Ripoti za biashara ni moja wapo ya njia bora zaidi za mawasiliano katika ulimwengu wa biashara wa leo. Faida za ripoti za biashara ni nyingi. Makampuni au watu binafsi wanaweza kutumia ripoti za biashara kufanya maamuzi muhimu. Ikiwa unataka kuandika ripoti nzuri ya biashara, jifunze jinsi na uelewe kusudi la kuandika ripoti.
Hatua
Sehemu ya 1 ya 2: Amua ni aina gani ya ripoti ya biashara unayotaka kuandika
Hatua ya 1. Tumia ripoti za biashara kufikisha maoni
Ripoti hii inaitwa "ripoti ya haki / mapendekezo". Unaweza kutumia ripoti hii kushiriki maoni na meneja wako au mkurugenzi. Kawaida, utahitaji kuandaa muhtasari na mwili wa ripoti hiyo. Muhtasari ni njia ya kuwasilisha maoni. Mwili una habari kuhusu faida, gharama, hatari, na habari zingine zinazohusiana na wazo lako.
Kwa mfano, unataka kununua printa kwa mgawanyiko wako. Ili kumshawishi meneja kuwa printa inahitajika kweli, andaa ripoti ya haki / mapendekezo ya kuwasilisha rasmi ombi la ununuzi wa printa kwa usimamizi
Hatua ya 2. Wasilisha hatari zinazoambatana na fursa ya biashara
"Ripoti za uchunguzi" husaidia watoa maamuzi kuzingatia hatari ambazo zinapaswa kukabiliwa wakati wanataka kuchukua hatua kadhaa ili usimamizi uweze kutarajia athari zisizotarajiwa. Ripoti hii ina utangulizi, mwili, na hitimisho. Dibaji ina habari muhimu kuhusu suala linalochunguzwa. Mwili una maelezo ya ukweli na matokeo ya uchunguzi. Hitimisho lina muhtasari wa ripoti hiyo.
Kwa mfano, kampuni ya dawa X inataka kufanya kazi na kampuni ya dawa Y ambaye anakabiliwa na shida. Kampuni X haitaki kufanya kazi na kampuni ambazo kwa sasa zina uzoefu wa kifedha. Kwa hivyo, kampuni X inatafuta habari kamili kuhusu kampuni Y na kisha huandaa ripoti ya uchunguzi ili kujadili data ya kifedha ya kampuni Y na mkurugenzi wa fedha
Hatua ya 3. Wasilisha habari ya kufuata kwa vyombo vya serikali
Ripoti hii, inayojulikana kama "ripoti ya kufuata", ni muhimu katika kuonyesha uwajibikaji wa ushirika kwa kudhibitisha kwa wakala wa serikali (jiji, mkoa, kati, n.k.) kwamba usimamizi unafanya kazi kulingana na sheria / kanuni zinazotumika na kusimamia fedha kulingana na taratibu. Ripoti hii ina utangulizi, mwili, na hitimisho. Utangulizi una maelezo ya mada kuu kwenye ripoti hiyo. Shina lina data, ukweli, na habari zingine ambazo wakala za serikali zinahitaji kujua. Hitimisho lina muhtasari wa ripoti hiyo.
Kwa mfano, bodi ya wakurugenzi ya kampuni ya bima ya serikali lazima iwasilishe kwa waziri wa fedha kwamba usimamizi wa kampuni hiyo unafanywa kulingana na sheria na kanuni zinazotumika mnamo 2019. Kwa hili, bodi ya wakurugenzi huandaa mwaka ripoti ya kufuata kuwasilisha shughuli za kampuni wakati wa 2019
Hatua ya 4. Wasilisha uwezekano wa wazo au mradi uliopendekezwa
Ripoti ambayo ina maelezo ya kuamua ikiwa wazo linakubaliwa au limekataliwa linaitwa "ripoti yakinifu". Ripoti hii ina muhtasari na chombo. Muhtasari una maoni, wakati mwili unaelezea faida, shida zinazowezekana, gharama, na maswala mengine yanayohusiana na wazo lililopendekezwa. Usimamizi unaweza kutumia ripoti yakinifu kujibu maswali yafuatayo:
- Je! Mradi huu unaweza kukamilika ndani ya bajeti ya kifedha?
- Je! Mradi huu una faida?
- Je! Mradi huu unaweza kukamilika kulingana na ratiba iliyowekwa mapema?
