Mara nyingi tunasikia watu wakilalamika juu ya kukosa muda wa kutosha kumaliza majukumu. Ikiwa unapata sawa, usijali! Unaweza kutumia wakati wako unaopatikana kwa kusoma ujuzi wa kimsingi wa shirika na usimamizi wa wakati. Kadiri unavyosimamia wakati wako kwa busara, ndivyo kazi zaidi zitakamilika.
Hatua
Njia 1 ya 3: Kutambua Jinsi Unavyotumia Wakati Wako
Hatua ya 1. Rekodi shughuli zote za kila siku
Angalia ni shughuli gani unazofanya kila siku na angalia inachukua muda gani kuzimaliza. Labda haufikiri kwamba wakati uliopotea unageuka kuwa zaidi ya wakati ambao hutumiwa kumaliza kazi za kila siku.
Usisahau kurekodi shughuli zako za kawaida nyumbani, kama vile kuandaa kiamsha kinywa, kufagia nyumba, kuoga, n.k
Hatua ya 2. Rekodi shughuli zote kwenye daftari
Ukishajua shughuli unazofanya kwa siku nzima na wakati unachukua, ziandike kwenye daftari. Ikiwa habari yote imejumuishwa na imewasilishwa katika ukurasa 1, utaona mifumo na shughuli ambazo zina uwezo wa kusababisha kupoteza muda.
- Weka maelezo kamili na wazi. Usirekodi shughuli nyingi katika kiingilio kimoja, usipuuze kazi zinazoonekana kuwa ndogo, na ufuatilie wakati kwa usahihi wakati unafuatilia utekelezaji wa shughuli za kila siku.
- Shughuli za vikundi katika vikundi. Kwa mfano, angalia kazi za nyumbani kwa rangi ya samawati, kazi ya ofisini kwa nyekundu, na burudani kwa rangi nyeusi. Njia hii inakusaidia kukadiria ni muda gani kila kikundi kitachukua.
Hatua ya 3. Tafuta jinsi unavyotumia wakati wako
Je! Unatumia: saa 1 kwa kuota mchana? Masaa 2 kuamua wapi kula? Masaa 8 kupata mtandao? Tafuta mifumo inayoelezea jinsi unavyotumia wakati wako na kisha uamue ni shughuli zipi zinafaa na ambazo sio muhimu.
- Je! Unapoteza wakati kwa sababu unakosa kujidhibiti? Je! Umeshazoea kuahirisha kazi? Je! Unabeba jukumu kubwa? Jiulize maswali haya wakati wa kutathmini jinsi unavyotumia wakati wako.
- Labda upange shughuli zako za kila siku kwa njia isiyo ya busara. Kwa mfano, haujasimamia wakati wako kwa busara ikiwa unafanya kazi kwa dakika 30, pumzika kwa dakika 10 kutunza vitu visivyo vya maana, kisha urudi kazini kwa dakika 30. Utazingatia zaidi na uzalishaji ikiwa utafanya kazi kwa saa 1 na kisha utunzaji wa vitu visivyo vya maana.
- Jaza majukumu kwa kuweka muda uliopangwa. Hii imefanywa kwa kubainisha urefu wa muda wa kukamilisha majukumu fulani bila kuvurugwa.
Hatua ya 4. Fanya marekebisho ya ratiba
Mara tu unapojua ni shughuli gani za kufanya na nini unatumia muda wako, rekebisha ratiba yako ya kila siku. Hakikisha unajua ni shughuli gani huwezi au haitaondoa kwa sababu ya kukosa muda. Shughuli ambazo huchukua muda mwingi sio wakati wote hupoteza wakati.
Hatua ya 5. Ikiwa inakuchukua masaa 3 kwa siku kutuma barua pepe zinazohusiana na kazi, kuna uwezekano wa kupunguza wakati uliopewa shughuli hii
Walakini, ikiwa unajibu barua pepe 4-5 za kibinafsi wakati unatuma barua pepe za kazi, punguza muda uliopewa.
