Ufikiaji wa Microsoft ni mpango wa hifadhidata ambao unaruhusu mtu yeyote kuunda na kusimamia hifadhidata. Mpango huu unafaa kwa miradi midogo kwa biashara kubwa, na inafanya kazi kuibua sana. Hii inafanya kuwa bora kwa kuingiza data, kwani sio lazima ufanye kazi na meza au karatasi. Angalia hatua za kwanza hapa chini ili kuanza na kupata zaidi kutoka kwa Microsoft Access.
Hatua
Sehemu ya 1 ya 6: Kuunda Hifadhidata Mpya
Hatua ya 1. Bonyeza kichupo cha faili na uchague "Mpya"
Hifadhidata ni mahali ambapo data yako imehifadhiwa katika aina anuwai. Unaweza kuchagua kuunda hifadhidata tupu, au uchague kutoka kwa templeti iliyopo.
- Hifadhidata tupu ni hifadhidata ya Upataji wa kawaida, na inapendekezwa kwa matumizi ya kawaida. Kuunda hifadhidata ya ndani itajumuisha meza.
- Hifadhidata za wavuti zimeundwa kuoana na vifaa vya wavuti vya Upataji. Kuunda hifadhidata ya wavuti itajumuisha meza.
- Violezo ni hifadhidata ambazo zimebuniwa kwa matumizi anuwai. Chagua templeti ikiwa hautaki kutumia wakati kutengeneza hifadhidata.
Hatua ya 2. Taja hifadhidata
Mara tu unapochagua aina ya hifadhidata, ipe jina linaloonyesha yaliyomo. Hii ni muhimu sana ikiwa utafanya kazi na hifadhidata nyingi tofauti. Ingiza jina la hifadhidata yako kwenye sanduku la "Jina la Faili". Chagua "Unda" kuunda faili mpya ya hifadhidata.
Sehemu ya 2 ya 6: Kuongeza Takwimu kwenye Hifadhidata
Hatua ya 1. Tambua muundo bora wa data yako
Ikiwa unaunda hifadhidata tupu, utahitaji kufikiria jinsi ya kupanga data yako na kuongeza miundo sahihi ya data. Kuna njia anuwai za muundo na kuingiliana na data yako katika Ufikiaji:
- Meza - Meza ndio njia kuu ya kuhifadhi data kwenye hifadhidata yako. Meza zinaweza kulinganishwa na karatasi za kazi katika Excel: data imepangwa katika safu na meza. Kwa hivyo, kuagiza data kutoka Excel na programu zingine za kusindika nambari ni mchakato rahisi.
- Fomu - Fomu ni njia ya kuongeza data kwenye hifadhidata yako. Ingawa unaweza kuongeza data kwenye hifadhidata moja kwa moja kwenye meza, kutumia fomu kutaharakisha kuingia kwa data kwa kuona.
- Ripoti - Ripoti ni muhimu kwa muhtasari na kuonyesha data kutoka hifadhidata yako. Ripoti hutumiwa kuchambua data na kujibu maswali maalum, kama vile ni faida ngapi ilitolewa, au wapi wateja wengi wako. Ripoti zimeundwa kuchapishwa.
- Hoja - Swala ndio njia ya kupokea na kupanga data. Unaweza kuitumia kuonyesha maingizo maalum kutoka kwa meza anuwai. Unaweza pia kutumia maswali kuongeza na kusasisha data.
Hatua ya 2. Unda meza yako ya kwanza
Ukianza hifadhidata tupu, utaanza na meza tupu. Unaweza kuanza kuingiza data kwenye jedwali hili, iwe kwa mikono au kwa kunakili kutoka kwa chanzo kingine.
- Kila kipande cha data lazima kihifadhiwe katika safu yake (uwanja), wakati data lazima iwekwe kwenye safu yake mwenyewe. Kwa mfano, data ya kila mteja imehifadhiwa kwa safu, wakati sehemu zinazopatikana ni habari tofauti juu ya mtumiaji huyo (jina la kwanza, jina la mwisho, anwani ya barua pepe, n.k.)
