Sote tunajua kupangwa kazini ni muhimu, lakini watu wengi wana wakati mgumu kuifanya. Amini usiamini, kujipanga sio ngumu kama inavyoonekana. Marekebisho machache na suluhisho zitakufanya iwe rahisi kwako kuwa mtu aliyepangwa kuliko unavyofikiria.
Hatua
Njia 1 ya 4: Kuweka Mahali na Wakati
Hatua ya 1. Fuatilia shughuli zako
Tumia siku chache kuandikia au kuweka wimbo wa shughuli zako za kila siku. Kwa kuweka jarida, unaweza kuona ni vitu gani umefanya ambavyo haukugundua hapo awali. Kwa kuongezea, uandishi unaweza pia kukupa maoni kidogo juu ya mapungufu yako katika kupanga vitu na kuwa na tija. Zoezi hili lifanyike kwa lengo kubwa katika akili. Kupitia magogo ya shughuli, unaweza kuona ni shughuli gani ni kupoteza muda na ni shughuli zipi zinaweza kukusaidia kufikia malengo yako.
Hatua ya 2. Tambua wakati wako wa uzalishaji
Wengine wetu wanaamka mapema, na wengine sio. Labda tayari unajua wakati wako wa uzalishaji ni lini. Iwe unapendelea jioni, asubuhi, wakati wa chakula cha mchana, hata kabla au baada ya masaa ya juu ya siku ya kazi, tumia nyakati hizi kuongeza tija yako.
Hatua ya 3. Kipa kipaumbele kazi yako
Sote tunajua kuwa kazi zingine ni muhimu zaidi kuliko zingine, lakini hatuwezi kuzipa kipaumbele kila wakati. Kwa hivyo endesha mfumo wa upangaji alama kwa kuashiria kazi kuwa muhimu, na kuwa mwaminifu na mwenye kubadilika. Tumia vikumbusho, iwe kwa kutumia kalenda ya dijiti au noti zenye kunata kwenye kompyuta yako au kwenye dawati lako. Tenga wakati na nguvu zaidi kwa vitu ambavyo ni kipaumbele cha juu kwenye orodha yako. Mifano ni kazi nyeti za wakati kama kazi ambazo lazima zikamilishwe leo au kesho. Unapaswa pia kutoa kipaumbele kujibu wateja, wakubwa, au mtu mwingine yeyote anayelipa mshahara wako. Ikiwa haujui juu ya unyeti na umuhimu wa kazi, ni bora kumwuliza mtu.
Hatua ya 4. Kamilisha kazi ndogo mara moja
Sio kazi zote zinazopaswa kupewa kipaumbele na kupangwa kukamilika kwa muda uliopangwa. Kazi zingine hazihitaji kupanga au kupanga ratiba kwa sababu zinaweza kukamilika mara moja. Ikiwa ndivyo ilivyo, unaweza kumaliza kazi mara moja. Kwa hivyo, fanya sasa! Kwa kufanya kazi nyepesi mara moja, hautachelewesha.
Hatua ya 5. Panga zana na zana za kazi
Madawati yetu yanaweza kutoka kwa boti zenye fujo na zilizovunjika, na hii inaweza kukuzuia kuwa mtu aliyepangwa. Watu wengine hata wana sera ya "meza safi". Hata ikiwa sio lazima sana, ni bora kusafisha eneo lako la kazi.
- Safisha meza. Toa takataka zote na upange vitu unavyohitaji kwa utaratibu. Safisha dawati wakati wowote inapowezekana: wakati hakuna kazi ya kufanya ofisini, wakati wa mapumziko, au kati ya kazi.
- Mara moja safisha takataka yako. Kwa njia hiyo utakumbuka daima kusafisha dawati lako. Kwa kuongeza, unaweza kuepuka kukasirishwa na takataka ambayo imekusanya.
- Hifadhi vitu unavyohitaji katika eneo linaloweza kupatikana kwa urahisi. Kwa kweli sio kila kitu karibu na wewe ni takataka. Kuweka zana unazohitaji karibu pia kunaweza kuokoa wakati muhimu na nafasi ya kazi.
Hatua ya 6. Panga shughuli na mikutano
Watu wengine hupanga tu mikutano, lakini sio na shughuli kwenye orodha yao ya kufanya. Kupanga kazi muhimu na mikutano inaweza kusaidia sana. Kwa mfano, unaweza kupanga siku zako kwa kufanya mikutano Jumanne na Alhamisi tu. Tengeneza nafasi katika ratiba yako ya "wakati wa ubunifu" au kwa isiyotabirika.
- Tumia ratiba na meneja wa kalenda. Unaweza kuunda meneja wa ratiba yako kwa kutumia karatasi na kalamu, au inaweza kuwa programu na programu, kama vile iCalendar au Google Now.
- Panga shughuli zako. Kuainisha au kuweka rangi kwenye shughuli zako inaweza kuwa ukumbusho wako wa kuona wa kile muhimu. Kwa mfano, aina unazounda zinaweza kuwa: mawasiliano, miradi, hafla, mikutano, kujadiliana, mapumziko, na wakati wa mazoezi.
