Barua za utangulizi hutumiwa sana katika mawasiliano ya biashara, kuanzisha mawasiliano, kuomba habari, au kuunda muhtasari wa bidhaa mpya au huduma. Kwa ujumla, unaandika barua ya utangulizi kwa mtu usiyemjua kibinafsi, ambayo inafanya kuwa ngumu kidogo kwa hali ya kujisikia au mtindo. Walakini, unaweza kujifunza vidokezo vichache vya haraka kusaidia kuifanya barua yako kuwa fupi, inayosomeka, na yenye ufanisi kama utangulizi unaotaka.
Hatua
Sehemu ya 1 ya 3: Kuandika Utangulizi
Hatua ya 1. Wasiliana na barua yako kwa mtu maalum, kila inapowezekana
Barua ya utangulizi inapaswa kushughulikiwa bora zaidi kwa mtu ambaye ataisoma. Ikiwa unatuma kwa akaunti ya jumla au kampuni ya kukodisha na hauna uhakika, basi ni sawa kushughulikia barua hiyo kwa "Wote wanaohusika" au meneja wa kukodisha au mmiliki wa jina maalum.
Anza barua yako kwa kusema msimamo wako, kichwa chako, au jukumu lako na sababu ya kuandika barua hiyo. Kawaida sio lazima ujumuishe jina lako kwenye barua kwa sababu jina lako litakuwa kwenye saini
Hatua ya 2. Sema wazi malengo yako
Unahitaji kufikisha sababu ya kuandika barua mapema iwezekanavyo. Unataka nini? Kwa nini uliandika barua hiyo? Ikiwa maswali ya aina hii yanaingia akilini mwa bosi au kampuni, kuna uwezekano kwamba barua yako iliishia kwenye takataka badala ya kupata simu ya mahojiano.
Acha uwindaji: "Ninaandika kuuliza juu ya nafasi mpya ya msimamizi wa kifedha" au "Ninaandika kuelezea kipengee kipya cha bidhaa ambacho kampuni yangu imetoa hivi karibuni" ni taarifa nzuri za kusudi kuwa moja ya sentensi za kwanza. barua
Hatua ya 3. Unda hisia au mtindo unaofaa kwa barua
Wakati wa kuandika barua ya utangulizi, ni bora kuwa na mtindo thabiti na wenye uwezo ambao unasikika kuwa wa kawaida au unasikika sana au wa kiufundi. Kwa barua ya utangulizi, barua yako inapaswa kuwa ya kitaalam, lakini sio baridi au ngumu. Inahitajika kujumuisha kipengee cha joto la kibinadamu katika barua huku ukiweka mtaalamu wa yaliyomo kwa jumla.
- Makosa ya kawaida ambayo waandishi wasio na ujuzi hufanya ni kujaribu sana kuzuia vifupisho ambavyo husababisha hisia kwamba barua hiyo ni tafsiri, sio barua iliyoandikwa. Tumia vifupisho / mikazo, wacha iwekwe kama maji kama mazungumzo, lakini bado ni mtaalamu. Wacha barua ikuwakilishe.
- Usijaribu kusikika kwa busara kwa kubadilisha maneno yaliyotumiwa sana na yale kwenye thesaurus / kamusi. Hii sio nadharia ya bwana, lakini barua ya utangulizi. Tumia maneno sahihi na mafupi.
Hatua ya 4. Unda unganisho la kibinafsi
Fafanua jinsi ulivyojua juu ya kazi, nafasi, au kampuni unayotafuta, na uunda unganisho. Wakati wa kusoma barua ya utangulizi, mwajiri au mratibu wa kuajiri anapaswa kuwa na picha wazi ya wewe ni nani, kwanini unataka kazi hiyo, na ikiwa wewe ni mzuri kwa kazi hiyo. Ikiwa unganisho huu ni wa kutosha, utaitwa kwa mahojiano na hiyo inakupa fursa ya kupata kazi hiyo.
Ikiwa una uhusiano na mtu yeyote anayefanya kazi kwa kampuni hiyo au hata ulielekezwa kuomba, au hata ikiwa unajua mtu ambaye amepata msaada kutoka kwa wakala wako katika kazi yao, ni wazo nzuri kujitambulisha kutoka kwa barua hiyo. Hii inaweza kuchochea kumbukumbu ya mtu ("Loo, huyu ndiye mtu Joko alikuwa akiongea juu yake!"), Au kuwafanya wakumbuke tangu mwanzo
Sehemu ya 2 ya 3: Kuandika Yaliyomo ya Barua
Hatua ya 1. Unganisha sifa zako na nafasi uliyotumiwa
Ikiwa unajaribu kuelezea sifa zako, umahiri au uwezo wa kushughulikia kazi au mradi, ni wazo nzuri kuweka kiunga wazi katika sentensi chache na kuelezea jinsi uzoefu wako unahusiana na uwezo wako wa kufanya hivi, iwe ni mpya msimamo, uhamisho, au kazi mpya. mpya kabisa.
- Eleza uzoefu wako katika uwanja au tasnia kama ilivyoonyeshwa kwenye kumbukumbu katika barua. Ikiwa umeelekeza barua yako ya utangulizi kama ilivyotajwa hapo awali, itazingatia aina fulani ya uwanja wa taaluma au tasnia. Ni wazo nzuri kujumuisha ustadi na uzoefu maalum ili kuifanya barua iwe na ufanisi zaidi.
- Kutaka kazi sio sawa na kuwa na sifa za kazi hiyo. Ikiwa katika utangulizi wako unaelezea kuwa unataka kupigiwa simu kwa mahojiano ya kazi kwa sababu unajiona uko sawa, hauitaji kurudia mara hamsini. Kuandika kwamba "kweli unahitaji kazi hii" haikufanyi kuwa mgombea anayevutia.
