Kampuni nyingi zinawauliza wafanyikazi wao kufanya ripoti za mafanikio ya kazi kwa kujitathmini ili waweze kuripoti walichofanya kwa kipindi fulani. Ikiwa unafanya kazi kama mpokeaji wa noti za mkutano, unaweza kuulizwa pia kutoa ripoti. Nakala hii inaelezea jinsi ya kuandaa ripoti nzuri ya utendaji kwa sababu ina jukumu muhimu katika kuamua kufaulu au kutofaulu kwa taaluma yako.
Hatua
Sehemu ya 1 ya 3: Kuelewa Mfumo wa Ripoti ya Mafanikio ya Kazi
Hatua ya 1. Anza kuandaa ripoti kwa kuandika muhtasari mfupi wa mafanikio yako
Juu ya ripoti, wasilisha muhtasari wa habari uliyowasilisha ili kutoa picha ya jumla ya utendaji wako wa kazi.
- Kwa mfano: Unafanya kazi kwa shirika lisilo la faida na bosi wako anakuuliza utoe ripoti ya utendaji. Ripoti kwa kifupi katika aya moja kazi zote zilizokamilishwa, kwa mfano: umeandaa shughuli ambazo zina faida kwa mmiliki wa shirika, umefanikiwa kupata kutambuliwa katika tasnia, na umeunda uhusiano na washirika wa biashara.
- Usijumuishe vitu maalum katika muhtasari kwa sababu unahitaji tu kuwasilisha habari muhimu ili kutoa muhtasari wa mafanikio ya kazi kwa ujumla. Kama mwongozo, ripoti zinapaswa kuwasilishwa katika kurasa 2, isipokuwa mwajiri atabainisha muundo tofauti. Hakikisha kwanza ikiwa lazima utoe ripoti kulingana na muundo fulani.
Hatua ya 2. Toa ukweli wa kina wa kuunga mkono
Ili kuunga mkono kila habari katika muhtasari uliowasilishwa mwanzoni mwa ripoti, andika maelezo kulingana na maagizo yafuatayo:
- Tumia muundo wa orodha. Andaa ripoti kwa kila shughuli kando. Jumuisha shughuli kama kichwa cha ripoti ikifuatiwa na maelezo ya shughuli chini ya kichwa. Kwa mfano: shughuli unayofanya ni "Maandalizi ya Tukio na Utekelezaji".
- Chini ya kichwa, andika orodha kwa kutumia nambari au barua kuelezea kwa ufupi na haswa tukio unaloandaa ikiwa ni pamoja na madhumuni na faida zake katika kusaidia kufanikiwa kwa dhamira ya shirika.
Hatua ya 3. Unda ripoti katika muundo wa kawaida ili kuifanya ionekane kuwa ya kitaalam
Usiwasilishe ripoti za nasibu. Badala yake, andika ripoti iliyoandikwa vizuri katika fonti ya kitaalam ukitumia karatasi ya ukubwa wa wastani.
- Weka kichwa cha ripoti katikati ya karatasi kwa herufi nzito ili habari hiyo ipangwe vizuri.
- Juu ya ripoti, andika tarehe ambayo ripoti ilikamilishwa. Jumuisha pia jina, kichwa, na kichwa cha mtu aliyeandaa ripoti hiyo.
Hatua ya 4. Jiandikishe wakati wa kuripoti
Itakuwa rahisi kwako kukusanya ripoti ikiwa utaandika mara moja shughuli zinapofanyika.
- Andaa daftari au folda ili kurekodi mafanikio ya kazi kwa kipindi fulani. Hii itafanya iwe rahisi kwako kuandaa ripoti ikiwa bosi wako atakuuliza.
- Ikiwa haya hayafanyike, mafanikio muhimu mwanzoni mwa kipindi cha kuripoti yanaweza kusahauliwa.
Sehemu ya 2 ya 3: Kutoa Maudhui ya Ubora
Hatua ya 1. Eleza lengo unayotaka kufikia na matarajio ya kazi unayohitaji kufikia
Wakumbushe wasomaji kuwa mwanzoni mwa kipindi cha kuripoti, kuna lengo ambalo unataka kufikia. Hakikisha unajua malengo ya shirika na mchango wa kazi unaotarajiwa kutoka kwako. Ikiwa haujui bado, muulize mwajiri kuhusu mambo haya.
- Kisha, eleza kuwa umefikia lengo lako kwa kutoa data halisi. Fanya ripoti ambayo inalinganisha kulinganisha data kati ya lengo na utambuzi wake.
- Kwa mfano: Uliweza kukusanya pesa nyingi kuliko ililenga na mafanikio haya ni jambo zuri kwa wawekezaji na waajiri. Walakini, matokeo ya kazi hii hayawezi kuzingatiwa kama mafanikio na ni ngumu kuamua jinsi mafanikio yako ni ya juu ikiwa hakuna data ya kulinganisha.
