Kuamua juu ya muundo wa herufi sahihi inategemea aina ya barua unayotaka kuandika na ni nani unayeshughulikia barua hiyo. Fomati ya barua unayoweza kutumia unapoandikia rafiki itakuwa tofauti sana na fomati inayotumika kuandika barua rasmi. Isitoshe, fomati ya barua ya jadi iliyotumwa na chapisho ni tofauti na fomati inayotumiwa kwa barua pepe. Endelea kusoma ili ujifunze zaidi juu ya jinsi ya kuunda muundo wa barua ambayo unaweza kutumia kuandika barua yako inayofuata.
Hatua
Njia 1 ya 4: Kuunda Biashara au Barua Rasmi
Hatua ya 1. Andika jina lako na anwani yako juu ya barua yako
Jumuisha anwani za barabara, miji, mikoa, na nambari za posta katika vizuizi, zikiwa zimepangiliwa kushoto na zina nafasi moja.
- Jiji, mkoa, na nambari ya posta imeandikwa kwenye mstari mmoja, wakati anwani za barabara zimeandikwa kwa mstari tofauti.
- Ikiwa unatuma barua kwa kutumia kichwa cha barua ambacho tayari kinajumuisha habari hii, ruka hatua hii. Usijumuishe anwani ya kurudi mara mbili.
Hatua ya 2. Andika tarehe chini ya anwani yako
Andika tarehe ambayo barua iliandikwa au tarehe barua ilikamilishwa, ni juu yako.
- Tarehe imeandikwa kushoto, sawa na kuandika anwani iliyo juu yake.
- Andika tarehe hiyo katika muundo wa "mwezi-siku-mwaka". Andika mwezi kwa barua, lakini tumia nambari kuandika siku na mwaka. Kwa mfano: Februari 9, 2013.
Hatua ya 3. Acha laini tupu kati ya tarehe na sehemu inayofuata ya barua
Hii itatenganisha anwani kutoka sehemu inayofuata, na kuifanya iwe rahisi kusoma.
Hatua ya 4. Andika mstari wa kumbukumbu, ikiwa inahitajika
Ikiwa barua imeandikwa kwa kurejelea nukta fulani, inaweza kusaidia msomaji kuandika safu ya kumbukumbu inayoanza na "Re:"
- Mistari ya rejea imeandikwa ikiwa imepangiliwa kushoto na jaribu kuwa na laini moja tu.
- Andika mstari wa kumbukumbu wakati wa kujibu barua, fursa za kazi, au kuomba habari.
- Ikiwa unaandika safu ya marejeleo, acha laini tupu baada yake kutenganisha mstari wa kumbukumbu kutoka kwa barua yote.
Hatua ya 5. Andika anwani ya mpokeaji
Andika jina na kichwa cha mpokeaji, pamoja na jina la kampuni, anwani ya barabara, jiji, jimbo, na nambari ya posta.
- Habari hii yote imesalia ikiwa sawa na nafasi moja imeachwa. Jina la mpokeaji limeandikwa kwenye mstari tofauti, pamoja na kichwa cha mpokeaji, jina la kampuni, na anwani ya barabara. Jiji, mkoa, na nambari ya posta imeandikwa kwenye mstari mmoja.
- Ikiwa unatuma barua kwenda nchi nyingine, andika jina la nchi hiyo kwa herufi kubwa kwenye mstari tofauti chini ya anwani ya mpokeaji.
- Tuma barua kwa mtu maalum, ikiwezekana, na andika jina la mtu huyo na jina linalofaa kama "Mr" au "Mama". Ikiwa haujui jinsia ya mpokeaji, hauitaji kuandika kichwa.
- Acha laini tupu chini ya anwani kamili ya mpokeaji.
Hatua ya 6. Anza mwili wa barua yako na salamu ya heshima
Salamu ya kawaida kawaida huanza na "Mpendwa Mheshimiwa," ikifuatiwa na jina la mpokeaji na jina la mwisho. Weka koma baada ya jina la mwisho la mpokeaji.
- Salamu zimeandikwa zikiwa zimepangiliwa.
- Ikiwa haujui jinsia ya mpokeaji, unaweza kumpa mpokeaji jina lake kamili, au andika jina la mpokeaji ikifuatiwa na jina lake la mwisho.
- Acha laini tupu baada ya salamu.
