Kila mtu lazima alihisi kuvunjika moyo kwa sababu alinunua au kuagiza kitu lakini hakupata kile anachotaka. Matukio kama haya wakati mwingine hayastahili kuzungumziwa juu yake, lakini kuna wakati wakati kulalamika ni jambo sahihi. Ikiwa unataka kulalamika, utahitaji kuhakikisha kuwa malalamiko yanalipa, iwe ni kurudishiwa pesa, bidhaa mbadala, au msamaha. Soma mwongozo hapa chini ili ujifunze jinsi ya kufanya malalamiko kidogo lakini yenye matunda.
Hatua
Njia 1 ya 2: Kuanza Malalamiko
Hatua ya 1. Hakikisha malalamiko yako yanasikilizwa
Ikiwa unahisi haupati kile unachotaka au unatendewa vibaya, unapaswa kusema ili shida yako iweze kusuluhishwa. Jitayarishe kuwa na msukumo kidogo na utetee hoja yako. Ikiwa haujisikilizi, kuna nafasi nzuri kwamba malalamiko yako yatapuuzwa tu.
Hatua ya 2. Fanya malalamiko mara moja
Fanya malalamiko wakati tukio hilo bado ni safi kwenye kumbukumbu yako na watu waliohusika bado wako kwenye eneo la tukio. Ukisubiri na kuifanya baadaye, kufanya malalamiko itakuwa ngumu zaidi. Jaribu kutoa malalamiko siku hiyo hiyo na siku ya tukio au tukio. Ikiwa haiwezekani, fanya kwa wiki moja au mwezi. Kwa asili, mapema, ni bora.
Hatua ya 3. Tafuta mtu anayeweza kusaidia
Usiwe mtu wa kuwashambulia wahudumu wa ndege kwa sababu utakosa safari yako ya kusafiri. Mhudumu wa ndege hawezi kufanya chochote juu yake, na unafanya hali kuwa mbaya zaidi. Badala ya kulalamika mara moja kwa mtu wa kwanza unayekutana naye, kwanza fikiria hali yako na ni nani anayeweza kufanya kitu kutatua shida yako, au angalau kukuwasiliana na mtu anayeweza kusaidia.
- Maduka mengi yana habari au dawati la msaada na mfanyakazi mmoja ambaye yuko kila wakati kukusaidia wakati una shida. Kabla ya kulalamika mara moja kwa keshia wa duka, tafuta kwanza ikiwa kuna mtu anayefaa zaidi kuzungumza naye moja kwa moja.
- Unaweza kuanza kutoka kwa mtu anayefanya kurekodi, au mhudumu wa mgahawa anayekuhudumia. Lakini watu hawa kawaida wanaweza kukusaidia tu na maswala madogo. Ikiwa shida yako ni kubwa kuliko mende kwenye supu yako au unataka kurejesha fanicha iliyovunjika, unaweza kuhitaji kuzungumza na msimamizi wa duka.
- Ikiwa unapigia simu huduma ya wateja, hakikisha una malalamiko ya kufanya, na uliza kuzungumza na mtu anayefaa.
Hatua ya 4. Eleza shida na suluhisho unalotaka
Unapopata mtu sahihi wa kuzungumza naye, eleza hali hiyo au malalamiko yako wazi na jinsi suluhisho linalotarajiwa liko. Ikiwa unataka kurudishiwa pesa zako, tafadhali taja kiasi. Ikiwa shida ni huduma na unataka maelezo, sema hivyo. Watu wanaosikiza malalamiko yako wanaweza kutatua shida hiyo kwa urahisi ikiwa unaweza kuielezea kabisa na haswa.
- Sema jina la mtu unayezungumza naye, na ujitambulishe pia. Utangulizi rasmi ni njia nzuri ya kumfanya mtu mwingine aache kile anachofanya na kukusikiliza kwa uangalifu. "Halo, Bwana Arif, mimi ni Budi. Habari yako? Angalia, sio kosa la Pak Arif, lakini…”
- Zungumza naye kama mtu wa siri na unataka kumwambia siri. Anza kwa kusema kuwa humlaumu kibinafsi kwa shida au kosa, lakini utafurahi sana ikiwa angeweza kusaidia kulitatua.
Hatua ya 5. Tabasamu
Jambo hili haliwezi kusisitizwa kwa uwazi zaidi. Kamwe hutaitwa tabasamu mara nyingi. Watu wana uwezekano mkubwa wa kumjibu mtu anayetabasamu. Umehakikishiwa kupata majibu mazuri na mpole unapotabasamu.
Hatua ya 6. Usipate hisia
Usiendelee kuendelea na kuendelea na kuelezea jinsi ulivyo na hasira juu ya hii. Usiongeze sauti yako au kufanya ishara za hasira. Ufunguo wa kupata kile unachotaka kutoka kwa hali hii ni kumfanya mtu anayepokea malalamiko yako kukusaidia kupata suluhisho kwa niaba yako. Ikiwa matendo yako yanaonekana kutishia, una uwezekano mdogo wa kupata kile unachotaka.
- Dhibiti lugha yako ya mwili na sura ya uso ili uweze kuonekana mtulivu na mwenye hadhari. Usifanye ishara na misemo kama kupindua macho yako, kuvuka mikono yako, na ishara zingine ambazo zinaonyesha kuwa uko karibu kukasirika.
