Jinsi ya Kusimamia Matukio (na Picha)

2024 Mwandishi: Jason Gerald | [email protected]. Mwisho uliobadilishwa: 2023-12-16 11:41

Usimamizi wa hafla ni uzoefu mzuri, iwe ni sherehe ya kibinafsi, hafla ya ushirika, kwa familia na marafiki, au harusi na hafla zingine rasmi. Kazi hii ni ngumu sana kuifanya, lakini pia inaridhisha sana. Kwa kweli unaweza kuleta mabadiliko kwa watu wanaohusika, ambao watathamini ukarimu wako na juhudi za kuandaa sherehe ya siku ya kuzaliwa, maadhimisho ya miaka, harusi yenyewe, au sherehe nyingine yoyote. Hatua zifuatazo zitakufundisha jinsi ya kuwa msimamizi mzuri wa hafla, kutoa maoni ya utatuzi, na epuka shida zote kupitia upangaji makini.

Hatua

Sehemu ya 1 ya 5: Kujifunza Misingi

Hatua ya 1. Tambua malengo na malengo unayotaka kufikia

Yote haya yanaonekana kuwa ya busara sana, lakini lazima uiandike ili kujua ni eneo gani la ukubwa litafanya kazi vizuri zaidi, haki ya bajeti, kusudi la hafla hiyo, idadi (au aina) ya wageni, na mikakati gani ya kufuata tukio lako maalum. Je! Ni matokeo gani ya mwisho bora? Je! Unataka kufikia nini?

Mara tu utakapoamua ni hafla gani utakayoendesha (sherehe, kukusanya fedha, elimu, mauzo, pendekezo, nk), fikiria kwanini unafanya hivyo. Kujua motisha yako inaweza kukusaidia kukaa umakini na nguvu.
Kuweka malengo pia kunaweza kukusaidia kufikia lengo sahihi. Huwezi kuendelea kujaribu kugonga lengo ambalo halijaamuliwa! Unapokuwa na IDR 40,000,000, 00 tu na unataka kufikia IDR 50,000,000, 00, elenga kiasi hicho na utasaidiwa kufikia mstari wa kumalizia.

Hatua ya 2. Chagua tarehe na saa

Hizi mbili ndio sababu muhimu zaidi katika upangaji wa hafla. Usichague tarehe na wakati ambao utawazuia watu wengi kuhudhuria au juhudi zako zote za kupanga hafla zitakuwa bure. Pia, epuka kuweka vitu hivi viwili mbali sana kutoka kwa sasa - au hata karibu sana - au wageni wako watasahau juu ya hafla yako na kufanya mipango mingine. Usipigwe na ugonjwa wa Goldilocks wakati unasimamia hafla!

Kwa kweli, wajulishe wageni wiki mbili mapema. Kwa njia hii, wana wakati wa kupanga mipango na unaweza kuwakumbusha mara moja au mbili zaidi kabla ya wakati kufika. Tuma mialiko ya hafla wiki chache mapema ikiwezekana

Hatua ya 3. Chagua mahali

Baada ya kuamua aina na wakati wa tukio, fikiria juu ya mahali. Fikia maeneo yanayowezekana kwa kuandaa tarehe na nini utahitaji. Ungependa kutumia jengo gani na nafasi hiyo ingepangwa vipi? Je! Wageni watakaa kwenye madawati kwa safu, madawati ya kawaida, wakipewa meza ya kulia, au vitambara vya nje vya picnic? Je! Hali ya hali ya hewa itakuwa na athari? Je! Kutakuwa na nafasi ya kucheza, jukwaa la spika, au jukwaa? Ikiwa ndivyo, fanya mpango wa kuhakikisha ukumbi unaotaka ni mkubwa wa kutosha.

Daima tembelea kumbi za uwezekano kabla na chora ramani. Ramani hii inaweza kutumika kama "mpango wa vita" na hukuruhusu kuchora na kutenga nafasi ya meza, njia za huduma kwa chakula, ufikiaji walemavu (ikiwa inahitajika) na kujenga njia za kutoka, na vile vile utapakia vifaa anuwai muhimu. Lazima pia uweke alama eneo la jenereta za umeme, vifaa vya nje kama vile jokofu, mashine za barafu, grills au majiko, nk. Pia, jifunze eneo la vituo vya umeme na nyaya (unaweza kuzifunika chini ya zulia) na kitu kingine chochote kinachoweza kusababisha hatari ya usalama.
Je! Unahitaji kisheria kibali cha serikali za mitaa? Katika hali nyingi, idhini hii inahitajika kufungua baa, lakini wakati mwingine pia kwa kelele, upatikanaji wa gari na maegesho, ujenzi mkubwa kama mabanda, umati wa watu, na madhumuni mengine.

Hatua ya 4. Tambua idadi ya watu wa kualika

Unaweza kualika watu wangapi kulingana na bajeti na ukumbi? Matukio mengine yamewekewa mipaka tu kwa kuruhusu waalikwa tu kuhudhuria, na kufanya mipango iwe rahisi, lakini zingine nyingi zinaweza kuruhusu watu wa ziada, kama watoto, wenzi wa ndoa, au marafiki. Pia ujue kuwa una wageni zaidi, wafanyikazi zaidi utahitaji.

Ili kuepusha shida za vifaa, hakikisha daima kuna nafasi ya kutosha kwa watu kuzunguka katika mwalikwa.
Katika vituo vya zamani, kawaida hutaja idadi ya wageni kama "pax", kwa hivyo ukiona maneno "150 Pax" kwenye jengo lenye malengo anuwai, hii inamaanisha uwezo ni wageni 150.

