Watu wengi hutumia ajenda kupanga shughuli za kibinafsi, za kitaalam, za kijamii, au za kielimu. Unaweza kutumia daftari, kitabu, kalenda ya ukuta, kompyuta, au programu ya simu kama ajenda yako. Kwa vyovyote vile, angalia mapendekezo kadhaa hapa chini ili kufanya ajenda yako iwe rahisi na muhimu.
Hatua
Hatua ya 1. Chagua ajenda sahihi
Kwa kuwa mahitaji ya kila mtu ni tofauti, fikiria mambo yafuatayo wakati wa kuchagua ajenda:
- Rahisi kubeba. Je! Unahitaji kuleta ajenda na wewe kwenye mkutano au shughuli nyingine? Ikiwa ni hivyo, chagua ajenda ambayo inaweza kuhifadhiwa mfukoni au mkoba.
- Upatikanaji wa nafasi ya kuandika. Hata kama unapenda ajenda zilizopambwa na picha nzuri au sentensi zenye ujanja, hakikisha kuna nafasi ya kutosha kurekodi ratiba za kina na mipango ya shughuli.
- Umbiza kama inahitajika. Kuna fomati kadhaa za ajenda, kwa mfano: ajenda ya kila mwaka (Januari-Desemba), ajenda ya masomo (Agosti-Julai), ajenda iliyo na karatasi tupu za noti ndefu, au kwa njia ya vitabu vilivyochapishwa na muundo wa kila siku, kila wiki, kila mwezi. Tafuta ajenda inayofaa zaidi katika maduka ya vitabu, haswa mwishoni mwa mwaka au mwanzoni mwa mwaka wa masomo wakati ajenda zinauzwa.
- Upatikanaji wa maeneo ya kuhifadhi habari zingine. Je! Unahitaji ukurasa maalum wa kurekodi nambari za simu? Wapi kuhifadhi risiti za malipo? Laha ya kurekodi kazi za kila siku au jarida?
- Mwonekano. Je! Ajenda hiyo itatumiwa na familia nzima au kwa matumizi ya kibinafsi?
Hatua ya 2. Pata tabia ya kuleta kitabu cha ajenda na vifaa vya kuandika
Ikiwa unataka kufanya miadi, lakini ajenda imesalia nyumbani, huwezi kuandika au kuhakikisha ratiba imejazwa. Iwe unaiweka kwenye begi lako au unatumia programu ya simu, hakikisha ajenda yako iko pamoja nawe kila wakati:
- darasani.
- kwenye dawati.
- karibu na simu.
- wakati wa kusoma barua pepe.
- wakati wa mkutano, mkutano, au kusafiri.
- wakati wote.
Hatua ya 3. Panga uteuzi au kazi haraka iwezekanavyo
Pia andika shughuli kwenye ajenda muda mfupi kabla ya tarehe ya mwisho kama ukumbusho. Kwa mfano: Lazima ufanye nafasi kwa Agosti mnamo Aprili. Jumuisha kazi hiyo kama ratiba ya shughuli za Agosti na Aprili kama ukumbusho. Mfano mwingine: jikumbushe kununua kadi za pongezi zote mara moja kwa mwezi au mwaka ili uweze kuokoa wakati. Orodhesha shughuli zote mbili kwenye ajenda.
Hatua ya 4. Tumia ajenda mara nyingi iwezekanavyo
Soma kila wakati unapopanga shughuli mpya. Tenga muda kila asubuhi au kila usiku au kila asubuhi na jioni kujiandaa kwa shughuli za kesho au wiki ijayo. Tumia fursa hii kuandika habari unayokusanya siku nzima na hakikisha hakuna mizozo ya ratiba.
Hatua ya 5. Ikiwa unataka kutumia ajenda ya elektroniki kwenye kompyuta yako au simu, weka programu kuonyesha ukumbusho wakati fulani kabla ya tarehe ya mwisho
Programu zingine zinaweza kuweka sauti mapema mapema ili uwe na wakati wa kuandaa, kwa mfano, kumaliza kazi ya shule, kuandaa vifaa vya uwasilishaji, au kusafiri kuhudhuria mkutano mahali pengine.
-
Ikiwa lazima ufanye shughuli nyingi, weka ukumbusho ili sauti mara kadhaa. Kwa mfano: weka ukumbusho wa kwanza kuagiza keki ya kuzaliwa wiki moja kabla ya sherehe na kisha weka ukumbusho wa pili ili uweze kuvaa, kuchukua keki, na kufika kwenye sherehe kwa wakati.
Weka Kalenda Hatua ya 5
Hatua ya 6. Ikiwa unatumia ajenda ya elektroniki, jifunze jinsi ya kutumia programu ya mpangilio wa mara kwa mara
Baadhi ya hafla au shughuli zitatokea tarehe hiyo hiyo, kwa mfano: siku ya kuzaliwa ya mwenzi, maadhimisho ya harusi ya wazazi, mihadhara au mikutano kila Jumanne saa 3, kodi inapaswa kulipwa kila tarehe 1. Weka ukumbusho kwenye kompyuta yako au simu ya rununu ili kukukumbusha shughuli za kawaida kila siku wiki, mwezi, au mwaka.
Hatua ya 7. Waambie watu wengine juu ya ratiba yako ya kawaida au shughuli zilizopangwa
Jumuisha pia eneo la tukio. Baada ya hapo, tuma mialiko kwa wafanyakazi wenzako au wanafamilia. Shiriki ratiba yako ya shughuli na wenzako au wanafamilia ili uwajulishe juu ya shughuli zako zilizopangwa.
Vidokezo
- Wakati wa kufanya ajenda ya mwaka ujao, soma ajenda ya mwaka huu tena. Andika tarehe zote unazofikiria ni muhimu. Pia andika shughuli za kila mwaka ambazo ni za kawaida, hata ikiwa haujafanya mipango maalum.
- Ratiba ni rahisi kubadilisha ikiwa unachukua maelezo na penseli au unatumia ajenda ya elektroniki.
- Pata ajenda inayofaa zaidi kwa kuchunguza njia anuwai na kuzingatia tabia zako.
- Ikiwa ni lazima, tumia rangi na stika kwa vitu kadhaa vinavyohitaji umakini, kuzifanya zionekane za kibinafsi zaidi, au za kupendeza zaidi. Ajenda haifai kuwa wazi na ya kuchosha.
- Fanya ajenda moja, angalau mbili; moja kwako, moja kwa familia. Utachanganyikiwa ikiwa utatumia ajenda nyingi.
- Tumia rangi angavu na weka ajenda mahali pazuri.
- Weka karatasi za habari unazohitaji kwenye ajenda. Ikiwa unapokea faili au karatasi iliyo na habari muhimu ambayo unahitaji kupanga, iweke kwenye ajenda. Weka faili mahali uliporekodi ratiba.
- Panga wakati wako wa bure. Tunahitaji muda wa kufanya shughuli za kufurahisha, kulala kwa kutosha, kuburudika, na kukaa na marafiki au wanafamilia. Ikiwa una shughuli nyingi, panga wakati wa bure na utumie zaidi.
