Je! Umewahi kukwama kwenye mazungumzo ya simu ambayo yalionekana kutokuwa na mwisho? Kwa hivyo, ni nini kifanyike kumaliza mazungumzo kwa njia ya heshima? Ikiwa swali hilo liko akilini mwako, jaribu kusoma nakala hii ili kumaliza mazungumzo ya simu kwa adabu ili kudumisha uhusiano mzuri na wale walio karibu nawe!
Hatua
Sehemu ya 1 ya 3: Kupunguza kiwango cha Mazungumzo
Hatua ya 1. Zingatia mazungumzo uliyo nayo
Kuelekea mwisho wa mazungumzo, hakikisha "humwaliki" huyo mtu mwingine kukuambia kitu kingine. Kwa mfano, hata ikiwa una nia ya kweli katika mada anayoleta, usiulize maswali ambayo yatakaribisha aendelee.
- Kwa mfano, ikiwa mama yako anakuambia porojo kali, usiulize maswali ya wazi kama, "Ulisikia wapi kutoka?" Badala yake, jibu hadithi hiyo na taarifa kama, "Huwezi kuamini maneno ya watu wengine, ah." Kauli ni muhimu kwa kufunga mazungumzo na kukusaidia kuendelea na mada zingine muhimu zaidi kuzungumzia.
- Ikiwa mtu huyo ni mshirika wako wa kibiashara na hali hiyo inakuhitaji kurudisha mazungumzo kwenye njia, jaribu kujibu maneno yake na matamko ambayo yanaonyesha kuwa mambo aliyoyasema tu ni muhimu kwako. Kisha, mara moja onyesha mada mpya. Kwa mfano, unaweza kusema, "Asante kwa kuleta suala la mshahara, sawa? Baada ya haya nitawasilisha moja kwa moja kwa meneja wa kampuni. Ndio, nilitaka kujadili maendeleo ya ripoti yako ya kila robo mwaka.”
Hatua ya 2. Subiri pause katika mazungumzo kuonekana
Kwa kweli, mazungumzo yote lazima yaingiliwe na mapumziko. Wakati mtu mwingine anaacha kuongea, tumia pumziko kuonyesha kwamba unahitaji kumaliza mazungumzo mara moja.
Hakikisha kuwa sio wewe unayepeana mapumziko. Ikiwa hali inabadilika, inaogopwa kuwa mtu huyo ataanza kukusimulia hadithi mpya. Walakini, ikiwa ndivyo ilivyo, wajulishe tu kuwa unafurahi kuzungumza nao, na kwamba utawasiliana nao tena lakini unahitaji kumaliza mazungumzo sasa. Usiongeze muda wa marafiki wako
Hatua ya 3. Usumbue maneno
Ingawa tabia hii mara nyingi inachukuliwa kuwa isiyo ya heshima, ukweli ni kwamba unaweza pia kusumbua maneno ya mtu kwa njia ya heshima!
- Tumia njia hii tu ikiwa hali ni ya haraka na hakuna njia nyingine ya kujaribu. Baada ya hapo, usisahau kushiriki msamaha wako! Kwa mfano, unaweza kukatisha maneno yake wakati kuna hali ya dharura ambayo inahitaji kushughulikiwa wakati huo. Kwa kuongeza, unaweza pia kutumia njia hii ikiwa umefikisha kikomo maalum cha wakati mapema.
- Kwa mfano, unaweza kuwa unawasiliana na mfanyibiashara wakati mtu ghafla anaingia chumbani na kukukumbusha kuhudhuria mkutano. Wasilisha hali hiyo kwa mtu mwingine na ueleze kuwa utawasiliana nao tena ili kusuluhisha mazungumzo yoyote ambayo hayajakamilika.
- Ikiwa unakabiliwa na hali ya dharura, sema tu, "Samahani kukukatiza, lakini mbwa wangu alitupa tu na ninahitaji kumkagua."
- Ikiwa umetaja kikomo maalum cha wakati kabla, kumbusha mtu mwingine kwa kusema, "Samahani kupiga mbizi, lakini mapumziko yangu yamekwisha na lazima nirudi kazini."
Hatua ya 4. Fafanua kikomo cha muda ulichonacho
Ikiwa kikomo cha muda kimesemwa tangu mwanzo, juhudi zako za kumaliza mazungumzo hazitafanya hali hiyo kuwa mbaya au mbaya. Mapema, sema kuwa una dakika 5 au 10 tu za kuzungumza. Ikiwa atalazimika kuuliza swali au kusema jambo muhimu, kujua mipaka hiyo inaweza kumsaidia kuzingatia mada ambazo ni muhimu sana.
