Uwezo wa kuwa mtaalamu una jukumu muhimu katika kufikia mafanikio ya kazi. Karibu wafanyikazi wote wanahitaji kujibu simu, bila kujali msimamo wao katika kampuni. Ili kuwafanya wapigaji kujisikia vizuri, jifunze jinsi ya kuchukua simu nzuri ili kutoa maoni mazuri na uwe tayari kujibu maswali yaliyoulizwa.
Hatua
Sehemu ya 1 ya 2: Kupokea simu
Hatua ya 1. Chukua simu haraka
Wakati simu ya ofisini inalia, sio adabu kumfanya mpigaji kusubiri. Kabla ya pete ya tatu, mara moja chukua simu na usalimie mtu anayekupigia.
Hatua ya 2. Shikilia simu mbele ya uso wako
Unaweza kutaka kuzungumza mara moja, lakini kwanza hakikisha kwamba mpokeaji kwenye simu yuko mbele ya uso wako. Ongea wakati mpokeaji yuko katika nafasi sahihi ili mpigaji apokee habari kamili.
Hatua ya 3. Vuta pumzi kabla ya kusema
Baada ya kuweka simu mbele ya uso wako, pumua kwa nguvu ili utulie na uelekeze akili yako kabla ya kusema hello. Kwa njia hii, unaweza kuzungumza kwa utulivu wakati unazingatia.
Hatua ya 4. Eleza jina na jina la kampuni yako
Njia hii inamwambia mpigaji simu kuwa tayari ameunganishwa na kampuni anayotaka kupiga simu. Kwa hivyo hakikisha anajua jina la kampuni yako na jina lako. Eleza jina la kampuni kwanza. Unaweza kuandika maneno unayotaka kusema unapopokea simu ili usifikirie nini cha kusema wakati simu inaita. Maneno yanaweza kubadilishwa kwa hali na hali ambayo unafanya kazi.
- Ikiwa unafanya kazi kama mpokeaji, toa habari kamili juu ya kampuni kwa sababu kwa mpigaji, wewe ndiye mlango wa kupata kile anachohitaji. Kwa mfano, msalimie anayepiga simu kwa kusema, "Habari za asubuhi / alasiri / jioni. Makao makuu ya WikiHow yako hapa. Mimi ni Nikita hapa kusaidia." Kupitia habari hii, mpigaji anajua jina la kampuni yako na jina lako kwa hivyo anajisikia vizuri zaidi kuendelea na mazungumzo. Ikiwa wewe ni katibu wa kibinafsi, toa jina la mwajiri wako (kwa mfano, "Ofisi ya Bwana Miller iko hapa. Mimi ni Nikita.") Kwa sababu mpigaji anataka kuwasiliana na bosi wako.
- Ikiwa wewe ni mwanachama wa idara fulani, fahamisha msimamo wako ili aweze kuuliza maswali yanayofaa, kwa mfano, "Habari za asubuhi. Mimi ni Yesika katika idara ya utunzaji wa vitabu." Kwa njia hii, mpigaji anajua ikiwa ameunganishwa na idara na mtu wa kupiga simu au anahitaji kuzungumza na mtu mwingine.
Hatua ya 5. Andaa vifaa vya kuandika na daftari kando ya simu
Kwa njia hiyo, unaweza kuchukua mara moja maelezo ikiwa mpigaji anataka kuacha ujumbe au kutoa habari. Usimuwekee akingoja kwa sababu itabidi utafute karatasi na kalamu ya kuandika.
Sehemu ya 2 ya 2: Kuzungumza kwenye Simu
Hatua ya 1. Tabasamu unapozungumza
Hata ikiwa umekasirika, kutamka tabasamu hufanya sauti yako iwe ya kupendeza zaidi kwa anayepiga. Ingawa imelazimishwa, njia hii inaweza kuboresha hali.
Hatua ya 2. Ongea wazi na kwa weledi
Unapofanya kazi katika mazingira ya kitaalam, hakikisha wewe na mpiga simu mnaweza kuwasiliana waziwazi na moja kwa moja. Ongea kwa mwendo wa polepole na sema kila neno kwa ufafanuzi wazi ili habari unayowasilisha ieleweke na mpigaji.