Hatua ya 5. Amua bajeti

Kwa kweli una watu kadhaa ambao unaweza kutegemea kuhesabu ni pesa ngapi utahitaji kwa hafla hii. Je! Utawalipa wafanyikazi? Kukodisha vifaa na sehemu za mikutano? Kusambaza chakula na vinywaji? Chapisha vijikaratasi au kadi za posta? Amua kiwango kinachofaa na urekebishe mpango kulingana na kiasi hicho. Usikubali kuzidi bajeti yako ikiwa sio lazima.

Unaweza kuwa katika hali ambayo inawezekana kupata wadhamini au misaada, lakini wengi wetu kawaida huwa hatuna bahati. Ikiwa huwezi kutabiri pesa za ziada zijazo, weka pesa kadiri uwezavyo. Badala ya kuajiri huduma za upishi, tengeneza hafla ya bahati nzuri (wageni huleta chakula chao wenyewe). Bado unaweza kuandaa chakula, lakini kwa ujumla unachotakiwa kufanya ni kutoa meza ya kulia, vyombo vya kupikia, na jokofu. Badala ya kuajiri mpiga picha, piga tukio lako mwenyewe. Pata ubunifu unapohitajika

Hatua ya 6. Kusanya timu

Sanidi timu ya huduma (hata ikiwa timu hii inajumuisha marafiki na jamaa au wajitolea wengine) kushughulikia sehemu tofauti zinazohusika, hata ikiwa huendesha hafla hiyo kwa weledi na unapanga tu hafla ndogo za familia. Kiini cha usimamizi mzuri wa hafla kubwa ni kuwafanya watu kuongoza maeneo maalum na kuhakikisha washiriki wote wa timu wanajua mpango mzuri.

Wafanyikazi wako wanapaswa kufahamishwa juu ya mambo muhimu mapema iwezekanavyo, kama timu zingine unazolipa na wageni wowote unaowaalika. Mjulishe kila mshirika wa kazi haraka iwezekanavyo na wape chaguo kila inapowezekana. Pia jaribu kupata watu wachache kwa kusubiri - kwani kila wakati kutakuwa na hiccups ndogo katika kila hali ya hafla

Hatua ya 7. Unda ajenda ya hafla

Amua nini kitatokea katika hafla yako. Wasemaji wataanza lini kusema? Kutakuwa na michezo, shughuli au mawasilisho ya kupanga? Inachukua muda gani kwa wageni kula? Fafanua ratiba ya kina ya shughuli kwa siku nzima.

Daima acha nafasi fulani kwa kosa; hakutakuwa na hafla moja katika ulimwengu huu ambayo inaweza kwenda sawa na ilivyopangwa hadi dakika. Watu watachelewa kufika, hotuba zitaendelea kwa muda mrefu, foleni za chakula hazitaenda vizuri, au shida zingine milioni zinaweza kukujia. Kwa hivyo wakati unahitaji kujua kinachoendelea, elewa kuwa ni kusaidia tu na shirika na hakuna kitu cha hakika

Sehemu ya 2 ya 5: Matukio ya Kuendesha

Hatua ya 1. Tuma mwaliko

Ikiwa sivyo, ni vipi watu watajua kuwa unashiriki hafla? Tuma mwaliko! Usipuuze hii. Mialiko ni sura kuu ya hafla yako. Maonyesho ya kwanza ya kile watu wanaweza kutarajia na kuwafanya waamue ikiwa wanapaswa kuja. Mwaliko huu lazima uwe mzuri.

Fikiria mialiko ya kawaida - kwa njia ya kadi za posta, brosha, nk. Lakini pia jaribu kutumia karatasi: tuma barua pepe, majarida, au utumie tovuti kama Facebook, Twitter, na Eventbrite kutuma mialiko, hesabu za wageni, na kalenda.

Marekebisho: ikiwa unataka kuleta watu wengi iwezekanavyo, tumia Facebook na Twitter. Ukijaribu kupunguza kwa wageni wa VIP tu, epuka huduma hizi mbili, la sivyo utapata shida

Hatua ya 2. Angalia wale ambao wamethibitisha uwepo wao

Utahitaji kuhesabu mbele kujua ni kiasi gani na utahitaji nini, kwa hivyo andika! Inaweza kuwa sio nambari ambazo zitaonekana, lakini bado utapata muhtasari. Tovuti zinazoundwa kusimamia hafla zinaweza kusaidia na hii - ingawa unaweza pia kutumia karatasi za Facebook na Excel.

Hatua ya 3. Shughulikia ulichonacho kukodisha

Je! Unahitaji kupata, kukodisha, kuweka kitabu au kukabidhi kazi kwa wapiga picha, wajenzi, wabuni na wapambaji, spika za wageni, wadhamini, waburudishaji au bendi, viongozi wa dini au maafisa, wachezaji, au hafla za maonyesho? Zingatia mambo haya yote kwa kuketi na upishi ili uweze kuandaa chakula na meza kwao ikiwa inahitajika.

Utakuwa ukiandaa chakula na vinywaji? Ikiwa ndivyo, ni washiriki gani wa timu watakaosimamia upikaji, utowaji, na usafi wa chakula? Je! Unapaswa kula chakula cha aina gani? Je! Inawezekana kwa wageni kuwa na mzio, kuwa na mahitaji ya mboga, ugonjwa wa sukari, kuwa na mahitaji ya kidini kama vile halal au kosher, gluten bure, n.k? Kutakuwa na watoto wachanga, watoto wadogo, au wazee / waliojeruhiwa ambao hawawezi kula chakula kigumu?
Je! Mambo ya burudani na usafirishaji yametunzwa? Sehemu hii inaweza kuzungumza juu ya vifaa vya muziki, mabanda au mahema, pamoja na athari za mapambo kutoka kwa usimamizi wa hatua ambayo utahitaji, kama maikrofoni na viboreshaji, taa, laini za umeme, projekta na skrini za maonyesho ya slaidi, mashine za moshi, au athari zingine za kichawi., kama vile vioo, mabango ya kampuni na ishara, nk.

