Jinsi ya Kuandika Ripoti ya Wiki (na Picha)

2024 Mwandishi: Jason Gerald | [email protected]. Mwisho uliobadilishwa: 2023-12-16 11:41

Ripoti za kila wiki hutumiwa kawaida katika biashara nyingi na katika mazingira ya mauzo ya rejareja, au katika miradi ya utafiti na mafunzo. Andika ripoti fupi, fupi za kila wiki ili bosi wako awe na picha wazi ya maendeleo uliyoyafanya.

Hatua

Sehemu ya 1 ya 3: Kuandaa Habari

Hatua ya 1. Tambua kusudi la ripoti

Ingawa lazima uwasilishe ripoti za kila wiki kama sehemu ya mgawo, kusudi la ripoti yenyewe sio kuweka kazi hiyo. Kujua sababu za kwanini bosi wako anauliza ripoti ya kila wiki itakusaidia kujua ni habari gani inapaswa kuingizwa kwenye ripoti na ni nini muhimu zaidi.

Kawaida, ripoti zimeandikwa ili kuwasimamia wasimamizi juu ya hali ya mradi unayofanya kazi au kuwasaidia katika kufanya maamuzi.
Kwa mfano, ikiwa wewe ni meneja wa duka la rejareja, unaweza kuulizwa kuwasilisha ripoti ya kila wiki kwa muhtasari wa mauzo ya wiki. Waajiri hutumia ripoti hizi kutathmini utendaji wa duka, viwango vya bei, na maagizo yaliyopokelewa.
Ikiwa unawasilisha ripoti ya kila wiki ya mradi wa tarajali au utafiti, madhumuni ya ripoti ni kuonyesha bosi wako au mkufunzi ni kiasi gani unaendelea na ushiriki mafanikio na uvumbuzi wowote mkubwa.

Hatua ya 2. Amua ni nani atakayesoma ripoti hiyo

Kujua wasikilizaji wako ni muhimu kwa kupanga ripoti. Ikiwa haujui ni nani atakayesoma ripoti hiyo (na kwanini), huna njia ya kujua ni habari gani muhimu zaidi.

Kutambua hadhira yako pia kutakusaidia kuelewa jinsi ripoti yako inapaswa kupangwa na ni lugha gani utumie. Kwa mfano, unaweza kuandika ripoti ya kweli ikiwa watazamaji ni kikundi cha watoto wa miaka mitano kuliko ikiwa ungeiandika kwa watendaji wa shirika kubwa.
Pia utapata picha wazi ya kile watazamaji wako wanajua tayari na nini unahitaji kuelezea kwa undani zaidi au unahitaji kutoa vyanzo vya ziada vya kumbukumbu. Kwa mfano, ikiwa unaandika ripoti ya kila wiki juu ya suala la kisheria na itasomwa na kikundi cha wanasheria, hakuna haja ya kutoa muhtasari wa kina wa sheria. Walakini, muhtasari kama huo unaweza kuwa muhimu ikiwa unaandika ripoti juu ya jambo kwa watendaji au wasimamizi ambao hawana ujuzi wa kisheria.
Ikiwa ripoti inahitajika kwa tarajali, mradi wa utafiti, au shughuli zingine za masomo, kumbuka kuwa hadhira sio mhadhiri wako au mwalimu, ingawa ripoti hiyo itawasilishwa kwao. Kupata wasikilizaji katika muktadha huu, zingatia asili ya mradi wako na nidhamu yako kwa ujumla.

Hatua ya 3. Toa kipaumbele kwa mambo makuu ya ripoti

Wakati unapaswa kujaribu kuweka ripoti yako kwa ufupi iwezekanavyo, inawezekana wasikilizaji wako wasisome yote. Ili kujibu hili, unapaswa kuweka habari muhimu zaidi, au matokeo ya mwisho, mwanzoni mwa ripoti.