Hatua ya 7. Andika mstari wa mada, ikiwa inataka
Andika mstari wa mada kwa herufi kubwa chini ya salamu, ikiwa imepangiliwa kushoto.
- Weka mstari wa somo fupi lakini ufafanuzi. Jaribu kuwa na laini moja tu.
- Ikumbukwe kwamba hii sio kawaida na haipaswi kutumiwa mara kwa mara.
- Usijumuishe laini ya mada ikiwa tayari umejumuisha laini ya kumbukumbu.
- Acha laini tupu baada ya laini ya mada ikiwa unajumuisha laini ya mada.
Hatua ya 8. Anza mwili wa barua na utangulizi mfupi kuelezea madhumuni ya barua yako
Vifungu vya barua vimeandikwa vikiwa vimepangiliwa kushoto lakini mwanzo wa kila aya imeandikwa ikiwa imejumuishwa.
Hatua ya 9. Fuata utangulizi wa barua na mwili mrefu wa barua
Sehemu hii inapaswa kuelezea madhumuni ya barua na pia ni pamoja na hitimisho kwa muhtasari wa kila kitu kilichoandikwa katika barua hiyo.
Andika mwili wa barua kwa ufupi. Kila aya ina nafasi moja, lakini acha laini moja tupu kati ya kila aya na baada ya aya ya mwisho
Hatua ya 10. Maliza barua yako kwa salamu ya kufunga ya heshima
Mifano ya salamu za kufunga za adabu ni pamoja na "Waaminifu," "Salamu," au "Asante." Kumbuka kuandika salamu ya kufunga iliyokaa kushoto na kufuatiwa na koma.
Herufi ya kwanza tu ya neno la kwanza la salamu ya kufunga ni herufi kubwa
Hatua ya 11. Fuata salamu ya kufunga na jina lako
Walakini, acha mistari mitatu tupu chini ya salamu ya kufunga kabla ya kuandika jina lako kamili, ikifuatiwa na kichwa chako cha kazi kwenye mstari hapa chini.
Hatua ya 12. Orodhesha viambatisho mwishoni mwa barua yako
Ikiwa unaunganisha kiambatisho, andika "Vifunga" / "Kiambatisho" mstari mmoja chini ya jina lako na kichwa na andika viambatisho vyovyote vilivyojumuishwa na barua hiyo.
- Kumbuka kuwa hii sio lazima ikiwa haujumuishi viambatisho vyovyote.
- Viambatisho vimebaki vikiwa vimepangiliwa na vimewekwa nafasi moja.
Hatua ya 13. Ingiza hati za mwanzo za mwandishi, ikiwa inataka
Ikiwa mtu mwingine anaandika barua hiyo na unaamuru, orodhesha jina la kwanza na la mwisho la mchapaji chini kabisa ya barua yako, mstari mmoja chini ya kiambatisho.
Hatua ya 14. Saini barua baada ya kuchapisha
Saini barua hiyo na kalamu kati ya salamu ya kufunga na jina lako. Kusaini barua na kalamu kunaonyesha mpokeaji kuwa unachukua wakati wako kutuma barua hii kwao na kwamba hii ni muhimu.
Njia ya 2 ya 4: Kuunda Barua kwa Rafiki wa Karibu au Jamaa (Barua ya Kibinafsi)
Hatua ya 1. Andika tarehe
Jumuisha tarehe ambayo barua iliandikwa au tarehe ambayo barua ilikamilishwa kulia juu ya barua.
- Andika tarehe hiyo katika muundo wa "mwezi-siku-mwaka". Kuandika mwezi kwa herufi kawaida ni muundo wa kawaida, lakini kwa aina hii ya barua unaweza kuandika tarehe nzima kwa nambari.
- Tarehe imeandikwa iliyokaa sawa.
Hatua ya 2. Andika salamu ya urafiki
Salamu ya "Mpendwa" bado ni salamu inayotumiwa sana, lakini, kulingana na uhusiano wako na mpokeaji, unaweza kuandika jina la mpokeaji bila utaratibu wowote.
- Salamu zimeandikwa zikiwa zimepangiliwa na kufuatiwa na koma.
- Unapoandikia rafiki au mwenzako, kawaida unaweza tu kuandika jina lao la kwanza. Kwa mfano: "Mpendwa Jane".