Ukiajiri mkandarasi mdogo kuendesha burudani, wasiliana nao ili kuhakikisha wanaweza kusambaza na kuandaa vifaa wenyewe, pamoja na eneo la huduma na hatua na ratiba. Kwa njia hii, unaweza kujua nini cha kufanya kuwasaidia
Watoa huduma za upishi, wataalamu wa maua, burudani, na watu wengine muhimu wanahitaji muda mwingi kujiandaa. Maombi ya ghafla kawaida hugharimu zaidi. Pamoja, ikiwa hawawezi kuweka neno lao, bado utakuwa na wakati wa kutafuta njia mbadala.

Hatua ya 4. Tafuta mtu ambaye atakuwa mwenyeji (MC)

MC sio lazima kila wakati kuandaa hafla nzima, lakini ataiongoza. MC kawaida ni mwanachama wa chama, ambaye atatunga hotuba, atatangaza safu ya hafla kama chakula, densi, wageni muhimu, au burudani. Wasiliana na mtu huyu mara kwa mara na umwendelee kupata habari mpya.

Wakati mwingine unaweza kuwa MC. Ikiwa ndivyo, kazi yako itakuwa ngumu zaidi kwa sababu lazima ufanye kazi hadi tukio lote limalize. Sanidi viongozi wa kikundi kwa timu yako ya huduma ili kazi nyingi za kawaida ziweze kukabidhiwa kwao

Hatua ya 5. Kukusanya vifaa

Wakati wa kuajiri timu, angalia mara mbili na uhakikishe kuwa wana vitu muhimu nao. Katika visa vingine, wanaweza kujiandaa tu au vitu fulani; Unaweza kuhitaji kupata vifaa wanavyohitaji kando. Unaweza kukodisha, kununua, au hata kukopa zana hizi kutoka kwa mitandao yako ya kijamii. Angalia orodha ya mahitaji, kutoka kwa napkins hadi kwenye mfumo wa spika na nyaya za unganisho.

Mapambo ni sehemu muhimu ya hafla yoyote. Vitambaa vya meza, maua, zawadi, mishumaa, baluni, mabango au mandhari ya picha, mazulia nyekundu, n.k. inapaswa kupangwa vizuri kila wakati

Hatua ya 6. Kutimiza mahitaji ya kimsingi

Moja ya mambo ambayo Kompyuta nyingi husahau ni ubora wa vifaa kwenye ukumbi wa hafla. Je! Mahali hapa pana vifaa vya kutosha? Mifano ni vyoo na kuoga, nafasi za maegesho ya gari, ufikiaji rahisi kwa watu wenye ulemavu, vyumba vya kubadilishia nguo, vyumba vya kuhifadhia na jikoni, mifereji ya maji, baridi ya divai, upatikanaji wa umeme, n.k. Kwa hivyo, unaweza kutarajia vizuizi ambavyo vinaweza kutokea.

Fikiria nje ya hafla hiyo pia: utahitaji usafiri na malazi kwa wageni wa nje ya mji / nje ya nchi, au wajumbe wa hoteli? Je! Ni lazima uweke nafasi ya usafiri wao kwenda na kutoka kwa hafla hiyo?

Hatua ya 7. Jua ni nani utakayekutana naye

Kuelewa safu ya kijamii ya hafla - hata ikiwa sio tukio lako - ni muhimu kujua jinsi ya kushughulikia hali yoyote. Kwa kuwa wateja wanahitaji kukuamini, tafuta mambo haya:

Ni akina nani wageni muhimu - kwa kawaida hii ni rahisi kuwatambua wakati hafla ni sherehe - kwa mfano, bi harusi na bwana harusi kwenye harusi. Walakini, mteja sio mgeni muhimu kila wakati ingawa bado anaweza kuainishwa kama moja ya vyama kwenye kikundi. Au, mteja wako anaweza hata kuhudhuria kabisa.
Wageni ni nani ambao ni wageni wa aina ya wageni - hawa ni watu ambao mara nyingi hufanya kama wenyeji kwenye meza zao na huwa wazuri katika kuchangamana na kuhamasisha wageni wengine. Ni muhimu kwa kudumisha hali nzuri na kuzungumza wakati mambo yanapokuwa shwari, kuhamasisha watu kucheza, au kuwatambulisha watu kwa wageni wengine kwa urafiki mpya. Pia ni za kawaida kuaminika na muhimu kwa kuendelea na matukio, kwani zinaweza kusaidia au hata kutumika kama spika ya wageni / MC wakati wa dharura. Watu kama hii ndio hufanya tukio liendeshe vizuri mbele.
Je! Wageni wa aina ya watengenezaji wa amani ni akina nani? Unapaswa kuwaweka watu hawa akilini wakati wote, kwani ndio ambao utakuwa ukitafuta kushauriana na shida. Utawahusisha pia katika kushughulikia na kujadili ikiwa ni lazima. Wageni katika kikundi hiki kawaida huwa mkuu wa familia, mlezi, au mkuu wa usalama.
Ni nani anayefanya uamuzi. Katika hali nyingi, anayefanya uamuzi ni wewe mwenyewe kama msimamizi, lakini wakati unahitaji kushauriana na wageni bila kuhusisha kikundi muhimu (kwani kawaida hulenga kuwa mwenyeji mzuri), tafuta ni nani unapaswa kumuona wakati wa dharura. Kuweka tu, mtu huyu atakuwa analipa bili kwa huduma zako, au mtu yeyote unayemwita "mteja."

