Kuelewa jinsi ya kuandika barua nzuri ni moja ya ustadi wa kimsingi ambao unaweza kutumika katika nyanja anuwai, katika nyanja za biashara, wasomi, na uhusiano wa kibinafsi. Kama unavyojua tayari, barua ni njia ya kawaida ya mawasiliano inayotumiwa kupeleka habari, nia njema, au mapenzi ya mtumaji kwa mpokeaji wa barua hiyo. Ili kujua jinsi ya kuandika barua nzuri na sahihi, jaribu kusoma nakala hii!
Hatua
Njia ya 1 ya 2: Kuandika Barua Rasmi
Hatua ya 1. Elewa wakati sahihi wa kuandika barua rasmi ya toni au barua rasmi
Kwa ujumla, barua rasmi huelekezwa kwa watu ambao una uhusiano wa kitaalam nao, kama washirika wa biashara au idara fulani za serikali, badala ya watu ambao una uhusiano wa kibinafsi nao.
- Kisha, barua rasmi inaweza kupigwa kwa kutumia programu ya usindikaji wa neno, kama Microsoft Word, OpenOffice, au Nakala Hariri, na kisha ichapishwe kabla ya kutuma. Ikiwa barua inahitaji kupokelewa mara moja au ikiwa mpokeaji anapendelea kupokea barua pepe, tunapendekeza kutuma barua hiyo kwa barua pepe.
- Ikiwa mpokeaji ni bosi wako wa sasa au mfanyakazi mwenzako, unaweza kutaka kutumia fomati isiyo ngumu sana. Kwa ujumla, barua kama hizo zinaweza kutumwa kupitia barua pepe na hazihitaji kuandamana na anwani iliyo juu ya barua.
Hatua ya 2. Andika anwani yako na tarehe barua iliandikwa juu ya barua
Hasa, ingiza jina lako na anwani kwenye kona ya kushoto ya barua. Ikiwa ni barua rasmi ya biashara, jumuisha jina la kampuni na anwani, au weka tu barua ya kampuni mahali hapo. Baada ya hapo, toa pengo la mistari miwili kabla ya kuandika tarehe ya kuandika barua.
- Jumuisha tarehe kamili katika muundo sahihi, kama vile Septemba 19, 2021. Ni bora kuepuka muundo usio rasmi kama 19-Sept-2021 au 19/9/21.
- Hakuna haja ya kujumuisha tarehe kwenye barua iliyotumwa kwa barua-pepe.
Hatua ya 3. Ingiza jina na anwani ya mpokeaji wa barua hiyo
Ikiwa barua haikutumwa kwa barua pepe, acha mapumziko ya mistari miwili na ujumuishe maelezo ya mawasiliano ya mpokeaji kwenye nafasi tupu. Hasa, orodhesha kila moja ya habari hizi kwenye mstari tofauti:
- Jina kamili na jina la mpokeaji wa barua hiyo
- Jina la shirika na kampuni, ikiwa ipo
- Anwani kamili ya mpokeaji wa barua (ongeza laini mbili au zaidi, kama inavyotakiwa)
Hatua ya 4. Jumuisha salamu
Sitisha mstari mmoja, kisha ujumuishe salamu kama vile "Mpendwa," ikifuatiwa na jina lako kama mpokeaji wa barua hiyo. Ikiwa unataka, unaweza kujumuisha jina lako kamili, jina la mwisho, au jina la kwanza tu. Ikiwa ni lazima, ingiza pia anwani rasmi ya mtu au kichwa.
- Ikiwa unajua tu nafasi ya mtu ofisini, lakini haujui jina lake, jisikie huru kuandika, "Mpendwa, Meneja wa Afya:" au kifungu kama hicho. imetafutwa mkondoni, ili uweze kuijaribu.
- Ikiwa humjui mpokeaji wa barua hiyo, na wala haujui msimamo wake, andika tu, "Mheshimiwa Mheshimiwa / Madam:" au kwa kifupi "Ndugu:." Walakini, salamu kama hizo zilisikika na za zamani. na inapaswa kuepukwa, ikiwa inawezekana.
Hatua ya 5. Andika barua yako
Barua za kawaida zinapaswa kufunguliwa na taarifa wazi ya kusudi (SOP). Hasa, epuka vifupisho na utumie maswali rasmi, kama vile "Je! Una nia ya…" badala ya "Je! Unavutiwa na…?" Kisha, soma tena mwili wa barua hiyo, ukiwa na au bila msaada wa mtu mwingine, kuhakikisha kuwa hakuna makosa ya tahajia au kisarufi ndani yake.
