Umechaguliwa tu au kuteuliwa katibu wa kamati ambayo wewe ni mwanachama. Salama! Je! Unajua kuunda, kuandaa na kuwasilisha dakika? Iwe unafuata "Sheria za Utaratibu za Robert" za bunge au kuchukua dakika katika hali isiyo rasmi, hapa kuna njia muhimu za kufuata.
Hatua
Sehemu ya 1 ya 4: Maandalizi ya Awali
Hatua ya 1. Elewa sera za mkutano wa shirika lako
Ikiwa katibu anatarajiwa kuchukua dakika rasmi, uliza ikiwa kikundi hicho kinafuata Kanuni za Agizo la Robert au miongozo mingine. Katika hali isiyo rasmi zaidi, uliza ni nini kinahitaji kujumuishwa katika dakika au jinsi zitatumika.
- Kama mpokeaji wa noti, hauitaji kufahamiana na Sheria nzima ya Agizo. Walakini, kupata nakala ya kitabu (au kukopa kutoka kwa mwenyekiti) inaweza kuwa muhimu kwa kujibu maswali maalum.
- Elewa jukumu lako vizuri. Makatibu wengine ambao walichukua dakika hizo hawakushiriki mkutano huo, wakati wengine walichukua dakika na pia walichangia majadiliano. Katika visa vyote viwili, katibu hapaswi kuwa mtu ambaye ana jukumu lingine la msingi, kama vile mkutano wa kiongozi au msaidizi.
Hatua ya 2. Andaa kiolezo kabla
Kila dakika ya mkutano itakuwa na habari nyingi sawa. Violezo huunda muundo thabiti kwa rejea rahisi. Jumuisha nafasi za habari ifuatayo.
- Jina la shirika.
- Aina ya mkutano. Je! Huu ni mkutano wa kila wiki au wa kila mwaka, mkutano mdogo wa kamati, au mkutano unaofanyika kwa kusudi maalum?
- Tarehe, saa na mahali. Tengeneza nafasi ya kuanza na kumaliza mkutano (kufungua na kuvunja).
- Jina la mwenyekiti au mwenyekiti wa mkutano na jina la katibu (au mrithi wao).
- Orodha ya "washiriki" na "pole kwa kutokuwepo". Hili ni neno la kupendeza kwa orodha za mahudhurio. Kumbuka ikiwa akidi imefikiwa (idadi ya kutosha ya watu kwa kura).
- Tengeneza nafasi ya saini yako. Kama mchukuaji wa noti, unapaswa kusaini noti zako kila wakati. Saini za ziada zinaweza kuhitajika wakati dakika zinaidhinishwa, kulingana na sera za shirika lako.
- Kitabu cha ajenda, ikiwa kinapatikana. Ikiwa mwenyekiti au msimamizi wa mkutano hakutakuuliza kuandaa ajenda, inapaswa kupatikana kwa ombi. Kuwa na ajenda ya kumbukumbu itakusaidia kupanga dakika za mkutano.
Hatua ya 3. Chukua daftari yako au kompyuta ndogo na wewe
Hakikisha kwamba chochote unacholeta ni sawa kwako. Ikiwa utachukua vidokezo mara kwa mara, weka daftari kwa kusudi hili, au unda folda kwenye kompyuta yako.
- Ikiwa unachukua dakika kwa mkutano uliopita ambao haujakubaliwa, chukua nao.
- Wakati kinasa sauti kinaweza kukusaidia kunukuu dakika baadaye, sio mbadala wa dakika. Ikiwa unarekodi mkutano, hakikisha kila mtu aliyepo anakubali na usikubali jaribu la kuandika nakala ya neno kwa neno.
- Kujifunza muhtasari utaharakisha kuchukua vidokezo, lakini sio lazima uandike kila neno kuchukua maelezo. Kwa kweli, unapaswa kuizuia.
- Ikiwa utaulizwa kuchukua dakika hadharani kwenye mkutano, tumia OHP au bodi ya uwasilishaji. Hakikisha unaweza kuchukua maelezo baadaye nyumbani bila kufifia wino ili uweze kutumia kuchapa fupi kuandika noti zako.