Hatua ya 2. Jumuisha habari ya kuona katika ripoti hiyo
Ambatisha meza au grafu ambazo hufanya iwe rahisi kwa wasomaji kuibua data unayowasilisha.
- Kumbuka kuwa wasomaji wenye shughuli kawaida huwa na ripoti ndogo tu. Wakati mwingine, njia za kuona zinaweza kufikisha habari kwa ufanisi zaidi.
- Walakini, usitoe picha nyingi sana. Chagua chati 1-2 ambazo zinaweza kuelezea habari muhimu.
Hatua ya 3. Kuzingatia "CAR"
CAR inasimamia: Changamoto (changamoto), Hatua (hatua), Matokeo (matokeo). Unaweza kufanya ripoti ya mafanikio ya kazi kwa kujadili mambo haya matatu.
- Amua changamoto unazokabiliana nazo. Eleza hatua ulizochukua kushinda changamoto na matokeo yalikuwa nini. Kwa mfano: kama meneja wa mgahawa, andika katika ripoti: "Changamoto: foleni inazidi kuwa ndefu wakati wa saa ya kukimbilia wakati wa chakula cha jioni na wateja wanaolalamika wameongezeka kwa 10%. Kitendo: muulize mhudumu 1 kuanza kazi saa 1 mapema ili kuboresha ubora wa huduma wakati wa masaa ya juu. Matokeo: wateja ambao walilalamika walipungua hadi watu 2 au walipungua kwa 80%”.
- Fanya ripoti kwa kutoa habari maalum. Mafanikio ambayo hayapimiki, kwa mfano: "Nina uwezo wa kufanya kazi vizuri katika timu" hayana maana kwa sababu kila mtu anaweza kusema kitu kimoja. Kwa hivyo, lazima uweze kuonyesha uhusiano kati ya matokeo na shida zinazopaswa kushughulikiwa na kuripoti utendaji kwa kutoa data na habari maalum.
Hatua ya 4. Eleza mbinu uliyotumia
Ikiwa unahitaji kukusanya data kama msingi wa kuandika ripoti, eleza kifupi njia ya kukusanya data unayoitumia.
- Mjulishe msomaji sababu za kuchagua njia ya uchunguzi, faida zake na matokeo. Pia fafanua ni kwanini njia hiyo inachukuliwa kuwa ya kuaminika. Kuendelea na hali ya mgahawa katika mfano hapo juu, eleza kwa nini unatumia data ya malalamiko ya wateja kama njia ya utafiti.
- Jumuisha tarehe au kipindi cha utafiti na kile ungependa kupata kutoka kwa utafiti huo.
Hatua ya 5. Zingatia kuripoti mafanikio ya kazi
Kuweka habari kwenye ripoti ikilenga mafanikio ya kazi, fikiria juu ya kile ulijivunia wakati wa kuripoti, kwa mfano: kuweza kutuliza mgeni mwenye wasiwasi au kutoa mafunzo kwa mtu aliye chini yake. Usitoe habari ya kina sana kwa msomaji.
- Njia nyingine ni kutumia njia ya "NYOTA", ambayo inasimamia: Hali (shida), Jukumu (jukumu), Kitendo (kitendo), Matokeo (matokeo). Eleza kwa kifupi hali uliyokuwa nayo, jukumu ambalo ulilazimika kufanya, hatua ulizochukua kumaliza kazi hiyo, na matokeo uliyoyapata. Kama njia ya "CAR", lengo ni kuonyesha uhusiano kati ya "shida" na "matokeo" na kuelezea jinsi ya kuifanikisha.
- Zingatia kuunda ripoti ambazo zinaweza kuonyesha yafuatayo: ugumu, upendeleo, kipaumbele, kujulikana sana, muda uliowekwa, uvumbuzi, maelezo ya kazi, na athari ambayo kazi yako ina shirika.
- Kwa mfano: sema katika ripoti kwamba mauzo ya kila mwaka ya wafanyikazi yalikuwa 35% wakati ulipandishwa cheo kuwa msimamizi wa tawi. Baada ya kufanya tafiti za kuridhika kwa wafanyikazi, wafanyikazi washauri, na kufanya mikutano ya kila wiki na wafanyikazi wote, mauzo ya wafanyikazi hupungua hadi 15%. Mfano huu unaonyesha kuwa ripoti ya mafanikio haiitaji kutumia sentensi ndefu ilimradi msomaji anaweza kuelewa uhusiano kwa usahihi.
Hatua ya 6. Eleza sifa za hatua yako
Usitoe tu matokeo. Unahitaji pia kuelezea ni kwanini mafanikio ni ya faida kwa shirika.
- Kwa mfano: Una mkutano na wafanyikazi. Eleza ni nini ufuatiliaji na faida zake kwa shirika? Fikiria kwa uangalifu juu ya kile unataka kuripoti. Ikiwa sio muhimu, unapaswa kuripoti kazi nyingine.
