Mfumo wa uhifadhi wa faili ni moja ya mambo muhimu katika kusimamia usimamizi mzuri wa ofisi. Tambua usanidi bora wa mfumo wa uhifadhi wa faili ili mtu yeyote ambaye ana idhini ya kupata hati hiyo, iwe ni mtu mwingine au wewe mwenyewe, apate hati unayohitaji kwa urahisi. Mfumo usiofaa hufanya iwe ngumu kwako kushughulikia nyaraka kwa sababu mara nyingi hupigwa au kupotea ili benchi la kazi limejaa lundo la faili.
Hatua
Hatua ya 1. Tambua mfumo wa kuhifadhi faili unayotaka kutumia
Haijalishi unachagua mfumo gani, hakikisha unajua mahali pa kuhifadhi kila hati, kwa mfano iliyopangwa ipasavyo:
- Alfabeti. Mfumo huu unatumika vizuri wakati uhifadhi wa faili unafanywa na mteja, mgonjwa, au jina la mteja.
- Mada au kategoria. Kwa ujumla, mfumo wa kuhifadhi faili uliopangwa na somo au kitengo ni muhimu sana ikiwa unasimamiwa vizuri, lakini inaweza kuchanganya sana ikiwa hati hazijapangwa vizuri.
- Nambari au mpangilio. Chaguo hili ni bora ikiwa waraka umeorodheshwa au umewekwa tarehe, kama ankara ya ununuzi au risiti ya malipo.
Hatua ya 2. Weka folda ya kunyongwa kwenye droo ya faili
Folda ya kunyongwa haiitaji kuondolewa kutoka kwa droo kwa sababu inatumika kama mahali pa kuweka folda ya kadibodi ya Manila. Folda hii itajumuishwa kwenye folda ya kunyongwa na itarejeshwa ikiwa inahitajika.
Hatua ya 3. Panga hati kwa mafungu na kategoria
Wakati gombo la nyaraka linafikia cm 3-4, wagawanye katika vikundi. Rundo nyingi za hati nyembamba zinaweza kuunganishwa na kisha kufafanua jina jipya la kategoria. Chagua jina linalokurahisishia kupanga hati.
Hatua ya 4. Weka kila gombo kwenye folda ya kadibodi ya manila na uweke lebo wazi
Kwa muonekano safi, tumia folda ambayo hutoa nafasi ya kuandika lebo katikati, badala ya kujipanga.
Hatua ya 5. Hifadhi folda ya kadibodi ya manila kwenye folda ya kunyongwa
Unaweza kutumia folda ya kawaida ya kunyongwa kuhifadhi mwingi wa nyaraka. Walakini, kwa kuhifadhi mwingi wa nyaraka au zile ambazo zimegawanywa katika vikundi vidogo, tumia folda ya kunyongwa na chini ya mraba. Katika kesi hii, faili zinaweza kupangwa kama inavyotakiwa, lakini agizo linalotumiwa mara nyingi ni herufi.
Hatua ya 6. Andika lebo kwenye folda ya kunyongwa kulingana na lebo iliyoorodheshwa kwenye folda ya kadibodi ya manila
Weka lebo ya plastiki upande wa kushoto kabisa wa folda, isipokuwa ikiwa utalazimika kuingiza folda kwenye kabati la faili katika nafasi ya wima ili folda ziwekwe kwa mpangilio kutoka kushoto kwenda kulia, sio mbele kwenda nyuma. Katika kesi hii, weka lebo ya plastiki upande wa kulia.
Hatua ya 7. Andaa folda za kunyongwa na uhifadhi folda za kadi za manila ili uweze kuongeza folda ikiwa kuna hati ambazo haziwezi kuwekwa kwenye folda zilizo na lebo
Usipakie hati nyingi au chache sana kwenye folda. Fikiria ikiwa unahitaji kubadilisha lebo za folda na upange upya kwani hati zinahitaji kuwekwa katika vikundi vipya.
Hatua ya 8. Mwisho wa mwaka, ondoa folda zote kutoka kwa baraza la mawaziri la faili, andika folda mpya za kadibodi za manila kulingana na kategoria na kisha uziweke tena kwenye folda zilizotundikwa
Angalia faili zote ili uone ikiwa kuna nyaraka ambazo zinahitaji kuunganishwa kwenye folda ambazo tayari zinapatikana na kisha uhifadhi nyaraka zingine kama kumbukumbu.
Vidokezo
Ikiwa unataka kutengeneza lebo zenye rangi, zichapishe kwa kutumia kompyuta au tumia njia nyingine kuifanya folda ionekane inavutia zaidi. Walakini, wakati lazima ufanye mabadiliko, kama vile kuongeza folda mpya, unaweza kuhisi kuchanganyikiwa kwa sababu ni ngumu kuchagua rangi au lazima uziweke alama kwa mkono. Kwa hivyo, tumia njia rahisi
Onyo
- Usiunde vikundi anuwai vya hati ambazo haziwezi kuwekwa katika vikundi kadhaa kwa sababu njia hii inafanya nyaraka kuendelea kurundikana.
- Baada ya kuamua mfumo wa uhifadhi wa faili, jenga tabia ya kudhibiti nyaraka mara kwa mara. Tenga wakati wa kuhifadhi faili kwenye dawati lako kila siku. Usijaribiwe kuweka hati kwenye kikapu kikubwa kwa sababu kikapu kitajazwa haraka na kuwa rundo jipya la faili.
