Uchambuzi wa gharama ni moja wapo ya aina nne za tathmini ya uchumi (pamoja na uchambuzi wa faida, uchambuzi wa ufanisi wa gharama, na uchambuzi wa matumizi ya gharama). Kama jina linamaanisha, uchambuzi wa gharama unazingatia gharama za kutekeleza programu bila kujali matokeo ya msingi. Uchanganuzi wa gharama ni hatua muhimu ya kwanza kabla ya kufanya tathmini nyingine yoyote ya uchumi kuamua kufaa au kuegemea kwa mradi.
Hatua
Sehemu ya 1 ya 3: Kufafanua Malengo na Wigo
Hatua ya 1. Jua kwanini uchambuzi wa gharama unahitajika
Upeo wa uchambuzi wa gharama utategemea sababu hizi kwa hivyo kabla ya kuzingatia wigo wa uchambuzi, unahitaji kuhakikisha kuwa matokeo ya uchambuzi wa gharama yatajibu swali lako kuu.
- Ikiwa unafanya uchambuzi wa gharama tu kuandaa bajeti au mpango wa siku zijazo, upeo kawaida huwa katika kiwango cha shirika.
- Kwa upande mwingine, kwa kusudi nyembamba na maalum, kama vile kuamua uwezekano na gharama ya huduma fulani, inaweza kuhitaji uchambuzi mdogo zaidi wa gharama ambao unalenga tu huduma fulani.
Hatua ya 2. Tambua maoni yako ya uchambuzi wa gharama
Mbali na kwanini unahitaji uchambuzi wa gharama, unahitaji pia kujua gharama za "nani" zinahitaji kuchambuliwa. Hii huamua data kukusanywa na jinsi ya kuainisha.
- Kwa mfano, labda unataka kuhesabu gharama ya kutoa huduma fulani kwa mteja. Ikiwa ndivyo, angalia gharama kutoka kwa maoni yake, na fikiria kiwango cha ada ya huduma inayotozwa (au itatozwa), usafirishaji kwenda mahali, na gharama zingine.
- Ikiwa unataka tu kujua gharama ya programu, kwa jumla utaangalia gharama za kampuni. Unaweza pia kuwa unaangalia gharama za fursa, kama vile kutoa programu moja kukuzuia kutoa nyingine.
Hatua ya 3. Tofautisha mipango inayotolewa
Njia unayoelezea mpango huo itaamua jinsi mgawanyo wa gharama utakavyochambuliwa. Ikiwa shirika linaendesha programu ambazo zinajulikana kwa urahisi, mgawanyiko unaweza kuonekana wazi. Kwa mipango inayoingiliana au programu zinazoshiriki rasilimali sawa, amua jinsi ya kuzitenganisha.
- Programu zinazoingiliana zinaweza kupigwa pamoja kwa kiwango fulani, badala ya kukaguliwa kando. Chagua njia ya kimantiki zaidi kulingana na shughuli za shirika, na jaribu kufanya kazi kwa ufanisi iwezekanavyo.
- Kuamua ikiwa programu zinahitaji kutenganishwa, angalia huduma ambazo kila programu hutoa, rasilimali zinazohitajika kupeleka huduma, na kwa nani huduma zinapewa. Ikiwa 2 kati ya 3 ya mambo haya ni sawa katika programu mbili zinazohusiana, unaweza kuzichanganya katika uchambuzi wa gharama.
Hatua ya 4. Tambua kipindi unachotaka kutathmini
Jinsi unavyoainisha na kuhesabu gharama inategemea muda ambao gharama zinachambuliwa, kama vile muda mrefu (miezi kadhaa au miaka) au muda mfupi (wiki kadhaa au mara moja tu).
- Kwa mfano, ikiwa unajaribu kubaini uwezekano wa huduma fulani, kwanza amua ni gharama gani ili kutoa huduma hiyo. Utafanya uchambuzi wa gharama ya muda mrefu kuamua ikiwa shirika linaweza kumudu gharama za huduma.
- Kwa kawaida ni bora kuchagua kipindi ambacho kitakuruhusu kupata data sahihi ya mapato, badala ya makadirio tu. Hii inasaidia ikiwa unapanga kutumia uchambuzi wa gharama kama msingi wa tathmini zaidi ya uchumi.
Sehemu ya 2 ya 3: Kuainisha Gharama
Hatua ya 1. Pitia ripoti za uchambuzi wa gharama za hapo awali, ikiwezekana
Ikiwa shirika tayari limefanya uchambuzi wa gharama, tumia njia ile ile au sawa ya kuainisha gharama. Kwa njia hii, ripoti mbili zinaweza kulinganishwa, na kuzifanya kuwa muhimu zaidi kwa wakati.
Unaweza pia kujaribu kuangalia uchambuzi wa gharama ambazo mashirika yanayofanana hufanya au hutoa huduma sawa
Hatua ya 2. Orodhesha gharama zote za moja kwa moja za programu inayotathminiwa
Gharama za moja kwa moja ni pamoja na mishahara na faida kwa washiriki wa timu, malighafi na vifaa, na fanicha au vifaa vyovyote muhimu. Kulingana na aina ya programu au huduma inayotolewa, unaweza pia kupata kandarasi, leseni, au ada ya bima.
- Gharama za moja kwa moja ni gharama zilizopatikana kwa mipango au huduma ambazo zinatathminiwa katika uchambuzi wa gharama. Ada hii haishirikiwi na programu zingine.
- Gharama za juu, kama huduma (pamoja na maji na umeme), inaweza kuwa gharama za moja kwa moja ikiwa mpango au huduma ina eneo lake.
