Wafanyakazi wenza hawatakuja ikiwa wamealikwa kwenye mkutano bila kusudi wazi. Ikiwa unasimamia kuweka ajenda ya mkutano, epuka hii kwa kubainisha mada ambazo zitajadiliwa katika mkutano na urefu wa muda utakaotumika kufunika kila mada. Kwa kuipanga na kuifanya kwa kadiri uwezavyo, unaweza kupata matokeo bora na washiriki wako wa mkutano hawajisikii kudharauliwa na wakati uliopotea.
Hatua
Sehemu ya 1 ya 3: Kujiandaa
Hatua ya 1. Uliza wenzako habari
Washiriki wa mkutano watahisi kuhusika zaidi ikiwa watahusika katika kuweka ajenda ya mkutano. Waulize wapendekeze mada wanayotaka kujadili na kisha kuiweka kwenye ajenda.
- Tuma barua pepe au kukutana na mfanyakazi mwenzangu ambaye ataalikwa siku chache kabla ya mkutano.
- Fanya hatua hii angalau siku 6-7 mapema ili wawe na wakati wa kuchangia. Hakikisha ajenda ya mkutano ni ya mwisho siku 3-4 kabla ya tarehe ya mkutano.
Hatua ya 2. Tambua lengo kuu au malengo kadhaa yatakayofikiwa
Hakikisha mkutano unafanyika na kusudi maalum, kwa mfano kufanya maamuzi, kushiriki habari, kupanga mipango ya kazi, au kutoa ripoti juu ya maendeleo ya kumaliza kazi. Huna haja ya kufanya mkutano ikiwa hauna kusudi.
Mikutano inaweza kufanywa kwa madhumuni kadhaa, kwa mfano kuripoti juu ya maendeleo ya kazi kama msingi wa kufanya maamuzi ya muda mrefu
Hatua ya 3. Zingatia mada zinazoathiri watu wengi
Mada zilizo na majadiliano ya kutosha yanayohusisha watu 2, haipaswi kujumuishwa katika ajenda. Chukua muda kutafuta suluhisho ambazo zinahitaji ushiriki wa watu wengi.
- Kwa mfano, fanya mkutano tofauti (nje ya mkutano) ikiwa wewe na mfanyakazi mwenzako mnataka kujadili mgawo mpya.
- Ikiwa unafanya mkutano kujadili shida ambayo ni watu wachache tu wanaweza kutatua, kukutana na washiriki ambao hawahusiki katika kujadili mada hiyo wanapaswa kuendelea kufanya kazi. Hii inawafanya wajisikie tamaa kwa sababu muda wao wa kufanya kazi unapotea. Kwa hivyo, tumia fursa hii vizuri iwezekanavyo kwa sababu kufanya mkutano ambao unahusisha watu wengi sio rahisi.
Hatua ya 4. Panga ajenda ya mkutano kwa kuchagua kwa kuchagua mada unayotaka kujadili
Vipa kipaumbele mada muhimu ambazo zinahitaji kujadiliwa kwenye mkutano kwa sababu huwezi kuweka mada zote kwenye ajenda.
- Kwa mfano, unaweza kutaka kuorodhesha "mazungumzo ya tarehe ya mwisho ya mradi", "mawasilisho ya ripoti ya maendeleo", "mipango mipya ya mradi", na "mapendekezo". Kwa sababu ya ufinyu wa wakati, haukujumuisha kikao cha mawazo katika ajenda ya mkutano.
- Fikiria ikiwa unahitaji kufanya mkutano na watu kadhaa kujadili ajenda kuu kwa kujiandaa kwa mkutano wa jumla.
Hatua ya 5. Orodhesha mada muhimu zaidi kwanza
Wakati wa kupanga mkutano, ni sera nzuri kuweka mada muhimu zaidi mwanzoni mwa mkutano. Kwa njia hii, washiriki wote wanaweza kujadili mada muhimu wakati akili zao ziko sawa na ziko sawa wakati mkutano unapoanza.
- Kwa mfano, panga "kufanya uamuzi" kisha "uwasilishaji wa ripoti ya maendeleo" (isipokuwa ripoti ya maendeleo inahitajika kwa uamuzi).
- Kwa kuongezea, mada muhimu zaidi zimejadiliwa ikiwa mkutano utahitaji kumalizika mapema au washiriki wa mkutano watalazimika kuondoka kwenye mkutano kabla ya mkutano kumalizika.
Hatua ya 6. Kadiria itachukua muda gani kufunika kila mada
Wakati hauwezi kuwa na uhakika itachukua muda gani kufunika kila mada, fanya kadirio. Fikiria mkutano huo utadumu kwa muda gani na mada ngapi zitashughulikiwa. Tenga muda zaidi kwa mada muhimu zaidi.