Hatua ya 6. Badilisha tabia na mtazamo wako
Hata ikiwa una shida kusimamia wakati wako, kuna suluhisho kila wakati. Sasa kwa kuwa unajua kwanini unapoteza wakati wako au jinsi unapaswa kutumia wakati wako, hatua inayofuata ni kubadilisha jinsi unavyodhibiti wakati wako kuunda tabia mpya.
- Ikiwa unatumia muda mwingi kusafisha nyumba au kupika, ni wazo nzuri kuajiri msichana au kujiandikisha kwa huduma ya upishi. Kwa watu wengine, wakati ni muhimu zaidi kuliko pesa.
- Labda unatumia muda kidogo kufikia mtandao bila kusudi maalum. Punguza wakati unaofikia tovuti fulani au media ya kijamii ikiwa una majukumu muhimu zaidi ya kufanya.
Njia ya 2 kati ya 3: Kuepuka Vurugu
Hatua ya 1. Tambua vitu ambavyo vinakusumbua wakati wa shughuli zako za kila siku
Usumbufu wa mara kwa mara ni kikwazo kikubwa cha kudhibiti wakati kwa busara. Tafuta ni shughuli zipi au watu huchukua muda wako mwingi, kama marafiki ambao wanapenda kuzungumza au kutaka kupumzika ili upuuze kazi. Jaribu kuepuka vitu vinavyokufanya upoteze muda.
- Ikiwa unapoteza muda mwingi, lakini haupati matokeo uliyotarajia, kunaweza kuwa na usumbufu wa kuepuka.
- Wakati unafanya kazi ofisini, unaweza kukutana na wafanyikazi wenzako wenye kuvuruga. Usifanye mazungumzo madogo au kuzungumza bila malengo wakati wa masaa ya biashara. Walakini, kuwa na adabu kwao kwa sababu tabia katika ofisi ni muhimu kama uwezo wa kudhibiti wakati wa mafanikio ya kazi.
Hatua ya 2. Usikae kwenye simu kwa muda mrefu sana
Ikiwa unatumia wakati wako kwa mazungumzo marefu ya simu, badilisha tabia hiyo. Mara nyingi, kuzungumza ana kwa ana ni bora zaidi kuliko kwa simu. Kwa hivyo, achana na tabia ya mazungumzo marefu kwenye simu.
Wakati wa kujadili kwa njia ya simu, mwanzo au mwisho wa mazungumzo kawaida ni juu ya vitu visivyo vya maana. Watu wengi hawawezi kuzingatia na kuota ndoto za mchana kwenye simu. Kwa hivyo, jaribu kufahamu hii. Kwa matokeo bora, fanya mkutano wa ana kwa ana ikiwa unahitaji kujadili mambo yanayohusiana na kazi kwani pande zote mbili zinaweza kujadili bila kuvurugwa wakati wa mkutano
Hatua ya 3. Usifikie tovuti mara nyingi sana
Watu wengi wanahitaji mtandao kama njia kuu ya kukamilisha majukumu. Walakini, wengi pia wanapoteza wakati bila faida ya kutafuta tu nakala, habari za michezo, picha za msanii, picha za kittens au watoto wa mbwa. Zingatia kutumia mtandao. Kuna programu anuwai za kuzuia programu fulani, wavuti, na media ili kupunguza uelekezaji wa mtandao unaopatikana.
- Zima Facebook, Twitter, na media zingine za kijamii wakati unahitaji kuzingatia mambo muhimu zaidi.
- Kutafuta mada kupitia Google pia kunachukua muda mwingi. Mwanzoni, unataka tu kupata habari, lakini kabla ya kujua, umekuwa ukivinjari wavuti anuwai kwa masaa 3.
Hatua ya 4. Weka ishara "Tafadhali Tuliza"
Labda umeona ishara ikining'inia kwenye mlango wa chumba cha hoteli. Tuma ishara hii ofisini kwako au mahali pa kazi. Badala ya kuiuliza kwenye hoteli, ichapishe mwenyewe na kisha itundike kwenye mlango wa nafasi ya kazi ikiwa inahitajika. Kwa njia hiyo, hakuna mtu anayekualika kuzungumza ili uweze kuzingatia kazi.
