Kabla ya kuchukua nafasi mpya kazini, meneja wako au msimamizi kawaida atakuuliza uandamane na mfanyakazi ambaye ataendelea na kazi yako. Utayari wako wa kusaidia wakati wa kipindi cha mpito kwa kufanya maandalizi ya kina na makabidhiano ni njia ya kuhakikisha shughuli laini za kampuni na kujenga sifa nzuri wakati unabadilisha kazi au kuchukua msimamo mpya.
Hatua
Sehemu ya 1 ya 3: Kujiandaa kwa Msaada wa Kazi
Hatua ya 1. Alika bosi wako kujadili mpango wa makabidhiano
Kutana na bosi wako kujadili kwa kina ni nini unahitaji kufanya wakati wa mpito. Kulingana na kazi yako na mtindo wa uongozi wa bosi wako, anaweza kukuuliza uchangie mengi wakati wa makabidhiano, kwa mfano, ikiwa utaulizwa kufundisha au kumfundisha mfanyakazi mbadala kwa siku chache au wiki chache.
- Kawaida, lazima uandae hati kama uthibitisho wa makabidhiano rasmi.
- Jadili mpango huu na bosi wako. Uliza ni kiasi gani anatarajia kuchangia na ni nini unapaswa kuweka kipaumbele wakati wa mpito.
Hatua ya 2. Rasimu hati ya makabidhiano
Baada ya kujua kwa undani matarajio ya bosi, andika rasimu ya hati ya makabidhiano. Mbali na kukusaidia kujiandaa, hati hii ina majukumu na habari ambayo lazima igeuzwe wakati wa mpito. Ifuatayo lazima ijumuishwe kwenye hati ya makabidhiano:
- Maelezo ya kina kuhusu shughuli za kila siku, vipaumbele vya kazi na kazi.
- Maelezo ya mambo muhimu ya kufanya na majukumu ambayo lazima yatimizwe katika nafasi yako ya sasa.
- Kinachotarajiwa kwa mtu atakayekubadilisha.
- Orodha hiyo ina faili muhimu ambazo zinapaswa kuwasilishwa, kama makubaliano au mpango wa kazi.
Hatua ya 3. Kukamilisha majukumu ambayo hayajakamilika
Ikiwa lazima ubadilishe kazi mara moja, jaribu kumaliza kazi yoyote inayoendelea. Mbali na kutoa kuridhika kutoka kwa mafanikio haya, unawasaidia pia wengine kuanza kazi zao kutoka mwanzoni. Kwa njia hii, utaweza kuacha maoni mazuri na ujenge sifa nzuri.
- Hata ni ngumu kiasi gani, fanya bidii ikiwa kuna kazi ambayo inakaribia tarehe ya mwisho.
- Kukamilisha kazi mpya ambayo inakaribia tarehe ya mwisho inaweza kuwa ngumu sana kwa watu ambao bado hawaelewi ugumu huo.
Hatua ya 4. Ongea na wafanyakazi wenzako
Kabla ya kipindi cha mpito kuanza, tenga wakati wa kujadili na wafanyikazi wenzako kuhusu mpango wa makabidhiano na uliza ni vipaumbele vyako vipi. Ikiwa kuna suala jipya ambalo haujui, chukua fursa hii kutafuta habari na ujue suluhisho.
- Maswala mapya kawaida hayana athari kubwa mbele ya hoja, lakini yanaweza kupitishwa kwa mtu ambaye atakubadilisha ikiwa tayari unajua juu yake.
- Tumia fursa hii kushiriki mipango yako na tarehe za kusonga na wafanyikazi wenzako. Pia wajulishe kuhusu kipindi cha mpito ili waweze kujiandaa.
- Unahitaji kuwaambia wafanyikazi wenzako juu ya mipango yako ya kusonga kwani uzalishaji wa kazi huwa unapungua wakati wa kipindi cha mpito.
Hatua ya 5. Andaa hati rasmi ya makabidhiano kwa maandishi
Hatua ya mwisho ya kujiandaa kwa kipindi cha mpito ni kutoa hati rasmi ya makabidhiano. Wakati wa kuandaa rasimu, orodhesha na ueleze habari zote muhimu kisha ujadili na wakuu na usimamizi ambao wataathiriwa na mpango huu. Kamilisha makaratasi ya makabidhiano na upeleke kwa mrithi wako siku chache kabla ya kuanza kazi. Yaliyomo yanaweza kutofautiana kwa kazi, lakini hati ya makabidhiano inapaswa angalau kujumuisha yafuatayo:
- Orodha ya kazi na ratiba ya kazi.
- Habari kuhusu kazi inayoendelea.
- Kalenda ina shughuli zilizopangwa na muda uliopangwa.
- Maelezo ya neno kuu na taratibu za kuingia.
- Orodha ya anwani zinazohusiana na kazi.
- Mwongozo wa kufikia faili na saraka kwenye kompyuta.
Sehemu ya 2 ya 3: Kupitia Mpito
Hatua ya 1. Chukua muda mwingi iwezekanavyo
Baada ya mfanyakazi aliyekuchukua nafasi yako kuanza kufanya kazi, labda haujahama na umeulizwa uandamane naye mpaka aelewe kazi yake. Urefu wa kipindi cha mpito hauna uhakika, inaweza kuwa siku au wiki. Walakini, kadiri unavyojipa wakati mwingi, habari zaidi unaweza kuwasilisha.