- Unaweza kutaja lebo za safu ili iwe rahisi kwako kujua jina la kila uwanja. Bonyeza mara mbili kichwa cha safu wima kuipa jina.
Hatua ya 3. Leta data kutoka vyanzo vingine
Ikiwa unataka kuagiza kutoka kwa faili au eneo linaloungwa mkono, unaweza kuweka Ufikiaji kukubali habari na kuiongeza kwenye hifadhidata yako. Hii ni muhimu kwa kupokea data kutoka kwa seva za wavuti au vyanzo vingine vya pamoja.
- Bonyeza kichupo cha Takwimu za nje
- Chagua aina ya faili unayotaka kuagiza. Katika sehemu ya "Ingiza na Unganisha", utaona chaguzi kadhaa za aina za data. Unaweza kubofya Zaidi ili kuona chaguo zaidi. ODBC inasimama kwa Uunganisho wa Hifadhidata Wazi, na inajumuisha hifadhidata kama SQL.
- Vinjari maeneo ya data. Ikiwa data iko kwenye seva, unahitaji kuingiza anwani ya seva.
- Katika dirisha linalofuata, chagua "Taja jinsi na wapi unataka kuhifadhi data kwenye hifadhidata ya sasa". Chagua "Sawa". Fuata hatua za kuagiza data yako.
Hatua ya 4. Ongeza meza nyingine
Utataka kuhifadhi rekodi tofauti katika hifadhidata tofauti. Hii itafanya hifadhidata yako iende vizuri. Kwa mfano, unaweza kuwa na meza ya habari ya mteja na meza nyingine ya kuagiza habari. Kisha unaweza kuunganisha meza ya habari ya wateja na meza ya habari ya kuagiza.
Katika sehemu ya "Unda" ya kichupo cha Nyumba, bonyeza kitufe cha "Jedwali". Jedwali jipya litaonekana kwenye hifadhidata yako. Unaweza kuingiza habari kwa njia sawa na meza ya kwanza
Sehemu ya 3 ya 6: Kusimamia Mahusiano kati ya Meza
Hatua ya 1. Kuelewa jinsi kufuli hufanya kazi
Kila meza itakuwa na ufunguo wa kipekee wa kipekee kwa kila kiingilio. Hapo awali, Ufikiaji huunda safu ya kitambulisho ambayo idadi yake huongezeka kwa kila kiingilio. Safu wima hii itafanya kama "ufunguo wa msingi". Meza pia zinaweza kuwa na uwanja wa "ufunguo wa kigeni", ambao ni sehemu zilizounganishwa kutoka kwa meza zingine kwenye hifadhidata. Sehemu zilizounganishwa zitakuwa na data sawa.
- Kwa mfano, katika jedwali la Maagizo, unaweza kuwa na uwanja wa Kitambulisho cha Mteja ili kurekodi kile mteja ameamuru. Unaweza kuunda uhusiano wa uwanja huo na uwanja wa kitambulisho kwenye jedwali la Wateja.
- Kutumia uhusiano kati ya meza kutasaidia na uthabiti, ufanisi, na urahisi wa upatikanaji wa data yako.
Hatua ya 2. Bonyeza kichupo cha Zana za Hifadhidata, kisha bonyeza kitufe cha Uhusiano katika sehemu ya Uhusiano
Hii itafungua dirisha mpya na hakikisho la meza zote kwenye hifadhidata. Kila uwanja utaonyeshwa chini ya jina la kila meza.
Lazima uunde uwanja wa "ufunguo wa kigeni" kabla ya kuunda uhusiano. Kwa mfano, ikiwa unataka kutumia Kitambulisho cha Mteja kwenye Jedwali la Maagizo, tengeneza uwanja unaoitwa Wateja kwenye meza na uacha uwanja wazi. Hakikisha muundo huo ni sawa na uwanja unaounganisha kwa (mfano nambari)
Hatua ya 3. Buruta uwanja unaotaka kutumia kama ufunguo wa kigeni kwenye uwanja uliounda ufunguo wa kigeni
Bonyeza Unda kwenye dirisha inayoonekana kuweka uhusiano kati ya uwanja. Mstari utaonekana kati ya meza mbili zinazounganisha sehemu mbili.