Ikiwa unafanya kazi kutoka nyumbani, weka chumba maalum cha kufanya kazi. Usifanye kazi mahali ambapo kawaida hutumiwa kwa shughuli na wanafamilia. Ni rahisi kukengeushwa unaposikia sauti kutoka kwa Runinga, mlio wa simu, au sauti ya mchezo wa video
Hatua ya 5. Kuwa tayari kwa mabadiliko yasiyotarajiwa
Wakati mwingine, mabadiliko yanakuja bila kuepukika, kwa mfano kwa sababu bosi wako anakualika kupiga gumzo kupitia WA au wazazi wako wanauliza msaada wa kukamilisha kazi nyepesi. Ikiwa umepanga, mambo haya hayakupi muda mfupi wa kukamilisha majukumu na kutekeleza shughuli za kipaumbele.
Njia ya 3 ya 3: Kutumia Wakati kwa Ufanisi
Hatua ya 1. Andika mambo yote ambayo yanahitaji kufanywa
Usitegemee kumbukumbu kwa kazi za kila siku. Tengeneza orodha ya shughuli ambazo zinapaswa kufanywa na uisome mara nyingi iwezekanavyo ili malengo yote ya kazi yatimie.
- Hata ikiwa kazi fulani zinaonekana kuwa ndogo au nyepesi, ziandike tu. Ratiba kwenye ajenda itakuwa na kitu kama "Piga simu Steve," "Piga margin faida," au "Tuma barua pepe kwa bosi."
- Jenga tabia ya kuchukua maelezo na wewe wakati wa shughuli zako za kila siku ili uwe tayari kuchukua maelezo juu ya shughuli mpya au majukumu. Wakati unaweza kuiandika baadaye, ni bora kutochelewesha ili usisahau.
Hatua ya 2. Tumia kalenda
Kutumia kalenda au ajenda kama njia ya kupanga shughuli za kila siku husaidia kudhibiti wakati wako vizuri. Andika muhtasari wa kitu chochote kipya ambacho kinahitaji kuingizwa kwenye ratiba yako, kama tarehe ya mwisho, kazi, au mkutano. Tenga wakati kila asubuhi kusoma ajenda yako ili kujua ni shughuli gani za kufanya siku nzima.
Hatua ya 3. Usifanye miadi na ratiba sawa
Ili kuweza kusimamia wakati kwa busara, panga ratiba ya shughuli ambazo hazina watu wengi. Usikutane na tarehe za mwisho au kufanya miadi na ratiba sawa. Soma ajenda kwanza kabla ya kukubali ratiba mpya ili kuhakikisha upatikanaji wa muda. Kwa njia hii, utaweza kusimamia wakati wako vizuri na kushikamana na ratiba ya kila siku inayofanana.
Hatua ya 4. Epuka usumbufu
Tumia wakati wako kwa tija kwa kuondoa vitu ambavyo vinakusumbua au kukuzuia kupotea kutoka kwa ratiba yako na kuchelewesha shughuli zingine. Zima TV na michezo ya video ili uweze kuzingatia majukumu yako ya kipaumbele na ufurahie baadaye.
Hatua ya 5. Kipa kipaumbele kazi zitakazokamilika
Panga wakati wako kwa kadri uwezavyo kwa kupanga kazi muhimu zaidi au lazima uje kwanza. Andika kazi hii kwa ratiba ukitumia rangi angavu au stika ndogo. Panga kazi za kipaumbele kwanza ili kuwe na wakati wa kutosha kuzimaliza na kisha uorodhe shughuli zingine ambazo zinaweza kufanywa baadaye.
- Kuwa tayari kubadilisha vipaumbele wakati wowote. Kuna mambo ambayo huibuka ghafla na lazima yashughulikiwe mara moja ili ulazimishwe kuacha kufanya kazi ili kuelekeza umakini na kutenga wakati wa kufikia tarehe za mwisho za haraka sana na matokeo ya kiwango cha juu. Hakikisha hafla kama hii ni nadra.
