Mwanzoni, kuandika ripoti ya kazi inaweza kuonekana kuwa ngumu, lakini ni rahisi zaidi kuliko unavyofikiria. Ripoti za kazi kawaida hutumiwa kuelezea maendeleo ya mradi fulani au kutoa hitimisho na mapendekezo juu ya maswala fulani mahali pa kazi. Ili kuandika kwa urahisi ripoti ya kazi inayofaa, anza kwa kuzingatia kusudi lako, hadhira, utafiti, na ujumbe. Rasimu ya ripoti kwa kutumia muundo wa ripoti ya biashara. Fanya marekebisho ili ripoti iwe na ufanisi.
Hatua
Sehemu ya 1 ya 3: Kupanga Ripoti ya Kazi
Hatua ya 1. Tambua kusudi na mada ya ripoti
Wakati mwingine, unaweza kuulizwa kutoa ripoti. Kusudi au mada ya ripoti hiyo itaelezewa katika ombi. Ikiwa hauna uhakika juu ya lengo au mada, fikiria ujumbe ambao unataka kuwasilisha kwa wasomaji wako. Unaweza pia kufafanua na msimamizi wako au mkuu.
Kwa mfano, lengo lako linaweza kuwa kuchambua suala la biashara, kuelezea matokeo ya mradi unayofanya kazi, au kumpa msimamizi muhtasari wa maendeleo ya kazi yako
Hatua ya 2. Chagua toni na lugha inayofaa msomaji
Fikiria maarifa ya msomaji na jargons wanazozijua. Unapoandika ripoti, unaweza kutumia jargon na lugha ya kitaalam zaidi kuliko wakati unaandikia umma.
- Nani atasoma ripoti hiyo? Fikiria wasomaji wowote ambao wanaweza kutumia ripoti yako.
- Ikiwa usomaji wako ni tofauti, andika habari yote kwa msomaji ambaye ana ujuzi mdogo wa kile unachoandika. Walakini, tumia vichwa vya kila sehemu ili wasomaji walioelimika zaidi waweze kuruka juu ya habari ambayo hawafikiri ni muhimu. Unaweza pia kuandika sehemu maalum kushughulikia vikundi maalum vya wasomaji.
Hatua ya 3. Kusanya data na vifaa vya kusaidia ikiwa vipo
Jumuisha nyenzo ulizotumia kama msingi wa hitimisho au mapendekezo yako. Utarejelea nyenzo hizi wakati wa kuandaa ripoti. Unaweza pia kuhitaji kujumuisha vifaa hivi kwenye kiambatisho cha ripoti. Hapo chini kuna aina ya nyenzo ambazo unaweza kujumuisha wakati wa kuandaa ripoti:
- Habari za kifedha
- Mchoro
- Chati
- Habari ya takwimu
- Utafiti
- Hojaji
- Matokeo ya mahojiano na wataalam, wafanyikazi wenzako, wateja, nk.
Hatua ya 4. Pitia maendeleo yako ikiwa unaandika ripoti ya maendeleo
Badala yake, toa muhtasari wa kazi uliyofanya, kazi utakayofanya, na ikiwa kazi hiyo imekuwa kulingana na lengo la awali. Fikiria ripoti hiyo kama jibu la maswali ambayo watu wanaweza kuwa nayo kuhusu mradi wako. Chini ni maswali ambayo unapaswa kujibu katika ripoti:
- Je! Wigo wa kazi umebadilika?
- Umekamilisha kazi gani tangu ripoti ya mwisho?
- Utafanya kazi gani?
- Je! Mradi wako utakamilika kwa wakati? Ikiwa sivyo, kwa nini?
- Ulikumbana na shida gani na uliitatua vipi?
- Je! Umejifunza masomo gani mwezi huu?
Hatua ya 5. Eleza habari ambayo unapaswa kuingiza kwenye ripoti
Andika muhtasari wa wazo lako kama mwongozo. Wakati wa kuelezea, tengeneza vichwa vya ripoti kusaidia kupanga kile utakachosema. Muhtasari huu hauitaji kuwa nadhifu au kuandikwa vizuri kwa sababu ni wewe tu utakayeitumia.
- Kwa ujumla, ripoti huanza na maelezo ya matokeo, hitimisho, au mapendekezo. Baada ya hapo, eleza jinsi ulifikia hitimisho hilo na njia yako ya kufikiria ikiwezekana.
- Ikiwa utafanya hitimisho lenye utata au pendekezo, fafanua mchakato wako na hoja ili msomaji aelewe sababu za hitimisho na mapendekezo yako.
