Njia 3 za Kuwa na Ufanisi Zaidi Kazini

2024 Mwandishi: Jason Gerald | [email protected]. Mwisho uliobadilishwa: 2024-01-19 22:14

Hivi sasa, shinikizo la kazi linazidi kuwa kali. Mtu yeyote aliye na kazi ya wakati wote anajua kuwa siku ya wastani ya kazi haitoshi kila wakati kufanya kila kitu. Walakini, tija yako inaweza kuongezeka sana kwa kufuata tabia iliyoundwa ili kufanya kazi iwe bora zaidi. Mfanyakazi anayefaa hutumia wakati wote uliopo, akizingatia kabisa kazi muhimu zaidi kwanza. Kuwa na ufanisi kazini hakutaongeza tu tija yako na kuonyesha hii kwa bosi wako - pia itakufanya uridhike zaidi kwa sababu ulikuwa na siku yenye tija.

Hatua

Njia 1 ya 3: Kuunda Kuzingatia

Hatua ya 1. Kudumisha mahali pa kazi safi na maridadi

Kufikia ufanisi kazini wakati mwingine inaweza kuwa rahisi kama kusafisha mahali pa kazi. Sehemu ya kazi isiyo safi na safi itazuia uzalishaji wako. Ikiwa una shida kupata zana au nyaraka kila wakati kwa sababu ya hii isiyofaa, wakati wako umepotea. Weka vitu ambavyo unatumia kila siku - vitu vingine vinapaswa kuwekwa mbali na dawati lako lakini bado vinaweza kupatikana haraka.

• Ikiwa unafanya kazi ofisini, panga nafasi ya ofisi yako na dawati ili uweze kupata haraka na kwa urahisi chochote unachohitaji kwa kazi. Ikiwa haufanyi kazi ofisini, kanuni hizo hizo bado zinatumika. Kwa mfano, ikiwa unafanya kazi katika duka la kutengeneza baiskeli, weka vifaa vyako vikiwa safi na vimepangwa ili uweze kuzipata wakati unazihitaji. Karibu kila mahali pa kazi hufaidika kwa kuiweka safi.

  

• Wafanyikazi wa ofisi na wengine wanaoshughulikia idadi kubwa ya makaratasi lazima waanzishe mfumo wa kuweka kumbukumbu wenye mantiki na maridadi. Weka nyaraka unazotumia karibu karibu. Hifadhi nyaraka zingine kwa herufi au mpangilio mwingine.

Hatua ya 2. Hakikisha sehemu yako ya kazi imejaa vizuri

Hakikisha una vitu muhimu na zana za kazi yako. Ofisini, hii inamaanisha kuwa lazima uwe na zana kama vile ngumi ya shimo, stapler, kikokotoo, n.k. Nje ya mpangilio wa ofisi, zana ni tofauti, lakini kanuni bado ni ile ile - kuwa na zana unazohitaji kufanya kazi vizuri kabla ya kufika kazini.

• Inamaanisha pia kuhakikisha kuwa una hisa ya vifaa vyovyote ambavyo kazi yako inahitaji. Walimu wanahitaji chaki, seremala wanahitaji kucha, nk.
• Hakikisha vifaa vyako vinatunzwa vizuri. Chombo kimoja muhimu ambacho huvunja kinaweza kuvuruga utaftaji wa kazi wako wa siku nzima ikiwa huwezi kufanya kazi bila hiyo! Okoa wakati mwishowe kwa kutenga muda kidogo wa kusafisha mara kwa mara na kudumisha vifaa vyako.

Hatua ya 3. Weka ratiba iwe pamoja

Ikiwa una mpango, kwa kweli nadhani kazi yako itakuwa bora zaidi. Ili kufanya ratiba nzuri, jipunguze kwa kitabu kimoja tu cha mpangaji (na kalenda ya ziada kazini kwa muda mrefu). Usifanye kazi yako ngumu kwa kuweka daftari zaidi ya moja. Unahitaji kuwa na uwezo wa kuona katika sehemu moja kile unahitaji kufanya.

• Panga kila siku kwa kufanya orodha ya "kufanya". Anza na kipaumbele cha juu ili waweze kukamilika kwanza. Weka kazi zisizo muhimu sana mwishowe. Anza juu ya orodha. Ikiwa hautakamilisha orodha ya kufanya siku moja, kamilisha kazi ambayo haijakamilika ijayo.

