Kwa wale ambao hufanya kazi katika Idara ya Rasilimali (HR), kulazimika kukataa waombaji waliohitimu kwa nia ya kuajiri wagombea bora ni jukumu ngumu. Walakini, usijali kwa sababu kwa kweli, kuna vidokezo rahisi ambavyo unaweza kutumia ili kurahisisha mchakato. Kwa mfano, ikiwa mgombea anayehusika amepitia hatua ya mahojiano, ni bora kufikisha kukataliwa kwa njia ya simu. Ikiwa sivyo, haifai kamwe kuumiza kukataliwa kupitia barua pepe rasmi. Chochote unachochagua, weka uamuzi wako sawa bila kuacha adabu.
Hatua
Njia 1 ya 2: Kuwasiliana na Mgombea kwa njia ya simu
Hatua ya 1. Wasiliana na mwombaji kwa simu
Wakati kukataa ombi la kazi kupitia barua pepe huhisi raha zaidi kwako, haswa ili kuepuka machachari yoyote yanayowezekana, kwa kweli kuzungumza kwenye simu bado kunajisikia heshima na mtaalamu zaidi. Kwa hivyo, chagua chaguo hili kukataa waombaji ambao umekutana nao kibinafsi wakati wa mchakato wa mahojiano.
Piga simu mwombaji anayehusika wakati wa masaa ya kazi ili kuhakikisha kuwa hapati chakula cha jioni alipoitwa
Hatua ya 2. Usipunguze maneno
Weka mazungumzo mafupi na kwa uhakika, haswa chini ya dakika 5. Onyesha kuwa unathamini wakati wako na hautaki kuipoteza kwa kutotaja maisha yake ya kibinafsi, kufanya utani, au kuuliza juu ya hali ya hewa!
Kwa mfano, kwa kweli itakuwa mbaya kusema, "Hi Beni! Huyu ni Susan kutoka Vitamini Ulimwengu. Ilikuwa furaha kukuhoji jana. Ndio, hali ya hewa ikoje sasa? Alisema kulikuwa na onyo kali la upepo? Eneo lenu liko salama, sivyo?”
Hatua ya 3. Eleza kuwa kampuni imeamua kumpa nafasi mgombea mwingine
Eleza kwa heshima kwamba unafurahi kukutana na mwombaji kupitia mchakato wa mahojiano na kwamba ulimchukulia kama nafasi hiyo, ingawa uliamua kupitisha nafasi hiyo kwa mgombea mwingine. Ni wazo nzuri kusema haya yote mara tu utakaposema "Halo" kwa hivyo mazungumzo hayaishii sana.
Jaribu kusema, “Hujambo Ruth, mimi ni Dika Firza kutoka Kampuni ya Teknolojia ya AAA. Binafsi, ningependa kukushukuru kwa kukubali kuhudhuria mahojiano ya kazi ya wiki iliyopita. Tulifurahiya sana mkutano huo na tunakubali kwamba historia ya kazi yako inavutia sana. Kwa bahati mbaya, tumeamua kumpa nafasi mgombea mwingine.”
Hatua ya 4. Eleza nguvu au uwezo maalum wa mgombea uliyemchagua mwishowe
Kwa ujumla, waombaji wengi wanataka kujua sifa za mgombea aliyechaguliwa ikilinganishwa na kile wanachopaswa kupeana kampuni. Ingawa kuelezea historia ya kazi ya mgombea aliyechaguliwa kwa undani ni kupoteza muda, bado unahitaji kuelezea faida zingine muhimu anazopata mgombea aliyechaguliwa ili iwe nyenzo ya kutafakari kwao.
- Kwa mfano, unaweza kusema, "Wakati tunathamini sana uzoefu wako mkubwa, mgombea tuliyemchagua ana shahada ya uzamili na kiwango cha elimu cha mgombea ni jambo muhimu sana la kuamua kwetu."