Sehemu ya 3 ya 5: Inakaribia Njia ya Kumaliza

Hatua ya 1. Pata kujua ukumbi

Kabla ya tukio kuanza, angalia ukumbi na uamue jinsi utaweka vitu pamoja. Huenda ukahitaji kutaja mipangilio ya ziada ya kutoshea mpango wa sakafu - kwa mfano kwa wiring, taa, n.k. Na ikiwa vitu hivi ni ngumu kwako kupata, wageni wanaweza pia kupata vivyo hivyo, kwa hivyo fikiria hali ya vitendo!

Chora mpango wa kupelekwa na nyakati wakati wowote inapowezekana. Ikiwa kitu haifai, ondoa. Ongea na msimamizi wa wavuti na ujue ni nini anaweza kufanya kusaidia, na ikiwa kuna sheria zozote za ukanda lazima ufuate, haswa wakati wa dharura

Hatua ya 2. Fikiria kuandaa zawadi kwa timu yako

Wafanyikazi ndani yake watafanya kazi kwa bidii. Kuonyesha shukrani na kudumisha utendaji, andaa zawadi ndogo ya kutoa baada ya tukio kumalizika. Vinywaji vya chupa, baa za granola, chokoleti, vitu vingine vidogo, chochote kinachokufaa, kitasaidia kuwaweka morali.

Pia fikiria kuwapa brooch au alama ndogo ya sherehe ili wahisi sehemu ya hafla hiyo na kuikumbuka. Pia hakikisha wamehifadhiwa na kumwagiliwa! Timu ni rasilimali ambayo unapaswa kuendelea kutumia baadaye

Hatua ya 3. Angalia timu zote na watu wa nje

Kabla ya hafla hiyo, hakikisha kila mtu anakubali. Wape maagizo wazi wafanyikazi juu ya jinsi ya kufika kwenye ukumbi na upe nambari yako ya mawasiliano au kadi ya biashara ili waweze kupiga mwelekeo. Malizia kwa kuhakikisha kila kitu hakina maswali.

Hakikisha kila mtu yuko sawa na jukumu. Watu wengine hawawezi kutaka kusema hivi, kwa hivyo jaribu kuwasoma. Wanaonekana kujiamini na kujiamini? Ikiwa sivyo, wahakikishie, pitia mgawo, na uulize maswali ya kimsingi. Unapokuwa na mashaka, jozi mtu anayetilia shaka na mwenzi mwenye uwezo zaidi

Hatua ya 4. Andaa orodha yako ya mawasiliano na faili zingine ikiwa inahitajika

Mipangilio ya kibinafsi ni muhimu kama mipango ya hafla. Ikiwa uko nadhifu kila wakati, hata ikiwa vitu vingine vitaharibika, kila kitu kitakuwa sawa. Lakini, vinginevyo, hali ya hafla hiyo ingeharibiwa kabisa. Hapa kuna njia kadhaa za kujiandaa:

Unda karatasi ya mawasiliano na nambari za simu na anwani. Duka la keki lilidhani wewe ndiye utakayekuja kuchukua agizo? Haijalishi. Piga simu kwa mshiriki wa timu yako anayeishi karibu na duka na umchukue akienda mahali pa tukio.
Unda orodha ya ukaguzi. Utajua ni vitu gani, vifaa na vitu bado vinakosekana kulingana na ripoti za timu.
Andaa uthibitisho wa malipo na mahitaji ya bili ipasavyo. Ukiwa kamili zaidi, ndivyo utakavyokuwa na shida chache baadaye.

Hatua ya 5. Epuka mabadiliko ya dakika za mwisho

Kutakuwa na mabadiliko ya kawaida ya kisanii? Harusi kawaida huwa kama hii, na mteja anataka mabadiliko ya muundo wa dakika za mwisho, kwa hivyo hakikisha unamwambia tarehe ya mwisho ya mabadiliko. Kawaida, tarehe hii ya mwisho ni wiki 1 kabla ya hafla hiyo, kuweka wateja huru, lakini pia unalindwa kutokana na mabadiliko ya dakika za mwisho ambayo ni ngumu na ya gharama kubwa kuifanya.

Ikiwa mabadiliko ni rahisi, ndogo, au ya msingi na inaweza kutumia mapambo yaliyowekwa tayari, jaribu kukataa ombi la mteja iwezekanavyo. Hakikisha unashughulikia mahitaji ya mteja kwa kadri uwezavyo katika tukio ambalo linaweza kuwa la kihemko sana

Sehemu ya 4 ya 5: Kushughulikia Tukio La Kweli

Hatua ya 1. Andaa kila kitu

Kuwa wa kwanza kuwa katika eneo la kusimamia maandalizi. Hakikisha kila mtu anaripoti vizuri na anza kupiga simu ikiwa hafanyi. Saidia wale wanaohitaji msaada, elekeza zile ambazo zinahitaji kuelekezwa, na ujiepushe na kando wakati inahitajika. Jiepushe na kujeruhiwa hadi tukio litakapomalizika.

Utahisi utulivu kidogo ikiwa una orodha ya ukaguzi. Andaa orodha hii kwa wafanyakazi, wafanyakazi wa nje, mapambo na usanikishaji, na vifaa. Mara tu kila kitu kinapochunguzwa, unaweza kupumua kitulizo

Hatua ya 2. Kukabidhi majukumu

Usiogope kuifanya. Sababu kuu inayosababisha mafadhaiko katika tukio ni wakati. Ili kuokoa pesa, jitayarishe kugawanya kazi. Ikiwa mtu hafanyi kazi vyema, mpe kazi nyingine inayofaa zaidi kwake. Hauko kuwa fixer au kuvuka mipaka; Unafanya tu kazi ambayo ni wajibu wako.