- Tumia teknolojia kudhibiti ratiba yako. Mameneja wa ratiba mkondoni na majukwaa ya barua pepe, kama vile Outlook, yanaweza kuchanganya orodha za kufanya, kalenda, na orodha za anwani. Meneja wa ratiba hii sio tu anaboresha ufanisi wako lakini pia anaweza kurahisisha mawazo yako.
- Washa kazi wakati wowote inapowezekana. Katika siku ya kazi yenye shughuli nyingi, huwa unasahau kuwa sio lazima ufanye kila kitu peke yako. Acha kazi yako kwa msaidizi, au ikiwa umejaa kazi, waulize wenzako wakusaidie na kazi maalum. Unaweza kurudisha neema kwa msaada wa mwenzako wakati kazi inapoanza kupunguka.
Njia 2 ya 4: Kuandaa barua pepe kwa utaratibu
Hatua ya 1. Angalia barua pepe yako kwa wakati uliopangwa
Sio lazima kila wakati uangalie kikasha chako kwa sababu ujumbe mwingi sio muhimu kama unavyofikiria. Ikiwa unafanya kazi ambayo haiitaji ufuatiliaji wa haraka, angalia barua pepe yako mara kwa mara, karibu mara 3 hadi 4 kwa siku.
Hatua ya 2. Panga barua pepe
Tumia fursa ya folda na kipengele cha bendera badala ya kuruhusu ujumbe wako urundike kwenye kikasha chako. Kwa mfano, folda na folda ndogo zinaonekana katika Outlook au lebo nyingi na huduma za kikasha kwenye Gmail zinaweza kuwa na faida. Ikiwa wewe ni mwandishi wa habari, faili zako zinaweza kuitwa "Habari za Hivi Punde", "Habari za Baadaye", "Habari za Zamani", "Mahojiano na Rasilimali" na "Mawazo".
Futa na uweke kumbukumbu barua pepe zako. Hifadhi nyaraka muhimu na za zamani, kisha ufute zingine. Kama mfano hapo juu, "Habari za Zamani" ni kumbukumbu ya mwandishi wa habari. Unapoanza kufuta barua pepe za zamani, utaona ni barua pepe ngapi zinafaa kutupa badala ya kufungua. Watu wengine hata huamua kuwa na "sanduku la sanduku la sifuri", ambayo ni kwamba, hakuna barua pepe ambazo hazijasomwa au barua pepe kwenye sanduku lako. Mbali na kutumia faili na lebo, unaweza kumwagilia kikasha chako kwa kutumia zana ya kuhifadhi kumbukumbu, kufuta barua pepe za zamani, na kutumia programu ya kusafisha barua pepe
Hatua ya 3. Tumia njia zingine za mawasiliano zenye ufanisi zaidi
Wakati mwingine simu ya haraka ni sawa na barua pepe 10 za kutuma na kupokea. Ikiwa ndivyo, piga simu! Ikiwa unajua kuwa kubadilishana barua pepe kunaweza kuzuia majadiliano na inahitaji kufanywa huko na huko, ni bora kuwasiliana kupitia simu. Utapata maelezo zaidi kwa kupiga simu badala ya kuwa na majadiliano ya barua pepe marefu, ya muda mrefu, ya muda. Unaweza kuwatumia wenzako barua pepe na kusema, “Nina maswali mengi juu ya hili. Labda itakuwa rahisi kuzungumza kwa simu? Naweza kukupigia saa 5?”
Hatua ya 4. Punguza usumbufu
Mapumziko ya kimkakati yanaweza kusaidia kweli, lakini usumbufu wakati wa kazi ni tofauti. Kukatizwa kunaweza kupunguza kazi yako, kuvunja dansi yako, na kukufanya upoteze mwelekeo. Kwa hivyo, jaribu kutumia barua ya sauti wakati uko busy. Zana hizi sio za wakati tu hauko ofisini; zana hizi pia zinaweza kutumika unapokuwa na shughuli nyingi. Watu wengi wana sera ya "kufungua mlango", lakini sio lazima uweke mlango wako wazi kila wakati. Unaweza kuacha ujumbe mlangoni ambao unasema, "Kwenye simu", au "Chumba kinatumika. Tafadhali rudi tena au tuma barua pepe.”
Hatua ya 5. Tumia fursa ya wingu
Kompyuta ya wingu inafaa kuzingatia kwa sababu ni ya bei rahisi, ya kutisha, yenye ufanisi zaidi, na ni rahisi kusasisha. Yaliyomo kwenye wingu ni muhimu sana kwa sababu inaweza kupatikana kwenye vifaa anuwai: kompyuta, vidonge, simu mahiri, na zingine. Hifadhi ya wingu pia hufanya kama aina ya msingi na sekondari ya kuhifadhi nakala za dijiti. Jadili na msimamizi wa ICT au na mtoa huduma wa programu kwani unaweza kuwa tayari una nafasi ya bure ya kuhifadhi kwenye wingu au inapatikana kwa ada ya chini ya kila mwaka.
