Kazi na biashara, haswa katika mazingira ya ofisi, zinahitaji kiwango fulani cha ushirikiano. Kwa mfano, maamuzi muhimu mara nyingi huhitaji zaidi kutoka kwa mtazamo wa mtu mmoja na kwa ujumla mafanikio ya kazi muhimu inahitaji utaalam wa watu kadhaa. Mikutano ni njia ya kuunda ushirikiano na muundo, lakini bila kusudi au udhibiti, mikutano inaweza kuwa ndefu sana na isiyofaa. Kujua jinsi ya kupanga, kuandaa, na kuongoza mikutano kunaweza kufanya tofauti kati ya mkutano mzuri na wa kupoteza muda.
Hatua
Sehemu ya 1 ya 3: Kujiandaa kwa Mkutano
Hatua ya 1. Jadili mkutano ujao na washiriki
Unapojua kuwa utakuwa mwenyekiti wa mkutano ujao, moja ya mambo ya kwanza unapaswa kufanya ni kutoa muda kidogo kuzungumza na watu ambao watashiriki (haswa watu muhimu na wa hali ya juu). Uliza ikiwa kuna kitu hasa wangependa kujadili kwenye mkutano. Rekodi majibu yao na uyatumie kama mwongozo unapoandika ajenda yako.
Kuwauliza washiriki kile wangependa kujadili ni hoja nzuri, sio tu kukurahisishia kuandika ajenda, lakini pia kuwashirikisha katika mchakato wa mkutano hata kabla mkutano haujaanza. Watu wana uwezekano mkubwa wa kuhudhuria na kusikiliza wakati wa mikutano wakati wanajua kuwa maswala ambayo ni muhimu kwao yatajadiliwa
Hatua ya 2. Andika na ushiriki ajenda
Ajenda ya mkutano sio muhimu tu kwa kiongozi wa mkutano, bali pia kwa wageni waliopo. Ajenda hiyo inajumuisha habari muhimu juu ya mkutano kama vile wakati, wapi, na ni nani atakayehudhuria. La muhimu zaidi, ajenda pia inaelezea mada za majadiliano zitakazojadiliwa, ili kila mtu aweze kufanya maandalizi. Tuma ajenda kabla ya mkutano yenyewe - mkutano huo ni muhimu zaidi, mapema unapaswa kutuma ajenda.
Jambo moja ambalo linapaswa kuwekwa kwenye ajenda ni muda uliokadiriwa wa kila majadiliano. Kuwa na ratiba mbaya iliyoainishwa mapema inaweza kukurahisishia kuweka mkutano kwa njia inayofaa. Wakati hafla zingine kwenye ajenda yako zitachukua muda mrefu (na zingine haraka), ratiba itafanya iwe rahisi kwako kupanga na kurekebisha wakati wote
Hatua ya 3. Fanya utafiti juu ya mada ya majadiliano ya zamani na mikutano
Watu wanaohudhuria mkutano hawawezi kujua habari zote juu ya mada unayopanga kujadili - labda wengine hawakuhudhuria mkutano uliopita, wakati wengine wanaweza kuwa wamesahau. Ni wazo nzuri kwako kama mwenyekiti wa mkutano kujua historia ya majadiliano hadi sasa. Jaribu kuzungumza na watu waliohudhuria mikutano muhimu kabla ya kujua mambo yoyote ambayo hayajasuluhishwa ili uweze kuyajadili kwenye mkutano. Utahitaji pia kupata dakika za mkutano wa mwisho kutoka kwa afisa ambaye anaweka maandishi kukusaidia kupanga mipango yako.
Dakika kutoka kwa mikutano iliyopita inaweza kuwa nyenzo muhimu kwako kama kiongozi. Dakika fupisha majadiliano na maamuzi yaliyotokea wakati wa mkutano uliopita, ili uweze kupata habari zote muhimu haraka na kwa urahisi. Unaweza kuhitaji kushiriki dakika muhimu za mkutano na washiriki pamoja na ajenda
Hatua ya 4. Andaa mahali pa mkutano kabla
Siku ya mkutano, unahitaji kuhakikisha kuwa chumba au sehemu itakayotumiwa ni safi, nadhifu, na iko tayari kuchukua washiriki wa mkutano. Lazima uhakikishe kuwa vifaa vyote vya teknolojia ya mkutano (kama vile mawasilisho, projekta, vifaa vya kuona, n.k.) vinafanya kazi vizuri na tayari kutumika - fujo la kiufundi linaweza kupoteza wakati muhimu na kuvuruga uendeshaji mzuri wa mkutano.