Hatua ya 3. Gharama zisizo za moja kwa moja
Gharama zisizo za moja kwa moja ni pamoja na gharama za kiutawala za jumla au mishahara ya usimamizi na posho, vifaa, vifaa, na kitu kingine chochote ambacho programu nyingine au huduma inachangia. Kinachoainishwa kama gharama isiyo ya moja kwa moja kitategemea jinsi unavyotenganisha mipango au huduma ambazo shirika linatoa.
Hasa, wakati wa kuhesabu programu tofauti au huduma, unahitaji kutenga gharama hizi zisizo za moja kwa moja
Hatua ya 4. Panga gharama kutafakari kusudi la uchambuzi
Ripoti ya uchambuzi wa gharama inapaswa kuwa muhimu kwa shirika. Badala ya kutegemea kategoria pana za kifedha, chagua kategoria zinazoonyesha kwa usahihi malengo ya uchambuzi wa gharama.
Makundi ya kawaida yanaweza kuwa gharama za wafanyikazi, gharama za uendeshaji, na gharama za kuanza. Katika kila kitengo, tambua ni gharama zipi zilizoainishwa kama gharama za moja kwa moja na zisizo za moja kwa moja
Sehemu ya 3 ya 3: Kuhesabu Gharama
Hatua ya 1. Kukusanya ripoti za kifedha na habari
Kwa kila aina ya gharama ambayo imepangwa kujumuishwa katika uchambuzi, kumbuka vyanzo vya data vinavyohitajika kuweza kuhesabu gharama zinazohusiana. Ikiwa unataka kukadiria gharama, tengeneza orodha ya ripoti zilizo na habari inayohitajika ili uweze kufanya makadirio ya kuaminika.
- Tumia habari halisi ya gharama iwezekanavyo. Hii itaongeza kuegemea na faida ya uchambuzi wako wa gharama.
- Kwa makadirio, tafuta vyanzo vya kuaminika ambavyo vinaweza kutumiwa kama nyembamba iwezekanavyo. Kwa mfano, ikiwa unahitaji kukadiria malipo, tumia kiwango cha wastani cha wafanyikazi ndani ya jiji, badala ya kitaifa.
Hatua ya 2. Jumla ya gharama za moja kwa moja za programu
Kutumia habari ambayo imekusanywa, ongeza gharama za mishahara, vifaa, malighafi, na gharama zingine zinazohusiana moja kwa moja na programu inayoangaliwa. Panua gharama hizi kwa muda uliochanganuliwa.
- Ikiwa unafanya uchambuzi wa gharama ya muda mrefu, hesabu gharama za moja kwa moja kwanza kila wiki au kila mwezi, kisha uziongeze.
- Unapohesabu gharama za wafanyikazi, hakikisha kuingiza gharama (au thamani) ya faida zinazotolewa kwa wafanyikazi wanaofanya kazi katika programu inayohusiana.
Hatua ya 3. Tenga gharama zisizo za moja kwa moja kwenye programu iliyochambuliwa
Ili kutenga gharama zisizo za moja kwa moja, amua jinsi kila gharama inaweza kugawanywa kati ya programu kadhaa. Baada ya hapo, hesabu idadi ya gharama katika programu zinazohusiana.
Kwa mfano, wacha tuseme umetenga mshahara wa mkurugenzi wa HR. Kwa kuwa mkurugenzi huyu anawajibika kwa wafanyikazi wa programu, ni kawaida kwa mshahara wake kugawanywa kulingana na idadi ya wafanyikazi kwenye wafanyikazi. Ikiwa una jumla ya wafanyikazi 10, na 2 wamekabidhiwa programu au huduma inayoangaliwa, unaweza kutenga asilimia 20 ya mshahara wa mkurugenzi kwa programu katika uchambuzi wa gharama
Hatua ya 4. Hesabu uchakavu wa mali
Ikiwa mali kuu ya shirika, pamoja na fanicha au vifaa, zitatumika kutekeleza programu au kutoa huduma inayotathminiwa, uchakavu wa mali lazima ujumuishwe katika gharama ya jumla ya programu au huduma.
Kuhesabu kushuka kwa thamani inaweza kuwa ngumu. Ikiwa hauna uzoefu wa kupungua kwa mali, tunapendekeza utumie huduma za mhasibu
Hatua ya 5. Fikiria gharama zilizofichwa
Kulingana na shirika na mpango kutathminiwa, kunaweza kuwa na gharama za ziada ambazo hazionekani kwenye bajeti au historia ya kifedha. Jumuisha makadirio haya ya gharama katika uchambuzi ili matokeo yawe ya kuaminika zaidi.
- Kwa mfano, ikiwa unafanya uchambuzi wa gharama ya programu kwa msingi, gharama zilizofichwa zinaweza kujumuisha thamani ya makadirio ya masaa ya kujitolea yaliyofanywa, malighafi zilizotolewa, au nafasi iliyotolewa.
- Gharama zilizofichwa pia zinaweza kujumuisha gharama za fursa. Kwa mfano, kuzindua mpango mmoja kunaweza kuathiri uwezo wa shirika kutoa programu zingine.
Hatua ya 6. Fikia hitimisho kulingana na matokeo yako
Rudi kwenye lengo lako la kufanya uchambuzi wa gharama na uamue hatua ambayo inapaswa kuchukuliwa. Unaweza pia kujumuisha makadirio au makadirio ya gharama za baadaye zinazohusiana na programu au huduma.
- Kwa kiwango cha chini, uchambuzi wako wa gharama utatoa takwimu halisi kwa gharama ya kuendesha programu au huduma fulani.
- Uchambuzi wako wa gharama pia unaweza kuibua maswali mapya, ikionyesha uchambuzi zaidi unahitajika kabla ya kufanya uamuzi wa mwisho.
