Kwa sababu mara nyingi hutumiwa kwa madhumuni ya kibinafsi na yasiyo rasmi, kuandika barua pepe rasmi inaweza kuwa ya kutisha. Walakini, ikiwa lazima uandike barua pepe rasmi kwa mwalimu, bosi, mshirika wa biashara, wakala wa serikali, au mtu mwingine ambaye anahitaji utaratibu, fuata tu miongozo hii rahisi. Pata maoni yako kwa ufupi na wazi, na ufuate sheria za uandishi, mtindo, na muundo rasmi wa barua. Mwishowe, angalia na usahihishe barua pepe yako kabla ya kuituma.
Hatua
Njia 1 ya 3: Utengenezaji wa Barua pepe
Hatua ya 1. Tumia anwani ya barua pepe ya kitaalam
Kwa kweli, anwani ya barua pepe ni tofauti ya jina lako halisi, sio jina la mtumiaji au jina la utani. Tumia vipindi, dashi, au chini, bila nambari au barua zingine, ikiwezekana.
Kwa mfano [email protected] itaonekana sio ya kitaalam. Wakati huo huo, [email protected] itakuwa sahihi zaidi kutumia
Hatua ya 2. Tumia font ya kitaaluma
Huduma nyingi za barua pepe leo zinakuruhusu kuandika anuwai ya fonti na maandishi. Walakini, kwa barua pepe rasmi, ni bora kushikamana na fonti rasmi kama Times New Roman na Arial. Epuka fonti za mapambo kama San Comic Sans au Old English. Kwa kuongeza:
- Andika barua pepe yako kwa fonti rahisi kusoma, kama saizi ya 12.
- Epuka uandishi maalum kama vile italiki, herufi kubwa, au rangi nyingi isipokuwa inafaa yaliyomo na madhumuni ya barua pepe.
- Usiandike barua pepe kabisa kwa herufi kubwa. Kuandika kama hii kutakufanya uonekane unampigia kelele mpokeaji.
Hatua ya 3. Ipe barua pepe kichwa kifupi na sahihi (mada)
Tumia maneno machache ambayo yanahusiana na yaliyomo kwenye barua pepe kwenye kichwa. Hii itasaidia kuzuia mpokeaji kupuuza barua pepe yako. Barua pepe zilizotumwa bila kichwa au kutumia kichwa kisichojulikana zitaonekana kuwa muhimu kwa mpokeaji.
- Vichwa vya barua pepe kama "Maswali ya Haraka," "Kuwasiliana na Wewe," au "Mambo muhimu" vitaonekana kuwa wazi kwa mpokeaji.
- Wakati huo huo, kichwa cha barua pepe "Ratiba, Orodha ya Wageni, Mwaliko wa Chakula cha Mchana, na Muhtasari wa Mkutano wa Machi 12" itaonekana kuwa ndefu sana na ina mada nyingi mara moja.
- Kwa upande mwingine, jina la barua pepe "Mkutano Kuhusu Uharibifu wa Escalator mnamo Machi 12" ni fupi na wazi. Kichwa hiki kinaweza kumpa mpokeaji muhtasari wa mada kuu, na pia tarehe wazi.
Njia 2 ya 3: Kuandika Yaliyomo
Hatua ya 1. Tumia salamu inayofaa
Daima anza barua pepe rasmi na salamu. Unaweza kuandika jina la mpokeaji moja kwa moja (ikiwa unajua). Kamilisha jina la mpokeaji na kichwa chake au kichwa (Bwana, Bi, Dk, n.k.). Unaweza pia kuandika "Mpendwa" kabla ya jina na jina la mpokeaji ukipenda.
- Ikiwa haujui jina la mpokeaji wa barua pepe, andika tu "Mpendwa Mheshimiwa / Madam", au "Kwa watu wanaopenda".
- Usitumie "Hello," au "Hi," au salamu zingine zisizo rasmi.
Hatua ya 2. Jitambulishe katika aya ya kwanza (ikiwa ni lazima)
Ikiwa unamwandikia mtu ambaye hujawahi kuwasiliana naye hapo awali, kama mteja mpya, meneja wa rasilimali watu, au afisa wa serikali, jitambulishe na ueleze ni kwanini unatuma barua pepe. Andika hii katika sentensi ya kwanza au ya pili ya barua pepe yako.
Kwa mfano, wakati wa kutuma ombi la kazi kwa barua pepe, unaweza kuandika, "Jina langu ni Maria Isabella. Niliwasiliana na wewe kuomba kazi kama msaidizi wa utawala aliyetangazwa kwenye wavuti ya JobXYZ.com."