Ikiwa unatumia uwasilishaji wa elektroniki (kama vile PowerPoint, n.k.), chukua muda kujitambulisha na kidhibiti cha mbali au kibofyo ambacho kitatumika katika uwasilishaji. Hakika hautaki kupoteza wakati kugongana na watawala hao wakati wa kujadili maswala muhimu
Sehemu ya 2 ya 3: Kaimu kama Kiongozi wakati wa Mikutano
Hatua ya 1. Fungua mkutano rasmi
Wakati uliopangwa umekwisha na washiriki wote (au angalau washiriki wote muhimu) wamekuwepo, piga simu kwa kila mtu kwenye chumba. Jitambulishe kama kiongozi na kusudi la mkutano ni nini. Weka muda uliowekwa kwa kusema mkutano wako uliopangwa utaisha lini - unaweza kuwa na mkutano mrefu au mfupi, lakini kusema ukomo wa muda kabla ya wakati kutasaidia kuweka mkutano kwa wakati. Ikiwa baadhi ya washiriki hawajuani, chukua muda kusoma majina ya washiriki kwa muda mfupi na kuwatambulisha washiriki muhimu.
Ikumbukwe kwamba biashara na mashirika mengine yana taratibu kali na za kawaida za kufungua na kuendesha mikutano. Kwa mfano, kuna mashirika kadhaa ambayo hufungua mikutano na kugonga nyundo
Hatua ya 2. Toa muhtasari unaofaa wa mikutano iliyopita
Mwanzoni mwa mkutano ambao ni sehemu ya mradi mrefu unaoendelea, unahitaji kutoa habari fupi juu ya mradi huo kwa kutoa muhtasari wa haraka wa hafla au maamuzi ya mkutano uliopita. Sio washiriki wote wanajua mengi juu ya mada ya majadiliano kama wewe, kwa hivyo hatua hii inaweza kusaidia katika kufanya mkutano uwe na ufanisi na ufanisi.
- Badala ya muhtasari wa matokeo ya mikutano iliyopita wewe mwenyewe, unaweza kutaka kuuliza katibu wa mkutano au afisa ambaye anaweka maelezo kusoma dakika za mikutano iliyopita ili kutoa muhtasari wa kujisikia rasmi.
- Unapaswa pia kuzingatia kusoma mawasiliano muhimu au mawasiliano ambayo yalitokea baada ya mkutano uliopita.
- Ikumbukwe kwamba ikiwa utawapa washiriki nakala za dakika / mawasiliano, kuzisoma inaweza kuwa sio lazima.
Hatua ya 3. Ruhusu washiriki muhimu waripoti juu ya hali ya jumla
Halafu, waalike watu wenye maarifa yanayofaa kukujulisha juu ya maendeleo mapya ambayo yametokea tangu mkutano uliopita. Hii inaweza kuwa chochote - kwa mfano, shida mpya zinazoikabili biashara au shirika, mabadiliko ya wafanyikazi, maendeleo ya mradi, na mabadiliko katika mkakati ambao yote yanaweza kujadiliwa hapa. Washiriki wa mkutano pia wanataka kusikia juu ya matokeo ya hatua maalum zilizochukuliwa kama matokeo ya mikutano iliyopita.
Hatua ya 4. Maliza biashara yote ambayo haijakamilika
Ikiwa kuna maswala na maamuzi ambayo hayajatatuliwa ambayo hayajachukuliwa kutoka kwenye mkutano uliopita, jaribu kuyatatua kabla ya kujadili maswala mapya. Kwa muda mrefu suala lililopita linasimamishwa, washiriki wachache watataka kuchukua jukumu lake, kwa hivyo jaribu kufafanua na kutatua biashara yoyote ambayo haijakamilika wakati wa mkutano. Kawaida, biashara ambayo haijakamilika huwekwa alama kama "isiyoamua" au "iliyowasilishwa kwa majadiliano zaidi" katika dakika za mkutano uliopita.
- Kulingana na utamaduni na kanuni unazofanya kazi, biashara yako au shirika linaweza kuwa na taratibu maalum za kufanya maamuzi - kwa mfano, washiriki wa mkutano wanaweza kuhitaji tu kufikia makubaliano ya wengi, au labda kikundi cha watu wa kiwango cha juu wana jukumu la kufanya maamuzi yote uamuzi.
- Kumbuka kwamba mambo mengine ni makubwa sana kumaliza wakati wa mkutano. Sio lazima ufikirie juu ya maendeleo ya muda mrefu ya miradi ambayo haijakamilika. Walakini, lazima uinue uamuzi au mradi ambao unahitaji hatua kwa wakati huu.
Hatua ya 5. Jadili biashara mpya
Ifuatayo, toa maswala yoyote, wasiwasi, na maswala ambayo yanahitaji kujadiliwa. Haya ni mambo ambayo kawaida hutokana na maendeleo yaliyotokea kati ya mikutano iliyopita na ya sasa. Jaribu kupata maamuzi madhubuti, dhahiri kutoka kwa washiriki - vitu vingi unavyoacha bila kujibiwa, ndivyo mambo mengi ambayo hayajasuluhishwa utaleta kwenye mkutano wako ujao.
Hatua ya 6. Soma hitimisho la mkutano
Baada ya kumaliza kushughulikia maswala yako yote ya zamani na ya sasa, tenga wakati wa kusoma hitimisho la mkutano kwa kila mtu aliyepo. Orodhesha maamuzi yote ambayo yamefanywa kila mmoja, na ikiwa ni lazima, eleza hatua maalum ambazo washiriki wanatarajiwa kuchukua kabla ya mkutano ujao.
