Utaratibu wa kawaida wa Uendeshaji (SOP) ni hati ambayo ina habari juu ya hatua za kutekeleza kazi. SOP iliyopo inaweza kuhitaji tu kubadilishwa na kusasishwa, au unaweza kuwa katika hali ambapo lazima uandike kutoka mwanzo. Inaweza kuonekana kama kazi nyingi, lakini kwa kweli ni orodha tu, sana, "sana" kamili. Angalia Hatua ya 1 kuanza.
Hatua
Sehemu ya 1 ya 3: Kuunda Umbizo lako la SOP
Hatua ya 1. Chagua umbizo lako
Hakuna haki au makosa katika kuandika SOPs. Walakini, kampuni yako inaweza kuwa na SOP kadhaa ambazo unaweza kutaja kama mwongozo wa uumbizaji, ukionyesha njia unayopendelea ya kutekeleza kazi. Ikiwa hii ndio kesi yako, tumia SOP iliyopo kama kiolezo. Ikiwa sivyo ilivyo, una chaguzi kadhaa:
- Muundo wa hatua rahisi. Hii ni kwa utaratibu wa kawaida ambao ni mfupi, una matokeo kadhaa, na ni sawa kwa uhakika. Mbali na nyaraka muhimu na miongozo ya usalama, hati hii ni orodha tu ya sentensi rahisi zilizo na maagizo ya utekelezaji kwa msomaji.
- Fomati ya hatua kwa hatua. Hii kwa ujumla ni kwa taratibu ndefu - taratibu ambazo ni zaidi ya hatua kumi, zinazojumuisha kuchukua uamuzi, ufafanuzi na istilahi. Orodha hii kwa ujumla ni hatua kuu zilizo na hatua ndogo katika mpangilio fulani.
- Muundo wa chati. Ikiwa utaratibu ni kama ramani na matokeo yasiyowezekana, chati inaweza kuwa bet yako bora. Hii ndio fomati ambayo unapaswa kuchagua ikiwa matokeo hayatabiriki kila wakati.
Hatua ya 2. Fikiria wasomaji wako
Kuna mambo matatu kuu ya kuzingatia kabla ya kuandika SOP yako:
- Maarifa ya awali ya wasomaji wako. Je! Wanafahamiana na shirika lako na taratibu zake? Je! Wanajua istilahi? Lugha yako inahitaji kulinganisha ujuzi na uwekezaji wa msomaji.
- Ujuzi wa lugha ya msomaji wako. Je! Kuna nafasi kwamba watu ambao hawaelewi lugha yako "watasoma" SOP yako? Ikiwezekana, ni wazo nzuri kujumuisha picha na michoro na vichwa.
- Usomaji wako. Ikiwa watu wengi wanasoma SOP yako mara moja (kila mmoja ana jukumu tofauti), unahitaji kuunda hati kama mazungumzo kwenye mchezo: mtumiaji 1 hufanya kitendo, akifuatiwa na mtumiaji 2, na kadhalika. Kwa njia hii, kila msomaji anaweza kuona jinsi inavyokuwa sehemu muhimu ya injini laini ya biashara inayoendesha.
Hatua ya 3. Fikiria maarifa yako
Jambo kuu ni: Je! Wewe ndiye mtu sahihi kuandika hii? Je! Unajua mchakato huu unajumuisha nini? Je! Kuna uwezekano wa kosa? Jinsi ya kuifanya iwe salama? Ikiwa sivyo, unaweza kuwa bora kumpa mtu mwingine. SOP zilizoandikwa vibaya - au hata zisizo sahihi - hazitapunguza tija tu na zinaweza kusababisha kutofaulu kwa shirika, lakini pia zinaweza kuwa salama na kuwa na athari mbaya kwa kila kitu kutoka kwa timu yako hadi kwa mazingira. Kwa kifupi, hii sio hatari ambayo unapaswa kuchukua.
Ikiwa huu ni mradi uliopewa na unahisi lazima (au ni wajibu) kuukamilisha, usione aibu kuuliza wale wanaomaliza taratibu za kila siku kwa msaada. Kufanya mahojiano ni sehemu ya kawaida ya mchakato wa uundaji wa SOP
Hatua ya 4. Amua kati ya SOPs fupi au ndefu
Ikiwa unaandika au unasasisha SOP kwa kikundi cha watu ambao wanafahamiana na itifaki, istilahi nk, na watafaidika na SOP fupi, fupi ambayo ni zaidi ya orodha ya ukaguzi, unaweza kuiandika kwa fomu iliyofupishwa.