- Ikiwa unabadilisha vipaumbele vyako vya kila siku mara kwa mara, inaonekana kama kitu kinahitaji kurekebishwa. Ingawa ni kawaida kufanya marekebisho madogo kwenye ratiba yako, kubadilisha ratiba yako mara nyingi huonyesha kutokuwa na uwezo wa kuweka vipaumbele vizuri.
Hatua ya 6. Kuwa wa kweli
Tambua mgao halisi wa muda ili kila kazi ikamilike vizuri. Ikiwa inakuchukua dakika 30-60 kumaliza kazi, panga dakika 60. Kwa kufanya makadirio ya wakati halisi, haujisikii kuzidiwa au hauitaji kubadilisha ratiba yako ya kazi.
Bora kuwa mwangalifu kwa kutoa wakati mwingi kuliko inahitajika. Ikiwa kazi imekamilika mapema, fanya kazi inayofuata na hii haina athari yoyote kwenye tija
Hatua ya 7. Panga shughuli za kawaida za kila siku
Usisahau kupanga ratiba yako ya kila siku, kama vile kula na kuoga. Hii inaweza kufanya kazi yenyewe, lakini utahitaji kutenga wakati kati ya majukumu yaliyopangwa ili usikose au kuahirisha shughuli zingine zilizopangwa.
Hatua ya 8. Tumia vikumbusho
Mbali na ajenda yako, tumia zana zingine kukukumbusha juu ya majukumu muhimu au muda uliowekwa, kama vile karatasi za kuchapisha au kuweka ukumbusho kwenye simu yako ambayo italia au itatoa ujumbe kwa wakati fulani kukukumbusha kufanya kitu au jitayarishe kwa ratiba inayofuata. Kwa njia hii husahau shughuli zilizopangwa.
- Usitegemee watu wengine kukukumbusha kwa sababu kuna nafasi nzuri ya kuwa wataisahau kama wewe.
- Ikiwa kuna shughuli muhimu sana imepangwa, weka vikumbusho vichache iwapo noti ndogo au kengele ya simu ya rununu itapuuzwa.
Hatua ya 9. Uliza msaada
Unaweza kuuliza wengine msaada au kuwapa kazi nyepesi ikiwa inahitajika. Unaweza kutengeneza ratiba nzuri ikiwa hautasita kumwuliza mtu mwingine kusaidia kusafisha nyumba au kuandaa chakula cha jioni ikiwa bado unafanya kazi kufanya hadi usiku.
- Kabidhi jukumu kwa mtu ambaye unaweza kutegemea. Badala ya kuomba msaada kutoka kwa watu ambao wanaweza kumaliza kazi hiyo, chagua mtu ambaye yuko tayari kufanya kazi vizuri hadi kumaliza.
- Usizoee kuhama kazi kwenda kwa watu wengine. Mbali na kuonyesha kutokuwa na uwezo wa kudhibiti wakati, unaweza kuonekana kuwa mvivu na asiye na motisha.
Hatua ya 10. Tafuta tija yako
Mara kwa mara, unahitaji kutenga wakati wa kuchambua kile umekamilisha, jinsi unavyofanya vizuri, na inachukua muda gani. Kwa kutathmini mambo anuwai ya maisha yako ya kibinafsi na ya kitaalam, unaweza kurekebisha ratiba yako ya kazi na mtindo wa maisha wa kila siku ili uweze kufikia matokeo ambayo yanazidi malengo yako.
Hatua ya 11. Jipe zawadi
Kufanya kazi kwa bidii sana au kwa muda mrefu husababisha uchovu, ambayo inafanya iwe ngumu kwako kuzingatia hata kazi rahisi. Kwa hivyo, chukua muda kusherehekea mafanikio yako na ujipe zawadi unayopenda.
- Chukua muda wa kupumzika kupumzika mwenyewe. Zima simu yako na usijibu barua pepe. Ikiwa kazi na burudani zimejumuishwa, hii sio njia ya kujipatia zawadi au kuzuia uchovu.
- Ikiwa unafanya kazi Jumatatu hadi Ijumaa, chukua wikendi kupumzika. Kwa mfano, ikiwa unakamilisha mradi uliochukua miezi 3 mfululizo, tenga wakati wa likizo fupi baada ya mradi kukamilika.