Hatua hii ni muhimu - ni nafasi yako ya mwisho kuhakikisha kuwa kila mtu anaondoka kwenye mkutano akijua ni wapi mradi unasimama na ni nini kinatarajiwa kutoka kwao
Hatua ya 7. Malizia kwa kuweka misingi ya mkutano ujao
Mwishowe, sema nini kitajadiliwa kwenye mkutano ujao na, wakati umeanza kupanga, sema mkutano huo utafanyika lini na wapi. Hii inasaidia washiriki kuunda hali ya mwendelezo kutoka kwa mradi mmoja muhimu au uamuzi hadi mwingine na kuwapa muda wa kuendelea au kumaliza kazi waliyopewa.
Ni muhimu kutambua kwamba sio lazima kupanga mkutano mwingine ikiwa umeangazia maswala yote ya zamani na mapya kwenye mkutano wa sasa. Walakini, ikiwa kuna maswala yasiyotatuliwa ambayo yanahitaji mjadala zaidi au ikiwa unataka kuona maendeleo kwenye mradi fulani, mkutano mwingine unaweza kuwa wazo nzuri
Sehemu ya 3 ya 3: Kuongoza Mikutano Vizuri
Hatua ya 1. Mwongozo wa majadiliano, lakini usitawale
Jukumu lako kama kiongozi wa mkutano ni kuweka majadiliano yakiendelea vizuri. Jukumu lako sio kutoa maoni juu ya maswala yote au kuhakikisha kuwa majadiliano yanaendelea na ratiba iliyowekwa. Lazima uwe na kubadilika. Ruhusu washiriki wengine wazungumze kwa uhuru na wape mada mpya za majadiliano kuibuka hata kama hazimo kwenye ajenda. Huenda ukahitaji kumaliza mada kwa hila au ubadilishe mada fulani ya majadiliano ili kuweka majadiliano kwenye njia, lakini haupaswi kuhisi kama lazima udhibiti mambo yote ya mkutano. Baada ya yote, mikutano ni mchakato wa kushirikiana.
Wakati wa mkutano, zingatia ajenda yako. Ikiwa mkutano haupo kwenye ajenda, unaweza kuhitaji kuruka mada kadhaa za majadiliano au kuahirisha baadaye. Usiogope kufanya hivyo ikiwa mada inayojadiliwa ni muhimu sana
Hatua ya 2. Watie moyo washiriki wote kushiriki
Kama kiongozi wa mkutano, kazi yako ni kuhakikisha mkutano wazi na wenye tija. Ukigundua kuwa washiriki fulani ambao wana maarifa yanayohusiana na suala linalojadiliwa hawako wazi kwa kikundi, watie moyo wazungumze. Huna haja ya kuwapa changamoto au kuwaita moja kwa moja - sema tu kitu kama, "Nadhani utaalamu wa Bi Mitha utatumika hapa," na hiyo ni njia nzuri ya kupata washiriki wasio na bidii kushiriki katika mkutano.
Hatua ya 3. Hakikisha kila mtu anaelewa kile kinachojadiliwa
Ni ngumu kukumbuka kuwa kila mtu anayehudhuria mkutano ana uzoefu sawa au ujuzi wa mada ya majadiliano. Ili kuhakikisha washiriki wanatumia wakati wao kwa busara katika mkutano, unaweza kutaka kuchukua fursa kurahisisha kwa kifupi suala tata au mada. Washiriki ambao hawajui habari hii hakika wataithamini.
Hatua ya 4. Usipuuze maswali magumu au machachari
Ikiwa maswali kama hayo hayadhibitiwi na kiongozi anayefaa, mkutano huo hautakuwa na tija. Jaribu kuhakikisha kuwa masuala yote muhimu unayotaka kujadili yanajadiliwa kwenye mkutano. Usiruhusu washiriki kutoa lawama au kutoa visingizio visivyo wazi kwa maswala ambayo hayajasuluhishwa. Jaribu kufafanua na upate majibu ya maswala ambayo hakuna mtu anayetaka kujadili. Ingawa washiriki hawataki, ni maswali ambayo yanapaswa kujibiwa ili mkutano uwe na ufanisi.
Hakikisha maamuzi yote muhimu yamerekodiwa (ikiwa una mtu rasmi au mchukua noti, wape jukumu hili). Ikiwa unapaswa kupitia shida ya kuuliza swali gumu, utahitaji kuhakikisha kuwa majibu yako yameandikwa vizuri
Hatua ya 5. Tazama wakati wako
Kuna sababu mikutano ina sifa mbaya - kwa watu wengi, mikutano ni shughuli inayotumia wakati. Ili kuepusha mkutano unaoendelea kwa muda mrefu, tumia nguvu yako kama kiongozi kuweka mazungumzo yakiendelea. Usiogope kuweka mbali maswala au mazungumzo yasiyokuwa muhimu hadi mjadala unaofuata ikiwa mkutano utaonekana kama utadumu kwa muda mrefu kuliko vile ulivyotarajia. Lazima uwe tayari na tayari kurekebisha ratiba ili kuhakikisha kuwa hakuna wakati wa mshiriki anayepoteza.
