kabla ya kesho, na barua "C" karibu na kazi ambazo lazima iwe imekamilika kufikia Ijumaa, nk.
Hatua ya 5. Panga wakati wa kila kazi
Andika ni muda gani umepanga kuchukua kumaliza kila kazi. Kwa mfano, unaweza kupanga wakati katika siku ya kusoma (masaa 2), mazoezi (saa 1), andika barua pepe 2 (dakika 30), na utembee mbwa wako (dakika 30). Hii ndio hatua kuu katika kugawanya wakati inachukua kumaliza kila kazi. Utahisi mkazo ikiwa utafanya ratiba ambayo ni ngumu sana na haitoi wakati kwa uhalisi.
Kumbuka kujumuisha nyakati za kusafiri katika ratiba. Kwa mfano, je, lazima uendesha gari kutoka maktaba unayosomea mazoezi?
Hatua ya 6. Ruhusu muda wa ziada katika ratiba
Watu wengi kwa ujumla hudharau urefu wa muda inachukua kumaliza kazi. Kuzingatia wakati wote inachukua kujiandaa kwa kazi fulani na vile vile kupumzika kwa muda baadaye itakusaidia kupanga shughuli zako za kila siku kwa usahihi zaidi.
- Daima jaribu kuongeza muda wa kukamilisha kazi kwa dakika chache. Jaribu kuongeza 25% ya wakati uliopanga kukamilisha kazi. Kwa mfano, panga kazi ambayo inaweza kukamilika kiufundi kwa dakika 4 kwa dakika 5, na upange kazi ambayo inaweza kukamilika kiufundi kwa dakika 8 kwa dakika 10, na kadhalika. Dakika hizi chache za ziada zitajilimbikiza na kukupa muda wa ziada ili kuepuka ucheleweshaji au bakia.
- Jiulize kuna kazi ndogo ndani ya kazi kubwa ambayo inapaswa kuzingatiwa katika kutengeneza ratiba? Kwa mfano, je, ni lazima uoge baada ya kufanya mazoezi? Je! Wewe huwa unazungumza na marafiki kwa dakika 15 kwenye chumba cha kubadilishia nguo? Watu wengi wanaona kuwa ratiba ya mazoezi ya saa 1 itaishia kutumiwa kwa masaa 2.
Hatua ya 7. Sitisha ratiba
Ruhusu wakati wa bure mwishoni mwa ratiba ya kazi za kipaumbele cha chini. Ikiwa una muda leo au siku yoyote ya juma, unaweza kuanza kufanya kazi hizi na kuanza mapema. Kazi hizi za ziada, kwa mfano, hupanga vyumba au risiti za ushuru za faili nyumbani. Kazi hizi za kipaumbele cha chini mwishowe zitakamilika hata kama hazina haraka au zinafungwa na kikomo cha wakati fulani.
Sehemu ya 2 ya 2: Kushikamana na Ratiba
Hatua ya 1. Angalia kalenda yako / ya kufanya
Kuwa na tabia ya kuangalia kalenda yako kila asubuhi na jioni kujiandaa kwa kesho. Unapaswa pia kupanga ratiba ya dakika chache kila siku, labda baada ya kahawa yako ya asubuhi au wakati wa safari yako kwenda kazini, kukagua kile kinachotakiwa kufanywa mchana na kuongeza kazi mpya au kuvuka zile za zamani.
- Kuangalia na kukagua ratiba yako kwa dakika chache kabla ya kufanya chochote inaweza kuwa njia nzuri ya kuanza siku kwa roho nzuri!
- Tumia kengele kwenye simu yako au kompyuta kama ukumbusho wa majukumu fulani au miadi. Kwa mfano, ratiba nyingi za daktari na daktari wa meno hufanywa mapema mapema. Kwa hivyo kutumia ukumbusho ambao huenda karibu wiki moja mapema inaweza kusaidia. Kwa hivyo, mpango wako unaweza kuboreshwa.
Hatua ya 2. Kukamilisha majukumu kwa utaratibu wa kipaumbele
Baada ya kupeana agizo la kipaumbele kwa ratiba, shikilia agizo hilo.