Ikiwa unaandika barua rasmi ya biashara, hakikisha kwamba mwili wa barua hiyo ni mfupi kila wakati na kwa uhakika. Wakati huo huo, ikiwa barua hiyo imeelekezwa kwa jamaa au rafiki wa karibu kwa sababu za kupeana habari, tafadhali tumia sentensi iliyostarehe zaidi na / au inayotiririka. Walakini, ni wazo nzuri kuhakikisha kuwa barua yako haizidi ukurasa mmoja kwa urefu
Hatua ya 6. Jumuisha salamu ya kufunga
Salamu ya kufunga inajumuishwa kumaliza barua kwa njia nzuri na kujenga uhusiano wa kina na mpokeaji wa barua hiyo. Kwa hivyo, baada ya kuandika aya ya mwisho, ni pamoja na salamu ya kufunga inayofaa aina ya barua. Kwa barua rasmi, jaribu kujumuisha salamu za kufunga kama vile, "Waaminifu," "Salamu," au "Bahati nzuri." Kisha weka jina lako kamili chini yake, kama ilivyoainishwa katika miongozo ifuatayo:
- Kwa barua zilizochapishwa rasmi, acha nafasi nne kati ya salamu yako ya kufunga na jina lako kamili. Kisha, chapisha barua hiyo na ubandike saini yako kwa wino wa samawati au mweusi kwenye nafasi tupu.
- Katika barua pepe rasmi, jumuisha jina lako kamili chini tu ya salamu ya kufunga.
- Ikiwa unataka, unaweza kujumuisha salamu mbele ya jina lako, haswa kwa barua rasmi. Kwa mfano, ikiwa umeoa, tafadhali ingiza jina "Bu Amanda Surya" chini ya salamu ya kufunga.
Hatua ya 7. Pindisha barua (hiari)
Ikiwa barua iko kwenye barua, jaribu kuikunja hadi theluthi. Ujanja ni kukunja nusu ya chini hadi katikati hadi inashughulikia 2/3 ya eneo la herufi, halafu pindisha nusu ya juu hadi katikati hadi hakuna eneo la barua wazi zaidi. Kwa njia hiyo, saizi ya herufi itatoshea bahasha nyingi zinazopatikana sokoni.
Hatua ya 8. Andika anwani ya mpokeaji mbele ya bahasha (hiari)
Tafuta katikati ya bahasha, kisha andika anwani kamili ya mpokeaji hapo, kama hivyo:
- Bwana Joko Susilo
- Jl. ABC nambari. 123
- Jakarta, 12345
Hatua ya 9. Andika anwani ya barua ya kurudi nyuma ya bahasha (hiari)
Kutumia njia hii, ofisi ya posta inaweza kurudisha barua ambazo haziwezi kutuma, kwa sababu yoyote, kwa anwani yako bila gharama ya ziada. Tumia njia sawa na wakati uliandika anwani ya mpokeaji wa barua hiyo, lakini ingiza jina la utani badala ya jina lako kamili hapo.
Njia ya 2 ya 2: Kuandika Barua zisizo rasmi
Hatua ya 1. Tambua kiwango rasmi cha barua
Kimsingi, sauti ya barua itategemea kiwango cha ukaribu wa uhusiano wako na mpokeaji wa barua hiyo. Kutambua uhalisi wa barua yako, jaribu kufuata miongozo hii:
- Ikiwa barua imeelekezwa kwa jamaa wa mbali, jamaa mzee, au mshirika wa kijamii, jaribu kutumia sauti isiyo rasmi. Ikiwa mtu huyo tayari amekutumia barua pepe, tafadhali mtumie barua pepe. Ikiwa sivyo, kuandika barua kwa mikono ni chaguo salama zaidi kufanya.
- Ikiwa barua imeelekezwa kwa rafiki wa karibu au jamaa, tafadhali andika kwa mikono au tuma kupitia barua pepe.
Hatua ya 2. Anza barua kwa salamu
Salamu iliyotumiwa inategemea sana uhusiano wa karibu kati yako na mpokeaji wa barua hiyo, na pia kiwango cha utaratibu wa barua hiyo. Baadhi ya uwezekano ambao unaweza kuzingatia:
- Ikiwa barua hiyo ni ya kawaida, jisikie huru kutumia salamu kama "Hujambo." Kisha, fuata salamu hiyo na jina la utani la mpokeaji ikiwa nyinyi wawili hamko mbali sana kwa umri, au jina la mpokeaji linaanza na salamu kama "Bwana" au "Madam" ikiwa mpokeaji ni mkubwa zaidi yako.
- Ikiwa barua ni isiyo rasmi, unaweza pia kutumia salamu kama "Hujambo," au salamu za kawaida kama "Hi," au "Hei." Fuata salamu na jina la mpokeaji.