Mbali na malengo ya kimsingi na habari inayofaa (tarehe, mwandishi, nambari ya kitambulisho, n.k.), hii ni orodha fupi tu ya hatua. Ikiwa maelezo au ufafanuzi hauhitajiki, hii ndio jinsi unapaswa kuifanya
Hatua ya 5. Kumbuka madhumuni ya SOP yako
Kilicho wazi ni kwamba una taratibu katika shirika lako ambazo hurudiwa tena na tena. Lakini kuna sababu maalum kwa nini hii SOP ni muhimu? Je! Kunapaswa kuwa na msisitizo juu ya usalama? Hatua za kufuata? Je! SOP hii hutumiwa kwa mafunzo au katika shughuli za kila siku? Hapa kuna sababu kadhaa kwa nini SOPs zako ni muhimu kwa mafanikio ya timu yako:
- Kuhakikisha kuwa viwango vya kufuata vinatimizwa
- Ili kuongeza mahitaji ya uzalishaji
- Kuhakikisha kuwa utaratibu hauna ushawishi mbaya kwa mazingira
- Kuhakikisha usalama
- Kuhakikisha kila kitu kinakwenda kulingana na ratiba
- Kuzuia kutofaulu katika utengenezaji
-
Kutumika kama hati ya mafunzo
Ikiwa unajua nini SOP yako inahitaji kusisitiza, itakuwa rahisi kujenga maandishi yako kuzunguka alama hizo. Pia itakuwa rahisi kuona jinsi SOP yako ilivyo muhimu
Sehemu ya 2 ya 3: Kuandika SOP yako
Hatua ya 1. Funika nyenzo zinazohitajika
Kwa ujumla, SOP za kiufundi zinajumuisha vitu vinne ambavyo ni "tofauti" na utaratibu yenyewe:
- Ukurasa wa kichwa. Hii ni pamoja na 1) jina la utaratibu, 2) nambari ya kitambulisho cha SOP, 3) tarehe ilipotolewa au kurekebishwa, 4) jina la wakala / idara / tawi ambalo SOP ilitumika, na 5) saini ya wale ambao waliandaa na kupitisha SOP. Sehemu hii inaweza kutumia muundo wowote, maadamu habari inayofikishwa iko wazi.
- orodha ya yaliyomo. Hii ni muhimu tu ikiwa SOP yako ni ndefu ya kutosha, kwa kumbukumbu rahisi. Nini utapata hapa ni mfumo rahisi wa kawaida.
- Uhakikisho wa Ubora / Udhibiti wa Ubora. Utaratibu sio utaratibu mzuri ikiwa hauwezi kuchunguzwa. Andaa vifaa na maelezo muhimu ili wasomaji wahakikishe wanapata matokeo wanayotaka. Nyenzo hii inaweza kujumuisha nyaraka zingine, kama vile sampuli za tathmini ya utendaji.
-
Rejea. Hakikisha kuandika marejeleo yote yaliyotumiwa au muhimu. Ikiwa unatumia marejeleo mengine ya SOP, hakikisha kuambatisha habari inayohitajika kwenye kiambatisho.
Shirika lako linaweza kuwa na itifaki tofauti na SOP hii. Ikiwa kuna SOP iliyopita ambayo unaweza kutumia, puuza muundo huu na ufuate utaratibu ambao umefanywa
Hatua ya 2. Kwa utaratibu wenyewe, hakikisha unajumuisha yafuatayo:
- Upeo na matumizi. Kwa maneno mengine, inaelezea kusudi la mchakato, mapungufu yake, na jinsi mchakato huo unatumiwa. Inashughulikia viwango, mahitaji ya kisheria, majukumu na majukumu, na vile vile pembejeo na matokeo.
-
Mbinu na taratibu.
Kiini cha jambo - orodhesha hatua kwa undani ambazo ni muhimu, pamoja na vifaa vinavyohitajika. Jumuisha taratibu mfululizo na mambo ya kufanya uamuzi. Sema "utangulizi" na uwezekano wa kuingiliwa au masuala ya usalama.