Hatua ya 5. Wasilisha matokeo ya utafiti uliopatikana kupitia utafiti
"Ripoti ya utafiti" inatoa matokeo ya utafiti wa kina wa suala au shida maalum. Ripoti hii ina muhtasari (muhtasari), dibaji, mbinu zilizotumiwa, matokeo ya utafiti, hitimisho, na mapendekezo. Wakati wa kufanya ripoti, lazima ujulishe matokeo ya masomo ambayo hutumiwa kama marejeo.
Kwa mfano, usimamizi unataka kufanya utafiti unaohusisha wafanyikazi wote kuamua ikiwa ni lazima kuzuia wafanyikazi kutoka kwa sigara kwenye kantini ya kampuni. Mtu anayefanya utafiti ataandika ripoti juu ya matokeo ya utafiti
Hatua ya 6. Saidia kampuni kuboresha sera zake, bidhaa, au taratibu kupitia usimamizi thabiti
Kisha, andaa "ripoti ya mara kwa mara" ambayo imeandikwa kila wakati, kwa mfano kila wiki, kila mwezi, kila robo mwaka, nk. Ripoti hii inawasilisha kiwango cha ufanisi wa kampuni, faida / upotezaji, na data zingine kwa kipindi fulani.
Kwa mfano, mmiliki wa duka la dawa atauliza muuzaji wake awasilishe ripoti ya mauzo ya kila mwezi kila 3 ya mwezi uliofuata
Hatua ya 7. Toa ripoti ikiwa kuna hali fulani
Kinyume na ripoti za mara kwa mara, "ripoti za hali" zimeandikwa kwa mahitaji maalum, kama vile kutoa tu habari kwenye mikutano au kuripoti juu ya juhudi za kukabiliana na majanga ya asili. Ripoti hii ina utangulizi, mwili, na hitimisho. Utangulizi una maelezo ya hafla zilizoripotiwa na hutoa muhtasari mfupi wa maswala yaliyojadiliwa katika chombo cha ripoti. Kwa kumalizia, eleza suluhisho ambazo zimekuwa zikitekelezwa na zitatekelezwa.
Kwa mfano, gavana anamwuliza meya kutoa ripoti ya hali baada ya kimbunga kutokea katika eneo chini ya jukumu lake
Hatua ya 8. Wasilisha suluhisho kadhaa za kutatua shida
"Ripoti ya alama" inatoa chaguo kadhaa za suluhisho kwa kufanya maamuzi. Kulingana na madhumuni yake, mwandishi anapendekeza hatua kadhaa ambazo zinahitaji kuchukuliwa. Ripoti hii ina utangulizi, mwili, na hitimisho. Dibaji inaelezea kusudi la kuandika ripoti hiyo. Torso huonyesha hali au shida iliyo karibu pamoja na chaguzi kadhaa za suluhisho. Hitimisho hutoa suluhisho bora.
Kwa mfano, kampuni ya magari inataka kujenga kiwanda huko Asia. Wakati wa kuandika ripoti ya alama, orodhesha nchi 3 zaidi kulingana na mahitaji ya kampuni na pendekeza eneo bora katika hitimisho
Sehemu ya 2 ya 2: Kuandika Ripoti ya Biashara
Hatua ya 1. Tambua kusudi la kuandika na kuunda ripoti
Jiulize kwanini unataka kuandika ripoti ya biashara. Chagua aina ya ripoti katika orodha iliyo hapo juu kulingana na malengo ya kufikiwa.
- Sababu yoyote, hakikisha unaweka malengo mafupi na wazi. Wasomaji wa ripoti wanachanganyikiwa ikiwa uundaji wa malengo ni wa muda mrefu ili kuaminika kwa ripoti hiyo kutiliwa shaka.
- Kwa mfano, idara yako inahitaji fedha za ziada za uendelezaji. Unapoandika ripoti hiyo, zingatia bajeti ya sasa ya uendelezaji inayopatikana na uwasilishe mpango mzuri wa kazi ili utumie vizuri fedha za nyongeza.
Hatua ya 2. Fikiria hadhira ambayo itakuwa ikisoma ripoti hiyo
Wasomaji wa ripoti wanaweza kutoka nje ya kampuni (sio wafanyikazi) au kutoka ndani ya kampuni. Wakati wa kuandika ripoti, fikiria ni jinsi gani msomaji anaelewa au ana habari juu ya suala linalojadiliwa. Pia, fikiria juu ya jinsi habari iliyowasilishwa katika ripoti hiyo itakavyokuwa muhimu kwa msomaji.
- Yeyote atakayesoma ripoti hiyo, hali ya kifedha daima ni kipaumbele cha juu kwa usimamizi au wateja.
