Wakati wa kupanga mkutano, lazima uwasiliane habari zote muhimu kwa uwazi na kwa ufupi. Lazima utoe maelezo ya wakati, mahali na mada ya majadiliano. Unaweza pia kuhitaji kuchukua maelezo ikiwa maandalizi yoyote au vifaa vinahitajika kwa mkutano. Haijalishi unatumia programu gani, barua pepe au programu ya Outlook, hakikisha habari muhimu hupitishwa ili waalikwa wote waijue na waweze kutabiri kile wanachopinga.
Hatua
Njia ya 1 ya 3: Kuandika Masomo Nguvu
Hatua ya 1. Andika mada fupi, inayofaa na tarehe na mada ya mkutano
Kuandika vitu hivi kwenye kisanduku cha mada kunaruhusu walioalikwa kuelewa wakati na mada ya mkutano bila ya kufungua barua pepe. Kwa mfano, unaweza kuandika, "Mkutano wa 01/03: miongozo mpya ya kuripoti."
Onyo:
Usipoandika mada ya mkutano, watu wanaweza kujibu kuuliza ikiwa mkutano huo ni muhimu kwa idara yao au ikiwa wanapaswa kuhudhuria. Kwa hivyo hakikisha unaandika mada ya mkutano!
Hatua ya 2. Omba uthibitisho wa mahudhurio kwenye kisanduku cha mada
Ikiwa lazima ujue ni nani anayekuja, uliza uthibitisho kwenye kisanduku cha mada. Kwa njia hiyo, wasomaji watajua wanahitaji kujibu haraka iwezekanavyo hata kama hawajafungua barua pepe. Unaweza kuandika, "Ijumaa 10/06 mkutano wa HR, tafadhali thibitisha hivi karibuni."
Unaweza pia kuandika, "Tafadhali jibu: Mkutano wa Watumishi 10/06."
Hatua ya 3. Ikiwa mkutano ni wa haraka, andika kwenye sanduku la mada
Ikiwa mada ya mkutano ni ya haraka au inahitaji uamuzi wa haraka ili mkutano lazima ufanyike mara moja, weka alama ya dharura kwenye kisanduku cha mada. Kwa mfano, unaweza kuandika, "Mkutano wa Dharura Jumatatu 31/02: usalama wa mtandao."
Ni muhimu sana kuelezea mada ya mkutano ili msomaji aweze kudhani nini kitajadiliwa
Hatua ya 4. Andika ikiwa mkutano ni wa lazima au ni pendekezo tu
Ikiwa unafanya kazi kwa kampuni kubwa, uwepo wa watu fulani hauwezi kuwa muhimu kila wakati. Andika idara husika kwenye kisanduku cha mada au uwajulishe ikiwa lazima wahudhurie. Kwa mfano, unaweza kuandika, "Mkutano wa lazima wa uuzaji 6/10."
Ikiwa msomaji hahitajiki kuhudhuria, unaweza kuandika "Inashauriwa kuhudhuria mkutano wa 10/6 juu ya mbinu bora za uuzaji."
Hatua ya 5. Tumia maneno kamili kwenye kisanduku cha somo ili kuepuka kuchanganyikiwa
Vifupisho vinaweza kuonekana kuwa bora, lakini kwa kweli sio maalum kuliko maneno kamili na inaweza kusababisha mkanganyiko. Kwa mfano, "KK" inaweza kumaanisha "Kadi ya Familia" au "Kadi ya Mkopo" kulingana na ni nani anaelewa au haelewi lugha yako ya kibinafsi.
Walakini, unaweza kutumia vifupisho vya kawaida, kama "RSVP", "HR", na "KTP"
Njia 2 ya 3: Kuandika Yaliyomo ya Barua pepe
Hatua ya 1. Andika utangulizi wa kirafiki, mfupi na maelezo mafupi
Kujitambulisha ni muhimu ikiwa unafanya kazi kwa kampuni kubwa au ikiwa haujui kila mtu. Katika utangulizi huu mfupi, unapaswa kuwasilisha ikiwa kuna nyaraka au vifaa ambavyo vinapaswa kukamilika / kuletwa kwenye mkutano.