Sehemu ya 2 ya 3: Kuandaa Ripoti ya Kazi
Hatua ya 1. Tumia ukurasa wa kufunika au ukurasa wa kichwa
Ukurasa wa kichwa unapaswa kuwa na jina la ripoti ikifuatiwa na tarehe ya kuwasilisha kwa mstari tofauti. Kwenye mstari wa tatu, andika majina ya waandishi wote wa ripoti. Baada ya hapo, andika jina la shirika kwenye mstari wa nne.
- Katika visa vingine, unaweza kujumuisha barua ya kifuniko inayoelezea kwanini unaandika ripoti hiyo, ni nini ndani yake, na nini cha kufanya baadaye. Aina hii ya barua hutumiwa kawaida wakati mchakato wa kuandika ripoti unachukua muda mrefu au mwandishi anahisi kuwa msomaji anahitaji ufafanuzi wa ziada kabla ya kuchimba ripoti hiyo.
- Kwa ripoti za maendeleo, andika jina lako, jina la mradi, tarehe, na kipindi cha kuripoti kwenye ukurasa wa kichwa. Waandike kwa mistari tofauti. Unaweza kuweka lebo kila mstari na maneno, kama vile 'jina', 'jina la mradi', 'tarehe', na 'kipindi cha ripoti'. Unaweza pia kuandika habari juu ya vitu hivi bila lebo.
- Muulize bosi wako ikiwa kuna mapendekezo maalum juu ya ripoti ya kazi. Mapendekezo haya ndio chanzo bora cha nyenzo za kuandaa ripoti.
Hatua ya 2. Unda muhtasari mtendaji ulio na habari muhimu
Jumuisha hitimisho lako, uhalali na mapendekezo. Msomaji ataelewa mambo muhimu ya ripoti bila kuisoma kwa ukamilifu. Huna haja ya kwenda kwa undani sana, lakini msomaji anapaswa kuelewa maelezo ya ripoti yako. Muhtasari wa watendaji unapaswa kuwa nusu kwa ukurasa mmoja.
- Huna haja ya kufupisha ripoti nzima. Zingatia maoni muhimu kwenye ripoti, kama vile pendekezo lako kuu au hitimisho.
- Ikiwa unaandika ripoti ya maendeleo, ruka sehemu hii.
Hatua ya 3. Unda meza ya yaliyomo
Orodhesha vichwa vya sehemu zote za ripoti na nambari zao za ukurasa. Orodha hii itafanya iwe rahisi kwa wasomaji kutumia ripoti yako na kupata habari wanayohitaji.
- Tumia vichwa na vichwa kwa kila sehemu ili ripoti iwe rahisi kusoma.
- Ikiwa unaandika ripoti ya maendeleo, kawaida hauitaji kuunda jedwali la yaliyomo isipokuwa bosi wako atakuuliza. Walakini, jumuisha kichwa na kichwa kwa kila sehemu ili ripoti iwe rahisi kusoma.
Hatua ya 4. Andika utangulizi ili kutoa wazo la ripoti yako
Mwambie msomaji kwanini umeandika ripoti hiyo. Fupisha muhtasari wa muktadha wa ripoti na ueleze kusudi lako. Onyesha maswali ambayo utajibu katika ripoti hiyo au maswala utakayotatua. Eleza upeo na mpangilio wa ripoti.
- Utangulizi hauhitaji kuwa mrefu. Andika wazi na haswa ili wasomaji wajue muktadha na kusudi bila kulazimika kusoma maelezo marefu sana.
- Andika aya 2-4 za utangulizi.
- Kwa ripoti ya maendeleo, sehemu ya utangulizi ya aya 1-2 inatosha. Utangulizi unapaswa kufupisha mradi na malengo yako. Unaweza pia kutaja kazi uliyokamilisha na mipango yako ijayo.
Hatua ya 5. Eleza matokeo au hitimisho ulilotaja
Eleza utafiti wowote au tathmini uliyokamilisha kuhusu mradi huo. Andika majadiliano na ufafanuzi wa matokeo na uhusiano wao na mada ya ripoti.
- Kwa ujumla, sehemu hii ina aya ya utangulizi na orodha ya hitimisho lako.
- Hitimisho linaweza kuandikwa hivi, “1. Idadi ya watu inazeeka hivyo hatari za kiafya za wateja wetu zinaongezeka."