- Usiseme maneno yasiyo ya kawaida, kama "hapana", "sip", au "nah". Sema kila neno wazi, kama "ndiyo" au "hapana" ili pande zote mbili ziwe na uelewa mzuri wa kile kinachosemwa. Kuwa mwenye adabu kwa kusema "Asante" na "Unakaribishwa" kama inahitajika.
- Ikiwa unahitaji kushiriki nambari au barua, kama vile kupeana majina au nambari za simu, jifunze alfabeti ya fonetiki (matamshi ya sauti za usemi). Kwa njia hii, wapigaji hauchanganyiki unapotamka herufi ambazo zinaonekana sawa, kama vile herufi B na P. Wakati wa kutamka jina la Budi, tamka herufi B kwa kuelezea "B ya neno la Balinese".
Hatua ya 3. Salimia wapiga simu kitaaluma
Badala ya kumsalimu anayempigia kwa jina la kwanza, hakikisha unasema "baba" au "mama" kabla ya kusema jina lao, kama "Bwana Jon," haswa ikiwa haumjui mpigaji kibinafsi. Jaribu kukumbuka jina na ulisema wakati wote wa mazungumzo.
Andika jina la mpigaji mara tu atakapokwambia jina lake ili usisahau
Hatua ya 4. Unganisha wapiga simu na watu wengine ikiwa inahitajika
Mtu anayeita kampuni au ofisi kawaida huhitaji msaada kwa sababu wanataka kupata habari au wanakabiliwa na shida. Ikiwa huwezi kujibu swali au kupata suluhisho, muulize ikiwa angependa kuzungumza na mtu anayeweza kusaidia. Hatua hii inaonyesha kuwa unajali mpigaji simu na unataka kusaidia kutatua shida haraka.
- Simu za ofisini kawaida hutumia mfumo kuhamisha simu. Tafuta ikiwa simu zilizo ofisini kwako zinaweza kuhamishwa na ujifunze jinsi zinavyofanya kazi. Ikiwa sivyo, tafuta nambari ya simu ya mtu ambaye unahitaji kumpigia na ushiriki na mpigaji.
- Muulize mpiga simu kwa adabu ikiwa unaweza kumuunganisha na mtu mwingine. Kwa mfano, "Samahani, siwezi kujibu swali lako. Vipi kuhusu mimi kuhamisha laini ya simu ili uweze kuzungumza na Pak Bambang moja kwa moja? Anaweza kutoa suluhisho." Hakikisha mpiga simu anakubali kabla ya kuhamisha laini ya simu.
- Ikiwa mtu anayeweza kusaidia hayumo ofisini, uliza ikiwa mpigaji angependa kuacha ujumbe. Usisahau kufikisha ujumbe kwa watu wenye uwezo.
Hatua ya 5. Maliza mazungumzo kwa weledi
Kusema "Asante" au "Habari za asubuhi / mchana / jioni" ni njia ya kumjulisha anayepiga simu kuwa mazungumzo yamekwisha na anaweza kukata simu. Usichanganyike ikiwa mazungumzo bado yanaendelea au la.
Subiri mpigaji akate simu. Ikiwa wewe ndiye unapokea simu, wacha mpigaji aseme kila kitu anataka kusema hadi watakapomaliza. Unaweza kuonekana kama mkorofi au utapoteza habari ikiwa utakata simu wakati hajamaliza kuongea
Vidokezo
- Usichukue simu za kibinafsi ukiwa kazini. Uko ofisini kwa kazi, sio kupiga gumzo na marafiki. Ikiwa unataka kuzungumza au kutuma ujumbe kwa rafiki, ahirisha hadi wakati wa chakula cha mchana au wakati wa kazi umalizike.
- Epuka usumbufu. Ili kumfanya mpigaji ajisikie anajali, ahirisha kazi inayoendelea na uzingatia mpigaji. Usifadhaike au kuonekana kuwa na shughuli nyingi kujibu maswali au kutoa msaada.
- Usiongee wakati wa kula, kunywa, au kutafuna chingamu ukiwa kwenye simu kwa sababu hotuba yako itakuwa ngumu kueleweka na kumfanya mpigaji ahisi kutothaminiwa.
- Hata ikiwa mpigaji analalamika au ni mkorofi, onyesha uelewa, kuwa mtulivu, na upe majibu ya kitaalam.