Kwa mfano, ikiwa ripoti inalenga kulinganisha na kulinganisha chapa tatu tofauti za vifaa na kupendekeza ile ambayo unafikiri inafaa zaidi kwa mahitaji ya kampuni, hitimisho linapaswa kuandikwa mwanzoni. Basi, unaweza kutoa maelezo ya kwanini.
Kwa ujumla, ukurasa wa kwanza wa ripoti unapaswa kuwa na muhtasari wa matokeo, mapendekezo, au hitimisho. Tumia ripoti iliyobaki kuchimba zaidi na wasomaji watasoma zaidi ikiwa wanahisi hitaji au wanataka kupanua uelewa wao wa matokeo yako.

Hatua ya 4. Jihadharini na "hatima" ambayo ripoti hupata kawaida

Katika hali nyingi, ripoti za kila wiki hutolewa kwa mahitaji ya utunzaji wa data na zitawekwa kwenye kumbukumbu zinazofaa. Ripoti za kila wiki hazisomwi kwa jumla katika hali nyingi na haupaswi kutarajia vinginevyo.

Walakini, usitumie ukweli huu kama kisingizio cha kudanganya ripoti au kuzifanyia kazi ili ziwe na ubora wa chini. Ripoti lazima zionyeshe mwenyewe na maadili yako ya kazi. Ripoti iliyotengenezwa kwa unyonge huenda ikabainika na kusema "Nilijua hautasoma" sio kisingizio cha kutengeneza bidhaa ya kiwango cha chini cha kazi.
Wakati ripoti kwa ujumla inapaswa kuwa ya hali ya juu na kuandikwa vizuri, zingatia sehemu za ripoti ambayo watazamaji wana uwezekano wa kusoma. Sehemu hii kawaida ni muhtasari mtendaji au pendekezo. Unapaswa kuiandika bila kosa hata kidogo.
Kumbuka kuwa wakubwa hawasomi yaliyomo kwenye ripoti sio kwa sababu hawana nia au kwa sababu sio muhimu. Watu walio katika nafasi za usimamizi mwandamizi au watendaji wana shughuli nyingi na wana ujuzi wa kukusanya habari inayohitajika kwa uamuzi mzuri. Hawatasoma ripoti nzima isipokuwa ikiwa ni lazima kabisa, lakini wataiokoa ikiwa tu watataka kuisoma tena baadaye.

Sehemu ya 2 ya 3: Kuripoti Ripoti

Hatua ya 1. Uliza sampuli

Kampuni nyingi zina muundo wa kawaida wa ripoti za kila wiki na mameneja au watendaji wanaweza kuzoea kupokea habari kwa njia hii. Kutumia fomati tofauti kunaweza kusababisha kuchanganyikiwa na kuchanganyikiwa.

Hii ni muhimu sana katika kuandaa ripoti za mauzo. Wasimamizi wamezoea kutazama ripoti kwa mtazamo na kujua ni wapi kwenye ukurasa watapata nambari fulani au habari. Matumizi ya miundo tofauti huwa hatua isiyofaa kwa sababu wanalazimika kusoma ripoti nzima kupata habari wanayohitaji.
Wasiliana na msaidizi wa utawala ili uone ikiwa kuna kiolezo unachoweza kutumia kuandika ripoti. Kwa njia hiyo, sio lazima uiunde kutoka mwanzoni na programu ya kusindika neno. Kampuni nyingi zina templeti za hati zilizo na mipangilio sahihi, pamoja na pembezoni, meza, mitindo ya aya, na fonti.

Hatua ya 2. Fikiria njia za usafirishaji

Ikiwa utawasilisha ripoti hiyo kama hati iliyochapishwa au kama kiambatisho cha barua pepe, fomati hiyo itakuwa tofauti na ikiwa uliiandika kama sehemu ya maandishi ya barua-pepe.