- Ufafanuzi wa istilahi. Eleza vifupisho, vifupisho, na misemo yote ambayo sio maneno ya kawaida.
- Onyo la kiafya na usalama. Ili kuandikwa katika sehemu tofauti na pamoja na hatua wakati shida inatokea. Usiruke sehemu hii.
-
Vifaa na vifaa.
Orodha kamili ya vitu vinavyohitajika na wakati na wapi kupata vifaa, viwango vya vifaa, n.k.
-
Maonyo na usumbufu. Kimsingi, sehemu ya utatuzi. Orodhesha shida zinazowezekana ambazo zinaweza kutokea, nini cha kuangalia, na nini kinaweza kuathiri bidhaa bora ya mwisho.
- Ipe kila mada haya sehemu yake mwenyewe (kwa ujumla imeonyeshwa na nambari au barua) ili SOP yako isiwe na sentensi ndefu zenye kutatanisha na kwa kumbukumbu rahisi.
- Hii sio orodha kamili, lakini sehemu ndogo tu ya hatua za kiutaratibu. Shirika lako linaweza kutaja mambo mengine ambayo yanahitaji umakini.
Hatua ya 3. Weka maandishi yako mafupi na rahisi kusoma
Nafasi ni kwamba wasomaji wako hawakuchagua kusoma SOP hii kwa raha. Utataka kuweka hati hii fupi na wazi - vinginevyo umakini wao utabadilika na watapata hati hiyo inatisha na ngumu kuelewa. Kwa ujumla, weka sentensi zako fupi iwezekanavyo.
- Hapa kuna mfano mbaya: Hakikisha unasafisha vumbi vyote kutoka kwa hewa kabla ya kuanza kuitumia.
- Mfano mzuri ni kama ifuatavyo: Ondoa vumbi vyote kutoka kwa hewa kabla ya matumizi.
- Kwa ujumla, usitumie neno "wewe." Neno hili linapaswa kuonyeshwa. Zungumza kwa sauti inayotumika na anza sentensi zako na vitenzi vya amri.
Hatua ya 4. Ikiwa ni lazima, maafisa wa mahojiano wanaohusika katika mchakato wa kukamilisha kazi
Jambo la mwisho unalotaka kufanya ni kuandika SOP isiyo sahihi kabisa. Unahatarisha usalama wa timu, ufanisi, wakati wao, na unaelezea mchakato bila kuzingatia - kitu ambacho wachezaji wenzako wanaweza kukiona. Ikiwa ni lazima, uliza maswali! Utataka kuandika utaratibu halisi, kwa kweli.
Unaweza kuuliza vyanzo anuwai ikiwa haujui, ili kuhusika na majukumu na majukumu yote. Mwanachama mmoja wa timu anaweza kufuata taratibu za kawaida za uendeshaji au mwanachama mwingine anaweza tu kushiriki katika sehemu ya utaratibu
Hatua ya 5. Vunja maandishi marefu kuwa michoro na mtiririko
Ikiwa unajumuisha hatua au mbili maalum zinazokutisha, tengeneza chati au mchoro ili iwe rahisi kwa wasomaji. Hii itafanya hati iwe rahisi kusoma na kutoa akili pause baada ya kujaribu kuelewa kila kitu. Kwa kuongeza, hati zako zitakuwa kamili zaidi na zimeandikwa vizuri.
Usijumuishe chati au michoro ili tu kuimarisha SOP yako; fanya hivyo tu inapohitajika au ikiwa unajaribu kuziba kizuizi cha lugha
Hatua ya 6. Hakikisha kila ukurasa una hati ya kudhibiti
SOP yako ni moja wapo ya mengi - kwa hivyo, shirika lako labda lina aina fulani ya hifadhidata kubwa ambayo huorodhesha kila kitu na mfumo maalum wa kumbukumbu. SOP yako ni sehemu ya mfumo huu wa kumbukumbu, na kwa hivyo inahitaji aina fulani ya nambari ipatikane. Hapa ndipo utapata nukuu kuwa muhimu.