Wakati wa kupeana kazi, kuwa thabiti lakini mwenye adabu. Sema, "John, ninahitaji wewe hapa sasa kusaidia kwenye upishi. Asante." Wafanyikazi wako lazima wawe na shauku juu ya kusimamia hafla hiyo. Hakikisha kila kitu kinakwenda sawa kwa kuwa kiongozi muhimu wa kiongozi

Hatua ya 3. Kuwa rahisi kubadilika

Hii inamaanisha unapaswa kuhakikisha kuwa kila kitu kinakwenda kulingana na mpango na kusaidia au kuendesha mpango wa kuhifadhi nakala ikiwa kitu kitaenda vibaya - na uweze kuikubali. Ukianza kuwa na mafadhaiko, hautaweza kufikiria sawa. Wakati akili haijulikani, kamwe hautapata matokeo mazuri. Kwa hivyo msemaji anapochukua dakika kumi sana na kupuuza ishara zako au kujaribu kumvuruga, pumzika. Rekebisha tu kikao cha dessert, hakuna mtu atakayegundua. Hafla hiyo pia itaendelea kuendesha vizuri.

Shida zitatokea kila wakati. Huwezi kutabiri kila kitu, na mapema unaweza kukubali hii ni bora zaidi. Meneja wa hafla na utulivu anaweza kuwa muhimu sana kwa hafla yoyote; lakini ikiwa una wasiwasi na sio utulivu, hafla zinaweza kwenda vibaya. Kwa hivyo pumzika na uende na mtiririko - onyesho lako linamalizika

Hatua ya 4. Mwambie kila mtu maendeleo ya hivi karibuni

Hakikisha idadi na mahitaji ya wageni bado ni sahihi siku ya tukio na ujulishe timu ya huduma juu ya mabadiliko yoyote mapema iwezekanavyo. Lazima uwe macho ya kwanza kugundua ikiwa kuna kitu kibaya.

Wasiliana na mteja ili uone jinsi anavyohisi; anaweza kuwa na msisimko, wasiwasi, wasiwasi, kuchoka, au amechoka na kuwa na shida. Unaweza kumsaidia kwa kuelewa, kusema maneno mazuri, na kumsaidia kwa vitendo. Chukua muda wa kuzalisha shauku kwa wageni na timu wakati inahitajika

Hatua ya 5. Fanya kazi yako

Amini na heshimu timu ya huduma kufanya mambo yao wenyewe - mara tu utakapowapa msingi thabiti watakuwa sawa. Jitoe kusaidia ikiwa inahitajika, lakini mwanachama huyu wa timu anapaswa kuwa na uzoefu wa kutosha kuhitaji msaada wowote. Hapa kuna mambo kadhaa ambayo unapaswa kuzingatia:

Tenda kama mpokeaji au mpokeaji mwanzoni. Kutana na kusalimia (ikiwa inahitajika) kila mgeni anapofika. Hamisha majukumu kwa MC wakati tukio linapoanza. Hapa, jukumu lako kama meneja litakuwa la kazi zaidi kwa kutatua shida na kuhakikisha kazi zote za nyuma ya pazia, kama vile kuandaa chakula na huduma, huenda kulingana na mpango.
Makini na wageni na uwasiliane na MC. Fanya kwa siri ikiwa utahitaji kubadilisha mipango yako.
Weka umbali kutoka kwa wageni muhimu - onyesho hili linawahusu - lakini hakikisha unakaa katika ufikiaji rahisi kwa kuingia kwa wakati fulani. Waulize wanajisikiaje juu ya onyesho, na vile vile maswala yoyote, maombi, au maoni wanayo.

Hatua ya 6. Kwa hafla za uuzaji, andaa zawadi

Hakikisha wageni wote wanakumbuka nyakati nzuri walizokuwa nazo. Unaweza hata kutaka kumbukumbu zaidi ya furaha: kama vile kutembelea wavuti, michango ya siku zijazo, mambo ya neno la mdomo, nk. Ili kuhakikisha hafla yako inapiga alama, shiriki zawadi. Ikiwa ni picha, bango, au kalamu ya mpira, kuwapa wageni kitu cha kuwakumbusha wageni wa hafla hiyo ni njia nzuri ya kuhakikisha unakumbukwa nao.

Hatua ya 7. Hongera mwenyewe baada ya tukio kumalizika

Matukio mengi yanajitegemea wakati yanaanza, lakini kazi ngumu iko katika kipindi cha maandalizi, ambayo hakuna mtu anayetambua. Kwa hivyo jipongeze kwa sababu unastahili kuwa na furaha!

Baada ya hafla hiyo, chukua muda kukutana na kumshukuru mteja. Inapendekezwa kwamba utoe zawadi inayofaa na ya dhati kukumbuka wakati wako nao, kwani ni miguso midogo kama hii ambayo huimarisha uzoefu na kuwaruhusu kupendekeza huduma zako hapo baadaye. Ikiwa unatoa zawadi kwenye hafla, zawadi za baada ya hafla kama maua, picha za wakati unaopenda kwenye hafla yao (kwa mfano kukata utepe, onyesha kilele, sherehe ya tuzo, busu ya harusi, kupiga mishumaa ya siku ya kuzaliwa, nk), au zawadi zingine inaweza kuwa sahihi

Hatua ya 8. Safisha mahali na uende nyumbani

Kama mama wanavyosema, "Achana na hali ile ile uliyofikia," ndivyo ilivyo kanuni zinazotumika kwenye kumbi. Vitu vinapaswa kuachwa katika hali ile ile waliyokuwa kabla ya kuja kwao - biashara ya usimamizi wa hafla ni biashara nyeti ambayo haina nafasi kubwa ya kosa. Kwa hivyo wacha wafanyikazi wako wajue kuwa ni wakati wa kusafisha tovuti na usiwaache warudi nyumbani hadi kila kitu kitakapotulia. Unapaswa pia kuingilia kati!