- Au, "Mgombea tuliyemchagua amefanya kazi katika nafasi ile ile katika kampuni nyingine, kwa hivyo tunaamini kuwa mchakato wa mpito utakuwa rahisi baadaye."
Hatua ya 5. Eleza kuwa pamoja na waombaji husika, bado kuna watahiniwa wengi ambao hawana sifa ya chini
Kimsingi, waombaji ambao wanajua kuwa wamehitimu wanaweza kuhisi kusalitiwa wanapokataliwa na kampuni wanayoiomba. Katika hali nyingine, pia kuna waombaji ambao wanadhani kukataliwa ni kwa kibinafsi. Ili kushinda hili, usisahau kumkumbusha mwombaji anayehusika kuwa anashindana na watu wengi ambao hawana sifa kidogo!
Jaribu kusema, "Ingawa wewe ni mgombea mwenye nguvu sana kujaza nafasi hii, lazima tukubali kuwa mashindano ya wagombea wakati huu ni mkali sana. Samahani kwamba hukufanikiwa kushinda mashindano haya, sawa?”
Hatua ya 6. Waalike kuungana na kampuni yako kwenye media ya kijamii
Kwa kuwa kukataliwa ni mada isiyofurahi kuzungumzia, jaribu kupunguza hali ya moyo kwa kuwaalika kuungana na kampuni yako mkondoni. Kwa kufanya hivyo, unathibitisha pia kuwa kukataliwa ni mtaalamu, sio kibinafsi.
- Unaweza kusema, “Tutakufikiria tena ikiwa kuna nafasi nyingine katika kampuni. Je! Ungependa kutuma mwaliko wa rafiki kwenye akaunti yetu ya HR LinkedIn?”
- Au, unaweza pia kusema, "Kwa kweli, kampuni yetu inabuni mipango ya kufurahisha inayotekelezwa katika siku za usoni. Ili usikose habari, unaweza kuendelea kuangalia vipakuzi kwenye Facebook au Twitter yetu, sawa!”
Hatua ya 7. Maliza mazungumzo ikiwa mwombaji husika anajaribu kubishana na uamuzi wako
Katika visa vingine, waombaji waliokataliwa wanaweza kusema, “Nipe nafasi nyingine ya kuhoji. Ninahakikishia uamuzi wako utabadilika!” au "Kampuni yako ilifanya makosa kwa sababu nilikuwa mgombea bora." Ikiwa hali kama hiyo inatokea, usishiriki katika mchakato mrefu wa majadiliano juu ya maamuzi ya kampuni au nguvu na udhaifu wa historia ya ajira ya mwombaji.
Ili kumaliza mazungumzo kwa adabu, jaribu kusema, "Ingawa tumeajiri mtu mwingine, hiyo haimaanishi kuna kitu kibaya na wewe. Nina hakika utapata kazi sahihi katika siku za usoni.”
Hatua ya 8. Watie moyo wagombea waliohitimu sana kuomba tena baadaye
Kwa sababu tu mwombaji hastahili kujaza nafasi unayotafuta, haimaanishi kuwa hatastahili kujaza nafasi zote katika kampuni yako, sivyo? Ili usipoteze uhusiano ambao umeanzishwa pamoja naye, jaribu kumwelezea kwamba hata ikiwa hafai kwa nafasi iliyoombewa, bado unataka kuanzisha uhusiano mzuri wa kitaalam naye. Pia eleza kuwa fursa bora za kazi ndani ya kampuni yako zitafunguliwa tena baadaye.
Sentensi moja unayoweza kusema ni, "Usisite kuomba tena, ikiwa kampuni yetu itafungua nafasi nyingine ya kazi katika siku zijazo! Ulikaribia kukubaliwa kwa nafasi hii kwa hivyo italazimika kujaribu tena ikiwa fursa itafunguliwa tena."