Angalia kisanduku cha kuteua "Tekeleza Uadilifu wa Upendeleo" wakati wa kuunda uhusiano. Hii inamaanisha, ikiwa data inabadilishwa katika uwanja mmoja, data katika sehemu zingine pia itabadilika. Hii itafanya data yako kuwa sahihi zaidi
Sehemu ya 4 ya 6: Kuunda Swala
Hatua ya 1. Elewa jukumu la maswali
Maswali ni vitendo ambavyo hukuruhusu kuona haraka, kuongeza, na kuhariri data kwenye hifadhidata. Kuna aina nyingi za maswali, kuanzia utaftaji rahisi hadi kuunda meza mpya kulingana na data iliyopo. Maswali ni muhimu katika uzalishaji wa ripoti.
Maswali yamegawanywa katika aina kuu mbili: Chagua na Tenda. Swala la kwanza linavuta data kutoka kwenye meza na linaweza kuhesabu, wakati la pili linaweza kuongeza, kuhariri, na kufuta data kutoka kwa meza
Hatua ya 2. Tumia mchawi wa Swala kuunda swala la msingi la Teua
Ikiwa unataka kutumia swala la msingi Chagua, tumia Mchawi wa Kuuliza ili kukuongoza kupitia hatua. Unaweza kupata Mchawi wa Swala kutoka kwa Unda kichupo. Hii hukuruhusu kuonyesha sehemu maalum kutoka kwa meza.
Kuunda Swala la Chagua na Vigezo
Hatua ya 1. Fungua Ubunifu wa Swala
Unaweza kutumia vigezo kupunguza swala lako la Chagua na kuonyesha tu habari unayohitaji. Ili kuanza, bonyeza kichupo cha Unda, na uchague Ubunifu wa Swala.
Hatua ya 2. Chagua meza yako
Sanduku la Jedwali la Onyesho litafunguliwa. Bonyeza mara mbili meza unayotaka kutumia, na bonyeza Bonyeza.
Hatua ya 3. Ongeza sehemu ambazo data itatolewa
Bonyeza mara mbili kila uwanja kwenye meza ambayo unataka kuongeza kwenye Swala. Shamba litaongezwa kwenye orodha ya Ubuni.
Hatua ya 4. Ongeza vigezo
Unaweza kutumia vigezo anuwai, kama maandishi au kazi. Kwa mfano, ikiwa unataka kuonyesha bei ya juu kuliko $ 50 kutoka uwanja wa Bei, ingiza
=50
juu ya vigezo. Ikiwa unataka tu kuonyesha wateja kutoka Uingereza, ingiza
Uingereza
katika sanduku la Vigezo.
Unaweza kutumia vigezo vingi katika kila swala
Hatua ya 5. Bonyeza "Run" ili uone matokeo
Kitufe hiki kiko kwenye kichupo cha Kubuni. Matokeo ya swali lako yataonyeshwa kwenye dirisha. Bonyeza Ctrl + S ili kuhifadhi swala..
Kuunda Swala la Chagua na Vigezo
Hatua ya 1. Fungua Ubunifu wa Swala
Hoja na vigezo hukuruhusu kuweka data unayotaka kupokea kila wakati unapoendesha swala. Kwa mfano, ikiwa una hifadhidata ya wateja kutoka miji tofauti, unaweza kutumia swala na vigezo kuuliza ni mji gani unataka kuonyesha data.
Hatua ya 2. Unda swala la Teua na ufafanue jedwali
Ongeza sehemu ambazo unataka kupata data kwenye swala kwa kubonyeza mara mbili kwenye hakikisho la jedwali.
Hatua ya 3. Ongeza vigezo katika sehemu ya Vigezo
Vigezo vimewekwa alama na herufi "" karibu nao. Maandishi katika mabano yataonyeshwa kwenye swala ambalo linaonekana wakati swala linatekelezwa. Kwa mfano, kuomba pembejeo ya jiji, bonyeza kiini cha Vigezo kwa uwanja wa Jiji, na uingie
[Mji upi?]