  

• Weka tarehe za mwisho za miradi muhimu zaidi na uwe na ukweli na muda uliohitajika. Hautaki kujiwekea mazingira ya kutofaulu - ni bora kuuliza wakati wa ziada mwanzoni mwa mradi kuliko kuuliza wakati tarehe ya mwisho iko karibu.

Hatua ya 4. Ondoa usumbufu wako wa kibinafsi

Sehemu tofauti za kazi zitakuwa na usumbufu tofauti - kazi zingine zitasumbuliwa na wafanyikazi wenzao wenye kelele. Wengine wanaweza kuwa kimya sana, ambayo itakusumbua kwa sauti kidogo. Fanya kile unachopaswa kufanya ili uweze kuzingatia. Ikiwa unaruhusiwa kusikiliza muziki kazini, chukua kicheza mp3 na wewe ufanye kazi. Unaweza hata kufikiria kuchapisha maelezo mahali pa kazi ili wafanyikazi wenzako wasikusumbue. Inaweza kuonekana kuwa kali, lakini sio hivyo. Hii ni njia nzuri na nzuri ya kufanya watu wakuache kazini. Kumbuka, unaweza kushirikiana wakati wa mapumziko na masaa ya chakula cha mchana.

• Moja ya kero za kawaida ni tovuti za mtandao. Uchunguzi unaonyesha kuwa theluthi mbili ya wafanyikazi hutumia angalau wakati fulani kwenye tovuti zisizohusiana na kazi kila siku. Kwa bahati nzuri, vivinjari vingi vya mtandao hukuruhusu kupakua misaada ya bure ya tija kukusaidia kuzuia tovuti zenye shida. Tafuta nyongeza kutoka kwa duka la kivinjari chako na maneno muhimu "kizuizi cha wavuti" au "msaada wa tija." Utapata matokeo ambayo ni ya bure na yenye ufanisi.

  

• Njia nyingine nzuri ya kuzuia usumbufu ni kupunguza simu zako (kuzuia mazungumzo ya simu yasiyo ya lazima) na kupunguza mikutano ya ghafla.

  

Hatua ya 5. Tumia mapumziko kutunza mambo ya kibinafsi

Kwa kushangaza, mapumziko hayo yanaweza kuongeza ufanisi wa mahali pako pa kazi, badala ya kupata njia. Kwanza kabisa, kupumzika hukufanya uburudike zaidi na usichoke sana. Pili, kupumzika hukupa muda wa kukabiliana na usumbufu wako. Pumzika ili ufanye chochote kinachoweza kukusumbua kazini. Je! Wewe huwa unaota juu ya kaka yako kazini? Wapigie simu wakati wa mapumziko na uondoe usumbufu huo!

Njia 2 ya 3: Kufanya Mikakati ifanye kazi kwa ufanisi

Hatua ya 1. Vunja majukumu yako katika vipande vinavyoweza kudhibitiwa

Miradi mikubwa inaweza kuwa ya kutisha - ikiwa ni kubwa sana, ni rahisi sana kuiondoa kwanza, kutumia muda kwenye kazi isiyo na maana hadi kuishia kuifanya wakati wa mwisho unakaribia. Kama mfanyakazi mzuri, lazima ufanye kile muhimu kwanza, hata wakati inamaanisha unafanya sehemu ndogo ya kazi kubwa. Haijisikii kuridhisha sana kumaliza kipande kidogo cha kazi kubwa, lakini ni njia nzuri ya kutumia wakati wako vizuri. Kwa muda mrefu, utakamilisha kazi muhimu zaidi kwa haraka ikiwa utazikamilisha kidogo kidogo kila siku.

Kwa mfano, ikiwa utalazimika kutoa mada kubwa kwa mwezi mmoja, iwe na lengo la kuelezea leo. Sio inayotumia wakati mwingi, kwa hivyo haitakupa pingamizi kutoka kwa kazi yako, lakini ni hatua muhimu ya kwanza ambayo inafanya mchakato wote kuwa wepesi na rahisi

Hatua ya 2. Punguza kazi yako na ujumbe

Isipokuwa wewe uko chini ya kazi yako, unayo nafasi ya kugawanya majukumu kadhaa ya kurudia kati ya walio chini yako ili kuokoa wakati. Usiwape walio chini yako mradi ikiwa tu unaweza kuukamilisha vizuri. Wape kazi ya kutumia muda, yenye kupendeza ili uweze kuzingatia mambo muhimu zaidi. Ikiwa unapeana kazi, kumbuka kufuata tarehe ya mwisho. Shukuru kila wakati wasaidizi wako wakikusaidia - ikiwa watakuona unakuthamini, watakuwa na uwezekano mkubwa wa kufanya kazi kwenye mradi wao unaofuata.