Licha ya kuwa kitu kizuri, pia inakuzuia kutozwa bili za gharama kubwa zaidi. Maeneo mengi yatatoza ziada kwa kusafisha ikiwa wana nafasi ya kufanya hivyo. Kwa hivyo, jitahidi kuzuia ada zilizofichwa

Hatua ya 9. Kamilisha biashara ya mabadiliko, malipo, na shukrani kwa pande zote zinazohusika

Unaweza kulazimika kupanga kurudi kwa vifaa vya kukodi au vya kukopa na kushauriana na mteja juu ya uzoefu wake. Hata usipolipwa, chukua muda kuwashukuru na sema kuwa umefurahiya kuendesha hafla pamoja nao. Je! Mnaweza kubadilishana kadi za biashara?

Asante pia kwa wanachama wa wafanyakazi! Hakikisha wahusika wote wamelipwa (na wamelipa), weka ankara na ufanye mambo. Lazima uwe mmoja wa watu wa mwisho kuondoka kwenye ukumbi - hakikisha kila kitu kiko sawa

Sehemu ya 5 kati ya 5: Utatuzi

Hatua ya 1. Jua jinsi ya kushughulika na wageni wanaochelewa kufika na wana shida zingine

Hili ni suala la kawaida, kwa hivyo bora ujitayarishe. Ucheleweshaji hauwezi kuepukika (km kwa sababu ya shida zisizotarajiwa za trafiki) na kawaida inaweza kuvumiliwa na wageni wengine wanaofika kwa wakati. Kwa hivyo, kuna mambo kadhaa ambayo unaweza kufanya kuizuia:

Hakikisha wakati wa tukio umeandikwa wazi kwenye mwaliko. Ikiwa unaendesha mfumo wa RSVP, hakikisha pia wakati umethibitishwa. Wasiliana na (kupitia karatasi yako ya mawasiliano) MC, wageni husika (kawaida mshiriki wa chama anayeongoza), watumbuizaji, na wafanyikazi wa jikoni mara tu unapokutana na kikwazo ambacho hakiwezi kutatuliwa kwa urahisi. Ikiwa wageni waliocheleweshwa ndio lengo la hafla hiyo (k.v. bwana harusi na bi harusi), kawaida:
Lazima uwasiliane na mgeni anayesubiri moja kwa moja kuangalia wakati uliokadiriwa wa kuwasili. Wasiliana na jikoni mara moja juu ya maendeleo ya hivi karibuni ili waweze kurekebisha kasi ya kupikia ili kuendana na wakati.
Epuka kutangaza kwamba hafla hiyo imeahirishwa kwa sababu ya wageni fulani (kwa sababu chama kitajitambua wenyewe), lakini wajulishe wageni wakuu kuwa unafahamu hali hiyo. Waambie unayopanga, lakini wacha wao pia watoe maoni kwani kwa kawaida wanamjua mgeni na wanajua cha kufanya katika muktadha huo.
Zingatia wakati wa hotuba. Ikiwa wageni muhimu huchelewa kufika, wasilisha vivutio vya ziada na / au vinywaji mapema ili kuzuia wageni wengine wanaofika kwa wakati wasichoke na uhakikishe wanakaa busy.
Ikiwa wageni watachelewa sana (kwa mfano wakati wa kutumikia chakula ambacho hakiwezi kucheleweshwa, kama souffles), anza hafla kama ilivyopangwa. Wanapokuja, tumikia sehemu inayofuata (hata ikiwa sehemu hii ni dessert).
Jitayarishe kwa kucheza, michezo, ucheshi, au aina nyingine ya burudani (haswa muziki) na hakikisha kuwa kuna vizuizi vya ziada, kama vile picha za kikundi. Mkakati huu wa kuhifadhi nakala ulipaswa kuanza siku moja kabla.
Kwa wageni ambao kwa makusudi hufika kwa kuchelewa, usichukue hii kama kosa lako kama meneja. Kwa hivyo ni jukumu lako kuweka wageni wengine kwanza kwenye mahudhurio na kuhakikisha mahitaji yao yametimizwa. Kwa asili, fanya kama hakuna kitu kibaya na endelea na tukio hilo.

Hatua ya 2. Jua jinsi ya kushughulikia shida za chakula

Shida katika eneo hili ni nadra, haswa ikiwa umepanga mipango yako kwa uangalifu, lakini ajali hufanyika mara kwa mara (kama vile mgeni au mtoto mdogo akiharibu meza ya chakula cha jioni, au tukio jikoni). Lazima kwanza ujue aina ya wageni watakaohudhuria, kwa hivyo unaweza kuzingatia ni lini na wapi chakula kitaonyeshwa (k.m kwa sahani za aina ya bafa) na nafasi ya kukaa ya wageni.