Ili kuhakikisha kuwa unatoa habari kamili na kwamba hakuna kinachokosekana, shirikisha mbadala wako katika shughuli anuwai za kila siku
Hatua ya 2. Tuma nyaraka muhimu moja kwa moja
Katika kipindi cha mpito, itabidi uwape data muhimu na nyaraka kibinafsi. Kwa njia hii, unaweza kuhakikisha kuwa vitu muhimu vinafanywa vizuri na vipaumbele vimefafanuliwa wazi. Kwa kuongezea, nyinyi wawili bado mna muda wa kujadili habari ambayo inahitaji kujadiliwa zaidi kabla ya kuhamia.
- Chukua nafasi hii kumwelezea habari muhimu na anaweza kuuliza vitu muhimu sana kupeana zawadi nzuri.
- Wakati wa kujadili, pata muda kutoa muhtasari wa hali ya kazi na ueleze muktadha wa mazungumzo ili hakuna habari inayokosekana.
Hatua ya 3. Jitahidi kutoa msaada
Ikiwa nyinyi wawili bado munafanya kazi katika ofisi moja, muwe wenye kuunga mkono na wenye bidii. Ikiwa kuna shida, toa usaidizi kwa kutambua sababu na kutafuta suluhisho pamoja. Wafanyakazi wapya kawaida huhisi wasiwasi au wasiwasi siku chache za kwanza na hawatakusumbua kwa kuuliza maswali.
- Weka wazi kuwa unapatikana kutoa msaada na usaidizi ikiwa inahitajika.
- Kwa njia hii, nyote wawili mnaweza kusaidiana kutimiza majukumu wakati wa mpito.
Hatua ya 4. Fanya mkutano wa mwisho kujadili makabidhiano hayo
Kabla ya kuendelea na kufanya makabidhiano kamili, fanya mkutano na mtu ambaye atakubadilisha. Muombe aandae maswali na aandike maelezo na mambo ambayo amekuwa akishughulikia. Mkutano huu ni fursa nzuri ya kuhakikisha kuwa anaelewa jukumu na majukumu yake.
- Maswala yote ambayo yanahitaji ufafanuzi zaidi yanaweza kujadiliwa katika mkutano.
- Kulingana na unafanya kazi wapi, fikiria ikiwa umualike bosi wako kwenye mkutano au la.
- Lazima umwambie bosi wako wakati na wapi mkutano utafanyika. Muulize ikiwa ana maoni yoyote au habari ambayo angependa kushiriki.
Sehemu ya 3 ya 3: Kuandaa Mpango wa Maendeleo wa Muda Mrefu
Hatua ya 1. Eleza msaada na mafunzo yaliyotolewa na kampuni
Wakati wa kukabidhi, onyesha utayari wa kuchangia kwa kufungua nafasi nzuri ya kufanikiwa kwa wengine. Badala ya kuacha tu kazi na kufanya kazi, mpe ushauri wako mbadala ili aweze kujiendeleza kitaaluma na kutoa msaada kwa bosi wake wa zamani ili awe na afya njema kila wakati na anafanya kazi vizuri.
- Kutoa habari zinazohusiana na programu ya mafunzo.
- Unapoanza kufanya kazi, unaweza kuwa umehudhuria mafunzo kurekebisha na kuongeza maarifa yako.
- Usisahau kupitisha habari hii kwa mtu anayeendelea na kazi yako na umtie moyo atumie fursa hiyo vizuri.
Hatua ya 2. Usipuuze utamaduni wa kazi
Ikiwa kwa muda bado una muda wa kufanya kazi na mtu ambaye atachukua nafasi yako, usizingatie tu mambo ya kiufundi ya kazi hiyo. Kila ofisi ina mazingira ya kipekee ya kazi na tamaduni ambayo inaweza kuwa kubwa au ya kutatanisha kwa wageni. Chukua muda kuelezea vitu na hali halisi za ofisi.
- Mchukue karibu na ofisi na kumtambulisha kwa wafanyikazi wote.
- Eleza majukumu na majukumu ya wafanyikazi wapya na waliopo.
- Ikiwa kama mwajiriwa mpya anapata kazi tofauti au majukumu yake na vipaumbele vya kazi vimejikita katika vitu tofauti, hakikisha mfanyakazi wa zamani anaelewa hili.
Hatua ya 3. Toa maelezo ya kina ya mawasiliano
Ikiwa unataka kumsaidia mfanyakazi mpya, mwambie jinsi ya kuwasiliana na wewe na umjulishe kuwa anaweza kuwasiliana nawe ikiwa ana shida kubwa au anahitaji habari. Walakini, sio kila mtu yuko tayari kusaidia baada ya kubadilisha kazi au kuchukua nafasi mpya. Hii kawaida huathiriwa na uhusiano na wakuu wa zamani.
- Mara nyingi, shida zinaweza kutatuliwa tu kwa kuwasiliana kupitia barua pepe.
- Hata kama umehama, kuwa tayari kusaidia kutakuonyesha maoni mazuri na kuboresha sifa yako.