Njia ya 2 ya 2: Kuandika Barua pepe ya Kukataa
Hatua ya 1. Tuma barua pepe ya kukataliwa kwa mwombaji husika mara tu unapoamua kuajiri mgombea mwingine
Mara tu wewe au mtaalamu mwingine amechagua mgombea kujaza nafasi husika, mara moja tuma barua pepe ya kukataa kwa mwombaji aliyekataliwa baadaye. Kwa kufanya hivyo, mwombaji husika atapata uhakika na anaweza kutafuta fursa mpya za kazi mara moja.
Kwa kweli, barua za kukataa zinatumwa siku moja ya biashara baada ya uamuzi kufanywa
Hatua ya 2. Tunga barua pepe ambayo sio zaidi ya sentensi 3-4
Kwa sababu mwombaji anayehusika bado hajachukua hatua ya mahojiano, hakuna haja ya kusita kutoa kukataa fupi na moja kwa moja. Hasa, anza barua pepe na jina kamili la mwombaji, kisha andika taarifa kama, “Asante kwa kuomba kama Mkurugenzi wa Ubunifu katika Wakala wa Matangazo wa ABC. Licha ya historia yako ya kuvutia ya kazi, tumeamua kupitisha msimamo huo kwa mgombea mwingine. Tunakutakia kila la kheri katika maisha yako ya baadaye."
Jumuisha jina lako kamili mwishoni mwa barua pepe, kisha utume barua pepe mara tu utakapohakikisha kuwa hakuna makosa makubwa ndani yake
Hatua ya 3. Hakuna haja ya kuomba msamaha kwa kukataliwa kwako
Kukubali kukataliwa kutoka kwa kampuni unayoomba sio rahisi, lakini kwa sababu ya kuweka kipaumbele taaluma, usiombe msamaha au kutenda kama haukubaliani na uamuzi wa kampuni kutomuajiri mwombaji husika. Hata ikiwa kuna tofauti ya maoni ndani ya duru za ndani za kampuni, usiruhusu mwombaji ajue juu yake.
Kwa mfano, usiandike, "Ingawa ningependa kukuajiri, kwa bahati mbaya meneja wa idara ya HR ana maoni tofauti."
Hatua ya 4. Toa majibu mafupi na ya moja kwa moja wakati mwombaji anauliza swali kwenye barua pepe ya jibu
Ikiwa mwombaji anajibu kwa barua pepe yako na swali juu ya sifa za mgombea aliyechaguliwa ambaye hana, jibu tu swali kwa sentensi fupi 3-4. Kumbuka, mwili wa barua pepe yako unapaswa kuwa mfupi, moja kwa moja, na lengo ili mchakato wa ubadilishaji wa barua pepe usichukue muda mrefu sana.
Kwa mfano, toa jibu kama, "Wakati historia yako ya kazi na uzoefu wako unahimiza sana, kwa bahati mbaya mara nyingi huna kazi kwa muda mrefu na ndio sababu waajiri huajiri wagombea wengine."
Vidokezo
- Usiruhusu mazungumzo ya simu yaendelee kwa muda mrefu. Kumbuka tu waombaji kwamba kwa kweli wanashindana na washindani wengi sana na hata ikiwa watashindwa wakati huu, bado wanaweza kuomba nafasi zingine ambazo zitafunguliwa baadaye. Kwa maneno mengine, fanya mazungumzo ya simu kuwa mafupi na kwa uhakika, kisha maliza mazungumzo kwa adabu chini ya dakika 5.
- Wakati wowote kampuni yako inapofungua kufungua kazi, ni bora kuhoji tu watu 5-6. Kwa njia hiyo, unahitaji tu kufikia watu 4-5 kwa simu kuelezea kukataa.
- Kamwe usiwadanganye waombaji juu ya sababu za kukataa kwao. Kwa hivyo, vipi ikiwa mtu anayehusika anakataliwa kwa sababu utendaji wake wakati wa mahojiano ni mbaya sana? Endelea kujaribu kufikisha habari kwa njia ya kistaarabu zaidi.