Unda utangulizi wa urafiki au unaofaa kazi. Kwa mfano, "Halo, Tim! Siwezi kusubiri programu mpya kuzinduliwa wiki ijayo!”
Kidokezo:
Wakumbushe wasomaji ikiwa wanapaswa kumaliza kazi maalum au kuleta kitu kwenye mkutano. Kwa mfano, "Usisahau kuleta nakala ngumu 4 za orodha yako ya mawasiliano."
Hatua ya 2. Andika tarehe na wakati kwenye mstari tofauti ili iweze kuonekana
Hii ni habari muhimu kwa waalikwa. Kwa hivyo, iwe wazi na usimame kutoka kwa sentensi zingine zinazoizunguka. Nafasi ya mistari miwili juu na chini yake au uandike kwa herufi nzito.
- Mfano: "Oktoba 6, 2020, 10.30 - 11.45 WIB"
- Ikiwa mkutano unafanyika mkondoni, toa habari za eneo la wakati ili watu katika maeneo tofauti wasirudi nyuma kwa sababu ya mawasiliano mabaya. Kwa mfano, unaweza kuandika: "Oktoba 6, 2020, 10.30 - 11.45 WIB (GMT + 8)"
Hatua ya 3. Andika eneo baada ya tarehe na saa
Hakikisha mahali palipoandikwa pia kama tarehe na saa, haswa ikiwa mkutano unafanyika katika eneo jipya, ni ngumu kupata, au ikiwa unajua kuwa wengine wa walioalikwa hawajui eneo. Kwa mikutano halisi (kupitia vikao vya moja kwa moja au soga ya video), toa kiunga cha moja kwa moja kwa waalikwa kupata kiwambo au kiunga cha video.
Wakati wa kutoa maagizo, fafanua kwa kina iwezekanavyo. Mfano: "Tafadhali njoo kwenye chumba cha mkutano 592 kwenye Jengo la Sasana Widya Sarwono (Jalan Gatot Subroto No. 10). Chumba 592 iko kwenye ghorofa ya 2 ya jengo hilo. Kwa hivyo lazima uchukue lifti kutoka ghorofa ya chini, simama kwenye gorofa ya 12, na utumie lifti upande wa kusini wa jengo (kushoto kwako) kupanda hadi ghorofa ya 59."
Hatua ya 4. Shiriki kusudi la mkutano
Mjulishe mwalikwaji wa kusudi la mkutano. Kuwaambia ajenda fupi itasaidia waalikwa kuelewa ni majukumu gani wanahitaji kukamilisha kabla. Unaweza kutaja mada (kama vile "Sasisho la Usalama wa Mtandao") au unaweza kupanga:
- 10.30 - 10.45 Toa habari za hivi karibuni za hali ya mradi
- 10.45 - 11.10 Linganisha na uchague matoleo bora
- 11.10 - 11.30 Mawazo na uzinduzi wa malengo
Hatua ya 5. Angalia mara mbili barua pepe kwa makosa ya kisarufi au habari
Jambo muhimu zaidi kuangalia mara mbili ni tarehe, saa, na eneo la mkutano. Hakikisha mambo haya matatu ni sahihi! Unaweza pia kusoma tena utangulizi, ajenda, au maandishi mengine yoyote ambayo unaweza kuwa umeongeza ili kuhakikisha kuwa umetoa habari zote zinazohitajika.
Soma kwa sauti ili kuhakikisha kuwa maandishi yako ni wazi na mafupi kabla ya kutuma barua pepe
Njia ya 3 ya 3: Kutumia Outlook au Programu ya Kalenda Iliyounganishwa
Hatua ya 1. Bonyeza "Mkutano Mpya" kwenye menyu ya nyumbani katika Outlook
Ikiwa kampuni yako inatumia hifadhidata ya mawasiliano na kalenda iliyojumuishwa, kama vile Outlook, tumia kupanga mikutano. Njia hii kwa ujumla ni kituo cha mawasiliano kilichochaguliwa na watu unaofanya nao kazi.