- Kwa barua ya kibinafsi zaidi, unaweza kutaka kuchukua nafasi ya "Mpendwa" na salamu za kawaida kama "Hello," "Hi," au "Hey."
- Ikiwa unamwandikia mzazi au mtu ambaye unahitaji kumheshimu, jumuisha kichwa cha kibinafsi cha mpokeaji na jina la mwisho. Kwa mfano: "Ndugu Bibi Roberts"
- Acha laini tupu kati ya salamu na maandishi kuu ya barua.
Hatua ya 3. Andika utangulizi, mwili / mwili, na hitimisho la maandishi kuu ya barua yako
Utangulizi na hitimisho lazima iwe aya moja fupi kila moja, lakini mwili wa barua kawaida huwa mrefu zaidi.
- Nakala kuu ya barua imesalia ikiwa imepangiliwa, lakini mstari wa kwanza wa kila aya umewekwa ndani.
- Nakala kuu ya barua hiyo imewekwa nafasi moja. Kawaida hauachi aya kati ya aya katika barua ya kibinafsi, lakini unaweza ikiwa inafanya iwe rahisi kusoma barua yako.
- Acha laini tupu baada ya sentensi ya mwisho ya maandishi yako kuu kutenganisha maandishi kuu na salamu ya kufunga.
Hatua ya 4. Funga na salamu inayofaa ya kufunga
"Waaminifu" bado hutumiwa kawaida, hata kwa herufi za kibinafsi. Ikiwa barua ni ya kawaida, hata hivyo, unaweza kujumuisha salamu ya kawaida ya kufunga. Jaribu kitu kama "Tutaonana baadaye!" au "Tutaonana baadaye!" ikiwa unaandikia rafiki wa karibu.
- Weka koma baada ya salamu ya kufunga, lakini usichape jina lako baada yake.
- Salamu ya kufunga imeandikwa sawa na kichwa cha barua.
Hatua ya 5. Saini barua yako
Saini barua yako chini ya salamu ya kufunga. Kawaida, jina lako limeandikwa kwa mkono, badala ya kuchapishwa kwenye printa.
Ikiwa kawaida hupeana majina ya kwanza na mpokeaji wa barua hiyo, unaweza tu kuandika jina lako la kwanza na ufanyike nalo. Walakini, ikiwa mpokeaji anaweza kujua wewe ni nani kutoka kwa jina lako la kwanza, hakikisha umejumuisha jina lako la mwisho pia
Njia ya 3 ya 4: Kuunda Barua pepe Rasmi au ya Biashara
Hatua ya 1. Anza kwa kuandika maelezo mafupi lakini sahihi ya kusudi la barua pepe yako
Maelezo haya iko katika mada ya barua pepe yako, sio kwenye mwili wa barua pepe.
Ikiwa barua pepe yako imekuwa ikisubiriwa na mpokeaji wa barua pepe, maelezo haya yanaweza tu kuwa kumbukumbu ya mada inayojadiliwa. Ikiwa barua pepe hii haisubiriwi, kuandika maelezo inaweza kuwa ngumu kidogo. Kusudi la kuandika maelezo ni ili wasomaji waweze kudhani barua pepe yako ni nini wanapofungua na kusoma barua pepe yako. Hii inamaanisha kuwa maelezo yanahitaji kuhamasisha wasomaji wako kufungua na kusoma barua pepe yako
Hatua ya 2. Anza kuandika barua pepe na salamu rasmi
Kawaida huanza na "Mpendwa" na inafuatwa na jina rasmi la mpokeaji wa barua pepe au kampuni unayotumia barua pepe.
- Tuma barua kwa mpokeaji maalum ikiwezekana. Epuka kutuma barua kwa wapokeaji wasiojulikana. Tumia "Anayeweza Kumjali" tu ikiwa hakuna chaguo jingine.
- Kweli, alama za kufaa zaidi kutumia baada ya salamu bado ni koloni. Walakini, siku hizi, watu wengi hutumia koma baada ya salamu kwa kuandika barua pepe rasmi.
- Ikiwa haujui ikiwa utamsalimu mpokeaji na "Mama" au "Baba," andika tu jina kamili la mpokeaji.
- Acha laini tupu baada ya salamu rasmi.