- Subiri kwa subira. Ili kurudisha pesa zako, pata msamaha, au chochote kingine kilichoombwa, unaweza kuhitaji kusubiri hadi mwakilishi wa huduma ya wateja apate ruhusa kutoka kwa msimamizi wake. Kuunda mvutano zaidi kwa kukosa uvumilivu ni tabia mbaya na isiyofaa. Subiri kwa utulivu na subira wakati shida yako inafanyiwa kazi.
Hatua ya 7. Asante mtu aliyechukua muda wako kufanya kazi na wewe
Ukifanikiwa kupata kile unachotaka, asante ya dhati ni lazima. Ikiwa hautapata kile unachotaka, itabidi uamue ikiwa unapaswa kutoa malalamiko zaidi au la.
Hakikisha unakumbuka na / au kurekodi jina la mtu au mwakilishi aliyepokea malalamiko ili kumfanya mtu huyo ajue kuwa wewe ni mzito na kwamba atawajibika baadaye
Njia 2 ya 2: Kufanya Malalamiko Zaidi
Hatua ya 1. Andika maelezo
Ikiwa umeamua kuwa ni wakati wa malalamiko haya kumhusisha mtu mwenye uwezo zaidi katika kampuni, anza kwa kuandika maelezo yote na maelezo ya tukio husika. Andika tarehe, kiasi cha pesa kilichotumiwa, na habari yoyote inayohusiana na tukio hilo. Andika jina la mfanyakazi au afisa wa huduma ya wateja aliyepokea malalamiko yako, na ueleze mazungumzo na matokeo uliyopata kutoka kwayo.
Hatua ya 2. Andika barua rasmi ya malalamiko
Pata anwani au barua pepe ya kampuni inayopokea na kushughulikia malalamiko. Andika barua ya kirafiki lakini thabiti juu ya kile kilichotokea na suluhisho lako litakuwa nini. Kuwa wazi juu ya kila kitu na uulize majibu ndani ya muda uliopangwa - kwa ujumla, wiki ndio kikomo bora cha wakati. Jumuisha habari yako ya mawasiliano na ni lini unaweza kufikiwa.
- Barua pepe kawaida ni njia ya haraka zaidi ya kuwasiliana na mtu kwa maandishi. Lakini unaweza pia kuchapisha barua yako na kuituma kwa barua.
- Weka rekodi ya mawasiliano juu ya jambo hilo kutoka wakati huu na kuendelea.
- Ikiwa umeridhika na jibu ulilopokea, andika barua ya asante na sema kuwa shida yako imetatuliwa. Ikiwa hautapata jibu, au jibu linaonekana kuwa dogo na halifai, endelea kulalamika, na kwa kiwango cha juu.
Hatua ya 3. Tuma barua pepe kwa Mkurugenzi Mtendaji wa kampuni hiyo
Usiogope kutoa malalamiko kwa kampuni ya kiwango cha juu ikiwa kweli huwezi kuwasiliana au hauwezi kupata kile unachotaka kutoka kwa mfanyakazi au meneja wa kampuni. Ikiwa makosa ya kampuni ni mabaya sana hivi kwamba inakuweka katika hatari, Mkurugenzi Mtendaji wa kampuni hakika anahitaji kujua kuhusu hilo. Kuwa endelevu. Tuma barua pepe kwa Mkurugenzi Mtendaji wa kampuni kila wiki hadi upate jibu.
Hatua ya 4. Tuma kwenye Facebook au Twitter
Hii inazidi kuwa njia bora zaidi ya kupata usikivu wa kampuni ambazo ni ngumu kuwasiliana au kufikia. Unda chapisho au tweet kuelezea kile kilichotokea na kuomba msaada. Hakikisha akaunti ya kampuni ya Facebook au Twitter inaweza kuiona (na vitambulisho au kutaja, kwa mfano). Kwa kuwa malalamiko yako huenda kwenye mkutano wa umma, kuna uwezekano wa kupata majibu haraka sana.
- Usitumie njia hii mpaka ujaribu kuwasiliana na kampuni kibinafsi lakini haikufanikiwa.
- Utapata matokeo bora ikiwa hautaibadilisha kampuni hiyo kwenye vikao vya umma. Hakikisha chapisho lako au tweet ni shwari na ya moja kwa moja. Usisumbue.
Hatua ya 5. Uliza msaada kwa mshauri
Ikiwa kweli unahisi kuwa shida unayokabiliana nayo ni kubwa na unahisi kuwa kampuni inakunyima haki unayostahili, tafuta mtu wa nje ambaye anaweza kukusaidia kutatua shida unayopata. Ikiwa kulalamika peke yake hakufanyi kazi, labda matokeo yatakuwa tofauti ikiwa kuna msaada kutoka kwa watu wa nje.
Vidokezo
- Eleza shida yako wazi na kwa ufupi.
- Daima uwe na adabu.
- Tabasamu.
- Fanya marafiki au washirika, sio maadui.
- Tulia.
- Usitumie misimu au lugha maarufu
- Pia eleza suluhisho unalotaka.