Kwa mfano, ikiwa unatuma ripoti kama kiambatisho cha barua pepe, lazima ujumuishe muhtasari mtendaji katika maandishi ya barua pepe. Kwa njia hii, wasomaji sio lazima wafungue kiambatisho kuelewa mambo makuu ya ripoti yako.
Ikiwa unawasilisha ripoti yako kama hati halisi, utahitaji sana kuingiza barua ya kifuniko au ukurasa wa kichwa ili ripoti iweze kutambuliwa vizuri na kuwasilishwa.
Bila kujali jinsi unavyowasilisha ripoti yako, hakikisha jina lako limejumuishwa kwenye kurasa zote, na kwamba kurasa zote zimehesabiwa katika muundo wa "X wa Y" (soma: ukurasa wa X wa Y jumla). Karatasi za ripoti zinaweza kutawanyika kwa urahisi na kwa mtazamo wa haraka mtu anapaswa kujua ikiwa ripoti hiyo imekamilika na ni nani aliyeitoa.
Unaweza kujumuisha kwa urahisi habari inayohitajika kama kichwa (kichwa) kwenye kila ukurasa. Kwa mfano, kichwa kinaweza kusoma kama ifuatavyo “Sarita Hakim Sales Report, Sunday 23, p. 3 ya 7 ".

Hatua ya 3. Jumuisha muhtasari wa mtendaji

Muhtasari wa utendaji ni muhtasari mfupi wa ripoti nzima, kawaida ni aya moja au mbili, na sentensi chache kwa kila sehemu ya ripoti. Wazo la jumla ni kwamba mtendaji anaweza kusoma muhtasari huu, na maadamu inalingana na matarajio yake ya mwanzo ya suala lililopo, anaweza kuchukua hatua bila kusoma zaidi.

Wakati wa kuunda muhtasari wa watendaji, ni muhimu sana kutumia lugha wazi na fupi ili iwe rahisi kueleweka. Epuka jargon au maneno maalum ambayo yanahitaji ufafanuzi, hata ikiwa unajua kuwa hadhira yako inajua sana maneno hayo.
Andika muhtasari wa utendaji mwishoni, baada ya kumaliza sehemu zingine zote za ripoti. Baada ya yote, huwezi kufupisha kitu ambacho hakijaandikwa bado. Hata ikiwa tayari unayo muhtasari wa kina wa nini cha kuandika katika ripoti yako, mambo yanaweza kubadilika wakati wa mchakato wa uandishi.

Hatua ya 4. Unda muundo wa aya na sehemu za ripoti

Mara tu utakapoelewa muundo ambao utatumika kuandika ripoti hiyo, tengeneza muhtasari wa sehemu za ripoti ambazo zitafaa kusudi la ripoti hiyo.

Angalia muhtasari ili kuhakikisha kuwa kila kitu kinapita kimantiki kutoka sehemu moja hadi nyingine na hakikisha muhtasari umeundwa kutoshea hadhira ambayo imetambuliwa kwa ripoti hiyo.
Kwa ujumla, ripoti itajumuisha muhtasari wa watendaji, utangulizi, hitimisho na mapendekezo, matokeo na majadiliano, na orodha ya marejeleo. Unaweza kujumuisha viambatisho vyenye data inayofaa, na pia jedwali la yaliyomo kwa ripoti ndefu. Walakini, ripoti za kila wiki kawaida sio ndefu.
Kila sehemu ya ripoti inazungumzia mada maalum. Katika sehemu hiyo, kila aya inashughulikia wazo moja. Kwa mfano, ikiwa sehemu moja ya ripoti ina kichwa "Bidhaa Zinazopendwa na Watoto," unaweza kuandika aya tofauti kwa kila chapa. Ikiwa unafanya tofauti kati ya mavazi ya wavulana na wasichana, unda kifungu kidogo (na manukuu sahihi) kwa kila chapa, kisha aya moja inayojadili mavazi ya wavulana ambayo chapa hiyo inatoa na aya nyingine ya mavazi ya wasichana.

Hatua ya 5. Unda ukurasa wa kichwa au barua ya kifuniko ikiwa ni lazima

Ripoti fupi haziwezi kuhitaji ukurasa tofauti wa kichwa, lakini ripoti ndefu zinapaswa kujumuisha ukurasa uliojitolea ambao unatambulisha wewe kama mwandishi wa ripoti na unaelezea kwa ufupi kusudi la ripoti hiyo.