Unaweza kumaliza vigezo na? au:, lakini sio na! au
Hatua ya 4. Unda swala na vigezo vingi
Unaweza kutumia vigezo vingi kuunda nafasi maalum katika matokeo ya hoja yako. Kwa mfano, ikiwa uwanja unaopendelea ni Tarehe, unaweza kupata matokeo kati ya tarehe maalum kwa kuandika nambari> Kati ya [Tarehe ya Kuanza:] Na [Tarehe ya Mwisho:]. Utapokea vidokezo viwili utakapoendesha swala.
Kuunda Swala ya Uundaji wa Jedwali
Hatua ya 1. Bonyeza Unda kichupo na uchague Ubunifu wa Swala
Unaweza kutumia swala kupata data maalum kutoka kwa meza iliyopo na kuunda meza mpya na data hiyo. Hii ni muhimu sana ikiwa unataka kugawanya sehemu maalum ya hifadhidata yako, au unda fomu ya sehemu maalum ya hifadhidata. Utaunda swala la kawaida la Chagua kwanza.
Hatua ya 2. Chagua meza unayotaka kupata data kutoka
Bonyeza mara mbili kwenye meza. Unaweza kuchagua meza nyingi mara moja ikiwa ni lazima.
Hatua ya 3. Chagua uwanja ambao unataka kupata data kutoka
Bonyeza mara mbili kila uwanja unayotaka kuongeza kutoka kwa hakikisho la jedwali. Sehemu hii itaongezwa kwenye orodha yako ya hoja.
Hatua ya 4. Weka vigezo
Ikiwa unataka kutaja data fulani kwenye uwanja, tumia sehemu ya Vigezo kuiweka. Tazama sehemu "Kuunda Swala Teule na Vigezo" kwa maelezo.
Hatua ya 5. Jaribu swali lako ili uhakikishe kuwa matokeo yanalingana na mahitaji yako
Kabla ya kuunda meza yako, tumia swala ili kuhakikisha kuwa inapata data sahihi. Rekebisha vigezo na uwanja hadi upate data sahihi.
Hatua ya 6. Hifadhi swala kwa kubonyeza Ctrl + S
Hoja itaonekana kwenye fremu ya urambazaji upande wa kushoto wa skrini. Bonyeza kwenye swala ili uchague tena na bonyeza kichupo cha Kubuni.
Hatua ya 7. Bonyeza "Tengeneza Jedwali" katika sehemu ya "Aina ya Swala"
Dirisha litaonekana kuuliza jina jipya la meza. Ingiza jina la meza na bonyeza OK.
Hatua ya 8. Bonyeza Run
Jedwali lako jipya litaundwa kulingana na hoja uliyoijenga. Jedwali litaonekana kwenye fremu ya urambazaji upande wa kushoto wa skrini.
Kuunda Tuma Swala
Hatua ya 1. Fungua Swala ambalo liliundwa mapema
Unaweza kutumia kiambatisho cha Kuongeza kuongeza data kwenye meza iliyopo kutoka meza nyingine. Hii ni muhimu ikiwa unahitaji kuongeza data kwenye meza ambayo umeunda kupitia swala la kuunda meza.
Hatua ya 2. Bonyeza kitufe cha Ongeza kwenye kichupo cha Kubuni
Hii itafungua Dirisha la Kiambatisho. Chagua meza unayotaka kuongeza data.
Hatua ya 3. Badilisha vigezo vya hoja yako kama inavyotakiwa
Kwa mfano, ikiwa utaunda meza na vigezo "2010" katika uwanja wa "Mwaka", ibadilishe iwe mwaka ambao unataka kuongeza, kwa mfano "2011".
Hatua ya 4. Weka mahali ambapo unataka kuongeza data
Hakikisha umeweka sehemu sahihi kwa kila safu unayoongeza data. Kwa mfano, kwa kutumia mabadiliko hapo juu, data inapaswa kuongezwa kwenye sanduku la Mwaka kwenye safu ya "Append To".