Hatua ya 2. Kuwa maalum iwezekanavyo
Weka wakati ambao unaweza kukutana na mtu binafsi, au onyesha kile unachotarajia kuona baadaye katika jibu lako kwa barua yako. Ikiwa unataka kuzungumza zaidi juu ya sifa zako kwenye mahojiano, sema tu. Ikiwa unataka kazi hiyo kweli, sema tu. Jifunze kila kitu kuhusu mchakato wa kukodisha, au mchakato wa maombi uliyoandika, kisha uliza kuhusu hatua inayofuata ya mchakato.
Zingatia barua yako ya kifuniko kuelekea kiwango fulani cha kazi. Aina ya kazi au nafasi haifai kusemwa wazi, lakini kumbuka ni aina gani ya matokeo unayotafuta ili kuweka barua husika
Hatua ya 3. Usijumuishe habari tayari kwenye wasifu wako
Ni wazo mbaya kuweka vyeo, heshima, na majina maarufu kwenye barua. Kurudia habari inayoonekana kwa urahisi kwenye wasifu ni kupoteza nafasi kwenye barua. Usiandike habari ambayo inaweza kukusanywa haraka na kwa urahisi mahali pengine. Unaandika kujiuza na kutengeneza fursa.
Hatua ya 4. Andika kwa lengo la kupata simu ya mahojiano
Labda hautapata kazi au chochote tu kutokana na nguvu ya barua peke yake. Kuandika barua kutakufikisha karibu na mlango wako, fursa ya kujithibitisha na uwezo wako kuwa mtu au mwajiriwa ambaye msomaji wa barua anahitaji. Kwa sababu hii, ni wazo nzuri kwenda moja kwa moja kwa hatua, zingatia sifa zako na unganisho lako kwa msimamo na ufanye kazi hadi hatua inayofuata katika mchakato, iwe ni mahojiano au hatua nyingine ya kukodisha.
Rudia habari muhimu zaidi katika sehemu ya kufunga. Kabla ya kufunga barua kwa salamu, ni wazo nzuri kurudia kwa kifupi kile unachotaka moja kwa moja
Sehemu ya 3 ya 3: Kurekebisha na Kusafisha Barua
Hatua ya 1. Rekebisha na usahihishe barua yako
Baada ya kuandika rasimu ya barua, ni muhimu kupitia barua yako na kuiboresha kutoka kwa muundo wa sentensi na kadhalika. Waandishi wote wazuri wanajua kuwa kazi haiwezi kuitwa kumaliza hadi ifanyiwe marekebisho. Mara tu unapomaliza kuandika barua, sehemu ngumu zaidi imekwisha, lakini bado kuna wakati wa kuiboresha na kuiboresha.
- Kurekebisha ni zaidi ya kufuta tu typos au kurekebisha makosa ya tahajia. Angalia tena barua yako na uhakikishe kuwa kuna ulinganifu kati ya mhusika na kitenzi, maana iko wazi, na barua yako inafikia kusudi lililokusudiwa.
- Mara tu unapofikiria maandishi yako yamekamilika, unaweza kuanza kuangalia na kutafuta "vitu muhimu vya mwisho," vitu vya dakika ya mwisho ambavyo ni pamoja na kusahihisha typos, makosa ya tahajia, na muundo wa barua yako.
Hatua ya 2. Tengeneza barua rahisi na fupi
Kwa ujumla, barua ya utangulizi haifai kuwa zaidi ya mbele ya ukurasa, au kati ya maneno 300 na 400. Kwa sababu yoyote, kuna nafasi nzuri ya kumwandikia mtu ambaye atashughulika na karatasi nyingi kwa siku fulani, na hataki kuona barua ndefu, ya utangulizi. Ni aibu kwamba kazi yako ngumu inaishia kwenye takataka, kwa hivyo fanya iwe fupi. Zingatia tu kujaribu kufikisha habari muhimu zaidi kwenye barua yako.
Hatua ya 3. Umbiza barua jinsi inavyopaswa kuwa
Barua zinapaswa kuelekezwa vizuri kwenye ukurasa, zikiwa na utangulizi maalum, aya ya mwili, na kufunga mafupi. Ukiandika aya fupi bila habari ya mawasiliano au salamu, hautapata kazi hiyo, au hautapata utangulizi.
- Jumuisha CV inayofaa au endelea, kama kiambatisho kwa barua ya utangulizi. Barua ya utangulizi inapaswa kuwa ya kwanza katika kifurushi cha maombi.
- Jumuisha habari nzuri ya mawasiliano. Fanya mabadiliko ya mwisho ya barua ya utangulizi, ukihakikisha kuwa umejumuisha habari muhimu ya mawasiliano, kawaida huwekwa kwenye kona ya juu kulia ya kichwa cha barua. Jumuisha anwani ya barua pepe, nambari ya simu, na habari zingine za msingi za mawasiliano.
Hatua ya 4. Fikiria kujumuisha noti
Walimu wengine huandika barua za biashara na wataalam wa mawasiliano wanapendekeza kuongeza habari inayofaa zaidi au ya haraka katika maandishi au barua kwenye barua hiyo. Sababu ni kwamba hii mara nyingi inafanya kazi vizuri kwa jinsi watu husindika mawasiliano kwa njia ya barua. Badala ya kuweka habari muhimu mwishoni, dokezo muhimu au dokezo linaweza kuwa na ufanisi zaidi. Ingawa hii inaweza kuonekana kuwa isiyo rasmi kwa wengine, inaweza kuwa njia bora ya kusisitiza habari muhimu na kuifanya barua yako ionekane.