Hatua ya 3. Anza kuandika mwili wa barua
Nenda kwenye mstari unaofuata na anza kuandika. Ikiwa barua imekusudiwa kama njia ya mawasiliano ya kibinafsi, jaribu kuanza kwa kudhibitisha habari ya mpokeaji. Kwa mfano, unaweza kutumia sentensi rasmi kama vile, "Natumai unaendelea vizuri" au sentensi zisizo rasmi kama vile, "Habari yako?" Hasa, tumia maneno ambayo ungesema ikiwa mpokeaji wa barua alikuwa mbele ya wewe.
Hatua ya 4. Orodhesha vitu ambavyo vinahitaji kufahamishwa
Kwa kuwa jukumu kuu la barua hiyo ni kama mawasiliano, tafadhali jumuisha vitu ambavyo unafikiri mpokeaji wa barua anahitaji kujua, kama maelezo ya matukio ambayo yametokea katika maisha yako. Kwa mfano, ikiwa barua ni kwa bibi yako, usiandike tu, "Asante kwa zawadi hiyo!" Badala yake, onyesha jinsi zawadi hiyo inamaanisha kwako, kama vile kusema, “Jana usiku marafiki wangu na mimi hatukuweza kulala kwa sababu tulicheza mchezo ambao Bibi alituma. Asante!" Chochote mada ya barua, lengo kuu linapaswa kuwa juu ya hamu ya kushiriki habari.
Kuelewa habari ambayo haifai kuingizwa. Kimsingi, barua iliyoandikwa kama kielelezo cha hasira au jaribio la kuomba rehema haipaswi kutumwa. Ikiwa tayari umeandika barua kama hiyo lakini haujui ikiwa utatuma, acha ikae kwa siku chache. Labda, siku hizo chache zinaweza kubadilisha uamuzi wako
Hatua ya 5. Maliza barua
Kumaliza barua isiyo rasmi, tumia salamu ya kufunga inayoonyesha ukaribu wa uhusiano wako na mpokeaji. Ikiwa barua imeelekezwa kwa mwenzi wa ndoa, rafiki, au ndugu wa karibu, tafadhali tumia salamu ya kufunga kama "Salamu," "Salamu za upendo," au "Mpendwa." Wakati huo huo, kwa barua isiyo rasmi, jisikie huru kutumia salamu ya joto, lakini bado rasmi, ikimaliza kama "Salamu," au "Salamu."
- Umewahi kusikia juu ya neno "utelezi"? Kwa kweli, utabiri ni usemi rasmi kwa Kiingereza ambao ulitumiwa sana nyakati za zamani kama barua ya kufunga salamu. Ikiwa unaandika barua ya Kiingereza kwa rafiki na unataka kuifunga kwa mtindo wa kupendeza, jisikie huru kutumia njia hii. Kwa mfano, weka salamu ya kufunga kwa njia ya ushawishi kama vile, "Ninabaki, kama zamani, mtumishi wako aliyejitolea," kuishia na jina lako.
- Ikiwa unataka kuongeza habari baada ya barua kuandikwa, tumia maelezo mafupi P. S, ambayo kwa Kiingereza inamaanisha Postcript ("baada ya kuandika").
Hatua ya 6. Tuma barua
Weka barua hiyo kwenye bahasha, weka stempu, ingiza anwani ya mpokeaji, kisha upeleke mara moja kupitia ofisi ya posta.
Vidokezo
- Jaribu kuzingatia mwili wa barua kwenye mada ambayo itapendeza mpokeaji.
- Kwa ujumla, salamu hufuatwa kila mara na koma. Walakini, kwa herufi rasmi, alama za kutumiwa hutumiwa kawaida ni koloni badala ya koma.
- Daima tumia lugha ya adabu na hoja zenye sauti wakati wa kuandika barua ya malalamiko. Kufanya hivyo kutaongeza nafasi zako za kupata majibu mazuri.
- Ikiwa unataka kuchapisha barua rasmi sana, tunapendekeza utumie karatasi ambayo ni nzito kidogo kuliko nakala ya kawaida.
- Ikiwa unataka kutuma barua pepe rasmi au nusu rasmi, kila wakati tumia anwani ya barua pepe yenye sauti. Barua pepe zilizotumwa na "sweetstar189" hakika hazitachukuliwa kwa uzito kama barua pepe zilizotumwa na "jeni.sandra", sivyo?
- Andika kila wakati barua kwa kutumia kalamu ya wino ya bluu au nyeusi.
- Hakikisha anwani iliyoorodheshwa ni sahihi.
- Daima anza aya na sentensi iliyoandikwa au iliyochapishwa kwa maandishi.
- Kagua yaliyomo kwenye barua yako, angalau mara mbili.
- Ikiwa barua imeandikwa kwa mikono, hakikisha kila wakati unatumia kalamu ya mpira ambayo haitoi wino.