- Kwa mfano, unataka kutekeleza mpango wa kushiriki kazi katika mgawanyiko wako. Kwa hili, utahitaji kuandika ripoti ya biashara ambayo itasomwa na mkurugenzi wa wafanyikazi, mkurugenzi wa shughuli, na afisa mtendaji mkuu. Fikiria uwezekano kwamba tayari wanajua juu ya programu hiyo ili uweze kutoa habari muhimu katika ripoti hiyo. Ikiwa usimamizi haujawahi kujadili mpango wa kushiriki kazi, ripoti yako ni ya kuelimisha na muhimu. Ikiwa kampuni tayari imepanga mpango huu, ripoti yako haitakuwa na ufanisi na haitashawishi.
Hatua ya 3. Tambua nini kinahitaji kujifunza
Hatua ngumu zaidi wakati wa kuandaa ripoti ya biashara sio kuandika. Kuchora hitimisho na kukusanya data inayounga mkono ni ngumu zaidi. Utahitaji kuwa na ujuzi anuwai, kwa mfano kukusanya data na kuchambua soko. Je! Wewe na menejimenti unahitaji kujua nini ili kuweza kufanya maamuzi sahihi juu ya mada zilizo kwenye ripoti yako?
Hatua ya 4. Kusanya data husika ili kuandika ripoti
Hakikisha data inayounga mkono unayotoa ni matokeo ya utafiti. Vinginevyo, unaweza kupoteza uaminifu. Ukusanyaji wa data pia huamuliwa na aina ya ripoti itakayoandikwa. Hakikisha unatumia data iliyo sahihi na inayofaa kwa madhumuni ya kuandika ripoti.
- Takwimu kutoka vyanzo vya ndani kawaida ni haraka kukusanya. Kwa mfano, data ya mauzo ya bidhaa inaweza kuombwa kutoka kwa idara ya uuzaji kwa simu. Kwa hivyo, data hupokelewa mara moja na kujumuishwa katika ripoti hiyo.
- Takwimu za nje zinaweza kupatikana kutoka kwa kampuni. Ikiwa idara zingine zimekusanya na kuchambua data ya watumiaji, iulize kwa hivyo sio lazima ufanye utafiti wako mwenyewe. Takwimu zinazohitajika lazima zilingane na uwanja wa biashara, lakini waandishi wa ripoti ya biashara kawaida hawaitaji kufanya utafiti kwanza.
- Kwa mfano, ikiwa unataka kuandika ripoti ya haki / mapendekezo, fanya utafiti ili kujua faida za maoni yaliyowasilishwa na kisha ujumuishe matokeo ya utafiti katika ripoti hiyo.
Hatua ya 5. Amua jinsi ya kuunda ripoti kabla ya kuandika
Uamuzi huu unaathiriwa na kusudi la kuandika ripoti hiyo. Kwa mfano, jinsi ya kuandaa ripoti ya kufuata na ripoti inayowezekana ni tofauti. Anza kuandika wakati unaweza kujua jinsi ya kukusanya ripoti.
- Panga data inayounga mkono katika vikundi kadhaa. Ripoti za biashara kawaida huwa na utajiri wa data na habari. Kugawanya data katika vikundi ni ufunguo wa kufanikiwa kuandika ripoti nzuri ya biashara. Kwa mfano, wasilisha data ya mauzo kando na data ya mteja na ujumuishe kichwa cha kila kumbukumbu ya data.
- Kusanya ripoti kwa kuchagua data ya kurudia kwa kichwa ili iwe rahisi kusoma na kuelewa. Kwa hivyo, data iliyowasilishwa inaweza kusaidia kusudi kuu la kuandika ripoti.
- Wakati mwingine, unahitaji kusubiri mtu mwingine kuchambua au kuingiza data. Wakati wa kusubiri, unaweza kusindika seti kamili ya data.
Hatua ya 6. Fikia hitimisho na upe maoni maalum
Hakikisha unapata hitimisho la kimantiki kwa kutumia data iliyomo kwenye ripoti hiyo. Eleza hatua ambazo zinahitajika kuchukuliwa kulingana na hitimisho hili.
Kila suluhisho unalopendekeza lazima lifuatwe na hatua maalum, zinazoweza kupimika. Eleza mabadiliko yoyote kwenye maelezo ya kazi, ratiba, au mgawanyo wa fedha zinazohitajika kutekeleza mpango mpya wa kazi. Hakikisha maoni yako yanaungwa mkono na data ambayo inathibitisha kuwa usimamizi una uwezo wa kufikia malengo kwa kutekeleza suluhisho zilizowasilishwa katika ripoti hiyo
Hatua ya 7. Andaa muhtasari wa mtendaji
Muhtasari huu utakuwa ukurasa wa kwanza wa ripoti ya biashara, lakini imeandikwa mwishoni kabisa. Muhtasari mtendaji ni njia ya kuwasilisha matokeo ya utafiti na hitimisho ili kutoa muhtasari wa yaliyomo kwenye ripoti hiyo ikiwa mtu hana wakati wa kuisoma hadi mwisho. Kama kielelezo, muhtasari wa mtendaji ni kama trela ya filamu au muhtasari wa thesis.