Hatua ya 6. Tumia alamisho mkondoni
Vivinjari vingi vina alama ya alama ya kuhifadhi na kupanga anwani zako za wavuti unazozipenda, au zile unazotembelea mara kwa mara ili ziweze kupatikana kwa urahisi na haraka. Tumia faida ya huduma hii ili usisahau tovuti muhimu kuangalia habari mpya.
Njia ya 3 ya 4: Kutumia wakati mwingi
Hatua ya 1. Epuka kufanya vitu kadhaa kwa wakati mmoja (kazi nyingi)
Wataalam wote wanaamini hii. Ingawa hii inaweza kuonekana haraka na baridi kwenye Runinga, kufanya vitu vingi kwa wakati mmoja sio sawa na kunaweza kuingiliana na ufanisi wa juhudi zako za kupangwa. Badala yake, ni bora kujitolea kabisa kwa kazi moja kwanza, kuishughulikia, na kuendelea na vitu vingine kwenye orodha yako.
Hatua ya 2. Jitengenezee ratiba
Kwa bahati nzuri, kazi nyingi hazihitaji kuunda ratiba ya kila siku kulingana na dakika. Walakini, kuashiria ratiba yako ya kila siku na kazi muhimu au hafla za siku zinaweza kukufanya uzingatie majukumu yako.
- Weka mipaka ya muda kwa shughuli fulani. Kazi zingine hazihitaji kuweka kikomo cha wakati, lakini zingine zinapaswa kuwekewa parameter ili kuongeza tija yako. Fikiria juu ya majukumu ambayo huchukua muda zaidi ya lazima, na uwekee kikomo cha wakati kwao baadaye.
- Tenga muda wa ziada kwa shughuli zingine. Kazi zingine, kama utakavyojifunza kutoka kwa uzoefu, kawaida huchukua muda mrefu zaidi kuliko inavyopaswa, lakini hilo sio jambo baya. Kwa aina hii ya shughuli, na hafla muhimu na mikutano, toa muda wa ziada kabla na baada.
Hatua ya 3. Tumia programu ya saa, saa ya saa, au programu ya saa ya kengele
Vitu hivi vinaweza kuwa na ufanisi wakati unatumiwa vizuri. Watu wengine huchagua kuweka kengele yao dakika 10, 15, au 30 kabla ya wakati unaohitajika kuwapa onyo la kutosha kabla ya kuanza shughuli. Unaweza pia kuweka zana ya ukumbusho (ukumbusho).
Hatua ya 4. Usicheleweshe
Jiulize ikiwa kweli unapaswa kuahirisha shughuli au ikiwa unataka tu kuwa wavivu. Ikiwa unahisi kutulia, usichelewe - fanya hivyo! Walakini, ikiwa ucheleweshaji wa shughuli hauwezi kuepukika, hakikisha unachukua maelezo na kupanga ratiba ya shughuli hiyo na mpango thabiti. Au, unaweza kufikiria mpango usiofaa. Kwa mfano, ikiwa itabidi ughairi mkutano wa ana kwa ana, unaweza kutaka kupiga simu ya mkutano au mkutano wa wavuti badala yake.
Njia ya 4 ya 4: Kudumisha Afya ya Kimwili na Akili
Hatua ya 1. Pumzika
Kupumzisha akili yako ni muhimu kudumisha tija yako na afya ya akili. Sisi ni kawaida busy sana kufanya kazi na kuwa na muda wa kupumzika. Kuchukua mapumziko hutupa mapumziko yanayohitajika ili kuongeza uzalishaji wetu. Walakini, mapumziko pia hutoa fursa ya kusimama na kuuliza ikiwa tunatumia vizuri wakati wetu au la.
Hatua ya 2. Kulala vizuri
Bila usingizi mzuri wa usiku, utahisi kizunguzungu, uchovu, au uchovu siku inayofuata. Hii inaweza kuingiliana na ratiba yako na ufanisi kazini. Fanya lengo la kupata masaa 7 hadi 8 ya usingizi usiokatizwa kila usiku.
Hatua ya 3. Usijilinganishe na wafanyakazi wenzako
Kazi nyingi za wenzako ni tofauti na kazi unayopaswa kufanya, na kila mtu ana njia yake ya kupanga kazi zao. Njia inayofaa na inayofaa kwa wafanyikazi wenzako haiwezi kukufanyia kazi, na kinyume chake.
Hatua ya 4. Kubali kuwa kujipanga ni mchakato unaoendelea
Usitarajie kuwa mkamilifu. Agizo ni mchakato mrefu ambao unahitaji umakini wa kila wakati. Hautakuwa na mpangilio mzuri kila siku, lakini kujaribu kuwa mtu wa kawaida kunaweza kuongeza ufanisi wako.