Sehemu ya 2 ya 4: Kufanya Dakika za Mkutano
Hatua ya 1. Shiriki orodha ya mahudhurio
Mara tu kila mtu atakapokuwapo, toa karatasi (zaidi kwa mikutano mikubwa) yenye nafasi ya kutosha kwa watu kuandika majina yao na habari za mawasiliano. Unaweza kutumia karatasi hii baada ya mkutano kujaza sehemu ya orodha ya waliohudhuria ya templeti yako, au kubandika orodha hii kwenye dakika zako zilizomalizika.
Ikiwa haujui idadi kubwa ya watu waliopo, chora chati ya viti na uijaze wakati unauliza kila mtu ajitambulishe. Kuwa na karatasi hii ya chati tayari unapoandika dakika zako ili uweze kutaja watu kwa majina kila inapowezekana (kama ilivyojadiliwa hapa chini)
Hatua ya 2. Jaza iwezekanavyo kwenye templeti zinazopatikana
Wakati unasubiri mkutano uanze, kumbuka jina la shirika, tarehe na mahali pa mkutano, na aina ya mkutano (mkutano wa kila wiki wa bodi, mkutano wa kamati maalum, n.k.). Mkutano unapoanza, kumbuka wakati wa kuanza.
- Ikiwa huna kiolezo, kumbuka habari hii juu ya maandishi yako.
- Ikiwa mkutano unafanyika kwa kusudi au tukio maalum, weka arifa zilizotumwa kuwajulisha washiriki. Utahitaji kuibandika kwenye maandishi baada ya kunakiliwa.
Hatua ya 3. Rekodi matokeo ya mwendo wa kwanza
Mikutano mingi rasmi itaanza na hoja ya kupitisha ajenda, kwa hivyo hatua hii itatumika kama mfano. Ikiwa mkutano utaanza kwa mwendo tofauti, hakikisha kurekodi habari zote muhimu:
- Maneno yanayofaa kwa mwendo kuanza ni "Ninatoa pendekezo." Hii kwa ujumla ni kwa sentensi kama "Ninapendekeza ajenda hii kupitishwa."
- Jina la mtoaji (mtu anayewasilisha hoja).
- Matokeo ya kupiga kura. Ikiwa kura imefanikiwa, andika "hoja imekubaliwa." Ikiwa itashindwa, andika "hoja imekataliwa."
- Unaweza kuwa na mwendo mrefu uliowasilishwa kwa maandishi ikiwa huwezi kurekodi kwa usahihi. Ikiwa hii inarudiwa, uliza kando mwa mkutano ikiwa uwasilishaji wa hoja katika karatasi hii unaweza kufanywa sera rasmi ya hoja na idadi fulani ya maneno.
- Ikiwa utaandaa ajenda, unaweza kuwa mtetezi wa hoja hii na pia katibu wa dakika. Inaweza kufanywa; maadamu unakaa malengo haipaswi kuwa na shida kurekodi foleni zako mwenyewe.
Hatua ya 4. Rekodi hoja nyingine wakati wote wa mkutano
Sikiza kwa makini mazungumzo yote, lakini (isipokuwa ikiwa imeagizwa vinginevyo!) Usiirekodi. Hoja mpya inapotolewa, andika habari husika.
- Kumbuka, kila hoja lazima ijumuishe maneno halisi ya hoja, jina la mtoaji, na matokeo ya kura.
- Hoja zingine zinahitaji watetezi wa mapendekezo kabla ya kwenda kupiga kura. Ikiwa mtu anasema "Ninaunga mkono hoja hii" au maneno yanayofanana, kumbuka jina la mtu huyo kama msaidizi.
- Ikiwa haujui jina la mtoaji au unahitaji kurudia mwendo, usumbue mkutano kwa heshima. Kurekodi habari kwa usahihi ni muhimu kuhalalisha usumbufu mdogo.
- Ikiwa hoja imesahihishwa, badilisha tu maneno ya mwendo katika maelezo yako. Isipokuwa mabadiliko ni ya kutatanisha na kuzua mjadala mrefu, hakuna haja ya kutambua kuwa mabadiliko hayo yalitokea kwenye mkutano.
