"Usimamizi hufanya zaidi ya kuwahamasisha wengine."
Salama! Mwishowe umepata kukuza uliyokuwa ukingojea kwa muda mrefu, na sasa, wewe ni meneja, labda kwa mara ya kwanza katika kazi yako. Kwa hivyo, sasa ni nini? Ikiwa hii ni jukumu lako la kwanza katika usimamizi, unaweza kuwa na wasiwasi kidogo. Hisia inaeleweka, ya kawaida, na kwa kweli, ipo. Jukumu hili litakuwa tofauti sana na kazi yako ya awali. Usimamizi una sheria na malengo tofauti kabisa, na inahitaji ujuzi anuwai. Mara nyingi, watu wapya kwenye majukumu ya usimamizi hawaelewi maana ya kuwa meneja, na jinsi maisha yao yatabadilika (ndio, yako yatabadilika). Hii ni kweli, haswa ikiwa haupokei mshahara wa kila saa, lakini mshahara uliowekwa wa kila mwezi. Tutashughulikia hilo baadaye.
Kifungu hiki kitawasilisha seti ya miongozo ambayo unaweza kutumia kuelewa mabadiliko ya kutatanisha. Hili sio maagizo ya kufanywa kila siku, wazo hilo halipo tena kwa sababu sasa wewe ndiye msimamizi. Walakini, huu ni muhtasari ambao utakusaidia kupitia mchakato wa kuweka malengo na kusimamia wafanyikazi. Kwa hivyo, pumua kwa nguvu na tuanze!
Hatua
Hatua ya 1. Jua ni nini kitabadilika na jukumu lako jipya kama msimamizi
Tofauti kubwa ni uhamiaji kutoka kwa dhana inayoitwa "mchango wa mtu binafsi". Wasimamizi sio wachangiaji binafsi. Hii inamaanisha kuwa unawajibika kwa kazi ya wengine. Mafanikio yako yanategemea utendaji wa timu. Sasa unasimamia kazi nyingi zaidi ya vile ungefanya peke yako (angalia sehemu ya Onyo). Huwezi kurekebisha shida zote. Hakuna haja ya kujaribu, sio kazi yako tena.
Hatua ya 2. Jitayarishe kwa mpito
Hii itakuacha umechanganyikiwa na kufadhaika, labda sio mara moja, lakini mameneja kawaida huvutwa kwa njia nyingi. Kunaweza kuwa na kanuni ya mavazi ambayo lazima ufuate. Kuna kanuni mpya ambazo zinapaswa kuzingatiwa (haswa katika eneo la HR).
- Pata mshauri: Mshauri sio msimamizi wako wa moja kwa moja, lakini msimamizi mwingine aliye na uzoefu mwingi. Uliza takwimu ikusaidie kwa mabadiliko yako. Hii ni muhimu sana na mara nyingi hupuuzwa. Timu ya usimamizi wa juu itakufurahia. Uamuzi wa kupata mshauri unaonyesha kukomaa.
- Jiunge na kikundi cha mtandao: Kuna vikundi vingi vya mtandao, (moja ambayo ni Toastmasters). Uliza mameneja na watendaji wengine kuhusu vilabu vya eneo lako. Tumia fursa ya hafla za mitandao katika eneo lako.
- Wasiliana na HR: Tembelea idara ya HR na uulize ikiwa kuna HR au vitabu vya mafunzo unavyoweza kutumia kusaidia. Soma kitabu kuhusu kuwa meneja. Kuna vitabu vingi juu ya mada hii. Soma vipande kadhaa vya fasihi mara moja ("Meneja wa Dakika Moja" na "Tabia Saba za Watu Wenye Ufanisi" ni lazima wasome-wasimamizi).
- Saidia wafanyikazi kutatua shida: Wafanyikazi ambao uko chini yao kwa sasa wanaweza kuwa wenzako, na hiyo itasababisha wivu (labda hata chuki) na msuguano. Hali haiwezi kuepukika, lakini shida inaweza kupunguzwa ikiwa utaweka mawasiliano wazi. Walakini, lazima ukumbuke kuwa wewe sasa ndiye msimamizi na hata ikiwa hautaki kuonyesha hadhi yako mpya, huwezi kuwaacha wenzako wa zamani kuchukua faida ya uhusiano uliopo kati yako na wao. Hata wafanyikazi ambao hawakuwa wafanyikazi wenza hapo awali watahisi wasiwasi ikiwa watapata meneja mpya. Ongea na wafanyikazi na ushiriki mipango yako. Jenga uhusiano kati ya mameneja na wafanyikazi mapema. Ingawa ilionekana kuwa ngumu sana mwanzoni, usitende aibu, fuata tu hatua, kuwa wewe mwenyewe, na usisahau nafasi yako ya kuanza katika kampuni.