- Kwa kuongezea, mipaka ya wakati pia inaweza kukuweka kwenye mada au swali la mwisho. Baada ya mtu kujibu, sema asante na maliza mazungumzo mara moja.
- Ikiwa mtu huyo ni mshirika wako wa kibiashara, kuweka kikomo cha wakati kunaweza kusaidia pande zote mbili kutanguliza mada muhimu zaidi. Kwa mfano, unaweza kusema, "Nina dakika 5 tu kabla ya mkutano wangu ujao, lakini ninahitaji kukuuliza jinsi ripoti yako ya robo mwaka inaendelea." Baada ya kusikia majibu yake, mshukuru na umjulishe kuwa anahitaji kuwasilisha ripoti hiyo hivi karibuni.
Sehemu ya 2 ya 3: Kumaliza Mazungumzo
Hatua ya 1. Eleza msamaha wako
Ikiwa lazima umalize mazungumzo ghafla, hakikisha unasema samahani. Eleza kuwa hautaki kumaliza mazungumzo pia, lakini ni lazima kwa sababu kuna hali muhimu ambayo inahitaji kushughulikiwa.
Hatua ya 2. Onyesha kuwa umefurahiya mazungumzo
Fanya wazi kuwa unathamini simu yake na kwamba ilikuwa raha kuzungumza naye. Kwa njia hii, atatambua kuwa uwepo wake ni muhimu kwako.
Hatua ya 3. Panga mazungumzo yako yajayo
Ikiwa mtu huyo ni rafiki wa karibu au jamaa, kupanga mazungumzo yafuatayo inaweza kukusaidia kumaliza mazungumzo haraka zaidi. Kwanini hivyo? Kwa kufanya hivyo, mtu huyo anajua kuwa mada anayotaka kuzungumzia inaweza kushirikiwa katika siku za usoni. Kwa maneno mengine, hakuhisi hitaji la kufikisha kila kitu kwa njia moja.
- Usiulize wakati mzuri wa kumpigia tena ili mazungumzo yasivute. Badala yake, wajulishe kuwa utawasiliana nao kupitia barua pepe au ujumbe wa maandishi kuuliza juu ya wakati wao wa bure.
- Ikiwa haujapata wakati maalum, jaribu kupendekeza kielezi cha wakati wa utata. Kwa mfano, unaweza kusema, "nitakupigia tena wiki hii au wikendi hii, sawa?"
- Ikiwa unazungumza na mtu mara nyingi vya kutosha, jaribu kusema, "Tutazungumza baadaye, sawa?" Kufanya hivyo kunaonyesha kuwa uhusiano kati yenu hautavunjika bila kujilinda kwa muda maalum.
Hatua ya 4. Pendekeza njia mbadala za kuwasiliana naye
Ikiwa hupendi kuzungumza kwa simu, jaribu kupendekeza kituo kingine cha mawasiliano, kama vile Skype, ujumbe wa maandishi, au barua pepe.
- Ikiwa mtu huyo ni mshirika wa biashara, wajulishe kuwa unaweza kutoa majibu haraka kupitia barua pepe badala ya simu. Jaribu kuanzisha laini hiyo ya mawasiliano kwa kuwa wa kwanza kutuma barua pepe. Katika barua pepe, endelea kile ambacho ulikuwa ukijadili kwenye simu na umhimize ajibu kupitia barua pepe.
- Wakati mwingine mazungumzo ya simu yanaweza kudumu kwa muda mrefu kwa sababu mtu huyo mwingine anahisi hitaji la kushiriki habari zote ambazo haujajua tangu mazungumzo yako ya mwisho. Kwa hivyo, jaribu kudumisha mawasiliano kupitia media ya kijamii (kama vile Facebook), meseji, au barua pepe ili asijisikie mzigo wa hadithi nzima kwa njia ya simu.
- Mwambie mtu huyo kwamba utatuma vitu ambavyo vilijadiliwa kwenye simu kupitia barua pepe au ujumbe wa maandishi. Ingawa mazungumzo hayaishii mara moja, angalau unaweza kuidhibiti kulingana na hali inayotaka. Baada ya yote, kutuma ujumbe mfupi au barua pepe ni njia ya hali ya juu ya mawasiliano ambayo imekuwa maarufu zaidi, unajua!