Machafu yote yanapaswa kusafishwa mara moja kwa sababu za usalama, hata ikiwa inamaanisha lazima uondoe zulia jekundu au mapambo ya kupendeza na fanicha kufanya hivyo. Kuficha doa bila kuathiri muonekano au uadilifu wa kitu (kama vile fanicha ya kale) haiwezekani, kwa hivyo ondoa kwanza. Ikiwa una chelezo, tumia; vinginevyo, songa kitu kwa busara ili wageni wasione.
Inashauriwa utumie kamba, mapazia, au skrini kuficha sehemu za chakula (kwa mfano meza yenye fujo, au wakati unaandaa chakula chako kijacho), kwani wageni wengine wanaweza kuona chakula kinachoonekana kama kitu kinachoweza kutumiwa kwa hiari wakati wowote - wakati hii inaweza kuwa sio hivyo kulingana na dhamira yako.
Changanya menyu. Ikiwa sahani haiwezi kutumiwa (kwa mfano kwa sababu imechomwa), ondoa yote, au tafuta mbadala mpya. Punguza sehemu za kuweka akiba kwenye chakula, lakini ongeza sehemu za vyakula vingine kuziweka sawa. Waarifu wageni kama inahitajika.
Mboga mboga, walaji wa kula chakula, wagonjwa wa mzio, au lishe maalum / watu wa dini wanapaswa kutunzwa mahitaji yao - unapaswa kufanya hivyo kwa kupanga vizuri. Walakini, wakati mwingine wageni watamletea mtu wa familia, mwenzi, au rafiki wa karibu bila kukuambia, haswa ikiwa mwaliko ni bure. Wakati hii inatokea, suluhisho ni rahisi. Hesabu wageni wa hivi majuzi na wanapofika mlangoni, uliza juu ya mahitaji maalum ya lishe na waambie huduma na wafanyikazi wa jikoni mara moja.
Kwa vikundi vikubwa visivyohudhuria hafla hiyo kama wageni wa giza, tuma mshiriki wa timu jikoni na umruhusu ahesabu hisa. Ikiwa inahitajika, nunua vifaa vya ziada vya chakula. Sehemu ya jikoni kawaida huzidisha sehemu ikiwa tu, kwa hivyo kughairi ni kawaida kuliko uhaba wa chakula. Huduma ndogo inaweza pia kuokolewa ikiwa unatoa kujaza zaidi, kama mikate, saladi, au sahani za mboga, viungo ambavyo vinaweza kupatikana kwa urahisi kutoka kwa duka lako la karibu.

Hatua ya 3. Jua jinsi ya kushughulika na watoto wadogo

Kumbuka kwamba mameneja wengi mara nyingi husahau au kudharau akili na mahitaji na matakwa ya watoto kwenye hafla. Wao ni sawa na watu wazima - wanataka kujifurahisha na sio kuchoka. Kumbuka, wazazi pia wataudhika ikiwa tukio haliwezi kukidhi mahitaji ya watoto wao. Ni wazo nzuri kuuliza uthibitisho wa mahudhurio (RSVP) kwa watoto wowote ambao wanaweza kuhudhuria.

Watoto wadogo (chini ya umri wa miaka 10) huhudumiwa vizuri na chakula au vitafunio mapema, kwani chakula cha jioni hakiwezi kutumiwa hadi 20:00. Wakati huu wa kuwahudumia huwa umechelewa sana kwa wakati wa chakula wa watoto wengi. Chakula unachowapa watoto wako kinapaswa pia kuwa cha kufurahisha na cha afya, lakini bado ni maalum na mguso maalum kwao - hii inasaidia wazazi kusaidiwa na wanaweza kufurahiya hafla hiyo kama mgeni.
Watoto zaidi ya umri wa miaka 10 kawaida wanaweza kupewa chakula cha watu wazima na sehemu, hata ikiwa hawajamaliza, lakini pia uwape menyu ya watoto (na idhini ya wazazi bila shaka) ikiwa hawaonekani kuipenda. Kwa kawaida, vijana wenye umri wa miaka 13-18 mara nyingi huuliza vyakula sawa na watoto wadogo, kama vile hamburger na kukaanga, badala ya chakula rasmi cha mgahawa. Chakula kwa watoto kawaida huandikwa na neno "Menyu Mbadala". Cheza salama na ujadili na wageni wako muhimu mipango yako ya kuendelea kufanikiwa kuwaridhisha vijana na wazee zamani.
Kutoa eneo kwa akina mama wenye watoto wadogo. Kutimiza mahitaji yao, kama vile mapumziko kwenye chumba cha choo, mahitaji ya kunyonyesha, nk, na kuandaa mahali pa kupumzika kwa watoto wadogo sana ili waweze kulala ikiwa wamechoka.

Hatua ya 4. Jua jinsi ya kushughulika na wageni waliokunywa au wasio na adabu, waingiliaji, na zaidi

Wageni hawa wakati mwingine husababisha shida, katika hafla za familia na ushirika. Wanabeba siasa na mchezo wa kuigiza, na, kama mgeni, unaweza usitambue. Kwa hivyo, kila wakati uwe macho.