- Usipuuze familia: Mume / mke / mke na watoto, na marafiki bado wanahitaji umakini kama hapo awali. Sasa akili yako inajishughulisha na vitu vingi kwa sababu usimamizi ni mpito mgumu. Kipa kipaumbele kile kinachopaswa kupewa kipaumbele. Ukisikia mtu anasema uko mbali kidogo, zingatia. Usiruhusu kazi yako iharibu uhusiano wa kifamilia (kuna mifano mingi)
- Usipuuze afya: Sawa, jukumu hili la usimamizi ni la kufurahisha. Kazi ni ya kupendeza, masaa ya kufanya kazi ni marefu, labda wewe pia unafanya kazi nyumbani, unalala kidogo, amka mapema, bado unaweza kuzingatia familia na watoto. Walakini, unapata usingizi wa kutosha? Hakika?
Hatua ya 3. Tambua malengo
Je! Lengo lako ni nini hasa? Je! Una lengo la saa, kila siku, au kila wiki ambalo timu lazima ifikie. Je! Vipi kuhusu malengo yako mapya, kama kuangalia uzalishaji? Andika yote na uchapishe (tazama vidokezo). Hii itakuwa orodha yako ya kufanya. Kumbuka kuwa orodha hiyo itabadilika baada ya muda, sio hati halisi. Vitu vingine huwa sawa kila wakati (mfano kiwango cha huduma), lakini zingine zinaweza kubadilika kulingana na mkakati uliopewa na Usimamizi wa Utendaji. Pitia orodha yako mara kwa mara, kwa jicho la kukosoa, na fanya marekebisho ikiwa ni lazima.
Hatua ya 4. Jua timu yako
Lazima ujue nguvu na udhaifu wa kila mshiriki wa timu. Tono inafanya kazi haraka sana, lakini wakati mwingine hukosa maelezo kadhaa. Tini ni kamili sana, lakini ana shida na idadi ya kazi inayosindika. Budi ana uhusiano wa kuvutia na wateja, lakini hawezi kusema "hapana" kwa wateja, wakati Wati ana ujuzi mzuri wa kiufundi, lakini sio mzuri sana na watu. Lazima ujue yote hayo vizuri. Ujuzi huu ni muhimu kwa kusawazisha tija ya timu.
Hatua ya 5. Linganisha kazi na wafanyikazi
Tumia habari unayokusanya kutoka kwa hatua zilizo hapo juu kutoa kazi zinazofaa kila mtu. Huu ni zoezi linalotegemea ustadi. Lazima upanue nguvu za kila mtu na upunguze kazi ambazo zinalenga udhaifu wao. Fursa ikitokea, unganisha watu kadhaa wenye ujuzi wa ziada. Kwa mfano, wape Tono na Tini mradi, au waulize Budi na Wati washauriane katika mawasilisho.
Hatua ya 6. Fanya mkutano na washiriki wa timu
Mikutano ya mara kwa mara ya ana kwa ana ni muhimu sana katika usimamizi. Mkutano huu una madhumuni kadhaa.
- Toa maoni juu ya utendaji: Jadili malengo ya wiki iliyopita, pamoja na yale yaliyofanya kazi vizuri, ni maeneo gani yanaweza kuboreshwa, na jinsi ya kuboresha. Halafu inaendelea katika hatua zifuatazo.
- Eleza malengo ya mkutano ujao: Malengo hayo ni malengo ya kutekelezwa na hufanya msingi wa ukaguzi wa wiki ijayo.
- Jihadharini na maswala ya wafanyikazi: Katika nafasi hii mpya, mawasiliano na wafanyikazi yatapunguzwa na unapaswa kujua hiyo. Njia pekee ya kujua kuhusu maswala yanayoathiri utendaji wa timu (na pia kuathiri kazi yao) ni kuwasikiliza wafanyikazi.
- Uliza maoni: Wafanyikazi wako watataka kuhisi kuhusika. Hakuna ubaguzi kwamba sababu ya kwanza ya motisha nyuma ya uamuzi wa mfanyakazi kuacha ni usimamizi duni, ambao mara nyingi hutokana na kuhisi kupuuzwa. Huhukumiwi tu juu ya utendaji wa timu, lakini pia kiwango cha mauzo ya wafanyikazi.
- Hamasa: Kulingana na Peter Scholtes, wanadamu wanajihamasisha. Wasimamizi bora kila wakati wanapata njia za kuwahamasisha wafanyikazi kufanya kazi nzuri na kujivunia. Tumia kikao hiki kujua ni nini motisha za wafanyikazi na tumia habari hiyo kuongeza mchango wao.