Hatua ya 5. Endesha swala
Bonyeza "Run" kwenye kichupo cha Kubuni. Hoja itatekelezwa na data itaongezwa kwenye meza. Basi unaweza kuongeza meza kuangalia ikiwa data imeingizwa kwa usahihi.
Sehemu ya 5 ya 6: Kuunda na Kutumia Fomu
Hatua ya 1. Chagua meza unayotaka kuunda fomu
Fomu zinakuruhusu kutazama data katika kila uwanja na kusonga kati ya maingizo na kuunda viingilio vipya haraka na kwa urahisi. Fomu ni muhimu sana ikiwa utaingiza data kwa muda mrefu, kwa sababu watu wengi wanaona ni rahisi kutumia kuliko meza.
Hatua ya 2. Bonyeza kitufe cha Fomu kwenye kichupo cha Unda
Hii itaunda fomu kulingana na sehemu zilizo kwenye meza moja kwa moja. Ufikiaji huunda uwanja wa saizi ya kutosha, lakini unaweza kubadilisha ukubwa na kusonga vitu kwenye fomu kwa mapenzi.
- Ikiwa hautaki sehemu zingine kuonekana kwenye fomu, unaweza kubofya kulia na uchague Futa.
- Ikiwa meza yako ina uhusiano, safu ya data itaonekana chini ya kila kiingilio ambacho kinaonyesha data iliyounganishwa. Hii hukuruhusu kuhariri data iliyounganishwa kwa urahisi zaidi. Kwa mfano, kila muuzaji katika hifadhidata yako anaweza kuwa na data ya mteja iliyounganishwa na kuingia kwao.
Hatua ya 3. Vinjari kwa fomu yako
Vifungo vya kuelekeza chini ni muhimu kwa kusonga kati ya viingilio. Masanduku kwenye fomu yatajazwa na data yako unapoendelea kati ya viingilio. Unaweza kutumia vifungo kwenye kona kuhamia rekodi ya kwanza au ya mwisho.
Hatua ya 4. Bonyeza kitufe cha Hati ya Matumizi kutumia jedwali
Kitufe hiki kiko juu kushoto, na kitakuruhusu kuanza kubadilisha yaliyomo kwenye data yako na fomu.
Hatua ya 5. Badilisha maingizo uliyoyafanya
Unaweza kuhariri maandishi kwenye kisanduku kizima kwa kila kiingilio ili kubadilisha data iliyopo kwenye jedwali. Mabadiliko yaliyofanywa yataonekana mara moja kwenye meza na data iliyounganishwa.
Hatua ya 6. Ongeza kiingilio kipya
Bonyeza kitufe cha "Ongeza Rekodi" karibu na vifungo vya urambazaji ili kuunda kiingilio kipya mwishoni mwa mstari. Unaweza kutumia visanduku kuingiza data kwenye masanduku tupu kwenye meza. Hii ni njia rahisi ya kuongeza habari, badala ya kutumia mwonekano wa meza.
Hatua ya 7. Hifadhi fomu ukimaliza
Hakikisha unahifadhi fomu kwa kubonyeza Ctrl + S ili uweze kuipata baadaye. Fomu itaonekana kwenye fremu ya urambazaji upande wa kushoto wa skrini.
Sehemu ya 6 ya 6: Kutengeneza Ripoti
Hatua ya 1. Chagua meza au swala
Ripoti zitakuruhusu kuonyesha muhtasari wa data yako. Ripoti hutumiwa mara nyingi kwa mishahara na ripoti za uwasilishaji, na zinaweza kuboreshwa kwa matumizi yoyote. Ripoti hupata data kutoka kwa meza au maswali ambayo umeunda.
Hatua ya 2. Bonyeza kichupo cha Unda
Chagua aina ya ripoti unayotaka kuunda. Kuna njia kadhaa za kufanya ripoti ambazo unaweza kufanya. Ufikiaji unaweza kukutengenezea ripoti moja kwa moja, na unaweza pia kuunda ripoti za kawaida.
