Muswada wa malipo, au mara nyingi pia hujulikana kama ankara, ni hati iliyo na maelezo ya huduma zinazotolewa pamoja na ombi la malipo, ambayo inawasilishwa kwa mtu aliyenunua. Kwa mfano, ikiwa wewe ni mtunza bustani na umeongeza mimea kwenye ukurasa wa nyumbani wa mteja, ingiza maelezo ya huduma zako kwenye ankara ili upate malipo.
Hatua
Sehemu ya 1 ya 3: Chagua Umbizo
Hatua ya 1. Unda ankara ya kitaalam
Ikiwa unaandika ankara mara kwa mara, ni wazo nzuri kuunda templeti ya ankara ambayo unaweza kurekebisha kila wakati unapotuma ankara mpya kwa mteja. Kiolezo hiki ni muhimu sana kwa wakandarasi au wengine ambao hutoa huduma kila wakati. Unaweza kuunda templeti za ankara ukitumia programu unayopenda ya usindikaji wa maandishi au utafute wavuti kwao.
- Ankara kawaida hujumuisha jina na jina lako au biashara yako, anwani na nambari ya simu, pamoja na nembo ya kampuni, pamoja na maelezo ya huduma zinazotolewa, kiasi cha kulipwa, na maagizo ya malipo.
- Ankara kawaida hutengenezwa kwa elektroniki, kuhesabiwa, na kuhifadhiwa kwenye kompyuta. Kwa njia hiyo, kila wakati una nakala ya ankara yako na haifai kuwa na wasiwasi juu ya kupoteza karatasi yako ya malipo. Walakini, hakikisha kwamba unahifadhi faili yako ya ankara kila wakati kwa kutumia huduma ya kuhifadhi faili mkondoni, kama vile Hifadhi ya Google au Dropbox. Kwa njia hiyo, ikiwa gari ngumu ya kompyuta yako itashindwa, bado utakuwa na nakala ya ankara zako.
- Chagua mfumo wa nambari ambayo inafanya iwe rahisi kwako kupanga hati zako. Chaguo moja ni kutumia tarehe ya uundaji. Kwa hivyo, "FTR311216" ni ankara iliyoundwa mnamo Desemba 31, 2016. Ikiwa utaunda ankara zaidi ya moja kwa siku, ingiza hati za mwanzo za muuzaji.
Hatua ya 2. Chagua kitabu cha ankara
Vitabu vya ankara vinaweza kununuliwa katika maduka ya vitabu au maduka ya stationary. Kitabu hiki kimejumuisha nafasi kuorodhesha huduma zinazotolewa na habari anuwai za malipo. Kila wakati unapoandika muswada wa malipo, unahitaji tu kujaza nafasi tupu iliyotolewa.
- Vitabu vya ankara ni muhimu kwa watu wanaoandika ankara za bidhaa wanazouza. Kwa mfano, ukiuza mikate iliyotengenezwa nyumbani, inaweza kuwa rahisi kuandika bili ya malipo badala ya kuunda ankara kwenye kompyuta yako kila wakati unapouza.
- Chagua kitabu cha ankara ambacho kina safu ya karatasi ya ditto nyuma ya kila ankara tupu ili wewe na mteja wako kila mmoja apate nakala moja.
- Walakini, bado unahitaji eneo salama la kuhifadhi. Hakikisha kuweka nakala ya ankara katika salama ya kuzuia moto.
Hatua ya 3. Tumia mfumo wa malipo mkondoni
PayPal au Mraba hukuruhusu kutuma ankara. Walakini, huduma hiyo inachajiwa (2.9% + senti za US $ 30 kwa ankara kama ya Januari 2017), lakini urahisi wa kulipa kwa elektroniki hufanya njia hii kuaminika zaidi.
- Kutoka kwa akaunti yako ya PayPal, chagua chaguo la menyu ya "Tuma & Uombe" hapo juu. Kisha, chagua "Unda na Dhibiti Ankara" (unda na dhibiti ankara). Mwishowe, bonyeza kitufe cha "Unda" ili kuunda muswada mpya.