Ripoti hii inaitwa muhtasari wa watendaji kwa sababu watendaji wenye shughuli wanaweza kusoma muhtasari huu tu. Fikisha habari muhimu kwa wakubwa kwa maneno 200-300 kwa njia ya muhtasari wa watendaji. Angeweza kusoma zaidi ikiwa alitaka kujua maelezo
Hatua ya 8. Tumia infographics kufikisha data maalum
Wakati mwingine, unahitaji kutoa data ya upimaji kwa kutumia grafu au chati. Toa data na rangi anuwai kuifanya iwe ya kuvutia zaidi na rahisi kueleweka. Tumia vidokezo vya risasi, nambari mfululizo, au meza ili kufanya data iwe rahisi kusoma. Hatua hii inafanya uwasilishaji wa data uonekane tofauti kuonyesha umuhimu wake.
- Kawaida, picha hufanya ripoti za biashara kuonekana kuvutia zaidi. Ripoti zinaonekana kuwa za kupendeza ikiwa zina maandishi na nambari tu. Wasilisha infographics inayofaa na inayofaa, lakini usiiongezee.
- Andika habari hiyo kwenye masanduku kwenye ukurasa ambao karibu ni maandishi kabisa, hakuna meza au nambari. Kurasa kamili za maandishi huwa za kuchosha. Muhtasari wa habari muhimu unaweza kuwasilishwa kwenye sanduku.
Hatua ya 9. Orodhesha vyanzo vya habari
Kulingana na aina ya utafiti unayofanya, unaweza kuhitaji kuorodhesha mtoa habari. Katika ripoti ya biashara, bibliografia au ukurasa wa chanzo unakusudia kutoa habari kwa msomaji ikiwa anataka kuangalia au kutafuta data zingine.
Tumia muundo sahihi unapojumuisha nukuu katika ripoti na aina ya biashara
Hatua ya 10. Angalia ripoti hiyo mara 2
Haionekani kuwa mbaya wakati unaripoti makosa yoyote ya tahajia au sarufi. Makosa haya yanaweka uaminifu wa utafiti wako katika swali. Kwa kuongeza, wasilisha habari wazi na isiyo na utata.
- Kwa mfano, usitumie maneno ambayo ni ngumu kuelewa au sentensi ambazo ni ndefu sana.
- Epuka mazungumzo anuwai.
- Ikiwa msomaji wa ripoti yuko katika biashara hiyo hiyo, unaweza kutumia maneno au maneno ya kiufundi, lakini usiiongezee.
- Kawaida, ripoti za biashara huandikwa kwa kutumia sauti ya kimya. Ripoti hii ni mfano mmoja ambao unaonyesha kuwa kuandika kwa kutumia sentensi za vitenzi ni bora kuliko sentensi zinazotumika.
- Wakati wa kuangalia ripoti, makosa yanaweza kupuuzwa kwa sababu uliandika mwenyewe. Kuwa na mfanyakazi mwenzako anayeunga mkono asome ripoti yako na kisha uulize maoni. Ni bora kujua makosa kutoka kwa wafanyikazi wenzako, kuliko kutoka kwa wakubwa. Tumia faida ya uingizaji wa rika ili kuboresha ripoti wakati unazingatia maoni.
Hatua ya 11. Unda meza ya yaliyomo
Andika ripoti ya biashara kulingana na muundo rasmi kwa kuunda jedwali la yaliyomo ambayo ni muhimu kama kumbukumbu wakati wa kutafuta ukurasa maalum. Jumuisha nambari za kurasa za kila sehemu ya ripoti kwenye jedwali la yaliyomo, haswa muhtasari wa watendaji na hitimisho.
Hatua ya 12. Wakati wa kufunga ripoti
Njia bora ya kuboresha ripoti ambayo hutoa hakiki kamili muhimu ni kuifunga vizuri iwezekanavyo, kwa mfano kutumia waya wa ond, vifungo, au vifuniko vya kadibodi. Kwa hivyo, ripoti hiyo inaonekana nadhifu na ya kuvutia ili wengine watake kuisoma hadi mwisho.