Hatua ya 7. Hakikisha ni rahisi kupata
Usijitenge na wafanyikazi. Wakati mwingine, mzigo wa kazi ni mwingi sana kwa hivyo huwa unaondoka kutoka kwa wafanyikazi ili ufanye kazi yako mwenyewe, haswa na makaratasi mengi ya kufanya. Usitoe maoni kwamba huwezi kusumbuliwa. Ikiwa washiriki wa timu hawawezi kukutana na kiongozi wao, mtazamo wa machafuko unakua. Hali itakuwa mbaya sana kwako. Hata kama unasimamia wafanyikazi karibu, bado lazima uhakikishe "wanahisi" uwepo wako. Ikiwa unasimamia mabadiliko mengi, hakikisha unatembelea kila zamu mara kwa mara.
Hatua ya 8. Hati shughuli za timu
Ukaguzi wako wa utendaji wa kibinafsi utazingatia sana utendaji wa timu. Kwa hivyo hakikisha unafuatilia kila toleo na mafanikio. Hii itakuwa muhimu sana ikiwa shida kubwa itaibuka. Shida zitakuwapo kila wakati, wewe na timu yako unahitaji tu kuelekeza nguvu zako katika kuzitatua.
Hatua ya 9. Thamini utendaji wa mfanyakazi
Zawadi sio kila wakati katika mfumo wa pesa. Pesa za tuzo ni za kufurahisha, lakini sio kichocheo kikuu cha kazi. Tuzo bora zaidi ni kutambuliwa. Ikiwa una mamlaka, labda unaweza kuwapa wakati wa kupumzika kwa utendaji wao (siku ya ziada ya kupumzika kwa kazi bora). Zawadi ni za kawaida na zinapatikana, lakini ni ngumu. Unapotoa zawadi, hakikisha inajulikana (zawadi hadharani, karipia faragha).
Hatua ya 10. Jifunze jinsi ya kuongoza
Kutakuwa na wakati ambapo lazima ubadilishe tabia ya wafanyikazi. Kwa hivyo lazima ujifunze kuifanya. Ikiwa unaweza kuifanya vizuri, utapata matokeo unayotaka. Vinginevyo, hali itazidi kuwa mbaya. Unaweza kujifunza jinsi ya kutoa mwongozo kati ya maoni mazuri.
Vidokezo
-
Kumbuka malengo ya kiwango cha juu.
Lazima uwe thabiti. Endeleza mawasiliano wazi na weka malengo yasiyowezekana. Sikiza. Toa maoni, haswa mazuri. Futa vizuizi vyote kwa mafanikio ya timu.
-
Sifu wafanyakazi.
Hii ni hatua ndogo ambayo ina faida nyingi. Kusifia utendaji wa mtu kunaweza kuleta mabadiliko makubwa. Usitoe pongezi nyingi zisizo na maana, lakini waonyeshe wafanyikazi wako kwamba wanathaminiwa.
-
Toa mfano.
Viongozi lazima waweze kuonyesha mfano katika nyanja zote za kazi. Kuwa mfano wa kuigwa kwa wafanyikazi wenzako kwa kutoa vibes chanya. Onyesha kujali, uelewa, na heshima, huku ukiweka jukumu kulenga kazi ya pamoja na kujitolea. Wasimamizi na wasimamizi lazima waweze kutumia kanuni bora mahali pa kazi. Ikiwa nafasi hii mpya inaweka maisha yako ya kibinafsi katika uangalizi, elewa kuwa maisha yako yote yanaonekana katika kile unacho mfano.
-
Mawasiliano, mawasiliano, mawasiliano!
Wafanyikazi watahisi kuhusika zaidi ikiwa utawaambia kinachoendelea. Wakati mwingine, kila mtu anataka kuona "picha kubwa"
-
Sawa, lakini thabiti.
Kuna wakati unahitaji kufikiria hatua za kinidhamu zinazosababisha kufukuzwa kazi. Hii ni ngumu sana, hata kwa mameneja wenye ujuzi. Jinsi ya kuwaadhibu wafanyikazi ni mada yenyewe na zaidi ya upeo wa nakala hii, lakini kuna marejeleo mengi mazuri juu yake. Jibu fupi ni msimamo na nyaraka.
-
Kuelewa EAPs.
EAP inasimamia Programu ya Msaada wa Wafanyikazi. AEP ni muhimu sana na kampuni nyingi kubwa zina mpango huu. Ikiwa mmoja wa wafanyikazi wako ana shida ya kibinafsi, muulize aone timu ya EAP (usitende kujaribu kuwa mtaalamu wa magonjwa ya akili). Ikiwa una shida ya kibinafsi (angalia sehemu ya Onyo), unaweza kutumia fursa ya EAP.