Ukurasa wa kichwa ni tofauti na muhtasari wa mtendaji na kwa asili ni pamoja na habari inayohitajika kutimiza madhumuni ya kiutawala ili ripoti iweze kuwekwa vizuri.
Waajiri wanaweza kuwa na ukurasa maalum wa utangulizi unaohitajika kwa ripoti za kila wiki. Ikiwa ndivyo, hakikisha unatumia muundo sahihi.
Kwa uchache, ukurasa wa kichwa unapaswa kujumuisha kichwa au maelezo ya ripoti hiyo (mfano "Ripoti ya Mauzo ya Wiki"), jina lako na majina ya wachangiaji wengine wanaochangia, jina la kampuni, na tarehe uliyokamilisha au kuwasilisha ripoti.

Sehemu ya 3 ya 3: Kutumia Lugha Kali

Hatua ya 1. Unda vichwa vyenye kichwa na manukuu

Vichwa na vichwa vya habari huruhusu wasomaji kupata haraka sehemu maalum za ripoti zinazowavutia au wanachotaka kusoma ili kupata habari zaidi inayounga mkono kuhusu hitimisho au mapendekezo yako.

Hakikisha kichwa na kichwa kidogo kinaelezea yaliyomo kwenye sehemu au kifungu moja kwa moja na kwa usahihi.
Kwa mfano, wakati wa kuandaa ripoti ya mauzo ya kila wiki, unaweza kujumuisha sehemu zinazojadili "Mwelekeo wa Mavazi ya Wanawake", "Mitindo ya Mitindo ya Wanaume", na "Bidhaa Zinazopendwa za Watoto". Ndani ya sehemu hizo, unaweza kuweka manukuu ili kuonyesha mwenendo fulani au chapa maarufu.
Tumia ujenzi huo wa kisarufi kwa vichwa vyote ili kuripoti sauti ya mantiki na thabiti. Kwa mfano, ikiwa kichwa cha kwanza kinasomeka "Ujenzi wa Mavazi ya Wanaume", jina la pili linapaswa kuwa "Kuongoza Mwenendo wa Mavazi ya Wanawake" sio kitu kama "Takwimu za Mauzo ya Mavazi ya Wanawake".

Hatua ya 2. Andika ripoti ukitumia sentensi zilizo wazi na rahisi

Uandishi mfupi na sentensi zilizopangwa kwa utaratibu wa kawaida wa "somo-kitenzi-kitu" hutoa ufafanuzi wa fikira na hutoa uaminifu kwa mapendekezo na hitimisho lako.

Baada ya kuandika toleo la kwanza la ripoti hiyo, isome kwa uangalifu na uondoe lugha zote zisizo za lazima. Tafuta kitendo kwa kila sentensi na mahali ni nani aliyefanya kitendo karibu na kitenzi. Fikiria kila sentensi kana kwamba inasema "nani alifanya nini".
Ondoa sentensi zisizo za lazima na tumia misemo ya kutulia kama "mbali na", "kwa kusudi", au "kwa mpangilio".
Unaweza kufikiria kuwa mtindo huu wa uandishi ni wa kuchosha, lakini kusudi la kuandika ripoti za kila wiki sio kuburudisha. Mtindo huu ni mzuri zaidi kwa kupata maoni yako na kufikisha habari kwa msomaji.

Hatua ya 3. Hakikisha uandishi wako una malengo na hauna upendeleo

Mapendekezo yako yanapaswa kutegemea ushahidi halisi, sio maoni au hisia. Kushawishi msomaji na ukweli wenye nguvu, ulio wazi.

Epuka vivumishi visivyo vya lazima na maneno mengine, na misemo ambayo ina maana mbaya au nzuri. Badala yake, zingatia kuandika hoja kulingana na ukweli.
Kwa mfano, hebu sema unapendekeza kukuza kwa mmoja wa wauzaji katika ripoti yako ya kila wiki. Saidia mapendekezo na ukweli unaoonyesha kuwa mfanyakazi anastahili, badala ya kuandika maelezo ya kibinafsi au ya kihemko. Maneno "Sari ana mauzo ya juu mara kwa mara katika duka letu, ingawa anafanya kazi masaa 15 tu kwa wiki" itakuwa bora kuliko "Sari ni mfanyakazi rafiki zaidi na kila wakati anajitahidi kadiri awezavyo, ingawa lazima apunguze masaa yake kumtunza mama mgonjwa.”