Hatua ya 5. Sikiliza ripoti hiyo na upate nakala ya ripoti hiyo
Wakati wowote ripoti, taarifa ya habari, au kitu kama hicho kinasomwa kwa sauti, angalia kichwa cha ripoti na mtu aliyeisoma (au jina la kamati ndogo iliyoiandaa). Ikiwa hoja imeambatanishwa, irekodi kama ungependa hoja nyingine yoyote.
- Ni muhimu kupata nakala ya ripoti mwisho wa mkutano. Andika muhtasari wa kuomba nakala kutoka kwa msomaji au kiongozi wa mkutano (mwenyekiti au rais) baada ya mkutano. Utaambatanisha nakala ya kila ripoti hadi dakika zilizonakiliwa hapo awali.
- Ikiwa nakala haipatikani, andika mahali asili imehifadhiwa. Unaweza kuhitaji kuuliza habari hii baada ya mkutano.
- Ikiwa wanachama wanatoa ripoti ya mdomo (na sio kusoma kutoka kwa waraka), andika muhtasari mfupi na lengo la ripoti hiyo. Usijumuishe maelezo maalum au nukuu za spika kwa neno.
Hatua ya 6. Rekodi hatua zilizochukuliwa au kupewa
Hii ni pamoja na "kuangalia" dhidi ya majukumu katika mikutano ya zamani, na pia hatua mpya. Je! Kuna mtu amepewa jukumu la kuandika barua? Andika majina na maagizo yao.
- Kulingana na jinsi mkutano wako ulivyo rasmi, mengi ya vitendo hivi huanguka katika kitengo cha "mwendo". Kwa mikutano isiyo rasmi, unaweza kuhitaji kutazama maamuzi ambayo sio wazi sana.
- Jumuisha hoja fupi ya sababu za uamuzi ikiwa zipo.
Hatua ya 7. Rekodi maelekezo yote na vidokezo vya uamuzi
Wakati wowote pingamizi likiingizwa katika utaratibu, andika pingamizi na msingi wake, na pia uamuzi kamili uliotolewa na Mwenyekiti.
Hakikisha kuingiza marejeleo ya Kanuni za Agizo la Robert, sheria za ndani za shirika, au itifaki za kampuni
Hatua ya 8. Ni wakati tu unapoombwa, andika muhtasari wa majadiliano
Rasmi, dakika ni rekodi ya kile "kilifanyika," sio kile kilichosemwa. "Walakini, timiza maombi yote maalum ya shirika yaliyotolewa kwako.
- Wakati wa kurekodi majadiliano, kuwa na malengo iwezekanavyo. Jumuisha vidokezo halisi, sio maoni, na punguza matumizi ya vivumishi na vielezi. Ukavu, ukweli na wa kuchosha ni lengo lako!
- Usitaje watu kwa majina katika muhtasari wa majadiliano. Hii ni muhimu haswa katika hoja moto ambazo zinaweza kusababisha shida.
Hatua ya 9. Funga mwishoni mwa mkutano
Rekodi wakati mkutano huo ulifutwa. Kumbuka kuuliza nakala ya ripoti hiyo au kumbusha mtu akutumie.
Changanua maelezo yako ili uone ikiwa umekosa chochote au ikiwa unahitaji ufafanuzi. Ikiwa unahitaji kumwuliza mtu swali, fanya sasa kabla ya kuondoka
Sehemu ya 3 ya 4: Kuiga Dakika
Hatua ya 1. Anza mchakato huu haraka iwezekanavyo
Ni bora kunakili dakika rasmi mara tu baada ya mkutano, wakati hafla hizo bado ziko safi kwenye kumbukumbu yako.
Hatua ya 2. Tumia kompyuta kuandika dakika zako za mkutano
Labda umefanya hivi ikiwa unatumia kompyuta yako ndogo kwenye mkutano. Hifadhi maelezo yako na uunde hati mpya kwa dakika ili uweze kulinganisha noti zako na maelezo kando.
Hatua ya 3. Umbiza madokezo yako katika aya safi
Kila mwendo mpya, uamuzi, au hatua ya mafundisho lazima ijumuishwe katika aya tofauti. Unapounda muundo, angalia kuwa:
- Tumia tahajia sahihi na sarufi. Tumia kikagua spell ikiwa ni lazima.