Hatua ya 3. Kipa kipaumbele habari muhimu zaidi
Baada ya kujitambulisha na kusema kusudi lako kuu la kutuma barua pepe, unaweza kuendelea na mwili wa barua pepe. Orodhesha habari muhimu zaidi juu kabisa. Kwa njia hiyo, utashukuru zaidi wakati wa mpokeaji na utafanya kusudi la barua pepe kuwa wazi.
Unapoandika barua kwa afisa wa serikali, kwa mfano, unaweza kuanza na: "Jina langu ni Maria Isabella. Nimepata anwani yako ya barua pepe kutoka kwa tovuti rasmi ya Mahakama ya Jiji la Salatiga. Natuma barua hii kuelezea pingamizi langu kwa tikiti niliyopokea mnamo Februari 29, 2015."
Hatua ya 4. Fikia hatua ya barua moja kwa moja
Katika barua rasmi, unaweza kuelezea hoja yako moja kwa moja. Mazungumzo madogo yatamfanya msomaji kuchanganyikiwa na kuwa ngumu kuelewa ni nini unahitaji au unahitaji kutoka kwao.
- Kwa mfano, wakati wa kuandika barua kwa profesa kwenye chuo kikuu, hauitaji kuzunguka na kuandika vitu kama: "Mimi ni Maria Isabella. Je! Unanijua? Kemia 221 ndio kozi yangu ninayopenda zaidi kwa sasa vifaa vya kufundishia vimepangwa vizuri sana. Kwa hivyo, naweza kufuata kila wakati na kujua nini kitajaribiwa. Kuhusu mtihani, ninakumbushwa mtihani unaokuja."
- Kwa upande mwingine, kuandika barua pepe kama hii kunaweza kuifanya iwe wazi, "Mimi ni Maria Isabella. Mimi ni mwanafunzi ninayechukua Kemia 221, na nilitaka kukuambia juu ya uwezekano wa mgongano wa ratiba za mitihani."
Hatua ya 5. Andika barua pepe fupi
Ingawa hakuna kikomo maalum cha urefu, ni wazo nzuri kutengeneza barua pepe kwa muda mrefu kama kompyuta ndogo au skrini ya kompyuta.
Ikiwa barua pepe yako ni ya kutosha, igawanye katika aya kadhaa fupi. Acha laini tupu kati ya kila aya badala ya kuiandika ikiwa imeingia ndani
Hatua ya 6. Tumia lugha rasmi
Kwa kuwa barua pepe rasmi hufanywa kwa madhumuni ya kitaalam, unahitaji kutoa maoni mazuri. Tumia sentensi kamili na misemo ya adabu. Epuka yafuatayo:
- Slang
- Vifupisho visivyo vya lazima
- Matumizi ya hisia na emoji
- Maneno yasiyo na heshima
- Utani
Hatua ya 7. Tumia salamu inayofaa ya kufunga
Kama vile kufungua salamu, kuna chaguzi kadhaa za kufunga salamu ambazo zinaweza kutumiwa kwa barua rasmi. Hakikisha kuingiza jina lako kamili na kichwa, na vile vile vichwa vingine (ikiwa vipo). Mifano ya salamu za kufunga ambazo zinaweza kutumika ni pamoja na:
- "Kila la heri,"
- "Wako kwa uaminifu,"
- "Asante,"
- "Salamu,"
- "Mwanafunzi wako,"
Njia ya 3 ya 3: Kuandaa Kutuma Barua
Hatua ya 1. Jumuisha viambatisho vinavyohitajika
Ikiwa lazima ujumuishe kiambatisho, hakikisha ukikijumuisha kwenye mwili wa barua pepe ili watu wanaosoma waweze kuiona. Jaribu kupunguza idadi ya viambatisho na saizi za faili, na utumie aina za faili za kawaida na zinazotumiwa sana.
Kwa mfano, ni pamoja na ilani kama vile "Ninaunganisha nakala ya PDF ya wasifu wangu na jalada."
Hatua ya 2. Boresha yaliyomo, tahajia, na sarufi ya barua pepe
Usitegemee huduma za barua pepe kugundua makosa yako ya tahajia na sarufi. Soma barua pepe yako kwa sauti au uwe na mtu wa kukagua na kuitengeneza. Kwa njia hiyo, unaweza kupata makosa ya tahajia na sentensi zisizo wazi kwa urahisi.
Hatua ya 3. Hakikisha barua pepe yako haina habari yoyote nyeti
Daima kumbuka kuwa barua pepe sio njia salama ya kuwasiliana. Kumbuka kuwa seva za barua pepe zinaweza kudukuliwa, au mpokeaji anaweza kushiriki kwa kukusudia au bila kukusudia habari ambayo hautaki kufunua.