Kila ukurasa inapaswa kuwa na kichwa kifupi au nambari ya kitambulisho, nambari ya marekebisho, tarehe, na "ukurasa # wa #" kwenye kona ya juu kulia (katika fomati nyingi). Unaweza kuhitaji maelezo ya chini (au andika notation hapo juu katika tanbihi), kulingana na upendeleo wa shirika lako
Sehemu ya 3 ya 3: Kuhakikisha Mafanikio na Usahihi
Hatua ya 1. Jaribu utaratibu
Ikiwa hautaki kujaribu utaratibu wako, labda haujaandika vizuri. Kuwa na mtu mwenye ujuzi mdogo wa mchakato (au mwakilishi wa jumla wa msomaji) tumia SOP yako kuwaongoza. Walipata shida gani? Ikiwa ndivyo, tatua suala hilo na ufanye matengenezo muhimu.
- Ni bora kuwa na watu kadhaa wakijaribu SOP yako. Watu tofauti watapata shida tofauti, kuruhusu majibu anuwai (ambayo yanatarajiwa kuwa muhimu)
- Hakikisha kupima utaratibu kwa mtu ambaye hajawahi kufanywa utaratibu hapo awali. Kila mtu ambaye ana maarifa ya awali atategemea maarifa yao kutekeleza hatua za kazi na sio kupitia SOP yako, kwa hivyo lengo lako halijafikiwa.
Hatua ya 2. Fanya SOP yako ipitiwe na watu wanaofanya utaratibu
Mwishowe, maoni ya bosi wako juu ya SOP hayajalishi sana. SOP hii ni muhimu kwa wale ambao kwa kweli hufanya kazi inayohusiana. Kwa hivyo kabla ya kutuma SOP kwa bosi, onyesha kazi hiyo kwa watu ambao watafanya (au wamefanya) kazi inayohusiana. Wanafikiria nini?
Kuwashirikisha na kuwafanya wahisi sehemu ya mchakato kutawafanya waweze kukubali SOPs zako. Na wanaweza hata kuwa na maoni mazuri
Hatua ya 3. Kuwa na mshauri wako na timu ya Uhakiki wa Ubora kupitia SOP
Mara timu ikikupa taa ya kijani kibichi, tuma kwa mshauri wako. Pembejeo wanayotoa kwa yaliyomo inaweza kuwa chini, lakini watakuambia ikiwa SOP yako inakidhi mahitaji ya fomati, ikiwa umekosa chochote, na pia itifaki ya kurasimisha SOP na kuiingiza kwenye mfumo.
- Elekeza SOPs kwa idhini ya kutumia mfumo wa usimamizi wa hati ili kuhakikisha ufuatiliaji wa ukaguzi wa idhini hizo. Utaratibu huu unaweza kutofautiana kutoka shirika moja hadi lingine. Kimsingi, unataka vitu kufikia miongozo na sheria.
- Saini zilizoidhinishwa zinahitajika ingawa mashirika mengi sasa hayajali kukubali saini za elektroniki.
Hatua ya 4. Mara baada ya kupitishwa, anza kutekeleza SOP yako
Hii inaweza kuwa mafunzo rasmi kwa mfanyakazi husika (mafunzo ya darasani, mafunzo ya kompyuta, nk) au inaweza kumaanisha karatasi yako ya SOP inaning'inia bafuni. Chochote ni, sambaza kazi yako! Ulijitahidi sana kuifanya. Ni wakati wa kupata pongezi!
Hakikisha SOP zako zinakaa hadi sasa. Ikiwa SOP hii imepitwa na wakati, ibadilishe, pata sasisho zilizoidhinishwa tena na kuandikwa, kisha usambaze SOP kama inahitajika. Usalama, tija na mafanikio ya timu yako hutegemea SOP hizi
Vidokezo
- Kumbuka kuwashirikisha wadau wakati wote, ili mchakato ulioandikwa uwe mchakato halisi.
- Angalia uwazi. Hakikisha hakuna tafsiri mbili. Onyesha utaratibu kwa mtu asiyejua mchakato huo na uwaulize waseme maoni yao juu ya utaratibu huo; Unaweza kushangaa.
- Tumia mtiririko na uwakilishi wa picha ili wasomaji waweze kuona wazi mchakato huo.
- Tumia Kiindonesia rahisi kuelezea hatua.
- Waulize watu wapitie hati yako kabla ya kupata idhini.
- Hakikisha historia ya hati imerekodiwa kwa kila mabadiliko ya toleo.