-
Pata mshauri.
Mbali na mshauri, unahitaji pia mshauri (ikiwa kuna fursa na njia). Washauri ni muhimu, lakini kawaida huwa hawana wakati. Washauri ni wataalamu waliofunzwa ambao hawana chochote kwenye ajenda isipokuwa kukusaidia kukuza mtindo halisi wa usimamizi.
-
Chapisha malengo.
Hakikisha unachapisha malengo yako na malengo ya timu mahali panapoonekana. Timu yako inapaswa kuiona kila wakati. Lengo la "Ongeza kiwango cha huduma hadi 5% katika miezi 6 ijayo" haipaswi kuwa siri. Sambaza malengo mapya mara tu yanapowekwa.
-
Tumia fursa ya Idara ya Rasilimali Watu.
Ikiwa kuna idara ya HR, sasa ndio rafiki yako mpya zaidi na bora. Idara hii ni rasilimali ambayo inapaswa kutumika. Wanaweza kukusaidia kuwazawadia, kuwaadhibu wafanyikazi, kukuepusha na shida ya kisheria, na wanapenda mameneja ambao wanajua hilo. Wako upande wako.
Onyo
- Usikemee idara nzima kwa makosa ya mtu mmoja. Kwa mfano, ikiwa tu Tini huchelewa mara nyingi, usitume barua pepe za onyo kwa wafanyikazi wote kuwa kwa wakati. Piga simu kwa Tini kujadili jambo hili kwa faragha.
- Kamwe usikemee wafanyakazi hadharani.
- Usijaribu kufanya kazi ya wafanyikazi. Kuna msemo unaosema: "Ikiwa unataka kitu kifanyike sawa, fanya mwenyewe." Kusahau maneno hayo. Ondoa akilini mwako. Huwezi kamwe kuisikia, kifungu hicho hakina maana, na ni dhana isiyo na tija. Ikiwa unataka kitu kifanyike sawa, wape watu sahihi na uwape motisha wafanyikazi wako. Ikiwa unajihusisha sana, unashindwa kukidhi mahitaji ya usimamizi. Lengo lako ni kusimamia. Huu ni wakati mzuri wa kukabidhi kazi.
- Mkutano wa faragha wa kila wiki la mapitio ya utendaji. Hata ukipitia shughuli za wiki iliyopita, sio tu lengo linalenga. Mikutano hii ya kila wiki sio rasmi na iko wazi kujadiliwa. Usidhibiti sana kwa sababu huu pia ni mkutano wa wafanyikazi, sio mkutano wako tu.
- Kuwa tayari kwa muda wa ziada. Huu ndio ukweli. Unalipwa kama meneja na unatarajiwa kufanya chochote kinachohitajika ili kufanikisha kazi hiyo. Wasimamizi wana faida ambazo wafanyikazi wa kawaida hawana, lakini pia wana majukumu zaidi. Usichelewe kufika, usirudi nyumbani mapema. Na wakati mwingine, lazima pia ufanyie kazi kitu kama hicho. Walakini, usizoee. Sasa wewe ndiye kiongozi. Lazima ufanye kazi kama kiongozi.
- Weka siri za kampuni. Utapata siri. Kawaida kuna tabia ya kushiriki siri ambayo inakufanya uonekane muhimu zaidi. Ikiwa utafahamu mpango wa kuachishwa kazi na kuvujisha habari bila idhini, jitayarishe kuwa mkazi wa orodha ya kufutwa kazi. Ni ngumu, lakini hakuna mtu aliyesema kuwa kuwa meneja ilikuwa rahisi.
- Mpito kwa usimamizi unaweza kutisha wakati mwingine. Sio hivyo kila wakati, lakini kawaida meneja mpya atapata shida nyingi kabla ya kujisikia vizuri katika nafasi yake. Ongea na mtu. Ikiwa una mshauri (angalia Hatua ya 2), atakusaidia. Usisitishe chochote. Jihadharini na mabadiliko yoyote yasiyofaa ya tabia (hasira, tuhuma, kuongezeka kwa unywaji pombe, nk).
- Weka siri za mfanyakazi (ikiwezekana). Wakati mwingine hii haiwezekani (katika maswala fulani ya HR, kama vile uwezekano wa vurugu mahali pa kazi), lakini ikiwa mfanyakazi anakuja kukuambia juu ya shida, shughulikia siri hiyo kwa uangalifu. Sifa yako inaweza kuharibiwa kwa pili na shida za kisheria zitatokea. Ikiwa mtu atasema "hii ni siri," hakikisha anajua kuwa wewe, kama msimamizi, huruhusiwi kuweka siri fulani.