- Tumia aina moja ya lugha katika ripoti yote. Tumia wakati uliopita au wakati uliopo, lakini kamwe usibadilishe kwenye hati ile ile.
- Andika kwa malengo iwezekanavyo. Maoni yako hayapaswi kudhaniwa kutoka kwa dakika. Unajaribu kuunda rekodi inayofaa kwa kila mtu kuitumia.
- Tumia lugha rahisi na dhahiri. Lugha isiyoeleweka inapaswa kubadilishwa na maneno dhahiri. Maelezo ya maua yanapaswa kuachwa kabisa.
- Orodhesha tu hatua iliyochukuliwa, sio majadiliano. Isipokuwa umeulizwa kurekodi majadiliano, unapaswa kuzingatia nini kumaliza, sio nini sema.
- Toa nambari za ukurasa kwa kumbukumbu rahisi.
Hatua ya 4. Shiriki rasimu yako na washiriki
Tuma nakala kwa kila mshiriki ukitumia maelezo ya mawasiliano kwenye orodha ya mahudhurio. Ikiwa hauna habari zao za mawasiliano, kiongozi wa mkutano anapaswa kuwasiliana nao.
Hatua ya 5. Lete dakika zako kupitishwa
Unaweza kuulizwa kusoma dakika kwa sauti kwenye mkutano unaofuata na uwasilishe idhini. Ikiwa hoja imefanikiwa, alama kwamba dakika zinakubaliwa.
- Ikiwa dakika zinahesabiwa haki kabla ya kukubalika, andika mabadiliko kwenye hati na uonyeshe mwishoni kwamba dakika zimesahihishwa. Usieleze marekebisho haswa.
- Kama hoja imetolewa kusahihisha dakika baada ya kupokelewa, jumuisha maneno halisi ya hoja katika dakika husika na ikiwa hoja imeidhinishwa au la.
Sehemu ya 4 ya 4: Kutumia Violezo vya Dakika za Mkutano
Hatua ya 1. Tembelea tovuti ya mkusanyiko wa templeti ya mkutano
Kiolezo hiki kilichopangwa tayari kitakusaidia kuokoa wakati wa kuandaa dakika za mkutano wakati unazuia makosa ya kuchukua maandishi.
Hatua ya 2. Chukua muda kuchunguza tovuti hizi
Tumia huduma ya utaftaji na ugundue chaguo zinazopatikana kupata bora kwako.
Ikiwa unahitaji templeti maalum, ya jumla au ya kawaida kwa mfano, vinjari wavuti hiyo kupata ile inayofaa mahitaji yako kisha ipakue kwa kubofya kitufe cha "pakua" au "tumia kiolezo". Hakikisha unaiweka mahali rahisi kupata ili usipoteze
Hatua ya 3. Fungua faili ya kiolezo
Mara baada ya kupakuliwa, fungua faili ya zip kisha uifungue na Microsoft Word au Excel. Ili kupata templeti yenye ubora wa hali ya juu na iwe rahisi kuitumia, tumia toleo la hivi karibuni la neno la Microsoft. Kutumia toleo la hivi karibuni kutafanya kazi yako iwe rahisi na hukuruhusu kutumia huduma mpya.
Hatua ya 4. Ongeza nembo ya kampuni na alama ya hakimiliki kwenye kichwa cha templeti
Ondoa nembo ya sampuli, lakini hakikisha kusoma sheria na masharti ya tovuti ya chanzo cha templeti. Hautaki kukabiliwa na shida ya kisheria isiyo ya lazima, sivyo?
Hatua ya 5. Badilisha kichwa
Katika sehemu ya kichwa, onyesha neno "Mkutano / Kikundi" kisha andika kichwa kwa dakika zako za mkutano.
