Kuandika barua pepe za kukumbusha rafiki zinaweza kuwa ngumu. Hutaki kuonekana unasukumana au kukosa subira, lakini ujumbe wako lazima upatikane. Tumia toni ya urafiki katika barua pepe na salamu nzuri na misemo. Jumuisha sababu ya kutuma barua pepe ya ukumbusho ili wapokeaji wajue unachotaka. Hakikisha kuwa hakuna makosa kwenye barua pepe ili usionekane kuwa wa kirafiki tu, bali pia mtaalamu pia.
Hatua
Sehemu ya 1 ya 3: Kutumia Toni ya Kirafiki
Hatua ya 1. Msalimie mpokeaji
Katika hali ya biashara, unaweza "unapaswa" kutumia salamu rasmi, kama "Mpendwa." Walakini, barua pepe ya kibinafsi inatumiwa mara nyingi zaidi na zaidi. Salamu zingine za barua pepe ambazo zinaweza kusaidia kuunda toni ya urafiki ni pamoja na:
- Halo!
- Habari rafiki
- Muda mrefu bila kuona
- He!
Hatua ya 2. Allude kwa uhusiano wako na mpokeaji
Ikiwa utazingatia tu ukumbusho, ujumbe wako utaonekana baridi. Jumuisha kwenye uhusiano wa kibinafsi na mpokeaji kwa kujumuisha misemo inayoonyesha urafiki na uzoefu wa pamoja. Hii ni pamoja na:
- Vipi shule?
- Habari rafiki unaendeleaje?
- Wikiendi iliyopita ilikuwa ya kufurahisha sana.
- Mara ya mwisho tuliongea lini, mwezi mmoja uliopita?
- Safari yetu ya mwisho ilikuwa ya kufurahisha sana! Lazima tufanye tena.
Hatua ya 3. Boresha usemi wako
Hii ni muhimu sana kwa sehemu ya ukumbusho wa barua pepe. Ikiwa haujawasiliana na mpokeaji kwa muda mrefu, ni bora kuomba msamaha au kutoa kisingizio cha kuwaita tu kuwakumbusha. Mifano kadhaa ya maneno ya hila ni pamoja na:
- Najua hatujazungumza kwa muda mrefu, lakini nilitaka kukukumbusha kuhusu…
- Kuwasili kwa mtoto mpya kumenifanya niwe na shughuli nyingi, nimekumbuka tu kukukumbusha…
- Najua uko busy, kwa hivyo sitaki kukusumbua, lakini nilitaka kutuma ukumbusho…
Hatua ya 4. Kuwa na adabu
Ikiwa ukumbusho ni muhimu, unaweza kukumbwa na msukumo. Kumbuka kwamba mpokeaji yuko busy na maisha yake. Daima sema "tafadhali" na "asante" na maneno yanayofaa. Unaweza kutaka kujumuisha misemo ya adabu kama vile:
- Samahani kukusumbua, lakini nilitaka kuhakikisha…
- Tafadhali jibu barua pepe hii haraka iwezekanavyo …
- Asante kwa kuchukua muda kusoma na kujibu barua pepe hii ya ukumbusho. Ninathamini sana.
- Ninasubiri jibu lako.
Sehemu ya 2 ya 3: Mahitaji ya Orodha
Hatua ya 1. Tumia vichwa vya safu
Huna haja ya kuandika safu wima ya kichwa cha kichwa. Vichwa vya safu wima ambavyo ni wazi na bila shaka vitakuwa muhimu zaidi. Kwa njia hiyo, mpokeaji anaweza kujua madhumuni ya barua pepe kwa kutazama tu. Chaguzi kadhaa za kawaida kwa barua pepe za kukumbusha rafiki ni pamoja na:
- Angalia
- Kikumbusho cha Haraka kuhusu…
- Safari / hafla zijazo.
- Kuhesabu washiriki wa safari / hafla.
Hatua ya 2. Kumbuka kujumuisha ukumbusho
Unapojaribu kwa bidii kuwa mwenye adabu na rafiki, unaweza kusahau kitu muhimu, kama ukumbusho. Andika kikumbusho cha kifurushi mwanzoni mwa barua pepe, baada ya salamu na sentensi ya uhusiano wa kibinafsi. Kwa mfano:
- "Habari rafiki, Hatujazungumza kwa muda mrefu, Ben. Mke wako na watoto wako vipi? Mke wangu na mtoto wamenifanya niwe na shughuli nyingi, lakini nilitaka kukuuliza kuhusu…”
-
Halo!