- Utahitaji kujua anwani ya barua pepe ya mteja kujaza sehemu ya "Bill To:" ya ankara. PayPal au Mraba itatoza akaunti hiyo na anwani hiyo ya barua pepe.
Hatua ya 4. Pata programu ya ankara maalum
Programu za kutuma ankara kama Invoice2go hukuruhusu kutuma na kufuatilia bili kutoka kwa simu yako, na uweke vikumbusho vya malipo otomatiki. Wateja wanaweza kulipa mkondoni kwa kutumia kadi ya mkopo au ya malipo.
Hatua ya 5. Unda ankara na programu ya uhasibu
Ikiwa unatumia programu ya uhasibu kusimamia biashara yako, mfumo wa ankara unapaswa kujumuishwa. Kwa mfano, QuickBooks ina kitufe rafiki cha "Ankara" kwenye dashibodi inayokuongoza kwenye mchakato huu. Wateja wako hawatakuwa na chaguzi za malipo ya papo hapo, lakini unaweza kufuatilia hali ya malipo pamoja na rekodi zingine za biashara.
Sehemu ya 2 ya 3: Ikiwa ni pamoja na Habari ya Msingi
Hatua ya 1. Jumuisha habari ya kampuni
Iwe unalipia kwenye kompyuta au unatumia kitabu cha ankara, andika jina la kampuni hapo juu. Jumuisha habari ifuatayo chini ya jina la kampuni yako:
- Anwani kamili ya kampuni
- Nambari ya simu ya kampuni
- Anwani ya barua pepe au habari yoyote ya mawasiliano
Hatua ya 2. Andika tarehe
Wewe na mteja lazima ujue tarehe ya ankara. Hii ni kwa sababu tarehe ya malipo inadaiwa kulingana na tarehe ya kuunda ankara.
Hatua ya 3. Nambari ya ankara, ikiwa inahitajika
Utahitaji nambari za ankara mtawaliwa kulingana na idadi ya shughuli zilizofanywa na mteja. Kwa mfano, ikiwa uliuza keki kwa mteja huyo huyo katika hafla 3 tofauti, ankara ya uuzaji wa tatu itahesabiwa # 3.
- Ikiwa unatumia hati ya ankara iliyonunuliwa ya duka, ankara inapaswa tayari kuhesabiwa.
- Ikiwa unatumia programu ya uhasibu au PayPal, muswada pia utahesabiwa kiotomatiki.
Hatua ya 4. Andika habari ya mteja
Jumuisha jina la mteja au mteja au kampuni. Ikiwa unatoa huduma za kontrakta kwa wateja, unapaswa pia kujumuisha anwani ya kampuni na nambari ya simu.
Sehemu ya 3 ya 3: Kuandika Vitu Mahususi
Hatua ya 1. Andika maelezo ya huduma zinazotolewa
Jumuisha kazi yoyote, huduma au bidhaa ambazo mteja hutoa. Ikiwa unatoa huduma zaidi ya moja, orodhesha kila moja kwenye orodha. Jumuisha habari ifuatayo juu ya huduma au bidhaa kwenye orodha inayohusiana:
- Huduma au bidhaa zinazotolewa. Kwa mfano, "keki 1 ya kuzaliwa na mapambo ya Thomas."
- Tarehe ya utoaji wa huduma
- Ada ya huduma
- Baada ya kila bidhaa au huduma kuorodheshwa, hesabu jumla na ujumuishe kiwango cha mwisho kinachotozwa.
Hatua ya 2. Taja masharti maalum ya malipo
Ikiwa unataka muswada ulipwe kabla ya tarehe fulani, ingiza habari hiyo. Ingiza maelezo kuhusu aina ya malipo yanayokubaliwa, iwe pesa taslimu, hundi, au kadi ya mkopo.
Pia hesabu ushuru ambao utaongezwa kwa gharama. Tafuta viwango vya ushuru vinavyotumika katika nchi yako ili uweze kujua kiwango kinachotozwa kwa usahihi
Hatua ya 3. Toa habari ya ziada
Chini ya ankara, andika maelezo ya sera ya kurudi. Unaweza pia kuchukua fursa hii kumshukuru mteja na kuorodhesha bidhaa zingine au huduma ambazo pia unatoa.