Hatua ya 4. Tumia maneno yenye nguvu

Unapoandika kwa sauti inayotumika, unatumia neno moja linalomwambia msomaji ni hatua gani inafanyika katika sentensi, yaani kitenzi. Tumia vitenzi vifupi vyenye nguvu vinavyoelezea wazi kitendo kinachofanyika.

Chagua vitenzi rahisi. Kwa mfano, "tumia" ni bora kuliko "tumia".
Vitenzi vinavyoelezea michakato, kama vile kufikiria, kujua, kuelewa, na kuamini, wakati mwingine ni muhimu, lakini kwa ujumla hauna nguvu kuliko vitenzi vinavyoelezea kitendo. Unaweza kulazimika kuchimba zaidi katika taarifa na kuibadilisha kuwa hatua. Kwa mfano, unaweza kuandika "Ninaamini mauzo yetu yataongezeka katika miezi michache ijayo." Rekebisha taarifa hiyo na ujue ni kwanini unaiamini. Halafu, unaweza kuandika sentensi inayoongoza kwa hatua kama, "Kihistoria, mauzo huongezeka wakati wa msimu wa likizo. Natabiri mauzo yataongezeka mnamo Novemba na Desemba.”
Ili kudumisha uandishi unaozingatia vitendo, angalia ripoti na ujaribu kuondoa viambishi na ubadilishe vitenzi vikali. Kwa mfano, "makubaliano ya jumla" yanaweza kurahisishwa kuwa "makubaliano", na ikiwa mtu "anatoa ulinzi", maoni yanaimarishwa hata kwa kusema "analinda".

Hatua ya 5. Epuka sauti ya kimya

Unapoandika kwa sauti ya kimya, huweka mkazo kidogo kwa mtu anayeifanya na unatilia mkazo zaidi kitu cha kitendo. Ingawa katika hali zingine ni muhimu kwa sababu za kisiasa au za kidiplomasia, utumiaji wa sauti ya kimya mara nyingi husababisha maandishi wazi na ya kutatanisha.

Sauti inayofanya kazi inampa mtu aliyechukua hatua hiyo na inaonyesha msomaji wa ripoti ambaye anahusika na hatua hiyo. Ili kuelewa ni kwa nini hii ni muhimu, fikiria kwamba ulisoma nakala kuhusu moto inayosema, "Kwa bahati nzuri, watoto wote waliokolewa." Utambulisho wa mtu (au watu) aliyeokoa watoto ni muhimu. Ikiwa sentensi hiyo inasomeka "Padri wa eneo hilo, Padri Johan, alienda na kurudi kupitia moto uliozunguka kituo cha watoto yatima na kuokoa watoto wote", sasa unajua ni nani anastahili sifa kwa kuwa shujaa katika hali hiyo.
Sentensi zinazotumika pia ni muhimu kwa kuchukua jukumu la hatua ambazo zinaweza kuwa na matokeo mabaya. Ukiandika, "Kosa limetokea" katika ripoti yako, bosi wako atataka kujua ni nani aliyefanya kosa ili aweze kutoa adhabu inayofaa. Ukikosea basi kukubali na kuchukua jukumu la kitendo hicho kutakusaidia sana.
Ili kupata na kuondoa sentensi za maandishi kwa maandishi, tafuta vitenzi vinavyoanza na "di-". Unapoipata, tambua kitendo katika sentensi, tafuta ni nani aliyefanya, na usogeze hadi mwanzo na katikati ya sentensi.

Hatua ya 6. Eleza habari kwa kutumia vitu vya kuona

Meza na grafu ni rahisi kusoma na kufuata kuliko aya zinazotoa habari hiyo hiyo, haswa ikiwa habari inayopaswa kuwa na nambari nyingi.