Ikiwa kampuni yako haitumii Outlook au huduma kama hiyo, tumia barua pepe iliyotolewa na wakala wako kutuma mialiko
Hatua ya 2. Chagua saa na tarehe kutoka kwa "Mpangilio wa Mratibu" wa dirisha
Baada ya kuunda mkutano mpya, dirisha la kalenda litaonekana. Bonyeza "Mratibu wa Kupanga" na onyesha wakati na tarehe inayopatikana ya mkutano.
Hakikisha unachagua wakati mzuri wa waalikwa kuhudhuria. Kulingana na programu ya kampuni, itabidi ubadilishe mipangilio ya maonyesho yako ili ratiba ya kila mtu (na yako) ionekane kwenye skrini
Hatua ya 3. Ongeza walioalikwa kwa kuandika majina yao au kutumia kitabu cha anwani
Bonyeza kisanduku cha maandishi ili kuingiza jina kwa mikono au tembeza kitabu cha anwani na uchague jina la mwalikwa kutoka kwenye orodha. Tumia kazi ya "Mratibu wa Kupanga" ili kuangalia upatikanaji wa muda wa mwaliko.
Ikiwa walioalikwa hawana wakati wa bure, majina yao yataangaziwa. Msaidizi wa mpangaji atatoa hata nyakati zilizopendekezwa kutoshea ratiba yako na waalikwa wengine
Hatua ya 4. Weka wakati wa kuanza na kumaliza mkutano
Hakikisha tarehe inalingana na ile uliyoweka mapema. Bonyeza kitufe cha kalenda ikiwa unahitaji kuibadilisha. Tumia mshale wa chini kulia kwa orodha ya muda kuchagua wakati mwafaka wa mkutano.
Kuandika wakati wa kumaliza mkutano ni njia yako ya kuheshimu wakati wa mtu mwingine ili waweze kutabiri nini kitatokea na kupanga safari au kufanya kazi kwa siku hiyo
Hatua ya 5. Bonyeza "Uteuzi" chini ya "Mkutano" juu ya skrini
Utarudi kwenye skrini ya ratiba na unaweza kuona mkutano wako umepangwa. Baada ya hapo, unaweza kuongeza mada, eneo na maelezo.
Ikiwa hautaona kiingilio cha mkutano kwenye skrini ya ratiba, rudi kwenye hatua za awali na urudie mpaka ratiba ya mkutano wako itaonekana
Hatua ya 6. Andika mada, mahali, na maelezo maalum
Eleza mada ya mkutano kwa maneno mafupi machache (Mfano: "Mtihani Mpya wa Bidhaa"). Eleza eneo maalum. Andika maagizo ya mahali ikiwa mahali hapatumiwi kwa kawaida kwa mikutano au ni ngumu kufikia. Toa maelezo ya ziada (kama vile maandalizi wanayopaswa kufanya) ambayo yanafaa kwa mkutano.
- Toa anwani ya eneo ingawa kuna uwezekano kwamba aliyealikwa tayari anaijua.
- Bonyeza "tuma" ukimaliza.
Kidokezo:
Usitumie somo ambalo ni pana sana, kama vile "kujadiliana mawazo" kwa sababu aina hizi za maneno hazitoi habari wazi juu ya kusudi la mkutano. Unaweza kuibadilisha na, "fikiria akili kuhusu muuzaji wa bidhaa mpya."
Vidokezo
- Unaposoma tena barua pepe au mwaliko, hakikisha ni fupi na haijasambazwa.
- Tumia sauti ya kirafiki na ya kitaalam.
- Angalia tena orodha ya mpokeaji ili kuhakikisha malengo yote yamealikwa.
- Andika anwani ya barua pepe kwenye sanduku la "bcc" ikiwa unataka kuficha anwani nzima ya barua pepe kutoka kwa wapokeaji.
Onyo
- Usiandike mialiko au barua pepe bila tarehe, saa, na mahali. Waalikwa watachanganyikiwa na utapokea majibu kadhaa ya kuuliza juu ya mambo haya.
- Usiandike kwa herufi kubwa zote kwani itafasiriwa kama kupiga kelele na hiyo sio kazi sana.