- Ikiwa mkutano na wafanyikazi una uwezo wa kuongeza motisha ya kazi ili utoro wa wafanyikazi uboreshe na kuokoa pesa za wamiliki wa kampuni. Hii ndio matokeo ya kazi ambayo inachukuliwa kuwa muhimu.
Hatua ya 7. Angalia ripoti kabla ya kuiwasilisha
Malengo ya uandishi wa ripoti hayajafikiwa ikiwa unawasilisha ripoti ambayo ina makosa mengi na fomati za uandishi zisizo na utaalam.
- Angalia sarufi, uakifishaji, na tahajia ya maneno. Hifadhi ripoti yako kwa usiku 1 kisha uisome tena asubuhi. Usifanye ripoti za dakika za mwisho.
- Chapisha ripoti hiyo kwenye karatasi na angalia ikiwa kuna kitu kingine chochote ambacho kinahitaji kusahihishwa. Wakati mwingine, macho yetu yamechoka sana kwa kutazama skrini ya kompyuta kwa muda mrefu sana hadi makosa hayazingatiwi.
Sehemu ya 3 ya 3: Kutumia Maneno Sawa
Hatua ya 1. Sema mambo hasi kwa njia nzuri
Ikiwa kuna lengo ambalo halijafikiwa, ni bora kutoripoti. Badala ya kuweka msomaji kulenga hii, jaribu kuiarifu kwa njia nyingine.
- Eleza matokeo yasiyoridhisha ya kazi kwa kutumia sentensi chanya, kwa mfano kwa kulenga maelezo juu ya hatua madhubuti utakazochukua kusuluhisha shida, badala ya kulaumu watu wengine au kutoa visingizio.
- Usiwalaumu watu wengine. Zingatia kuelezea hatua ambazo umechukua na kuonyesha kuwa wewe ni mtu mzuri. Shiriki vitu ambavyo wewe au timu yako mmefanya vizuri. Zingatia ripoti juu ya kazi ya kujivunia.
Hatua ya 2. Wasilisha nambari na utumie kipimo katika ripoti
Ikiwa utaweza kuwasilisha data maalum, mafanikio yako ya kazi yatakuwa ya kuaminika zaidi. Kamilisha habari unayowasilisha na kitu kinachoweza kupimika kama ushahidi unaounga mkono.
- Maneno makuu ambayo hutumiwa sana, kwa mfano: "bora" au "ya kuaminika" hayafai sana. Kila mtu anaweza kusema "Utendaji wangu wa kazi ulikuwa mzuri sana mwaka huu".
- Kumbuka kifungu hiki: "Thibitisha, usizungumze tu!" Badala ya kuwaambia watu wengine kuwa mwaka huu uliweza kufanya kazi nzuri, onyesha kile ulichofanya vizuri kwa undani na data na metriki. Usiseme tu kuwa unaweza kujenga uhusiano mzuri na wateja. Badala yake, nukuu matokeo ya utafiti wa kuridhika kwa mteja, ambatisha barua uliyopokea kutoka kwa mteja, na utoe data juu ya kupunguzwa kwa idadi ya wateja wanaolalamika.
- Nambari za sasa. Kusema kuwa una uwezo wa kuongoza wafanyikazi wengi haina maana ikiwa wasomaji hawajui una watu wangapi kwenye wafanyikazi. Wasilisha data kwa fomu ya nambari ili wasomaji wajue ni watu wangapi unaowaita "wengi" na waeleze maelezo ya kazi uliyofanya.
Hatua ya 3. Sema ukweli kwa hali yoyote
Usizidishe au kusema uwongo. Utakuwa kwenye shida kubwa ukikamatwa.
- Hata ikiwa sio kukusudia kabisa, utakuwa na shida kubwa ikiwa utasema uwongo. Utajisikia salama na njia yako ya kazi itazuiliwa.
- Jifanyie tathmini ya uaminifu kuripoti nguvu na udhaifu wako jinsi ulivyo. Jaribu kushinda mapungufu kwa njia nzuri.
Hatua ya 4. Kubali kazi ya wengine
Kozi za uandishi wa ripoti za biashara na uhandisi zinaonyesha kwamba hutumii neno "mimi," lakini inaweza kutumika katika ripoti za utendaji katika hali zingine.
- Kwa mfano: ikiwa unaripoti: "Nimeajiri wafanyikazi 100", usisahau kuelezea kuwa mafanikio yako yanasaidiwa na michango kutoka kwa watu wengine au na timu.
- Utapata thamani ya ziada ikiwa huna kiburi. Panga sentensi anuwai ili zisianze kila wakati na neno "mimi".
Vidokezo
- Kamwe usitumie maneno ambayo yanaonyesha hasira katika ripoti ya utendaji. Utakuwa na maoni mazuri ikiwa wewe ni mzuri kila wakati.
- Tumia maneno ya kitaaluma. Usitumie mtindo wa lugha isiyo rasmi.