Sehemu ya 3 ya 3: Kufanya Mpango Unaofaa
Hatua ya 1. Mpigie katikati ya shughuli zake
Ikiwa unajua kwamba mtu unayeongea naye ni gumzo sana, jaribu kuwaita kati ya mikutano iliyopangwa, shughuli muhimu, au shughuli zingine. Kisha sema kuwa una dakika 10 tu za kuzungumza lakini kwa kweli unahitaji kuzungumza juu ya kitu. Kuanzisha kikomo cha muda mapema katika mazungumzo kunaweza kumsaidia kuelewa hali yako.
Mara nyingi, watu ambao huzungumza sana watajaribu kukuambia "jambo lingine" unapojaribu kumaliza mazungumzo. Ikiwa umeweka wazi tangu mwanzo kuwa una dakika 10 tu, itamsaidia kutanguliza mada muhimu kwanza
Hatua ya 2. Fikiria shughuli nyingi
Jaribu kupata habari juu ya utaratibu wa kila siku wa mtu huyo. Ikiwa unajua anakula wakati fulani na ana wakati mdogo wa kuzungumza, jaribu kumpigia simu wakati huo. Kwa mfano, unaweza kumpigia simu wakati wa chakula cha mchana au kulia kabla ya kula chakula cha jioni. Kwa hivyo, mzigo wa kumaliza mazungumzo haraka hauko tena mabegani mwako, bali kwa mabega yake.
Onyesha unajali maisha yake yenye shughuli nyingi. Unapompigia simu, jaribu kusema, "Najua unakula chakula cha mchana, lakini ninahitaji kuzungumza juu ya vitu kadhaa wakati una muda."
Hatua ya 3. Mpigie tena
Ikiwa anapiga simu wakati huna muda wa kuzungumza kwa masaa, usichukue! Walakini, hakikisha unawasiliana naye siku hiyo hiyo ili asijisikie kutengwa au kutengwa.
- Eleza kwa uaminifu kwanini huwezi kuchukua simu. Kwa mfano, unaweza kuwa unafanya kazi kwenye mradi muhimu, kufanya mazoezi kwenye ukumbi wa mazoezi, au kumaliza kazi ya masomo. Pia uombe radhi kwa kukosa simu.
- Unapokuwa na wakati wa kutosha wa kuzungumza, piga simu ili mtu huyo asielewe vibaya. Kuonyesha kuwa unathamini na kujali anachojaribu kumwambia kupitia simu, mpigie tena na umpe usikivu wako wakati huu.
- Ikiwa unatambua kuwa hautakuwa na wakati mwingi wa bure kwa siku hiyo, usipuuze simu. Kwanza, muulize kwanini alikuita. Nafasi ni kwamba, ana habari muhimu sana anayopaswa kukupa. Halafu, ikiwa anasema anataka tu kuzungumza, mjulishe tu kuwa uko busy na kitu na utakaa busy kwa siku nzima. Kisha, muulize ikiwa unaweza kumpigia tena wakati kukimbilia kumepungua.
Hatua ya 4. Andika vitu ambavyo unataka kufunika
Ikiwa itabidi umpigie mtu anayeongea mengi kwa sababu maalum, jaribu kuandika sababu hizo kabla ili mazungumzo yasiondoke kwenye wimbo.
Kutumia njia hii kukukumbushe mada muhimu wakati wowote mazungumzo yanapoanza kutoka kwenye wimbo. Ikiwezekana, jaribu kuhusisha maneno ya mtu mwingine na mada uliyoandika kuhusu kurudisha mtiririko: "Ah, nakumbuka kukuambia kile kilichotokea jana!"
Vidokezo
- Kuwa mkweli siku zote ni njia bora zaidi. Ukiendelea kutoa visingizio vivyo hivyo, huyo mtu mwingine atajisikia kutothaminiwa au hata hatia kwa kufikiria wamefanya jambo kukukasirisha.
- Kuwa mwenye adabu na mwenye msimamo. Ikiwa anapuuza kukataa kwako kuendelea kuongea, jisikie huru kurudia hamu yako ya kumaliza mazungumzo.
Onyo
- Kuwa nyeti zaidi kwa mahitaji ya wengine. Nafasi ni, kuchukua muda wa ziada kwenye simu kuzungumza na mtu ambaye anahitaji msikilizaji ni muhimu sana kuliko chochote unachotaka kufanya wakati huo.
- Usifanye visingizio visivyo vya maana (kama vile, "Ah, lazima nila mkate huu sasa," au "Samahani, lazima nioshe nywele zangu."). Visingizio kama hivyo vitamfanya tu yule mtu mwingine ahasike!