- Kwa mfano, tenga dakika 30 kwa taarifa ya maendeleo, dakika 10 za majadiliano, na dakika 10 za kuweka tarehe mpya.
- Mara nyingi, ajenda za mkutano haziwezi kukamilika kwa sababu hakuna mgao wa muda kwa kila mada. Fanya mgawanyiko wa muda kabla mkutano haujafanyika ili kuhakikisha mada zote kwenye ajenda zinaweza kujadiliwa hadi kukamilika.
- Fikiria idadi ya washiriki wa mkutano walioalikwa wakati wa kuhesabu muda wa ziada. Ikiwa mkutano utahudhuriwa na watu 15 na unatenga dakika 15 kwa kila mada, hii inamaanisha kuwa kila mtu anapata takriban dakika 1 ya muda wa kuongea kwa mada. Ingawa sio kila mtu alizungumza, wakati uliopewa ulikuwa mfupi sana.
Sehemu ya 2 ya 3: Kuandaa Ajenda za Mkutano
Hatua ya 1. Andika kichwa cha ajenda ya mkutano
Tumia kichwa cha ajenda ya mkutano kumjulisha msomaji kuwa anasoma ajenda iliyo na mada inayojadiliwa. Baada ya kuamua kichwa, iweke juu ya hati tupu. Chagua kichwa ambacho ni rahisi na moja kwa moja.
- Mifano ya majina ya ajenda za mkutano: "Ajenda ya Julai: Jadili Mawazo Mapya ya Mradi" au "Ajenda ya Agosti 2018: Kupanua Mwisho wa Mradi".
- Andika ajenda ya mkutano ukitumia fonti ya biashara, kama vile Times New Roman au Calibri.
Hatua ya 2. Chukua muda wa kuwasalimu na kuwashukuru washiriki kwa kuhudhuria mkutano
Tumia fursa hii kuwasalimia washiriki. Kwa wakati huu, wewe au mwenyekiti mwingine wa mkutano unaweza kufungua mkutano na kuelezea mada kuu zitakazojadiliwa.
- Ikiwa washiriki wengi wa mkutano hawajuani, chukua muda kupunguza mhemko.
- Ikiwa unataka kupanga ajenda ya mkutano kwa mkutano muhimu, kama mkutano, wakati unaohitajika kufungua mkutano kawaida ni mrefu. Kwa mikutano ya kawaida ya ofisi, kikao cha ufunguzi kawaida huchukua dakika chache tu.
- Ruhusu muda kutarajia mabadiliko kwenye ajenda mkutano utakapoanza.
Hatua ya 3. Jumuisha ajenda ya mkutano kwa njia ya maswali ili kuamsha hamu ya washiriki
Watajiuliza ikiwa unaunda ajenda ya mkutano kwa maneno machache tu. Maswali yana uwezo wa kufunua muktadha wa kujadiliwa ili washiriki wa mkutano wapate nafasi ya kufikiria juu yake mapema kabla ya mkutano.
- Kwa mfano, badala ya kuandika, "Kujadili Tarehe za mwisho za Mradi," ni pamoja na, "Je! Tarehe za mwisho za mradi zinahitaji kupanuliwa kadri mahitaji yanavyoongezeka?"
- Ikiwa ni lazima, toa maelezo mafupi chini ya swali.
Hatua ya 4. Orodhesha muda uliokadiriwa karibu na kila mada
Wakati makadirio ya wakati hayawezi kuwa kwenye ajenda, habari hii husaidia wafanyikazi wenza kuandaa au kuomba wakati wa nyongeza ikiwa inahitajika.
Pia walikuwa na wakati wa kufupisha ripoti kuwasilishwa kulingana na wakati uliowekwa
Hatua ya 5. Andaa mtiririko wa majadiliano kwa kila mada kwenye ajenda
Mtiririko wa majadiliano ni njia ya kujadili kila mada. Kwa mfano, wakati wa kujadili kupanua tarehe ya mwisho ya mradi, kila mtu atajadili kulingana na mtiririko uliopangwa mapema. Kwa hivyo, washiriki wote wa mkutano watakuwa na mtazamo sawa.
Kwa mfano, mkutano utajadili kuongeza muda wa mwisho wa mradi ili kukidhi mahitaji yanayoongezeka. Kwa hilo, andaa mtiririko wa majadiliano ulio na "dakika 10 za kujadili maendeleo ya kazi hadi leo; Dakika 15 za kuamua jinsi ya kuongeza uzalishaji; Dakika 10 za kuzingatia mambo mazuri na hasi; Dakika 5 kuamua ikiwa tarehe ya mwisho imeongezwa au la"
Hatua ya 6. Amua ni nani atakayeongoza mjadala wa kila mada
Weka jina lake karibu na mada ili aweze kujiandaa. Thibitisha jukumu hili na mtu anayehusika siku chache kabla ya mkutano na uweke kwenye ajenda.