- Ukiandika ripoti ya maendeleo, hauna matokeo au hitimisho. Andika mafanikio au kazi ambayo umekamilisha baada ya utangulizi. Unaweza kuandika aya 2-4 za sehemu hii. Walakini, kawaida orodha itatosha. Andika, "Alipandishwa IDR 200,000,000 kukodisha hema za sherehe," "Alisaini mkataba na Kampuni ya Kupanga Chama kupanga tamasha hilo," na "Kufanya utafiti wa wakaazi 1,500 kukusanya maoni ya umma."
Hatua ya 6. Toa mapendekezo ya hatua za baadaye
Mapendekezo yanapaswa kuelezea nini kitatokea baadaye. Eleza ni shida gani inaweza kutatuliwa kwa kutumia suluhisho lako na jinsi inahusiana na hitimisho ulilotoa. Baada ya kuandika maelezo, orodhesha mapendekezo kwa nambari. Anza kila sentensi na kitenzi. Tengeneza orodha ya mapendekezo na uanze na muhimu zaidi.
- Kwa mfano, unaweza kuandika, "1. Kutoa mafunzo ya kufufua moyo na moyo kwa wafanyikazi.”
- Ikiwa unaandika ripoti ya maendeleo, unapaswa kufanya orodha ya kazi au malengo ambayo utafanyia kazi / kufikia katika kipindi kijacho. Kwa mfano, unaweza kuandika, "Tafuta muuzaji wa tamasha," "Tambua muundo wa tamasha," na "Agiza bango la matangazo."
Hatua ya 7. Jadili mchakato na mfumo ambao unategemea hitimisho
Eleza njia uliyotumia kuchambua mada, suala, au shida. Pitia matokeo yako, kisha ueleze jinsi zilitumika kama msingi wa mapendekezo. Vunja majadiliano katika sehemu. Kichwa sehemu hizo kulingana na yaliyomo.
- Sehemu hii pia ina mjadala mrefu wa utafiti na tathmini.
- Hii inapaswa kuwa sehemu ndefu zaidi katika ripoti yako.
- Ikiwa unaandika ripoti ya maendeleo, unaweza kuruka sehemu hii. Unaweza kuibadilisha na sehemu ya vizingiti wakati unafanya kazi kwenye mradi na jinsi ya kuishinda. Unaweza kuandika, "Wakazi wengi hawarudishi uchunguzi kwa sababu hawaji na pesa za kulipia mapema. Baada ya haya, tutajumuisha malipo ya kulipia au kutoa chaguo la uchunguzi wa dijiti."
Hatua ya 8. Orodhesha marejeleo uliyotumia kuandaa ripoti
Marejeleo yanaweza kuwa katika mfumo wa nakala za jarida, habari, mahojiano, tafiti, hojaji, matokeo ya takwimu, na habari zingine zinazohusiana. Taja marejeo haya mwishoni mwa ripoti. Kipe kichwa "Bibliografia."
- Isipokuwa umeulizwa kutumia mtindo maalum wa nukuu, tumia muundo wa APA katika ripoti za biashara.
- Ruka hatua hii ikiwa unatayarisha ripoti ya maendeleo.
Hatua ya 9. Ambatisha viambatisho kwenye vifaa kama vile tafiti, dodoso, au barua pepe
Sio kila ripoti inahitaji kiambatisho. Walakini, unaweza kuwajumuisha ikiwa unataka kutoa nyenzo ulizozitaja au habari ya ziada ambayo inaweza kuwasaidia kuelewa mada yako au matokeo kwa urahisi zaidi. Andika lebo kila kiambatisho ukitumia herufi tofauti.
- Kwa mfano, unaweza kuwa na "Kiambatisho A", "Kiambatisho B", na "Kiambatisho C".
- Ikiwa unaandika ripoti ya maendeleo, hauitaji kujumuisha sehemu hii.
Hatua ya 10. Andika hitimisho fupi kwa muhtasari wa matokeo yako yote au maendeleo
Labda hauitaji kuandika hitimisho, lakini hitimisho linaweza kuonyesha juhudi ambazo umefanya. Fanya hitimisho la sentensi 3-4 kwa muhtasari wa habari yote uliyowasilisha katika ripoti hiyo.
Unaweza kuandika, "Mradi wa kupanga tamasha la sanaa umefanywa kama ilivyopangwa. Tumekamilisha 90% ya shughuli za kupanga na tumeingia kwenye mchakato wa ununuzi wa nyenzo. Hivi sasa, mradi haukumbani na vizuizi vyovyote, lakini tutashughulikia maswala yoyote ambayo yanaweza kutokea baadaye.”