Hatua ya 3. Andika maandishi kuu ya barua hiyo, kuifanya kuwa fupi lakini inaarifu
Kama aina yoyote ya barua, maandishi kuu yanapaswa kujumuisha utangulizi, mwili, na hitimisho. Weka sehemu zote, pamoja na sehemu za mwili, fupi na sahihi iwezekanavyo.
- Nakala kuu imesalia ikiwa imepangiliwa.
- Mwanzo wa kila aya hauitaji kuwekwa ndani.
- Maandishi kuu yamepangwa moja, lakini acha laini tupu kati ya kila aya na baada ya aya ya mwisho.
Hatua ya 4. Tumia salamu ya kufunga ya heshima
Andika "Kwa dhati," au salamu nyingine ya kufunga inayostahili sawa, baada ya maandishi kuu ya barua yako na uifuate kwa koma.
- Kumbuka kuandika salamu iliyofungwa ikiwa imepangiliwa kushoto na herufi ya kwanza tu ya neno la kwanza la salamu ndio imewekwa herufi kubwa.
- Salamu zingine za kufunga ambazo zinaweza kutumika ni pamoja na "Asante," "Salamu," na "Salamu."
Hatua ya 5. Andika jina lako chini tu ya salamu ya kufunga
Tofauti na barua zilizoandikwa / kuchapishwa kwenye karatasi, hautaweza kusaini barua pepe zako na kalamu.
Jina lako limesalia likiwa limepangiliwa
Hatua ya 6. Andika maelezo yako ya mawasiliano chini
Acha laini tupu baada ya jina lako, kisha andika anwani yako halisi, nambari ya simu, anwani ya barua pepe, na wavuti yako au blogi ikiwa unayo.
Habari yote imeandikwa kushoto iliyokaa na nafasi moja. Kila habari ya mawasiliano imepigwa kwenye mstari tofauti
Njia ya 4 ya 4: Kuunda Barua pepe kwa Marafiki
Hatua ya 1. Anza kwa kuandika maelezo mafupi lakini sahihi ya mada yako ya barua pepe katika sehemu ya somo la barua pepe
Maelezo haya huwafanya wapokeaji kujua kwa kutazama tu mada ya barua pepe yako kabla ya kuifungua, na huwapa habari za kutosha ili waweze kudhani barua pepe yako ni nini.
Hatua ya 2. Anza kwa kuandika salamu za heshima au salamu katika sehemu ya maandishi ya barua pepe
Unaweza kuandika salamu za heshima unazopenda, kama "Mpendwa". Fuata hii na jina la mpokeaji.
- Salamu zimeandikwa zikiwa zimepangiliwa.
- Ikiwa unamuandikia rafiki wa karibu, unaweza kuacha salamu hiyo kabisa na uanze tu na jina lao la kwanza na kufuatiwa na koma.
- Acha laini tupu kati ya salamu na mwili wa barua pepe yako.
Hatua ya 3. Andika kwenye mwili wa barua pepe yako
Kama aina zote za barua, mwili wa barua pepe yako unapaswa kujumuisha utangulizi, mwili na hitimisho. Walakini, ikiwa unaandika barua pepe kwa rafiki wa karibu, aina hii ya muundo inaweza kuwa sio lazima.
Hatua ya 4. Maliza barua pepe yako na salamu ya kufunga
Wakati wa kufunga barua pepe kwa rafiki, salamu ya kufunga haitaji kuwa rasmi, lakini inapaswa kuwa ishara kwamba barua pepe yako inaisha.
Ikiwa unaandikia rafiki wa karibu sana, wakati mwingine ni sawa kumaliza barua pepe yako na jina lako badala ya kuandika salamu ya kufunga kabisa
Vidokezo
- Ikumbukwe kwamba kuna tofauti kidogo kati ya barua rasmi nchini Merika na barua rasmi nchini Uingereza (Uingereza). Huko Uingereza, anwani ya kurudi na tarehe zimepangiliwa sawa na laini ya mada, ikiwa ipo, imejikita. Kwa kuongezea, tarehe hiyo imeandikwa katika muundo wa "siku-mwezi-mwaka", na koma imeandikwa baada ya salamu, sio koloni.
- Ikiwa hupendi muundo ulioelezewa hapa, ambao wakati mwingine hujulikana kama muundo wa kizuizi, unaweza pia kutumia fomati ya block iliyobadilishwa na muundo wa nusu-block. Fomati hizi kimsingi zina habari sawa, na maeneo tu ni tofauti.