Hatua ya 6. Badilisha mandhari (hiari)
Ili kufanya dakika za mkutano kuwa nzuri zaidi na za kitaalam, fikiria kubadilisha rangi au kuchagua mada iliyotengenezwa tayari. Ujanja ni rahisi, tafuta "Mpangilio wa Ukurasa" kisha ufungue sehemu ya "Rangi na Mada". Katika sehemu hii, unaweza kuweka muonekano wa templeti. Unaweza hata kubadilisha rangi ili kufanana na rangi ya nembo ya kampuni.
Hatua ya 7. Taja sehemu za templeti
Inapaswa kuwa na sehemu kadhaa kwenye templeti. Unaweza kuhitaji zaidi, au chini, au hupendi jina. Unaweza kuibadilisha ili kukidhi mahitaji yako maalum ya mkutano.
Hatua ya 8. Hifadhi kiolezo hiki kwenye kompyuta yako ndogo ili uweze kuchukua na wewe kuchukua dakika za mkutano
Ikiwa bado unatumia Microsoft Office, kazi hii itakuwa rahisi na haraka kufanya. Unapaswa pia kuweza kuhudhuria mikutano mara kwa mara na kwa usahihi zaidi kuliko hapo awali. Vinginevyo, unaweza pia kuchapisha kiolezo na kuandika dakika kwa mkono. Walakini, hakikisha kufanya sehemu kuwa za kutosha ili uweze kujumuisha habari nyingi kama inahitajika.
Hatua ya 9. Angalia kiolezo chako
Salama! Umemaliza kuunda kiolezo cha dakika za mkutano. Uzalishaji wako na usahihi wa kazi wakati wa mikutano inapaswa kuboreshwa sana sasa kwa kuwa una kiolezo cha mwongozo wa kuandaa maelezo ya mkutano. Kama kazi nyingine yoyote, soma maelezo kwenye templeti ili uone ikiwa kuna chochote kinakosekana au haijulikani wazi. Mara tu unapohakikisha kila kitu ni sahihi, templeti hii inaweza kutumika na utakuwa tayari zaidi kwa mkutano wako ujao.
Vidokezo
- Andika dakika zako mara tu mkutano utakapoisha. Ni bora kufanya hivyo wakati hafla bado ziko safi kwenye kumbukumbu yako. Ni muhimu washiriki kupata nakala ya kitu cha kushughulikia haraka iwezekanavyo baada ya mkutano.
- Kaa karibu na kiongozi wa mkutano iwezekanavyo. Hii itakuruhusu kusikia kila kitu na kuuliza ufafanuzi bila kulazimika kupaza sauti yako.
- Waulize watu kurekodi hoja zao ili usiwe na rekodi papo hapo.
- Weka dakika kwenye faili salama.
Usiogope kukatiza na uulize ufafanuzi wakati wowote.
- Vidokezo ni muhimu sana. Rekodi hizi zinahifadhiwa na zinaweza kutumiwa kwa marejeo ya baadaye. Linapokuja suala la maswala ya kisheria, kwa mfano, sifa ya mtu inaweza kutegemea dakika zako.
- Soma sehemu katika Kanuni za Agizo la Robert, haswa sehemu ya taaluma ya ukatibu.
- Andika vitu muhimu wakati wanazungumza. Ikiwa mada hiyo hiyo imeletwa mara mbili, usiwajumuishe pamoja.
Onyo
- Usijumuishe maelezo mengi katika dakika. Hata ukiulizwa kurekodi majadiliano, ibaki mafupi na ya moja kwa moja iwezekanavyo. Jizuie kurekodi vidokezo muhimu ulivyoelezea au utazidiwa kwa kujaza dakika na maelezo yasiyo ya lazima.
- Tafsiri na hisia za mtu anayechukua noti hazipaswi kujumuishwa kwenye noti.
- Ikiwa sehemu moja ya mkutano iko katika kitengo cha siri ya wakili-mteja, usitende rekodi sehemu hiyo. Kumbuka kuwa "Wakili anaarifu kwamba majadiliano haya ni pamoja na usiri wa wakili-mteja. Majadiliano haya hayajarekodiwa."
- Ukiulizwa kurekodi mazungumzo ya siri kama vile kati ya wanasheria na wateja, fanya dakika "tofauti" na uwaweke kando na dakika za kawaida. Weka alama ya siri na uweke wazi ni nani anayeweza kufikia hati.