Bibi, nimekuwa na maana ya kutuma ujumbe huu kwa muda mrefu. Samahani kwa kuwa na shughuli nyingi. Ninataka kumkumbusha Bibi kuhusu chakula chetu cha mchana…”
Hatua ya 3. Tumia lugha fupi
Ni kweli kwamba lugha ya adabu inahitaji sentensi ndefu. Kwa mfano, kifungu "Fanya bidii zaidi" kitakuwa cha adabu ikiwa ungeandika "Itakuwa bora ikiwa unafanya kazi kwa bidii." Ingawa ni adabu, sentensi ndefu zinaweza kufanya mwelekeo wa barua pepe yako usiwe wazi.
Tumia muundo rahisi kwa barua pepe zako. Labda kitu kama hiki: Salamu (kufungua) → Mahusiano ya Kibinafsi → Kikumbusho → Salamu ya kufunga (kufunga)
Hatua ya 4. Hariri habari isiyo ya lazima
Kwa kila sentensi na sehemu ya sentensi, jiulize, "Je! Hii ni muhimu?" Katika visa vingine, "muhimu" inaweza kuwa na maana pana kama "Hii ni muhimu ili barua pepe yangu isikike kuwa baridi." Ondoa sehemu ambazo sio za lazima. kutoka kwa barua pepe.
Kwa ujumla, vielezi (kama vile "sana," "sana," "kweli," "mara moja," na "kwa kweli") vinaweza kuondolewa ili kufanya barua pepe yako iwe mafupi zaidi
Hatua ya 5. Maliza barua pepe kwa salamu ya kufunga
"Baraka" inamaanisha kusema "kwaheri." Salamu ya kufunga inajumuisha maneno kama "Salamu," "Wako waaminifu," "Wako waaminifu," na "Salamu." Saini yako inapaswa kuandikwa baada ya salamu ya kufunga. Salamu ya kufunga kwa ujumla kama hii inaweza kuonekana kuwa rasmi. Unaweza kutaka kujaribu kitu kama:
- rafiki yako
- rafiki yako
- tuma mafanikio kwa mafanikio
- Siku njema
- zamu yako
- Natarajia kusikia kutoka kwako
Sehemu ya 3 ya 3: Kuhakikisha Hakuna Makosa Katika Barua pepe
Hatua ya 1. Angalia barua pepe yako mara mbili
Kuchunguza barua pepe mara moja au mbili kutapunguza makosa yoyote ya msingi ambayo yanaweza kujitokeza unapoandika. Baada ya kutunga barua pepe yako, angalia tena tahajia na sarufi katika barua pepe yako.
- Watoa huduma wengi wa barua pepe wana vipengee vya kuangalia herufi na sarufi. Ubora wa huduma hutegemea mtoa huduma wa barua pepe. Katika hali nyingine, huduma hii inaweza kuwa sio sahihi sana.
- Kumbuka kuangalia sehemu za kichwa, salamu, na kufunga (kufunga). Labda utasahau juu ya hii na uzingatia tu yaliyomo kwenye barua pepe.
Hatua ya 2. Soma barua pepe kwa sauti
Ikiwa unaandika barua pepe muhimu, au ikiwa unataka kuonekana mwenye heshima na rafiki kwa mtu, soma barua pepe yako kutoka mwanzo hadi mwisho kwa sauti. Je! Inasikika kama mazungumzo? Ikiwa ni hivyo, barua pepe yako iko tayari kutumwa.
Andika tena sentensi au vifungu ambavyo vinaonekana kuwa ngumu. Tumia uamuzi wako bora wakati wa kutathmini hii. Kila mtu atakuwa na maoni tofauti kulingana na jinsi unavyozungumza
Hatua ya 3. Kuwa na mtu mwingine asome barua pepe yako
Kwa mawasiliano muhimu, kama vile biashara, unaweza kuuliza mtu mwingine angalia barua pepe ya ukumbusho kabla ya kuituma. Ikiwa barua pepe yako ni fupi, kawaida huchukua muda mfupi tu na ni rahisi kuona hata makosa madogo zaidi.
- Angalia huduma za ujumbe mtandaoni. Tuma marafiki mtandaoni mkondoni na uliza maswali kama, "Hi, unaweza kusoma barua pepe fupi ninayohitaji kutuma? Haitachukua muda mrefu."
- Kumbuka kushukuru kila wakati kila mtu anayesoma barua pepe yako. Baada ya yote, wanakusaidia.