Sehemu ya 3 ya 3: Kuandika Ripoti zinazofaa
Hatua ya 1. Tumia kichwa wazi ili kufanya ripoti iwe rahisi kutumia
Fanya kichwa wazi na sio kitenzi. Kwa kuangalia kichwa, msomaji anapaswa kuelewa mara moja ripoti yako inahusu nini.
- Vichwa ambavyo unaweza kuhitaji ni pamoja na: Utangulizi, Kukamilika kwa Kazi, Lengo Lingine la Kipindi, Vizuizi na Suluhisho, na Hitimisho.
- Unda kichwa kinacholingana na habari katika ripoti.
- Kwa ripoti za maendeleo, wasomaji wako wanaweza kuwa wasimamizi, timu, au wateja.
Hatua ya 2. Tumia lugha rahisi na ya moja kwa moja kuwasilisha maoni
Ripoti za kazi hazihitaji maneno magumu na sentensi zenye maua. Unahitaji tu kufikisha vidokezo muhimu kwa msomaji. Fikisha mawazo ukitumia maneno rahisi kabisa na ufikie kiini cha wazo.
Andika, "Mapato juu ya 50% katika Q4," badala ya, "Mapato yaliongezeka kwa 50% na yakafanya mapato ya robo ya nne kuwa mahiri."
Hatua ya 3. Tumia maandishi mafupi ili kuweka ripoti yako fupi
Kuandika ambayo ni ndefu sana ni kupoteza muda kwako na kwa msomaji. Ondoa maneno yasiyo ya lazima na nenda moja kwa moja kwenye hatua ya taarifa yako.
- Ripoti zingine za kazi kawaida ni ndefu kwa sababu zina habari nyingi. Walakini, njia unayoandika inapaswa kubaki mafupi.
- Ni bora kuandika, "Mauzo yaliongezeka katika robo ya mwisho baada ya wafanyikazi kufanya uuzaji wa simu," badala ya, "Mapato yaliongezeka sana katika robo iliyopita wakati wafanyikazi wetu wenye talanta na kujitolea waliuza wateja watarajiwa kupitia simu ili wapate kununua. Zaidi bidhaa."
Hatua ya 4. Wasilisha mawazo kwa kutumia lugha ya kusudi na isiyo ya kihemko
Andika ukweli na wacha wasomaji wajijengee hitimisho kulingana na maoni ya lengo. Unaweza kutoa mapendekezo juu ya jinsi ya kushughulikia suala fulani, lakini usijaribu kuchochea hisia za msomaji kuwashawishi. Wacha wasomaji wajenge maoni na maamuzi kulingana na mtazamo wa malengo.
Badala ya kuandika, "Wafanyakazi wasio na furaha kawaida hukosa morali kwa hivyo ofisi hujisikia kama mashine isiyo na roho," unaweza kuandika, "Wafanyakazi wenye tija duni wanasema wanajisikia hawana furaha."
Hatua ya 5. Usitumie lugha isiyo rasmi na maneno "I" au "I
”Unaweza kutumia neno" mimi "katika ripoti ya maendeleo ikiwa unafanya kazi kwenye mradi peke yako. Vinginevyo, usitumie neno "mimi" au maneno yasiyo rasmi katika ripoti za kazi. Walakini, unaweza kutumia neno "wewe" wakati unaelekeza sentensi fulani kwa walengwa wako.
Tumia lugha ya kitaalam katika ripoti
Hatua ya 6. Soma tena ripoti ili kuhakikisha kuwa hakuna makosa
Makosa ya sarufi na tahajia yatapunguza sifa ya weledi wa ripoti hiyo. Soma tena ili uhakikishe kuwa hakuna makosa ya tahajia, misemo mibaya, au chaguzi zisizo sahihi za maneno. Ingekuwa bora ikiwa ungesoma tena ripoti hiyo mara mbili.
- Ikiwezekana, muulize mtu mwingine asome ripoti hiyo kwani wakati mwingine inaweza kuwa ngumu kujilaumu.
- Ikiwa una muda, acha ripoti kwa masaa 24 kabla ya kuisoma tena.
Vidokezo
- Baada ya kuandika ripoti ya kwanza ya kazi, tumia kama kiolezo cha ripoti zinazofuata.
- Sehemu yako ya kazi inaweza kuwa na templeti ya ripoti ya kazi. Muulize msimamizi wako ikiwa unaweza kutumia kiolezo cha ofisi.
- Ikiwa unaweza kufanya hivyo, tumia muundo wa ripoti ya kazi uliopo wa shirika unalofanya kazi. Angalia faili ofisini au muulize msimamizi au mfanyakazi mwenzako nakala ya ripoti hiyo.