• Ikiwa wewe ni mfanyikazi, mfanyakazi wa kiwango cha chini, bado unaweza kushiriki kazi hii ya kupendeza na wafanyikazi kwa kiwango sawa na wewe (kwa idhini yao na kwa idhini ya msimamizi wako, kwa kweli). Ikiwa unatumia msaada wa mwenzako, jiandae kutuzwa wakati ujao!

  

• Ikiwa una uhusiano mzuri na bosi wako, unaweza hata kugundua kuwa yeye anapeana kazi hiyo kwa mtu mwingine kwa niaba yako!

  

Hatua ya 3. Weka tights nyembamba

Kuna sababu kwa nini kila mtu anachukia mikutano - kulingana na utafiti wa 2012, karibu nusu ya washiriki walidhani mikutano ilikuwa kupoteza muda wa kazi - zaidi ya wakati waliotumia kwenye tovuti za kibinafsi na za burudani. Mikutano inaweza kuwa muhimu kwa kujadili malengo na kuweka maono ya siku zijazo. Lakini mara nyingi hii inakuwa mkutano usiofaa kwa masaa, hata siku, bila kutoa chochote. Hapa kuna vidokezo vya kufanya mikutano yako ifanikiwe zaidi:

• Unda ajenda kabla ya kila mkutano ili wakati uliopewa upanuliwe. Ingiza kipindi cha kila mada inapaswa kufunikwa. Fuata ajenda yako iwezekanavyo. Ikiwa mada nyingine itaibuka, pendekeza ijadiliwe baadaye.
• Alika watu wachache iwezekanavyo. Kuweka mahudhurio kwenye mikutano yako kwa kiwango cha chini kutapunguza nafasi kwamba mazungumzo yatatoka nje ya mada. Pia inaweka watu ambao hawahitaji kuwa hapo kuendelea kufanya kazi kwenye madawati yao.
• Weka slaidi za uwasilishaji kwa kiwango cha chini. Kuna mjadala mdogo juu ya ikiwa slaidi za uwasilishaji (PowerPoint, nk) husaidia au kuzuia ufanisi wa mkutano. Ni dhahiri sana: ikiwa unatumia slaidi za uwasilishaji, hakikisha kuwa ni mafupi na yanafundisha iwezekanavyo. Tumia slaidi kuonyesha picha na data ambazo haziwezi kufikishwa kupitia maneno yako, sio maudhui yote ya uwasilishaji wako.
• Mwishowe, kanuni kuu, kujua nini unataka kuamua kabla ya kuanza mkutano na fanya uamuzi huo haraka iwezekanavyo.

Hatua ya 4. Simamisha maigizo ofisini hapo kwanza

Mahali pa kazi inaweza kuwa mahali panakosababisha wasiwasi. Ikiwa kuna hasira inayoongezeka, mara moja ushughulikie uso kwa uso. Hii inaweza kuwa wewe, mtu unayeshughulika naye, au pande zote mbili zinahitaji kuomba msamaha. Fanya hivi haraka iwezekanavyo. Ukiruhusu pambano kusonga mbele, ufanisi wako utagongwa na itakugharimu wakati mwishowe kwani utaelekea kumepuka mtu huyu. La muhimu zaidi, usiruhusu mchezo wa kuigiza kazini uharibu ufanisi wako na mhemko!

• Usiogope kuhusisha mpatanishi. Sote tunajua kuwa mchezo wa kuigiza na hisia za kuumiza zinaweza kupata njia ya mtiririko wa kazi, kwa hivyo watu wengi huajiri watu waliopewa jukumu la kusuluhisha mizozo mahali pa kazi. Wasiliana na wafanyikazi wa ofisi yako ikiwa unajisikia kuchanganyikiwa, kusikitisha, au kuogopa kwa sababu ya watu wengine mahali pa kazi.
• Wakati yote yamekwisha, hauitaji kuwa marafiki na mwenzako uliyegombana naye, lakini unapaswa kufanya kazi naye. Kuwa mwenye adabu na busara katika eneo lako la kazi, hata na watu unaowachukia.