Chagua vitu sahihi vya kuona ili kufikisha habari kwa wasomaji kwa njia ambayo ni muhimu kwao na inaonyesha kusudi la ripoti.
Kwa mfano, unaweza kuchagua grafu ya mstari kuonyesha mwelekeo wa kuongezeka kwa mauzo ya koti za sufu. Njia hii ya kuwasilisha habari itakuwa bora zaidi kuonyesha kuongezeka kuliko meza na idadi ya koti za sufu zinazouzwa kila mwezi kwa sababu meza inahitaji msomaji kuangalia nambari zote, kuzilinganisha na kugundua kuwa kuna ongezeko. Yote ambayo yanaweza kufanywa kwa kuonyesha tu grafu ya laini rahisi.
Kumbuka kwamba jicho hutolewa kwa vitu vya kuona. Hakikisha vitu hivi vinaonekana nadhifu na vimepangwa, na vimewekwa katika nafasi sahihi juu ya ukurasa. Unawasilisha tu vitu vya kuona ambavyo ni muhimu kwa mapendekezo yako au hitimisho.

Hatua ya 7. Ondoa jargon

Kila tasnia au nidhamu ya kitaaluma ina maneno fulani ambayo hayaepukiki, pamoja na maneno ya buzz ambayo hupata umaarufu kutoka kwa vitabu au nakala zinazojulikana. Ingawa wakati mwingine inasaidia, maneno haya kawaida hayaongezei thamani au kushindwa kufikisha ujumbe vizuri.

Kuandika orodha ya maneno ya kawaida ya tasnia ili usiitumie kupita kiasi katika ripoti zako inaweza kuwa na faida. Wakati ripoti imekamilika, unaweza kutafuta maneno haya kwenye hati na uibadilishe ikiwa ni lazima.
Kumbuka kwamba kwa msomaji, matumizi mabaya ya maneno ya mtindo haimaanishi wewe ni "mwenye habari" katika uwanja, lakini badala yake huunda maoni tofauti. Kwa ujumla, watendaji na mameneja ni wazee na wameona mamia ya maneno kama haya yakija na kwenda. Ukitumia sana, watafikiria wewe ni mvivu na hawajui unazungumza nini, au wanajaribu tu kuwavutia.
Unapaswa pia kuepuka kutumia maneno magumu kupita kiasi. Kwa mfano, ikiwa unaandika ripoti kwa muhtasari suala la kisheria, hiyo haimaanishi lazima uipate pigo na jargon nyingi za kisheria.

Hatua ya 8. Fanya ukaguzi wa tabia makini

Ripoti zilizojaa makosa ya uchapaji na kisarufi zinaweza kuwa mbaya kwa wasomaji na kuonyesha picha mbaya kwako. Rasimu ya ripoti mapema kabla ya tarehe ya mwisho ili uwe na wakati wa kutosha wa kukagua tabia sahihi.

Endesha programu ya kuangalia sarufi na tahajia juu ya programu ya usindikaji wa neno unayotumia. Programu hii itaruka makosa mengi, haswa typos ambayo husababisha makosa ya kihemolojia (kwa mfano kuandika "mzigo", wakati unataka kuandika "hali").
Kufanya kuangalia tabia kwa uangalifu kwa kurudi nyuma (nyuma mbele) ni njia nzuri ya kuhakikisha hukosi makosa. Kwa kuongezea, ikiwa unajua unachotaka kuandika, utapitisha makosa kama vile kukosa maneno kwa sababu ubongo hukamilisha moja kwa moja. Hii haitatokea ikiwa utaiangalia kutoka nyuma kwenda mbele.
Kusoma ripoti kwa sauti ni njia nyingine bora ya kugundua makosa na kuhariri mtindo wa uandishi. Ikiwa unapata shida kusoma sentensi fulani au aya, kuna uwezekano kwamba sehemu hiyo ni ngumu kuelewa kwa sababu wasomaji pia watapata shida hiyo hiyo. Sahihisha sehemu ngumu ili ziweze kutiririka vizuri.