- Ripoti - Hii itatoa ripoti moja kwa moja na data zote kutoka kwa chanzo chako. Hakuna kikundi cha data hapa, lakini kwa hifadhidata ndogo aina hii ya ripoti inaweza kufaa kwa mahitaji yako.
- Ripoti Tupu - Hii itaunda ripoti tupu ambayo unaweza kujaza data kwa mapenzi. Unaweza kuchagua kutoka kwenye uwanja unaopatikana ili kuunda ripoti ya kawaida.
- Ripoti Mchawi - Mchawi wa uundaji wa ripoti atakuongoza kupitia mchakato wa uundaji wa ripoti, hukuruhusu kuchagua na kupanga data ya kikundi, na muundo wa data.
Hatua ya 3. Chagua chanzo cha data kwa ripoti yako tupu
Ikiwa unachagua kutoa ripoti tupu, lazima uchague chanzo cha data. Kwanza, bonyeza Panga tab, na uchague Karatasi ya Mali. Au, unaweza kubonyeza Alt + Enter.
Bonyeza mshale wa chini karibu na Chanzo cha Rekodi. Orodha ya meza na maswali yako itaonekana. Chagua meza au swala na chaguzi zako zitachaguliwa kwa ripoti
Hatua ya 4. Ongeza sehemu kwenye ripoti yako
Mara tu unapokuwa na vyanzo, unaweza kuongeza sehemu kwenye ripoti yako. Bonyeza kichupo cha "Umbizo", na bofya "Ongeza Sehemu Iliyopo". Orodha ya sehemu zitaonekana upande wa kulia.
- Bonyeza na buruta sehemu ambazo unataka kuongeza kwenye fremu ya Kubuni. Ingizo litaonekana kwenye ripoti yako. Unapoongeza nyongeza za ziada, zitawekwa kiatomati na sehemu zilizopo.
- Unaweza kubadilisha saizi ya shamba kwa kubonyeza kona yake na kuikokota na panya.
- Ondoa uwanja kutoka kwa ripoti kwa kubofya kichwa chake na ubonyeze Futa.
Hatua ya 5. Panga ripoti zako
Kupanga kunakuruhusu kusindika haraka habari kutoka kwa ripoti, kwa sababu data inayohusiana tayari imepangwa. Kwa mfano, unaweza kutaka kupanga mauzo kwa eneo au kwa muuzaji. Kupanga kunakuwezesha kufanya hivyo tu.
- Bonyeza kichupo cha Kubuni, na bonyeza "Kikundi na Panga".
- Bonyeza-kulia mahali popote kwenye uwanja ambao unataka kupanga. Chagua "Group On" kwenye menyu.
- Kichwa kitaundwa kwa kikundi. Unaweza kubadilisha vichwa vya kichwa kuweka alama kwa vikundi.
Hatua ya 6. Hifadhi na ushiriki ripoti hiyo
Mara tu ripoti yako ikikamilika, unaweza kuhifadhi na kushiriki au kuiprinta kama hati nyingine yoyote. Tumia ripoti kushiriki ripoti za utendaji na wawekezaji, mawasiliano ya habari juu ya wafanyikazi, na zaidi.
Vidokezo
Ufikiaji wa Microsoft unafungua katika hali ya "Backstage View", ambayo hutoa chaguzi za menyu ambayo hukuruhusu kufungua hifadhidata, kuunda hifadhidata mpya, au amri za ufikiaji kuhariri hifadhidata yako
Onyo
Vipengele vingine katika Ufikiaji haipatikani kila wakati, kulingana na aina ya hifadhidata unayounda. Kwa mfano, huwezi kushiriki hifadhidata ya eneo-kazi kwenye Wavuti, na huduma zingine za eneo-kazi kama idadi ya maswali hazipatikani kwenye hifadhidata ya Wavuti
== Chanzo ==
- https://office.microsoft.com/en-us/access-help/introduction-to-queries-HA102749599.aspx?CTT=5&origin=HA102809525# _Toc355883441
- https://www.functionx.com/access/Lesson30.htm
- https://www.gcflearnfree.org/access2010/13
-
https://oit.wvu.edu/training/files/access2010reports.pdf