Hatua ya 3. Rekebisha ratiba inavyohitajika
Wakati unapaswa kujaribu kushikamana na ratiba yako kadiri inavyowezekana, wakati mwingine mambo yanaweza kutokea ambayo yanakulazimisha kuzoea. Shift kazi rahisi zaidi au ya haraka sana kwa siku inayofuata ikiwa kuna dharura, shida, au usumbufu.
Epuka tu kukusanya kazi na kuzikabidhi mara nyingi hadi siku inayofuata. Ikiwa unapata hii mara nyingi, jaribu kupeana muda zaidi kwa kila kazi unayohitaji kumaliza kwa siku moja, badala ya kubadilisha ratiba yako kwa siku chache zijazo
Hatua ya 4. Vuka kazi zilizokamilishwa
Shughuli hii ilikuwa afueni kwa wengi! Kumbuka kuhamisha majukumu ya leo ambayo hayajakamilika kwa ratiba ya kesho.
Hatua ya 5. Zawadi mwenyewe
Ni muhimu kujipa moyo mzuri baada ya kumaliza kazi na kushikamana na ratiba. Baada ya kumaliza majukumu ya siku, ujipatie mwenyewe kwa kuingia kwenye bafu, kutazama kipindi chako cha Runinga uipendacho, au kufurahiya vitafunio vitamu. Utahisi kufanikiwa na unastahili tuzo uliyofanya kazi.
Hatua ya 6. Angalia na urekebishe ratiba inapohitajika
Unapaswa kuangalia ratiba kila wakati na kujua faida za ratiba ya shughuli zako. Njia moja ya kufanya hivyo ni kuangalia ajenda yako wakati unafuatilia hisia na mhemko wako. Je! Unaona kwamba ratiba zako nyingi zimevuka na kuhisi kuwa mzuri na tija? Ikiwa jibu ni "ndiyo," uwezekano ni kwamba ratiba yako ni muhimu.
- Walakini, ikiwa unahisi kama ratiba yako nyingi imehamishiwa siku inayofuata (na siku nyingine, na kadhalika) na unapoteza tu akili yako, unapaswa kufanya marekebisho kwenye ratiba yako.
- Tambua shida kwa kuangalia ajenda na kutafuta kile kilichoachwa nyuma. Unaweza kuhitaji kukagua upya na kupanga vipaumbele vyako ikiwa ikiwa umekosa ni muhimu kwako (mfano mazoezi). Unaweza pia kuhitaji kubadilisha wakati uliopewa kwa kila kazi. Kwa mfano, punguza wakati wa kujiandaa asubuhi kutoka saa 2 hadi saa 1 siku 3 kwa wiki, na upange mwendo wa dakika 30 ukitumia muda uliobaki.
- Jua kuwa kupanga upya ni jambo la kawaida na la kawaida. Mpaka utakapozoea ratiba inayofaa zaidi, kwa kweli inachukua muda.
Vidokezo
- Wakati wako ni wa thamani sana. Kuunda ratiba itakusaidia kuitumia zaidi.
- Kushikamana na ratiba kunaweza kukufanya ufahamu mifumo ambayo hapo awali haikugundulika. Kwa mfano, labda wewe ni uchovu kila wakati unapoamka kila Alhamisi kwa sababu unatumia muda katika cafe baada ya kazi kila Jumatano usiku. Kwa njia hiyo, inaweza kubadilishwa mara tu utakapogundua. Labda, badala ya kutumia muda kwenye cafe mara moja kwa wiki, unaweza kupunguza masafa mara moja kila wiki 2. Kwa hivyo bado unaweza kujifurahisha na wafanyikazi wenzako lakini sio lazima ujisikie umechoka kila Alhamisi.
- Kuunda na kushikamana na ratiba kunaweza kukusaidia kufanya kazi kwa ufanisi zaidi na kwa tija kwa sababu unatenga wakati kwa kila kazi. Hii inamaanisha unaweza kuepuka "muda wa kutosha!"