Ikiwa utaongoza mkutano huo mwanzo hadi mwisho, orodhesha hii chini ya kichwa cha ajenda ya mkutano
Hatua ya 7. Tenga wakati ikiwa kuna spika za wageni katika mkutano
Ikiwa mkutano utakuwa na spika kadhaa za wageni zinazojadili mada muhimu, utahitaji kutenga wakati wa mkutano kwao. Weka ratiba katika ajenda ili kila mgeni apate nafasi ya kuzungumza hata ikiwa anataka kujadili mada kadhaa. Kwa hivyo, wanaweza kutayarisha habari itakayowasilishwa vizuri iwezekanavyo.
Siku chache kabla ya mkutano, piga simu kwa spika mgeni kuuliza juu ya urefu wa muda unaohitajika kujadili mada unayotaka kuangazia. Hii itakusaidia kupanga ratiba yako ili wasigombane
Hatua ya 8. Chukua muda kujadili mambo mengine
Panga kikao hiki mwishoni mwa mkutano. Tumia fursa ya kikao hiki kuuliza washiriki wote ikiwa kuna kitu kingine chochote ambacho wangependa kujadili kabla ya mkutano kufungwa. Kwa kuongezea, bado wanaweza kuwasilisha vitu ambavyo vimekosa au ambavyo havijadiliwa.
- Kwa kujumuisha kikao hiki kwenye ajenda, mwalikwa anajua kuwa anaweza kuchangia hata kama kile anachotaka kuwasilisha hakijumuishwe katika ajenda ya mkutano.
- Ruhusu muda wa maswali na majibu katika kikao hiki.
Sehemu ya 3 ya 3: Kukamilisha Ajenda ya Mkutano
Hatua ya 1. Orodhesha maelezo yanayohusiana na mwenendo wa mkutano
Andika wakati, tarehe, na eneo la mkutano kwenye ajenda pamoja na majina ya washiriki ambao wanaweza kuhudhuria mkutano huo. Kwa njia hiyo, tayari wanajua watakutana na nani kwenye mkutano wakati wanapokea mwaliko.
- Ni wazo nzuri kujumuisha majina ya washiriki ambao kawaida huhudhuria mkutano, lakini hawawezi kuhudhuria wakati huu. Eleza wazi kwamba jina haliwezi kuhudhuria mkutano.
- Ambatisha ramani ya eneo kwa watu ambao hawajui mkutano unafanyika wapi.
Hatua ya 2. Sema mambo ambayo yanahitaji kutayarishwa kabla ya mkutano
Wafahamishe wafanyakazi wenzako ambao wamealikwa ikiwa kuna vitu wanahitaji kujiandaa mapema, kama kusoma ripoti, kukusanya habari kuamua suluhisho, au kutambua shida.
Jumuisha habari hii chini ya ajenda ya mkutano kwa kutumia herufi nzito au zenye rangi ili iwe wazi na rahisi kusoma kwa washiriki wote wa mkutano
Hatua ya 3. Angalia ajenda ya mkutano kwa uangalifu kabla ya kuisambaza ili kusiwe na makosa
Ajenda ya mkutano ni muhimu kwa watu walioalikwa. Kabla ya kusambaza, angalia ajenda ya mkutano ili kuhakikisha kuwa habari imeandikwa kabisa na kwa usahihi na hakuna typos. Mbali na kuonyesha maadili ya juu ya kazi, njia hii inaonyesha kwamba unazingatia maelezo na kuyathamini.
Hatua ya 4. Sambaza ajenda siku 3-4 kabla ya mkutano
Wenzako ambao wanapokea mwaliko bado wana wakati wa kujiandaa ikiwa wamesoma ajenda ya mkutano siku chache zilizopita, lakini usitume mapema sana kwa sababu kuna uwezekano wa kupuuzwa.
Ikiwa unataka kufanya mkutano muhimu wakati wa mkutano, andaa ajenda miezi kadhaa mapema
Vidokezo
- Tumia muundo wa ajenda ya mkutano unaopatikana katika programu ya Neno. Programu nyingi za kuunda hati, kama Microsoft Office, Kurasa za Mac, nk. ambayo hutoa fomati za hati za kibinafsi na za kitaalam, kwa mfano kupanga haraka na kwa urahisi ajenda za mkutano.
- Ikiwa kuna muundo wa ajenda ya mkutano katika kampuni yako, tumia fomati hiyo.
- Hakikisha mkutano unakwenda kulingana na ratiba iliyopangwa tayari, lakini badilika. Unahitaji kufuatilia mkutano kwa kuangalia saa mara kwa mara. Ikiwa majadiliano ya ajenda ya kwanza yamekamilika, waelekeze washiriki kuendelea na mkutano kwa kujadili ajenda inayofuata. Unaweza kusema kwa heshima, "Tutashughulikia mada inayofuata ili mkutano uishe kwa ratiba."