Wasiliana na mteja au wageni muhimu kabla ya hafla hiyo ili ujifunze juu ya shida zinazowezekana kama hii, au na wateule wachache ikiwa wageni muhimu hawapaswi kufadhaika. Kwa njia hii, unaweza kuhakikisha kuwa watu wamekaa mahali pazuri na kwamba haitaleta shida yoyote. Andaa wafanyikazi wa huduma au wageni muhimu kufanya kama wasimamizi wasio rasmi, kuwa macho, na kusaidia inapohitajika. Kazi yako ni kuhakikisha hafla hiyo inaenda vizuri na kukaa mbali na maswala ya kibinafsi, isipokuwa ikiwa ni lazima kabisa. Kwa hivyo, hakikisha unajua ni nani katika hafla hiyo ameainishwa kama mgeni wa aina ya "watengenezaji wa amani" (wale ambao wanaweza kusaidia kuweka hafla vizuri).
Kwa kuwa kukataa kuwapa pombe wageni waliokunywa au kushughulika na wageni wenye hasira na wasio na adabu inaweza kuwa ngumu, ni bora kumshirikisha mgeni wa amani. Wasiliana na wafanyikazi wa kisheria pale tu inapobidi na baada ya kushauriana na wageni muhimu. Bado lazima uwe macho, hata wakati wa kuendesha hafla ndogo au nyuma ya nyumba.
Wageni wasioalikwa ni jambo gumu. Ikiwa wanakuja na kufanya fujo, watupe nje ikiwa ni lazima - wasiliana na wageni muhimu ili kudhibitisha kuwa watu hawa hawatakiwi. Ikiwa kuna wafanya ghasia wengi wenye vurugu, kazi yako ni kulinda wageni wengine na uwasiliane na usalama au polisi ikiwa wafanya ghasia hawa wanakataa kuondoka katika eneo hilo baada ya kuulizwa na wewe kama meneja na / au wageni muhimu.
Wageni kawaida wanapenda kuzunguka kadi za biashara karibu na meza, ili waweze kukaa karibu na mtu wanayemtaka, au kwenye meza wanayotaka. Wasiliana na wageni muhimu kuhusu jinsi hii inaruhusiwa. Kawaida, lazima upange mipango ya meza mapema na upate idhini ya wageni muhimu. Ikiwa nafasi ya meza hii inapaswa kuwa sawa, ni bora kuweka wageni mbali na eneo la kulia kabla ya wakati kufika. Kawaida, eneo la baa, kushawishi, au chumba cha kusubiri zinaweza kutumiwa kuchukua wageni. Ikiwa vikundi kadhaa ni muhimu sana kwa sababu ya maswala ya kifamilia, walete watu pamoja na uwaongoze kwa kila kikundi kutenganisha meza na ukae kwa mpangilio unaofaa.

Hatua ya 5. Jua jinsi ya kushughulikia hali ya hewa isiyofaa

Kote ulimwenguni, wakati mwingine kutakuwa na hali mbaya ya hewa isiyotarajiwa, kama vile mvua au theluji. Upepo baridi au hewa ya moto pia inaweza kusababisha shida. Wakati hali ya hewa kawaida haina athari nyingi wakati hafla hiyo inafanyika ndani ya nyumba, unapaswa kuwa tayari kwa changamoto za kuwa nje. Ikiwa unaweza kutabiri hali ya hewa mbaya, fikiria kubadilisha eneo la tukio. Ikiwa huwezi, kukodisha hema au banda kubwa (bei inaweza kuwa ghali, haswa ikiwa imefanywa kwa mapenzi). Kuweka wimbo wa hali ya hewa ni muhimu; ikiwa hafla hiyo tayari imevurugika kwa sababu yake, hauwezekani kurekebisha hafla hiyo, kwa hivyo tumia zaidi ya yale unayojua tayari na unayo.

Sehemu nyingi za ulimwengu sasa zina sera za bima za hali mbaya ya hewa au shida zingine. Ikiwa uko katika eneo linalojulikana na mabadiliko ya ghafla ya hali ya hewa, tafuta uthibitisho ikiwa hafla hiyo inaweza kubadilishwa, ili wateja waweze kuokoa gharama za kukodisha vifaa, ukumbi, na wafanyikazi wa huduma

Vidokezo

Andaa nafasi ndogo iliyojazwa na vitu kama vile napu za ziada kwa ajili ya kufuta utiririkaji, vizimisha moto, vifaa vya huduma ya kwanza, na vifaa vingine vya kawaida. Hautahitaji ikiwa mambo yanaenda vizuri, lakini ni bora kuwa macho kwa hafla kubwa.
Wageni na spika ambao wamechoka au wanapata bakia za ndege wanapaswa kuhakikisha kuwa wanafaa. Ikiwa ni lazima, wasiliana nao moja kwa moja au wasaidizi wao kuagiza spa na matibabu ya massage au njia zingine za kuburudisha mwili. Unaweza pia kuwatumia chakula ikiwa hawajala kwa muda, au dawa ikiwa wanajisikia vibaya kidogo (kama vile maumivu ya kichwa kutokana na kuruka au woga, au maumivu ya tumbo). Mpeleke daktari ikiwa inahitajika. Wageni waliochoka na spika wanaweza kuharibu hafla, ingawa changamoto zingine zote unaweza kushinda.
Hakikisha kila mtu anaweza kuona na kusikia jukwaa, muziki, au hotuba.
Pia kumbuka kuwa kushughulikia hafla za watu wengine ni heshima. Ingawa hii inaweza kuonekana kuwa ya kusumbua sana na ngumu, mchango wako unaweza kuwafurahisha watu wengi, kwa hivyo watakumbuka hafla hiyo kwa maisha yao yote. Kwa kuongezea, umezoea pia kuwa na uwezo ambao ni muhimu katika maisha ya kila siku.
Kama meneja, italazimika kutenda kama mpokeaji wa impromptu, au hata mwenzi wa densi ili kuhakikisha hafla hiyo inaenda vizuri. Kuza ustadi wa kuzungumza na kucheza, lakini wakati huo huo, toa majukumu ya usimamizi kwa washiriki wengine wa timu ambao wanaweza kuchukua nafasi yako kwa muda. Lengo hapa ni kuhakikisha kuwa hakuna mtu anayeketi bado kwenye meza.

Orodha ya maudhui:

Video: Jinsi ya Kusimamia Matukio (na Picha)