Njia ya 3 ya 3: Kufanya Mabadiliko ya Mtindo

Hatua ya 1. Pumzika vizuri

Uchovu kamwe haiboresha ubora wa kazi ya mtu yeyote. Uchovu utapunguza utendaji wako, na ukilala kwa urahisi, inaweza kuwa ya aibu katika mkutano muhimu. Zaidi ya hayo, ukosefu wa usingizi utaleta shida nyingi za kiafya. Usilale kazini au ruka kazi kwa sababu wewe ni mgonjwa - lala masaa 7-8 kwa siku kwa ubora bora.

Uchovu kazini unaweza tu kuwa usumbufu mdogo. Lakini mbaya kabisa, inaweza kuwa suala kubwa la usalama. Ikiwa una kazi ambapo maisha ya watu yako hatarini (kwa mfano: karani wa uwanja wa ndege au dereva wa lori), ni muhimu sana kudhibiti ratiba yako ya kulala

Hatua ya 2. Zoezi

Sayansi imeonyesha kuwa mazoezi huboresha hali ya kazi na tija. Hii ni muhimu sana haswa kwa wafanyikazi wa ofisi ambao hutumia muda mwingi mbele ya kompyuta. Pamoja na mazoezi, sio tu inakufanya uwe na afya, lakini pia furaha, umakini zaidi, na motisha.

Ikiwa unaanza mazoezi ya mazoezi kwa mara ya kwanza, jaribu mchanganyiko wa mafunzo ya moyo na uzani

Hatua ya 3. Kudumisha hali nzuri

Ikiwa unajaribu kuboresha ufanisi wako wa kazi, lazima ufanye kazi kwa umakini. Mara nyingi, hii sio wazo nzuri - unaweza kuongeza ufanisi wako kwa muda mfupi, lakini hii haikufurahishi kazini, ni rahisi sana kushiba, na kusababisha uchovu na ukosefu wa motisha. Jaribu kukaa motisha - ikiwa unajisikia mwenye furaha kazini, utahamasika zaidi na kutamani. Fanya vitu vidogo kuinua mhemko wako ambao hauingii kwenye tija kama kusikiliza muziki, kunyoosha kidogo, au kuchukua laptop yako kwenye chumba cha mapumziko kwa hali ya utulivu na amani zaidi.

• Tumia wakati wako wa chakula cha mchana vizuri - chukua fursa hii kufurahiya chakula kizuri na utani na marafiki wako.
• Tumia kahawa kwa uangalifu. Kahawa inaweza kuwa kichocheo cha kupendeza ikiwa unajisikia kuwa mbaya sana, lakini ikiwa unaitumia kila siku, unaweza kuitegemea na haitakufanyia faida yoyote mwishowe.

Hatua ya 4. Jipe motisha

Ni rahisi kufanya kazi kwa ufanisi zaidi ikiwa una sababu nzuri ya kufanya kazi. Ikiwa mara nyingi unapata shida kukaa na motisha, fikiria sababu ambazo zilikusababisha kutafuta kazi hii - malengo yako maishani, ndoto zako, au maono yako mwenyewe. Jaribu kufikiria kuwa kazi yako ndiyo njia ya kufikia lengo lako kuu. Ikiwa unafurahiya kazi yako, fikiria juu ya jinsi kazi yako inavyoathiri jinsi unahisi - je! Unahisi kuridhika baada ya kuifanya?

• Fikiria juu ya vitu vizuri vinavyotokana na kazi yako. Labda unaweza kuwa na gari lako au nyumba yako, au unaweza kupeleka watoto wako shule. Pia fikiria faida unayopata kutoka kwa kazi yako, kama bima ya afya na daktari wa meno kwako na kwa familia yako.

  

• Fikiria juu ya matokeo ikiwa haufanyi kazi. Je! Una nini cha kuacha kwa sababu umepoteza chanzo chako cha mapato? Imeathiri vipi familia yako na wale walio karibu nawe?

Hatua ya 5. Zawadi mwenyewe

Ukifanikiwa kuongeza ufanisi wa kazi yako, isherehekee. Sio rahisi kuacha tabia za zamani na kufuata mpya, kwa hivyo thawabisha bidii yako. Kunyakua bia baada ya kazi Ijumaa, au tafrija na marafiki wako, au tu umelala kitandani ukisoma kitabu - chochote kinachokufurahisha baada ya wiki ndefu. Hii ni muhimu sana kukuweka motisha.

Zawadi yako haifai kuwa kubwa sana, na haipaswi kuwa mzigo wa kifedha. Okoa zawadi zako za kifahari kwa hafla maalum